Republica de Colombia CÓDIGO ES-SIG-PR-25

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PROCEDIMIENTO PARA LAS EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES DE INGRESO, PERIODICAS, DE EGRESO Y
EL MANEJO DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS OCUPACIONALES. FECHA DE APROBACIÓN 13/04/2021

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SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROCESO (SG-SST).
SECRETARIA U OFICINA SECRETARÍA GENERAL TALENTO HUMANO Y OFICINA SST

PROCEDIMIENTO
EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES DE INGRESO, PERIODICAS, DE EGRESO Y EL MANEJO DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS OCUPACIONALES.

Determinar desde el punto de vista ocupacional el estado de salud general del trabajador en la vida laboral del mismo y durante su permanencia como funcionario de la Gobernación
OBJETIVO de Santander.

Aplica para todos los funcionarios de la Administración Departamental en sus modalidades contractuales de carrera, provisionalidad y libre nombramiento del cual corresponde valorar
ALCANCE el estado de salud inicial, durante y al finalizar la vida laboral en la organización, que permita inferir las condiciones y determinar la existencia de consecuencias en la persona por
dicha exposición, así como la realización del informe de condiciones de salud de los trabajadores.

FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS

[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]

INICIO

(PLANEAR) Dirección Notificación por correo

Administrativa y electrónico – solicitud conforme
NOTIFICACIÓN DE Encargado de
El encargado del área notifica o solicita si se realizara Financiera de documento requisitos para
REQUERIMIENTO O SOLICITUD Talento Humano –
DE EXAMEN DE INGRESO, exámen de ingreso, retiro, post incapacidad o evaluación Talento Humano – N/A vinculación con el Departamento
enfermera grupo
RETIRO O EVALUACIÓN periódica. equipo de AP-AI-RG-179 – carta
PERIODICA. SST.
seguridad y salud comunicación nombramiento o
en el trabajo. desvinculación.
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FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS

[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]

(HACER)

ASIGNACIÓN DE CITAS Oficina de Programación de valoraciones

Asignar la cita verbal o telefónicamente para las Encargado de
Seguridad y Salud y seguimiento médico
evaluaciones médicas ocupacionales según sea el caso Seguridad y Salud N/A.
en el Trabajo. ocupacional ES-SIG-RG-124
(ingreso, periódico, retiro, post incapacidad). en el Trabajo

(HACER) Una vez asignada la cita se procede a la realización del

examen ocupacional por parte del equipo de salud en el
VALORACIÓN POR EQUIPO trabajo. El médico se encarga de emitir el concepto de Oficina de Médico
DE SALUD DE SST
Concepto de Aptitud laboral
aptitud laboral. Seguridad y Salud Fisioterapia N/A.
en el Trabajo. Psicología
El funcionario es valorado por psicología, fisioterapia y
medicina.

(VERIFICAR) Notificación – soporte de

Encargado de entrega del certificado de
NOTIFICACIÓN DEL El profesional de enfermería de SST o la persona Oficina de Seguridad y aptitud laboral a talento
CONCEPTO DE APTITUD N/A.
designada para tal fin informara a los interesados el Seguridad y Salud Salud en el humano ES-SIG-RG-126
LABORAL DE INGRESO O
resultado del concepto de aptitud laboral de ingreso o en el Trabajo. Trabajo – Ficha de ingreso e Inducción
RETIRO A TALENTO
HUMANO retiro. Enfermería ES-SIG-RG-89 - Certificado
médico ocupacional ES-SIG-
RG-95 - Ficha de Retiro ES-
SIG-RG-63
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Gobernación de Santander
FLUJOGRAMA
[No] [Nombre de la Actividad]
(ACTUAR)
DILIGENCIAMIENTO,
REGISTRO Y ARCHIVO DE
HISTORIA CLINICA.
FIN
SALIDA DE LA ACTIVIDAD
DEFINICIONES
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ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS
[Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
Médico
Oficina de
Se realiza apertura o cierre, a través del Fisioterapia Apertura o cierre de historia
Seguridad y Salud
diligenciamiento, registro y archivo de historia clínica Psicología N/A clínica laboral.
en el Trabajo.
laboral. Enfermería
Reserva de la Historia Clínica.
La historia clínica y en general todos los registros médicos son restringidos y estarán custodiados por la entidad prestadora del servicio médico, únicamente se podrá
tener acceso a los documentos médicos:
 El paciente.
 Juntas medicas
 Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
 Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera con fines estrictamente médicos.
 Las demás personas determinadas en la ley.
Examen de ingreso: Es aquel que se realiza para determinar las condiciones de salud del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a
las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo. (Resolución No. 6398/1991).
Examen periódico: Es el que se realiza con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales o
permanentes de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen
común, con el fin de establecer un manejo preventivo.
Examen post incapacidad: El que se efectúa al final de un periodo de incapacidad laboral superior a 30 días, con el propósito de evaluar su condición de salud actual, si
el trabajador puede regresar a las labores habituales que estaba ejecutando o si tiene restricciones para la ejecución de las mismas.
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Examen por reubicación laboral o cambio de ocupación: Es la evaluación médica que se realiza al trabajador cada vez que éste cambie de ocupación y ello implique
cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que se detecte un incremento de su magnitud,
intensidad o frecuencia.
Examen de egreso: Evaluación médica ejecutada cuando se termina la relación laboral, con el objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las que el
trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
Paraclínicos: Exámenes complementarios (exámenes de laboratorios, audiometrías, espirómetrias, etc.) al examen médico, tiene como fin esclarecer diagnósticos,
seguimiento a patologías.
Profesiograma: Matriz de exámenes a realizarse de acuerdo al perfil del cargo y sus excepciones debe ser realizada por un médico especialista en Salud en el Trabajo
Reubicación Laboral: Cambiar al trabajador de puesto de trabajo o de ocupación, ya sea temporal o definitivamente, dependiendo la severidad de la lesión y del análisis
del puesto de trabajo que implica, reconversión de mano de obra, adaptación a las actividades o cambio de puesto de trabajo.
Reintegro laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o ausentismo, así como también, actividades de reubicación laboral temporal o definitiva o
reconversión de mano de obra.
Resumen de Historia Clínica Ocupacional: Es el documento que presenta, en forma breve, todos aquellos datos relevantes relacionados con antecedentes, eventos,
procedimientos de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, en especial lo relacionado con su exposición a factores de riesgo, antecedentes de ocurrencia de eventos
profesionales, así como de reintegro laboral, que ha presentado una persona en un determinado tiempo y que han sido registrados en la historia clínica ocupacional.
Aptitud médica: conclusión a la que llega el médico que practica evaluaciones médicas ocupacionales cotejando el perfil del cargo a desempeñar con las condiciones
físicas y mentales de un trabajador. Puede resultar en Apto, Apto con recomendaciones o Aplazado para el desarrollo del cargo y tareas requeridas.
Recomendaciones: corresponden a las recomendaciones dadas por el médico, psicóloga o fisioterapeuta, acorde a las condiciones y aptitudes que un trabajador
presenta al momento de una evaluación de ingreso y/o periódica, a fin de que pueda desempeñar la labor para la que se solicita, sin menoscabo para su salud. Pueden
ser temporales o permanentes.

CÓDIGO DOCUMENTO

ES-SIG-RG-31 Matriz de Identificación de Peligros y Riesgos.

OBSERVACIONES
AP-AI-RG-129 versión 6 Registro de Reunión

ES-SIG-RG-67 versión 2 Valoración Osteomuscular

ES-SIG-RG-107 Valoración Psicológica

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Ficha de control a los programas de gestión y

ES-SIG-RG-105
vigilancia epidemiológica – riesgo psicosocial

ES-SIG-RG-49 Historia Clínica Ocupacional

ES-SIG-RG-95 certificado médico ocupacional

ES-SIG-RG-63 Ficha de Retiro

ES-SIG-RG-89 Ficha de ingreso e Inducción

ES-SIG-RG-88 Evolución Médica Ocupacional

Programación de valoraciones y seguimiento

ES-SIG-RG-124
médico ocupacional

ES-SIG-RG-126 Entrega de registros de ingreso y/o egreso

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE TALENTO

0 12/04/2021 Emisión Inicial SECRETARIA GENERAL.
HUMANO