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COMUNICACION FORMAL EMPRESARIAL

La comunicación escrita se da entre dos o más personas o empresas. Lo escrito tiene más
valor que lo hablado por ser un registro visible, una prueba concreta, que se puede consultar
y revisar en cualquier momento.

Las formas utilizadas para las comunicaciones escritas son:

 Cartas
 Memorandos
 Circulares
 Informes
 Correo electrónico

Clasificación: Teniendo en cuenta la procedencia de la comunicación escrita, la podemos

clasificar en:
 Particular o privada: Se cruzan entre personas ligadas por vínculos de amistad o familia.
Es esencialmente personal.
 Oficial: Se establece entre oficinas del gobierno, para tratar asuntos oficiales.
 Diplomática: Se cruza entre representantes gubernamentales de dos países.
 Protocolaria: Comunicación de carácter ceremonial establecida por decreto, costumbre o
rangos.
 Comercial: Establecida entre personas que se dedican al comercio. Con ella se ponen en
contacto intereses económicos con el objeto de efectuar negocios.

1. LA CARTA
Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la
buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y
profesionales.

La carta no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es
una prolongación de la empresa.
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad. El carácter predominante de esa
personalidad es el mismo que caracteriza el comercio; es decir; el sentido del útil.
Ha de cuidarse su estilo para conseguir una perfecta comunicación y obtener una impresión
favorable.

Ciclo de la correspondencia comercial

 Solicitud de información
 Cotización
 Solicitud de crédito
 Pedido
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 Remesa
 Reclamación
 Conciliación
 Cobro
Aspectos generales que se deben tener en cuenta en la correspondencia

 El número ideal de párrafos de una carta comercial es de tres: apertura, desarrollo y

cierre.
 El texto se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) porque representa a
un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.
 Se debe tratar en lo posible un solo tema por carta.
 En las cartas comerciales, se omiten los temas personales.
 Prevea las acciones o reacciones del lector.
 Demuestre amabilidad y comprensión; cuide el tono y naturalidad del mensaje.
 Aplique la autocrítica a todo lo que escriba.
 En las cartas, memorandos, circulares y mensajes sociales, se utiliza el tratamiento de
usted.
 Ni la carta, ni ningún mensaje ya sea comercial o social deben salir de la empresa con
errores técnicos, ortográficos, gramaticales, de puntuación y de presentación.
 Solo se utiliza una cara del papel.
 Para utilizar segundas hojas, se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de
tres renglones.
 Tener especial cuidado en No dejar la firma en una hoja aparte.
 Debe estar dirigida a un funcionario específico (nombre y apellidos completos).
 Si la carta debe llevar sello, éste se coloca al lado derecho de la firma del remitente.
 Evite la adulación o servilismo.
 Evite siempre que pueda infinitivos, gerundios y participios.

2. EL MEMORANDO
Es una comunicación interna: esto es, que se cruza entre miembros o dependencias de una
misma empresa.
Es breve, no porque su contenido tenga que ser corto, sino por la simplificación de los
elementos que la componen y por su trato informal, sin protocolos.

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El comunicante transmite una información que indica: orden, prohibición, autorización,

sugerencia, advertencia, opinión, deseo, rechazo, llamada de atención, compromiso, entre
otros.
La mayoría de las empresas tiene papelería timbrada, para este tipo de comunicaciones,
generalmente en tamaño medio oficio. No obstante, cuando no haya formatos especiales, o
cuando el contenido del memorando sea largo, usted puede tomar una hoja en blanco y
elaborarlo, teniendo presente identificarla en la parte superior con el nombre de la empresa
y la dependencia, colocando luego la palabra MEMORANDO y sus demás líneas básicas.

3. LA CIRCULAR
Una circular es la que un mismo texto, se dirige a muchos destinatarios. Por eso se
considera, como una comunicación de carácter general.

 Referencia bibliográfica

ICONTEC, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Bogotá – Colombia, 2005.

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FORMATO CARTA PERSONAL

Medellín, 5 de agosto de 2009

4cm
3cm

Doctor
José Sánchez Colorado
Ciudad, fecha Gerente
Singer
Calle 74 No. 78 A 35
4-6 (enter)
Medellín

Tratamiento
Asunto: Felicitaciones
Nombre del destinatario
Cargo
Respetado doctor Sánchez:
Nombre de la empresa
Dirección o apartado
_________________________________________
Ciudad 3cm
_________________________________________
2 (enter) _________________________________________
Asunto:
_________________________________________
2 (enter) _________________________________________
Saludo: _________________________________________
_________________________________________
3 (enter)
_________________________________________
Texto -------------------------------------------------------------
_________________________________________
---------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------.
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
---------------------------------------------------------------------
________________________________
---------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------
Atentamente,
--------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------.
2 (enter)
JAVIER CASTRO VÁSQUEZ
Despedida, C.C. 71.896.214
Teléfono 345 69 87
Informática Musical, tercer semestre
4-6 (enter)

Remitente
Cédula
Teléfono
Programa académico, Semestre

3 cm

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FORMATO CARTA COMERCIAL

4cm
MEMBRETE O RAZÓN SOCIAL
366-DRH
2-3 (enter)
Medellín, 8 de agosto de 2009
Consecutivo

2-3 (enter)

Ciudad, fecha Doctora

MARÍA EUGENIA SAMIGUEL TORO
4-6 (enter) Gerenta
Colombia y su futuro
Tratamiento Calle 30 No. 58-24
Nombre del destinatario Sabaneta, Antioquia
Cargo
Nombre de la empresa
Asunto: Felicitaciones
Dirección o apartado
Ciudad, Departamento

2 (enter) Respetada doctora María Eugenia:

Asunto:

2 (enter) Su importante labor se hace cada día más

Saludo:
extensa y meritoria. Por lo tanto, reciba
3 (enter) nuestras felicitaciones con motivo de la
Campaña “Todos somos Colombia”, que viene
Texto -------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------- desarrollando desde hace cuatro meses y que

--------------------------------------------------------------------- ya empieza a mostrar resultados muy positivos

--------------------------------------------------------------- a nivel nacional.
-----------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------.
2 (enter) Le deseamos muchos éxitos en el futuro y,
Despedida, además, confiamos que logrará a cabalidad el
4-6 (enter)
objetivo propuesto.

Remitente Atentamente,
Cargo
2 (enter)

Anexo: Cantidad (número de hojas o tipo de anexo) ROBERTO PEÑA BUENDÍA

Jefe de Relaciones Públicas
2 (enter)

Copia: Tratamiento Nombre, Cargo Copia: Doctor Jorge Hincapié, Gerente

2 (enter) Administrativo
Identificación del Transcriptor
Claudia G.

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FORMATO CIRCULAR

4cm

MEMBRETE O RAZÓN SOCIAL

CIRCULAR
2-3 (enter) GG-32

Consecutivo Medellín, 15 de agosto de 2009

2-3 (enter)

Ciudad, fecha

3 (enter) PARA TODO EL PERSONAL

GRUPO DESTINATARIO
Asunto: Capacitación
3 (enter)

Asunto:
La Gerencia General, tiene el agrado de comunicar
3 (enter) que a partir de septiembre, se iniciarán las
3cm
Texto ------------------------------------------------------------- inscripciones para la capacitación interna del
--------------------------------------------------------------------- personal femenino, la cual se desarrollará el 2 de
mayo de las 08:00 hasta las 17:00 horas.
3cm
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
La Empresa en su interés de elevar su nivel
------------------------------------------------------------------.
profesional, considera de suma importancia la
---------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------- asistencia puntual y responsable a estas
---------------------------------------------------------------------
actividades. Estamos seguros que esta
---------------------------------------------------------------------
-------------------------------. capacitación servirá para escalar posiciones en la
carrera administrativa de la Empresa y su reajuste
--------------------------------------------------------------------- salarial.
---------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------
------------------. El registro para dichas inscripciones se realizará en

2(enter) el Departamento de Recursos Humanos, en las

Despedida, horas de la mañana, únicamente.

4-6(enter) Cordialmente,

NOMBRE DEL REMITENTE

Cargo
CARLOS TORO HINCAPIÉ
2(enter)
Director Administrativo

Identificación del Transcriptor Ana M.

3 cm

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FORMATO DE MEMORANDO

4 cm

MEMBRETE O RAZÓN SOCIAL

2-3 (enter)
3cm

MEMORANDO MEMORANDO
2-3 (enter)
Código. Consecutivo
123-RP
2-3 (enter)

Ciudad, fecha Medellín, 19 de agosto de 2009

3 cm
3 (enter)

PARA: Tratamiento Nombre, Cargo PARA: Señor Jairo Piedrahita, Supervisor

2(enter)
DE: Pedro Juan González, Gerente
DE: Cargo
ASUNTO: Adquisición equipo de fotocopiado
2 (enter)
ASUNTO: Resumen o síntesis

3-4 (enter) Con el objetivo de agilizar en forma más rápida

Texto ------------------------------------------------------------- nuestra correspondencia, hemos adquirido una

---------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------. máquina fotocopiadora. A partir de la fecha, este

--------------------------------------------------------------------- equipo está ubicado en el Departamento de

---------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------- Operaciones, para disponibilidad de todo el
---------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------- personal. Para su utilización, es necesario un
---------------------------------------------------------------------
procedimiento de control, el cual se hará a través
2(enter)
Despedida, de los jefes de cada departamento.

4-6(enter)

Cordialmente,
Nombre del remitente
2 (enter)
Anexos:
2(enter)
PEDRO JUAN GONZÁLEZ
Copia:

2(enter) Natalia G.
Identificación del Transcriptor
3 cm

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