UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE INGENIERÍA EN CIENCIA APLICADA

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

MANUAL DE FLUJO DE TRABAJO

EDITORIAL OJS

David Pillajo

Ibarra – Ecuador
Contenido
Tareas.....................................................................................................................................4
Presentación.........................................................................................................................4
Mi lista.................................................................................................................................4
Envíos sin asignar.............................................................................................................6
Todo activo.........................................................................................................................7
Archivados..........................................................................................................................7
Ejemplo de publicación.....................................................................................................7
Registro de envío...............................................................................................................9
Asignando el envío..........................................................................................................11
Editor de secciones.........................................................................................................13
Revisión del artículo.........................................................................................................15
Respondiendo a Comentarios.......................................................................................20
Tomar la decisión............................................................................................................22
Pasar a Editorial...............................................................................................................23
Editorial................................................................................................................................24
Añadiendo un Copyeditor o Corrector de Estilo..........................................................25
Corrector de Estilo...........................................................................................................25
Respuesta del Autor........................................................................................................30
El archivo final..................................................................................................................30
Informe al editor de sección...........................................................................................32
Pasando a Producción....................................................................................................33
Producción..........................................................................................................................35
Edición de diseño............................................................................................................37
Formatos de archivos de artículo..................................................................................37
Póngase en contacto con el autor.................................................................................37
Respuesta del autor........................................................................................................38
Añadir galeras..................................................................................................................38
Informar al editor de la sección......................................................................................39
El editor de sección informa al editor............................................................................39
Programación para publicación.....................................................................................40
Introducción

Este documento podremos encontrar un manual detallado del manejo del flujo editorial
de la presentación de artículos en la plataforma Open Journal Systems.

Para entender el flujo de trabajo debemos saber que el flujo de trabajo se divide en 4
etapas las cuales deben ser cumplidas para que le artículo que va a ser publicado sea
de calidad, las etapas son las siguientes:

Presentación: es aquí donde las presentaciones que se han enviado por los autores
se revisan por el Editor general y si para el Editor general son artículos potencialmente
publicables son asignados a los Editores de la sección y se consideran para pasar a la
etapa de Revisión.

En algunos casos las presentaciones son inapropiadas y no llegan más allá de la

etapa de presentación.

Revisión: en esta etapa es en la cual el editor de sección enviará los artículos para la
revisión por pares a los expertos revisores de la revista y también se realizará
cualquier revisión requerida por el autor.

Algunos artículos no lograrán superar esta etapa por lo que la presentación llegará
solo hasta aquí.

Edición: los artículos que han sido aceptados ya sean con o sin cambios se mueven a
esta etapa, donde se busca mejorarlos con el trabajo de un editor. A los autores se les
puede dar la oportunidad de revisar sus copias.

Producción: Una vez que se completan y aprueban las copias, el envío pasa a esta
etapa. En Producción, los archivos editados se convierten a galeras: HTML, XML,
PDF, etc. Una vez más, el autor tiene la oportunidad de revisar las galeras. Una vez
que todos estén satisfechos, la publicación está programada para su publicación en un
número futuro.
Tareas

Las tareas están disponibles en el menú superior izquierdo de su Tablero. El número

“1” en la imagen de abajo. Esto indica que actualmente hay 1 tarea en su lista.

Esta ventana proporciona una mirada rápida a los elementos que necesitan su
atención. Las entradas en negrita no se han leído.

Puede usar la casilla de verificación para marcar las tareas que desea eliminar

Presentación

Cuando un autor hace un nuevo envío a la revista, el editor recibe automáticamente un

correo electrónico. Cuando inicie sesión en su Tablero de control, puede encontrarlo
en sus Tareas o en una de las colas (Mi lista, Envíos sin asignar, Todo activo y
Archivos).

Mi lista
Mis asignados: en esta sección se incluyen los envíos agregados a las secciones en
las que puede ser editor de sección o a sus propios envíos si es autor en la revista.

Con la herramienta de búsqueda podrá buscar y rastrear los envíos que usted tiene
asignado.

La herramienta de filtro permite limitar su navegación a etapas de estado específicas,

por ejemplo, incompletas, vencidas, envío, revisión, edición, producción o secciones,
por ejemplo, artículos, revisiones para una búsqueda más rápida.

Puede usar las flechas azules a la derecha de cada envío para obtener más detalles,
incluyendo cuántas revisiones están pendientes, nuevas discusiones y más. También
muestra botones para llevarlo al registro de envío, ver el registro de actividad y las
notas, y para eliminar el envío.
Envíos sin asignar

En este menú se encontrarán los artículos que no se han asignado a un editor de

sección.

En este caso no hay envíos que no tengan editores de sección es por eso que se
encuentra vacío.
Todo activo

En este menú podemos encontrar una lista de todos los envíos.

Archivados

En este menú podemos encontrar una lista de todos los envíos que han sido
rechazados o ya publicados por la revista.

Ejemplo de publicación

Para este ejemplo vamos a utilizar un archivo de prueba solamente para demostrar la
publicación aquí en este manual.  Vamos a utilizar un artículo de prueba del autor
Alexander David Pillajo titulado “Prueba”.
Una vez encontrado el envío, usar la flecha azul para mostrar más opciones, ver si hay
alguna discusión abierta, ver el envío, ver los registros de actividad y la nota, o para
eliminar el envío.

La opción Eliminar borrará el artículo.

 Registro de actividad y las notas mostrarán el historial del envío.

Registro de envío

Para ver el envío con más detalle, seleccione el botón Ver envío. Esto llevará al

registro de envío.

En este menú podremos ver:

Archivos de envío: se muestra una lista de los archivos que se han enviado. En esta
vista, solo hay un archivo, pero se podrían haber enviado varios archivos.

Discusiones pre-revisión: este panel permite al editor comunicarse con el autor o

con otros miembros del equipo editorial, para pedir al autor información adicional o
para pedir a un editor de la sección que se responsabilice de este envío.

Botones de acción: incluyen Enviar a revisión, Aceptar y Omitir revisión y No

publicable.

Nota: Si no ve estos botones, es probable que aún no haya asignado el envío a un

editor.

Participantes: en panel se mostrará una lista con los participantes involucrados en el

envío, editor, editores de sección y el autor. Otros nombres (editores, editores de
diseño, etc.) aparecerán aquí a medida que se agreguen en pasos posteriores.

Además, en la barra azul a lo largo de la parte superior, se encontrará:

Metadatos: permite ver y revisar los metadatos de envío.

La pestaña Identificadores permite ver o agregar también un identificador único.

Historial de publicaciones: permite ver el historial y cualquier nota sobre el envío.

Use la pestaña Notas para ver o agregar también cualquier nota editorial.

Biblioteca de envío: se puede agregar cualquier documento relevante a la biblioteca

del envío.

Asignando el envío

Dependiendo de la configuración de las secciones de la revista, puede ser que

algunas nuevas presentaciones no estén asignadas. Si este es el caso, el siguiente
paso es asignar un editor o un editor de sección. Para hacerlo, seleccione
el enlace Asignar en el panel Participantes.

Se podrá utilizar la opción de ubicar a un usuario por rol, elegir un individuo y enviarle
un mensaje solicitando su asistencia.

Nota: Si no está seguro de los nombres de los editores de la sección, simplemente

elija esa función en el menú desplegable y luego presione el botón Buscar. Todos los
editores de sección se mostrarán y estarán disponibles para su selección.

Presione el botón OK para hacer la asignación y enviar el mensaje.

Tenga en cuenta que se crea una nueva discusión previa a la revisión
automáticamente como parte de la tarea.

Ahora puede ver que el Editor de secciones aparece en la lista de Participantes, y los
botones de acción están disponibles:

Solicitar revisiones: mueve el envío a la siguiente etapa.

Aceptar envío: esta opción permite omitir la etapa de revisión y mueve el envío
directamente a editorial.

No publicable: esta opción rechaza el envío antes de pasar por el proceso de

revisión.

Aunque en este ejemplo, el editor asignó un editor de sección, también es posible que
el editor se asigne a sí mismo a la presentación.

Editor de secciones

Ahora que el Editor de secciones ha sido asignado, puede iniciar sesión y ver su panel
de control. El envío se puede encontrar en la parte superior de la cola Mis asignados.
Al hacer clic en el título del artículo se abre el registro de envío completo.

Aceptando la asignación

No es obligatorio, pero el Editor de la Sección podría responder a la Discusión previa a

la revisión para informar al editor de que continuará con el proceso del artículo.

Comunicándose con el autor

Si el/la editor de la sección tiene alguna pregunta para el autor, puede usar las
discusiones previas a la revisión.
Enviando a revisar

Una vez que el Editor de la sección está convencido de que el envío es apropiado para
la revista, puede seleccionar el botón Enviar a revisión para mover el envío a la
siguiente etapa.

Mantenga los archivos que deben revisarse marcados, en caso de existir mas archivos
marque o desmarque estos archivos según sea necesario.

Revisión del artículo

En cuanto el envío ingresa a la Etapa de Revisión, se muestra una notificación de que

los Revisores deben ser asignados.

Se debe utilizar la pestaña añadir revisores para continuar con el proceso para esto se
ingresa a la opción Añadir revisor/a, Esto abre una nueva ventana, donde se
enumeran los revisores y se pueden seleccionar uno a la vez o crear un nuevo revisor
para el artículo.
Tenga en cuenta los detalles visibles sobre los Revisores, incluidos sus intereses,
tareas pasadas, etc.

En la parte inferior de este formulario, verá opciones para:

Seleccionar revisor: use esto para confirmar su selección una vez que haya elegido
un revisor de la lista.

Crear nuevo revisor: si ninguno de los revisores es adecuado, puede usar este botón
para crear un nuevo revisor. Esta es una nueva cuenta en el sistema.

Inscribir a un usuario existente: si ninguno de los Revisores es adecuado, puede

inscribir a un usuario existente como Revisor.
En el caso anterior ya hemos agregado a un revisor de prueba para nuestro ejemplo.

Esto inicia una nueva ventana con un mensaje para el Revisor seleccionado.

Puede revisar cualquiera de los textos preparados o bien personalizar su propio

mensaje.

Si decide utilizar un método de revisión a ciegas, asegúrese de que los archivos que
envíe al revisor no tengan ninguna información de identificación sobre el autor.

Más adelante en el formulario, se muestran detalles adicionales que se envían al

Revisor, incluidos el título, el resumen, las fechas importantes y un enlace a los
archivos que se revisará.
De forma predeterminada, los revisores recibirán un cuadro de texto extendido para
escribir sus comentarios. Sin embargo, el Administrador de la revista puede crear
Formularios de revisión para hacer preguntas más específicas. Si desea que el revisor
complete un formulario de revisión, selecciónelo en Formulario de revisión.

Presione el botón Agregar revisor para enviar el mensaje y asignar el revisor.

De vuelta en la Etapa de Revisión, podemos ver que el Revisor ya está en la lista de

revisores.

Se puede revisar acciones adicionales usando la flecha azul que se encuentra al lado
del nombre del Revisor.
Revisar detalles: se mostrarán detalles sobre la revisión.

Enviar correo al revisor/a: permitirá enviar un mensaje al revisor.

Editar: permitirá cambiar las fechas de revisión y los archivos.

Historial: Proporciona una breve historia de la revisión.

En este punto, se podrá agregar revisores adicionales y luego esperar a que lleguen
sus recomendaciones.

Respondiendo a Comentarios

Una vez que los Revisores hayan completado el trabajo de revisión, el Editor de la
Sección puede ver los resultados en su panel de control. Se mostrarán notificaciones
de que se han enviado nuevas revisiones y si se encuentran todas las revisiones.
En el panel Revisores se podrá leer los comentarios de los revisores, incluidos los del
Autor y el Editor, así como también del Editor. Una vez enviadas todas las revisiones
correspondientes podrán ser revisadas y así continuar con el proceso.

Seleccione el enlace Confirmar en la parte inferior de la pantalla.

En el panel Revisores, ahora puede ver el enlace Dar las gracias al revisor/a. Esta
opción permite enviar un correo para agradecer al revisor.

Pulse el botón Dar las gracias al revisor para enviar el mensaje.

Tomar la decisión

De acuerdo con las recomendaciones del Revisor, puede utilizar los botones de acción
para tomar una decisión.
Las opciones incluyen:

Solicitar revisiones: requerirá que el autor realice cambios menores, pero no se

requiere una revisión por pares más.

Volver a enviar para revisión: requerirá que el autor realice cambios importantes y
será necesario realizar otra ronda de revisión.

Aceptar envío: significa que el envío se acepta sin revisiones y puede pasar a la
etapa Editorial.

Rechazar envío: significa que el envío no ha pasado la revisión por pares y no es

adecuado para una mayor consideración.

En caso de necesitar mas revisiones o cambios en los artículos se podrá comunicar

con el autor mediante las discusiones en el flujo de trabajo.

Pasar a Editorial

La presentación ya está lista para ser trasladada a edición. Para ello, utilice

el botón azul Aceptar envío. Que permitirá informar a los autores de que el artículo ha
sido aprobado para su publicación.
Para esta opción se podrá o no enviar un correo de notificación al autor del trabajo.

En la siguiente ventana que se abre al presionar siguiente se podrá guardar la decisión

editorial, para continuar el proceso.

Presione el botón Grabar decisión editorial en la parte inferior de la ventana.

Cuando al guardar la decisión editorial el envío se moverá automáticamente a la etapa

Editorial.

Editorial

Cuando un envío es aprobado y pasa la Etapa de revisión, será automáticamente

pasado a la etapa Editorial.
Añadiendo un Copyeditor o Corrector de Estilo

Cuando el envío entra en la fase de editorial, una notificación indica que se debe
asignar un Copyeditor o Corrector de Estilo. Se los puede asignar mediante
el enlace Agregar en el panel Participantes.

Ahora debemos esperar a que el Corrector de estilo realice su trabajo.

Corrector de Estilo

El Corrector de Estilo recibirá un mensaje de correo electrónico del editor de la sección

solicitándole que asuma el envío.

Para comenzar, el Corrector de Estilo debe iniciar sesión y encontrará el envío desde
su panel de control.
Luego, puede hacer clic en el enlace de Editorial que se encuentra junto a el nombre
del envío. Esto la llevará directamente a la etapa de Corrector de Estilo para este
envío.

Desde esta ventana, puede ver los borradores finales. Estos son los archivos que
requieren ser copiados. Al hacer clic en el título vinculado se descargará el archivo.

El archivo descargado en el equipo deberá ser copiado, editado en el formato que ha

sido definido por el comité editorial de la revista.

Para verificar los metadatos de envío, use el enlace Metadatos en la barra azul en la
parte superior.
Aquí podrá incluir, editar y verificar el título del artículo, el resumen, los nombres de los
autores, las palabras clave, etc.

Para guardar los cambios realizados presione el botón Guardar antes de salir de esta

ventana.

Consultar con el Autor

Una vez que haya terminado el trabajo, ejecutará los cambios, e informará al autor
agregando una nueva discusión, utilizando el enlace Agregar discusión del panel
Discusiones informando al autor los cambios realizados y un ejemplo del artículo que
va a ser publicado.

Desde la ventana Añadir discusión, debe elegir el Autor y agregar una línea de asunto
y un mensaje.
Más abajo en esa misma ventana, deberá cargar una copia de su archivo copiado.

Para ello, utilice el enlace Subir archivo. Esto abrirá una nueva ventana en la que debe
elegir el Componente del artículo (por ejemplo, el texto del artículo) y cargar el archivo.
Pulse el botón Continuar para continuar.

Esto abrirá el siguiente paso, donde puede editar el nombre de archivo si es necesario.

A continuación, puede cargar más archivos si es necesario, o pulsar Completar.

En la ventana Añadir discusión, ahora se puede ver el archivo adjunto
pulse Aceptar para enviar el mensaje al autor.

Ahora es visible en las discusiones de Corrector de Estilo.

Ahora puedes esperar la respuesta del autor.

Respuesta del Autor

Una vez que reciba una respuesta del autor, puede revisar sus comentarios revisando
la respuesta de la discusión. En la respuesta del editor se podrá ver que el autor
autoriza y se podrá ver que no se requieren más cambios.

El archivo final

Cuando ya ha terminado su trabajo y el archivo ya está en el formato establecido y

listo para publicarse podrá continuar y cargar la versión final al panel Corregido, cerca
de la parte inferior de la pantalla.

Utilice el enlace Subir / Seleccionar archivos para cargar la versión final.

Hay que tener en cuenta que se puede realizar algunas opciones en la ventana, por
ejemplo.

1. Puede usar el enlace Subir archivo para cargar un archivo nuevo (por ejemplo,
un archivo con algunos cambios recientes desde que se lo mostró al autor).
2. Puede seleccionar la versión original del autor (poco probable).
3. Puede seleccionar la versión del Corrector de estilo, que es la versión que
envió al autor (si no realizó más cambios, elija esta).

Para esta demostración, seleccionaremos la versión de Corrector de estilo marcando

la casilla a la izquierda del archivo.

Para continuar pulsa el botón Aceptar.

El archivo ahora está en el panel de Corregido (en la parte inferior de la pantalla), lo

que indica al editor que esta es la versión final, que está lista para la etapa de
Producción.
Informe al editor de sección

El paso final es informar al Editor de Sección que la edición del artículo se ha

completado.

Para esto, se debe iniciar una nueva discusión mediante el enlace Añadir discusión.

En la ventana de discusión, agregue el Editor de secciones, una línea de asunto y un

mensaje informando de que ha terminado la etapa de edición y los artículos están
listos.

El trabajo como Corrector de estilos está completo ya que se ha subido el archivo final
para su publicación.
Pasando a Producción

El Editor de la Sección recibirá el correo electrónico con el asunto de que la copia está
completa y verá una notificación en las discusiones.

Puede descargar y revisar la versión editada final desde el panel Editorial.

En este punto, puede seguir comunicándose con el Corrector de Estilo o, si está

satisfecho, mover el envío a la etapa de Producción.

Para hacerlo, seleccione el botón azul Enviar a producción.

Esto generará un aviso oficial a los Autores de que la presentación se está moviendo a
la siguiente etapa.
Tenga en cuenta que debe seleccionar el archivo correspondiente y transferirlo a
Producción.
Para proceder se debe elegir la opción Registrar decisión editorial.

En este paso la etapa de edición se ha completado con el archivo del articulo listo para
ser transformados a formatos publicables.

Cabe recalcar que el proceso de enviar a producción también puede ser realizado por
el Corrector de Estilo.

Producción

Al finalizar la etapa Editorial, el envío se mueve a Producción. Es desde aquí, que los
archivos del proceso Editorial (a menudo archivos de Microsoft Word) se convertirán a
formatos publicables en forma de archivos de galera (por ejemplo, PDF, HTML) y
deberán ser revisados antes de publicarlos.

Para comenzar a trabajar en Producción, el Editor de Sección debe iniciar sesión en el

sistema y elegir el envío desde su panel de control.

Al elegir el enlace de Producción se abrirá el registro de envío.

Verá que los archivos editados ahora están disponibles en el panel Archivos listos
para la producción.

Una notificación indicará que se debe asignar a alguien para crear los archivos de
galera (por ejemplo, los PDF, HTML, etc.) a partir de esos archivos listos para
producción.

Esto puede variar de una revista a otra; es posible que tenga editores de diseño,
maquetadores o asistentes de producción para hacer este trabajo otra opción es que
sea el editor de sección mismo quien realice este trabajo.

Si desea realizar una asignación debe seguir el proceso para la asignación, usando
el enlace Añadir en la lista de Participantes. Esto abrirá una nueva ventana. Podrá
usar el selector de roles y el botón de búsqueda para encontrar usuarios apropiados,
seleccione uno, podrá elegir un mensaje predefinido o redactar un mensaje, para
terminar y enviar la solicitud presione Aceptar. El usuario ahora ha sido notificado por
correo electrónico y en su panel de control podrá descargar, transformar y subir el
archivo listo para la publicación, en su panel podrá también enviar mensajes a través
de las discusiones al editor de sección, a los autores o a los participantes del proceso
para solicitar revisiones o mostrar el trabajo final, una vez terminado el trabajo lo
cargará en la opción galeradas, en este ejemplo la persona que se encarga de la
transformación de los archivos es el mismo editor de sección es por eso que podemos
ver que ya está subido un archivo llamado test transformado ya a un formato
publicable.
Edición de diseño

Como editor de diseño (En caso de que se haya asignado uno), habrá recibido un
mensaje que lo invitará a crear las galeras para el envío.

Deberá iniciar sesión en el sistema y en su panel de control seleccionar el envío al

cual ha sido asignado. Desde el panel Archivos podrá descargar los archivos en su
escritorio y trabajar fuera de OJS para convertirlos a los formatos adecuados para su
revista (por ejemplo, HTML, PDF, etc.).

Formatos de archivos de artículo

Las revistas en línea publican sus artículos en una variedad de tipos de archivos. Los
más comunes son PDF y HTML, pero cada vez se utilizan más formatos adicionales,
como ePub, MP3 y XML.

Póngase en contacto con el autor

Querrá compartir el PDF con el autor para una revisión y aprobación finales.

Para ello, use el enlace Añadir discusión en el panel Discusión de producción y cargue

los archivos para compartirlos con el autor. Recuerde agregar el autor en la parte
superior de la ventana y luego agregue un asunto y un mensaje.

Ahora que el autor ha sido notificado usted puede esperar su respuesta.

Respuesta del autor

Una vez que el autor haya tenido la oportunidad de revisar las galeras y responder,
recibirá una notificación por correo electrónico y verá una respuesta en las
Discusiones sobre la producción.

Añadir galeras

Ahora que el autor ha revisado las galeras, puede realizar los cambios finales y luego
cargarlos en el panel de galeras.

Usando el enlace Añadir galera, que abrirá una nueva ventana.

Complete los campos solicitados y presione Guardar.

Aparecerá otra ventana en la cual deberá subir el archivo, elija el componente

apropiado del artículo (por ejemplo, texto del artículo) y cargue el archivo de
galera. Pulse Continuar.
Si es necesario, cambie el nombre del archivo. Pulse Continuar. Si existen más
archivos, se deberán cargar en la siguiente ventana, pulsar guardar para continuar.

Ahora se muestran las galeradas en el panel Galeradas.

Puede realizar cambios en la carga seleccionando la flecha azul a la izquierda de la

etiqueta de la galera, que muestra opciones para editar, cambiar el archivo o eliminar.

Informar al editor de la sección

Finalmente, se deberá informar al Editor de la Sección que las galeras se han

completado. Para hacerlo, use el panel Discusión de producción y elija
el enlace Añadir discusión. Se deberá seguir el mismo procedimiento seguido a lo
largo de este manual para comunicar que las galeradas se encuentran ya disponibles.

El editor de sección informa al editor

En este punto, el Editor de Sección recibe la notificación del Editor de Diseño o

Encargado de la transformación de archivos y revisa los archivos de la galera.

Puede solicitarle al Editor de diseño que realice cambios adicionales (utilizando las
Discusiones de producción) o informar al Editor de que las galeradas están listas para
su publicación.

Para informar al editor, use el enlace Añadir discusión del panel Discusión de

producción.

Programación para publicación

Antes de poder programar un artículo para su publicación, debe crear un Numero, para
ello el Gestor de la revista o Administrador de la plataforma deberá crearlo de la
siguiente manera.

Deberá iniciar sesión en la plataforma y acceder al panel de control en el cual

encontrará una pestaña llamada Números.
 En esta deberá acceder a la opción Crear número, y se deberán llenar los campos
que se presentan como el Volumen, Número, Año, Titulo, Descripción, adicionalmente
se puede, agregar una foto de portada del número a publicarse.

Regresando al proceso de programar una publicación. Al recibir la notificación de las

galeras completadas, el editor inicia sesión en el registro de envío y comprueba los
archivos de galera cargados.
Si las galeras parecen estar listas, el editor puede presionar
el botón azul de acción Programar para publicación.

Seleccionando este botón se abre una ventana de Publicación.

En esta ventana podrá agregar el envío a una edición futura o posterior de la revista.
También tiene la opción de agregar números de página, permisos e información de
licencias.
Al pulsar Guardar se publicará el envío a la edición seleccionada. Si el problema ya
está publicado, el envío estará disponible de inmediato para los lectores. De lo
contrario, la presentación no se publicará hasta que se publique el problema.

Con esto hemos llegado al final del flujo de trabajo editorial, logrando publicar un
artículo en nuestra revista.