SOFTWARE

CONSUMO DE PAPEL Y DE TIEMPO EN LA REVISION DE PERMISOS DE TRABAJO

CONTRIBUIR CON EL MEDIO AMBIENTE Y MEJORAMIENTO EN LOS PROCESOS DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Empresa: COMPLITIONS
Oportunidad de mejora: Disminuir al consumo de papel y de tiempo en la ejecución y revisión de
permisos de trabajo mediante un Software
Tema: permisos de trabajo

Aspecto
Fa Pregunt correspon
Desarrollo “Preformulación”
ses a guía diente del
proyecto
Fase 1 Análisis

¿Qué se Naturaleza A diario en la ejecución de

quiere del actividades el personal
hacer? proyecto contratista y personal directo que
realiza actividades no rutinarias
deben presentar los permisos de
trabajo y la documentación que
soporta en físico, por tal motivo
el consumo de papel es alto al
igual que el tiempo que
asumimos para la revisión de los
documentos.

Lo que se busca es disminuir o

eliminar el consumo de papel y
minimizar los tiempos de
revisión de los permisos por
medio de un SOFTWARE
  El consumo de papel
genera un gran impacto
ambiental además la
fabricación representa
una enorme fuente de
contaminación. Es una de
las que más gases efecto
invernadero emite,
alrededor de 3,3 kg de
CO2 equivalente por
cada kilo de papel.
Origen y
fundamenta  El tiempo que invertimos
ción en la revisión de los
(problemáti permisos de trabajo lo
ca de la podemos ocupar en
investigaci actividades propias de la
¿Por ón, causas, formación como la
qué se consecuenc verificación de las
quiere ias, actividades en las áreas.
hacer? posibles
soluciones) Beneficios: Procesos y servicios
¿cuál es la más eficaces y eficientes.
situación?  Aumento de la productividad.
Análisis,  Uso óptimo de los recursos.
delimitació Buenas prácticas en gestión
n. documental.
Disminución de los costos
asociados a la administración de
papel, tales como
almacenamiento y materiales.
 Mejorar el acceso a la
información
 Mayor control y seguridad en
el manejo de la información
 Mejorar el entorno de trabajo y
la comunicación en las
entidades.
Objetivos: Reducir el consumo de papel
-General mediante la implementación de
¿Para (Fin) estrategias de ahorro y
qué se   sensibilización a los trabajadores
quiere
  y contratistas de
hacer?
Específicos COMPLITIONS, encaminadas
(propósitos al fortalecimiento de nuevos
 )
 
 
 
 
 

mecanismos de comunicación e
información que disminuyan los
costos y tiempos administrativos
de los diferentes procesos
internos, generando un aporte
socio-ambiental.

 Adoptar buenas prácticas

en materia de gestión
Meta: Reducir entre 40% - 50%
el consumo de resmas de papel
utilizado
Disminuir en un 80 % el tiempo
¿Cuánto invertido en la revisión e
se Metas invertirlo en la verificación de
quiere (alcance) condiciones y actos inseguros
hacer? Alcance: Aplica para todas las
actividades, productos y
servicios de la empresa
COMPLITIONS y filiales que lo
constituyen.

¿Dónde Cobertura
La aplicación del proyecto se
se espacial
aplicaría a nivel mundial donde
quiere (contextual
hay existencia de nuestras sedes.
hacer? ización)
Fase 2 Planeación

 Plataforma virtual
(usuario- contraseña)
 Digitalización de
¿Cómo Actividade
documentos
se s y tareas
 Generar base de datos de
quiere (plan de
nuestros contratistas con
hacer? trabajo)
las actividades que
ejecutan
 Aplicaciones de
 software para que los
documentos transmitidos
sean recibidos y
procesados de manera
 
ACTIVIDAD RESPON
SABLES CUMPLIMIENTO
Creación del TIC 30 de Julio 2020
software
Capacitación SST 06 de agosto
del programa 2020
Creación SST 10 agosto 2020
Cronogram base de datos
¿Cuánd a (tiempos, Identificar SST 15 de agosto
o se va productos, oportunidade 2020
hacer? responsable s de mejora
s) Medición de SST 25 agosto 2020
ahorro de
tiempos y
consumo de
papel
Evaluar y SST 01 de septiembre
comunicar los 2020
resultados del
programa

¿A
Destinatari
quiénes
os o  Personal Directo de la empresa
va
beneficiari filiales y contratistas
dirigido
os
?

Gerencia General: Quien

¿Quiéne
garantiza la disposición de
s lo van
Recursos recursos necesarios, de forma
hacer?
humanos oportuna para la implementación
(respons
y mantenimiento del programa
ables)
Grupo apoyo administrativo:
 definir, divulgar, y dar
cumplimiento a los lineamientos
establecidos para la
implementación, seguimiento y
evaluación del programa
Personal TIC del área de
Tecnologías de la información y
la comunicación quienes aportan
de su conocimiento para la
¿Con
qué se Recursos
va materiales
hacer?
 
   
   
   
    La asignación de recursos está
    sujeta al presupuesto de
    COMPLITIONS, para la
¿Con implementación y
qué se Recursos mantenimiento del programa.
va financieros
costear?
   
   
   
   
   
   
Fase 3 Ejecución

¿Qué se Para dar continuidad a nuestro

requiere programa requerimos de recurso
para Alistamient humano, recurso financiero y
iniciar o material, aprobación de gerencia
la general y entrenamiento.
ejecució Con el personal del área de
 comunicaciones ellos son
n?
indispensables ya que tienen el
¿Cómo
conocimiento para generar
se va a
nuevas aplicaciones y software,
hacer?
realizar recolección de datos.

Socializar el programa
¿Cómo
organizar la información
se va a
recopilada
hacer?
creación del software
¿Cómo
Sistematizar el programa
pongo Implement
Capacitar al personal directo y
en ación
contratistas
marcha
Divulgar por medio de afiches
el plan
Colocarlo en marcha
de
Evaluar
trabajo?

¿Cómo Se realiza la recolección de dato

se va a mediante un formato que se
evaluar encuentra formulado y donde
el muestra los indicadores de
avance tiempos en la revisión de
del permisos y el indicador de
Fase 4 Evaluación

proyecto consumo de papel, mostrando así

? los valores que determinan si se
¿Cómo Evaluación está cumpliendo con el objetivo
se va a y que debemos mejorar.
evaluar
los Ejemplo: cantidad de permisos
resultad firmados / tiempo destinado para
os la revisión
finales
del
proyecto
?

REFERENCIAS

Como elaborar un proyecto

https://www.wrike.com/es/blog/crear-un-plan-de-proyecto-infalible/

Guía para la formulación y elaboración de proyectos

https://www.upm.uy/siteassets/documents/guia-para-la-formulacion-de-proyectos.pdf
Formación de proyectos fundación universitaria San Mateo
http://aprendeyavanza2.com.co/introductorio/iframe.html?url=files/Modulo
%203/UV_GR_GAL_MI_U03_227_V01.html