ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Partes:

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 ¿Cómo se hacen?

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el
conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la
Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina,
técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su
resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

Control de los documentos: Los documentos requeridos por el sistema de gestión de

la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben
controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios

para:

 Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente,
 Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de
los documentos,
 Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso,
 Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables,
 Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización
determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de
gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

Control de los registros: Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión
de la calidad deben controlarse.

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La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la
recuperación, la retención y la disposición de los registros.

Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Organización archivos de gestión

 PASO 1 Clasificación de documentos de archivo y documentos de apoyo.

 PASO 2 Elaboración de Separadores: elaborar los separadores para cada una
de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y
facilite la localización física de la documentación.
 PASO 3 Clasificación Documental Series y Subseries: identifique y agrupe en
unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a
la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
 PASO 4: Principio de orden original: ordene al interior de cada uno de las
unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en
cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicio activo.
 PASO 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos): se debe identificar
cada una de las unidades documentales así: – Código de la Oficina– Código de
la Serie– Código de la Subserie– Nombre del Expediente Tenga presente que
dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más
de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la
información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
 PASO 6: Ordenación: ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),
pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la
localización y recuperación de la información. Los sistemas pueden ser:
Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar).
 PASO 7: Depuración: Retirar de la Unidad Documental los documentos que no
tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados - Constancias.
 PASO 8: Foliación: Foliar cada una de las series y subseries documentales,
previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho,
con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin
enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente
al final de la carpeta y así sucesivamente.
 PASO 9: Ubicación Física: ubique físicamente las carpetas que conforman cada
una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo
orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental.

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  PASO 10: Identificación de Archivadores: Identifique alfanuméricamente cada
uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los
expedientes
 PASO 11: Clasificación Documentos de Apoyo: Una vez organizado el archivo de
la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro
de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de
carácter general y sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia,
pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo
Central.

Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y

después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o
auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002)
 PASO 12: Elaboración de separadores: elaborar separadores para cada uno de
los asuntos identificados en el paso anterior.
 PASO 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo
 PASO 14. Eliminación documentos de apoyo: eliminar los documentos de apoyo
cuando pierdan utilidad o vigencia. Diligenciar Formato Eliminación en Archivo
de Gestión.
 PASO 15: Inventario Documental: levante el inventario documental diligenciando
para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las
instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.

Estructura de Los Documentos

El documento posee una estructura formada por:

 Materia mediante la cual esa representación se hace perceptible: piedra, papel,

pergamino.
 Medio que se adopta para fijar en esa materia la representación: signos gráficos,
 Soporte contenido mismo del documento.
 Materia mediante la cual se hace perceptible el Contenido del documento:
 Manuales, papel, pergamino, plásticos,

Caracteres externos:

 CINTA MAGNÉTICA: Unidad de almacenamiento de información, basada en

puntos magnetizados, con capacidad de almacenamiento de 180 millones de
bytes.

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  DISCO DURO: Memoria auxiliar y unidad de almacenamiento principal, ofrece
mayor confiabilidad para el almacenamiento de información.
Caracteres Internos:

Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se

encuentran siempre sea cual sea la tradición documental, original y copias.

OBJETIVO

Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento.

Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al

archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).La foliación es
una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de
reprografía (microfilmación o digitalización).

En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones)

la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo.

En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales,

investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá
una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más
de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la
segunda será la continuación de la primera. Se debe numerar de manera consecutiva,
es decir, sin omitir ni repetir números.

En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta

foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en
caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de
conservación. Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto, no
se deben retirar, ni foliar.

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PASOS QUE DEBES SEGUIR PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

 La Tabla de Retención Documental debe ser el reflejo de la estructura

organizacional actual y a la par de las funciones que se llevan a cabo en las
diferentes áreas.
 Los tiempos de retención documental se aplican sustentados bajo criterios
normativos y la necesidad administrativa de tu empresa. Ten en cuenta que la
norma no establece el tiempo de retención para todos los documentos.
 La Tabla de Retención Documental debe girar en torno a cuatro ejes: Identificar
la producción documental, luego aplicar un proceso de valoración a los
documentos identificados, seguido de seleccionar que documentos será de
conservación permanente para por último eliminar los que no cumplen con dicha
condición.
 La Tabla de Retención Documental debe ser constantemente difundida,
divulgada y actualizada. El fin es su aplicación eficiente; de lo contrario, su
destino serán los estantes del olvido.

Otras consideraciones:

Para elaborar una Tabla de Retención Documental debemos tener en cuenta aspectos
como:

1. Primero debes de conocer toda la entidad, tanto su interior como su entorno.

2. Haz una presentación sobre las Tablas de Retención Documental ante el Comité
de Archivo de tu empresa.
3. Reúne los colaboradores de la empresa y haz una primera capacitación donde
aproveches para explicarles en qué consistirán los beneficios de contar con las
Tablas de Retención Documental para toda la Gestión Administrativa de la
empresa.
4. Prepárate para consultar e investigar todas las unidades documentales que se
producen dentro de la entidad.
5. Una vez tienes identificada la producción documental de la Empresa, construye
la estructura documental, bajo el instrumento Archivístico: Cuadro de
Clasificación Documental.
6. Registra en el formato de Tablas de Retención Documental las diferentes
agrupaciones documentales que están en el Cuadro de Clasificación Documental
que ya elaboraste.
7. Aplica el proceso de valoración documental para cada una de las Series y
Subseries documentales, básate en las normas y en la necesidad administrativa

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 para acompañar el tiempo de retención de los documentos que se determina de
este proceso.
8. Presenta las Tablas de Retención Documental ante el Comité de Archivo y las
demás instancias encargadas.
9. Una vez aprobada, diseña programas de capacitación para su puesta en marcha
por los colaboradores de la entidad.
10. Define un proceso de seguimiento y actualización para las Tablas de Retención
Documental.

¡TENGAMOS PRESENTE QUE PARA QUE SE LOGRE EL OBJETIVO

INSTITUCIONAL, DEBE HABER UN TRABAJO EN EQUIPO Y PERSONAL
DISPUESTO!

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REFERENCIA
http://www.ucc.edu.co/gestion-documental/Paginas/consulta-trd.aspx

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