MATRIZ DOFA

APRENDIZ

DANIELA YANETH ACOSTA GUERRA

INSTRUCTORA

ELIANA MARIA SUAREZ BAQUERO

VALLEDUPAR, CESAR

GESTION DOCUMENTAL

FICHA: 2141690

2021
¿Qué es la matriz DOFA?
La matriz DOFA (también conocida como matriz FODA, matriz DAFO o análisis SWOT
en inglés), es una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia.
Generalmente es utilizada para empresas, pero igualmente puede aplicarse a personas,
países, etc.

Su origen se remonta a la década de los 70 debido a la investigación realizada por un

equipo de trabajo del Stanford Research Institute dirigida por Albert Humphrey, cuyo
propósito era descubrir por qué falla la planificación corporativa

La investigación buscaba también encontrar un modelo que permitiera recopilar,

estructurar y analizar la información clave para las decisiones estratégicas.

El modelo no surgió como un invento producto de la creatividad y el ingenio, fue el

resultado de una indagación con abundante basamento empírico; ya que entre 1960 y
1969 alrededor de 1100 empresas y organizaciones fueron consideradas, encuestando a
unos 5000 ejecutivos con un cuestionario de 250 preguntas.

Su nombre proviene de las siglas: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean o destruyen valor.
Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc.

Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fuera del control de
la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografía, economía, política,
factores sociales, legales o culturales.

El propósito de la matriz DOFA, según Weihrich, H. (2004 citado en Codina, A. 2009) es

obligar a los líderes a analizar la situación de su organización y a planear estrategias,
tácticas y acciones, para el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales.

¿Cuál es la aplicación de la matriz FODA?

Crea un equipo de colaboradores

Este grupo debe estar conformado por al menos un miembro de cada área de la empresa,
desde el director hasta los vendedores más experimentados. Es necesario que todos los
niveles de tu organización se involucren para que el análisis pase ante sus ojos y no se
escapen algunos detalles importantes.

2. Conoce los atributos de cada elemento del análisis FODA

Antes de comenzar a detectar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas es
necesario que sepas qué significa cada elemento. Esto te ayudará a clasificar de mejor
forma las características de tu empresa.
En la siguiente infografía lo detallamos de forma sencilla:

Para hacerlo eficazmente, te recomendamos que cada elemento del FODA se evalúe por
separado, a fin de que evites confusiones y tengas muy en claro la intención de cada
punto y característica.
3. Identifica las fortalezas
Las fortalezas son los atributos de la organización, es decir, lo mejor que tienen como
empresa. Los factores positivos ayudarán a crear oportunidades y tener una ventaja
competitiva.
Tal vez tu fortaleza es que cuentas con un equipo de trabajadores muy experimentados
o tienes la más alta tecnología a tu disposición. Estos factores te ayudan a diferenciarte
de los competidores y te posicionan positivamente dentro del mercado.
4. Determina las debilidades
Las debilidades son los puntos débiles o negativos de tu empresa. Es importante que el
equipo sea sincero para conocer todos los aspectos que podrían influir en la reputación
o el crecimiento de la organización. Quizá no tienen un equipo especializado
en atención al cliente ni llevan una estrategia de marketing digital, por lo que la
información e interacción en sus redes sociales y sitio web son escasas o negativas.
5. Describe las oportunidades 
Las oportunidades son todos los factores externos que tu organización puede
aprovechar para su beneficio. Estos elementos pueden ir desde la expansión a otras
zonas o países, los convenios o estrategias con marcas más grandes, las ventajas en
precios, hasta ampliar la lista de servicios o productos.
6. Reconoce las amenazas
Al igual que las oportunidades, este elemento también es externo a la empresa e incluye
los aspectos que pueden detener el crecimiento de la organización. Algunos ejemplos
podrían ser tener demasiados competidores del mismo ramo o las marcas emergentes en
el mercado. 
7. Define las estrategias del análisis FODA
Cuando todas las características y puntos de la matriz FODA estén listos, es momento
de pensar en las acciones siguientes para cada factor. Realizar este plan estratégico te
ayudará a abordar las debilidades y amenazas, así como aprovechar las fortalezas y
oportunidades.
Las estrategias se forman a través de diferentes enfoques:
Para hacer tus estrategias, tienes que pensar en la matriz como una relación de
elementos. ¿Cómo equilibrarías las cuestiones favorables y desfavorables de tu
empresa?
La estrategia de fortalezas requiere un enfoque de éxito 
Por medio de lo que destaca en tu organización, deberás aprovechar las oportunidades.
Además, piensa como podrías contrarrestar los aspectos negativos.
Ejemplo: si tienes un equipo de ventas capaz, pero careces de una estrategia de
marketing, utiliza sus conocimientos en la interacción con los clientes al elegir los
canales de comunicación más adecuados.
La estrategia de oportunidades requiere un enfoque de adaptación
Emplea tus áreas de oportunidad como una respuesta hacia tus debilidades o como una
manera de actuar ante las amenazas.
Ejemplo: si tus competidores tienen más años de experiencia y prestigio en tu localidad,
integra un equipo de expertos en marketing digital que te lleven a nuevos públicos.
La estrategia de debilidades requiere un enfoque de reacción
Mejora los aspectos que ahora son más débiles con ayuda de tus fortalezas y
oportunidades. Así, evitas que el crecimiento de tu negocio se frene.
Por ejemplo: si tus ventas son constantes, pero solo usas medios de publicidad
tradicionales como los anuncios por TV, es tiempo de crear una estrategia de
marketing completa.
La estrategia de amenazas requiere un enfoque de supervivencia
Revierten las amenazas con ayuda de tus fortalezas. Son los componentes donde tienes
la menor y la mayor influencia, respectivamente.
Por ejemplo: si surgen competidores nuevos y tu participación de mercado disminuye,
pero tienes la mejor relación entre calidad y precio, es momento de que utilices ese
elemento para atraer a más clientes y retener a los ya existentes.
8. Haz una revisión final del análisis FODA
Realiza una última revisión para confirmar que todos los elementos definen la situación
actual de tu negocio. Por último, crea un esquema que ayudará a todos a comprenderlo
sin problemas. Si no sabes cómo hacerlo, en la web encontrar muchas plantillas
gratuitas con diferentes diseños que puedes adaptar a la imagen de tu empresa.
¿Cómo se construye la matriz DOFA?

La elaboración de una matriz DOFA es algo relativamente sencillo, la imagen siguiente

les ilustrará sobre la manera en que se puede hacer:

Luego de escribir en cada una de las casillas la información correspondiente

(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) se procede a enlazarlas –tal cual
como se muestra en la gráfica- diseñando las estrategias correspondientes:
 FO: En esta celda se escriben las estrategias que conducen al aprovechamiento de
las oportunidades, haciendo uso de las fortalezas.
 FA: Se diseñan estrategias que conduzcan a la disminución del impacto de la
amenaza, haciendo uso de las fortalezas maximizando éstas últimas al tiempo.
 DO: Se trazan estrategias que lleven a la disminución de las debilidades y la
maximización de oportunidades.
 DA: Se elaboran estrategias que minimicen las debilidades y amenazas al tiempo.
Cabe anotar (aun siendo obvio) que las Debilidades y Fortalezas hacen parte de los
factores internos de la empresa, tales como:
 Tecnología
 Mano de Obra
 Costos y demás
Y las amenazas y oportunidades al ambiente en el que se encuentra la empresa:
 Factores culturales
 Factores políticos
  Competencia, entre otros

¿Cuál es la importancia de la matriz DOFA?

La matriz DOFA es importante en el análisis de un negocio y según sus siglas la
matriz DOFA permite definir aspectos internos y externos que favorecen o inhiben el buen
funcionamiento de la empresa, l La matriz se desglosa de la siguiente manera: (D)
debilidades: se refiere a aspectos internos que de una forma u otra no permitan el
crecimiento empresarial o que ralenticen el cumplimiento de los objetivos planteados; (O)
oportunidades : se refiere a los eventos o características externas al negocio que se pueden
utilizar a favor del emprendedor para garantizar el crecimiento de su empresa; (F)
Fortalezas : son las características internas del negocio que permiten impulsarlo y cumplir
con las metas marcadas y finalmente (A) Amenazas: son los hechos externos al negocio, la
mayoría de las veces incontrolables por el propietario y el personal de la empresa analizada.
 INFORME
Para hablar de la importancia de la matriz DOFA, primero debemos saber en qué consiste.
De acuerdo a lo explicado en la clase por la instructora Eliana lo que pude entender es que
es una herramienta que facilita a las organizaciones el análisis de la situación interna y
externa de la organización y de esta manera enfrentar situaciones positivas como negativas.
Su importancia como herramienta de trabajo desde mi punto de vista, está en toda la
información que nos brinda para así saber la situación real de la empresa y esto influye
totalmente en la toma correcta de las decisiones que se puedan tomar en ese momento.
Al contar con el conocimiento de las fortalezas, oportunidades, fortalezas y debilidades
podemos saber qué tipo de estrategias establecer y como desafiar los componente internos y
externos de la empresa.
En cuanto al tema personal la matriz DOFA Con esta herramienta se analiza las
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de las personas en el cumplimiento de
sus metas individuales y les permite comprender mejor su realidad para poder plantear
estrategias que les ayuden a alcanzar sus objetivos.
El objetivo del análisis FODA es evaluar el presente y el futuro de tu carrera. Te brinda una
nueva perspectiva de lo que haces bien, al mismo tiempo que te permite identificar tus retos
y el camino a seguir, de acuerdo con los datos que hallaste.
También te brinda ideas clave basadas en tus propias fortalezas y debilidades. De esta
manera, tendrás información precisa para hacer tus decisiones.
En general, obtendrás el autoconocimiento que verás reflejado en el incremento de tu
productividad, así como en la mejora de tu imagen laboral y profesional.
Por último, el uso de la matriz DOFA en gestión documental es muy importante ya que nos
permitirá adoptar lo que sea necesario para la mejora de la gestión documental y crear así
plan de prevención de desastres para área de archivo en caso de que esa sea su falencia, y
nos permitirá buscar estrategias, para sus posibles soluciones.
 PARTE C: DOFA ejemplo a. Realizar la matriz FODA a una empresa de su
preferencia, recuerde que para el análisis externo (oportunidades y amenazas)
deberás tener en cuenta el macroentrono (Factores políticos – legales, Factores
Fiscales, Factores económicos, Factores socio – culturales, Factores ecológicos,
Factores tecnológicos) y el microentorno (clientes, productos/servicios sustitutos,
competidores potenciales, proveedores). Para el análisis interno (debilidades y
fortalezas) deberás analizar los recursos tanto tangibles como intangibles, la
capacidad de la empresa entre otros.

Área de archivo de la clínica Laura Daniela

DEBILIDADES
 En el manual de funciones de la empresa
no se encuentra agregado las funciones
respectivas de la sección de archivo.
 No Existe un plan de prevención de
desastres para área de archivo.
 La entidad no cuenta con la actualización
del programa de gestión documental.
FORTALEZAS
 Se cuenta con personal encargado la limpieza.
 Se cuenta unidades de conservación tales como
cajas X200 y X300.
 La entidad tiene elaborado y aprobado la
política de calidad.
 La empresa cuenta con centros de apoyo
cercanos a las instalaciones.

AMENAZAS
 Crecimiento del volumen documental.
 Perdida de la documentación por causa de
factores que se encuentran inadecuados en
el depósito.
 Incumplimiento normativo lo que conlleva
a sanciones.
OPORTUNIDADES
 adquirir las unidades de conservación que el
archivo general de la nación de en el Acuerdo
48 de 2000 y en el Acuerdo 006 de 2014 que
son adecuadas para cada archivo.
 La entidad va a contar con todos los procesos
necesarios para la implementación de la gestión
documental.
 La actualización del programa de gestión
documental cuenta con todos los proceso para
la implementación de los lineamientos de
gestión documental.
 b. Luego de realizar la matriz deberás realizar el análisis cruzado de la matriz y así
determinar las estrategias de la empresa.
PRINCIPALES OPORTUNIDADES PRINCIPALES AMENAZAS
1. adquirir las unidades de 1. Crecimiento del volumen
conservación que el archivo documental.
general de la nación de en el 2. Perdida de la
Acuerdo 48 de 2000 y en el documentación por causa
Acuerdo 006 de 2014 que son de factores que se
adecuadas para cada archivo. encuentran inadecuados

MATRIZ 2. La entidad va a contar con todos

los procesos necesarios para la
en el depósito.
3. Incumplimiento normativo

CRUZADA implementación de la gestión

documental.
lo que conlleva a
sanciones.
3. La actualización del programa de
gestión documental cuenta con
todos los proceso para la
implementación de los
lineamientos de gestión
documental.
PRINCIPALES FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA
1. Se cuenta con personal Si contamos con los medios para obtener Si contamos con un personal de
encargado la limpieza. la limpieza total para la conservación de limpieza, podemos controlar la
2. Se cuenta unidades de archivos, logramos así aprovechar con presencia de microorganismos y
conservación tales como mucha más facilidad las unidades de así logramos la conservación
cajas X200 y X300. conservación adecuadas para cada uno de total de los documentos.
3. La entidad tiene elaborado los archivos. También podemos realizar
y aprobado la política de actividades de control de plagas,
calidad. para así garantizar la salud
ambiental en las instalaciones.
PRINCIPALES ESTRETEGIAS DO ESTRATEGIAS DA
DEBILIDADES Teniendo en cuenta lo anterior podemos Reducimos las habilidades
1. En el manual de funciones decir que superaremos la debilidad que en mediante las actividades a
de la empresa no se este caso presentaría la unidad de realizar para la disminución de
encuentra agregado las archivo, ya que le daremos plagas que puedan afectar los
funciones respectivas de la aprovechamiento a cada de las unidades archivos que se encuentren en
sección de archivo. adquiridas para subsanar dicha debilidad esa unidad y de esa manera
2. No Existe un plan de y así obtener un plan de prevención para evitaríamos todo tipo de sanción
prevención de desastres ese tipo de falencias que presente la que la norma establece.
para área de archivo. empresa. De esa manera podemos
3. La entidad no cuenta con reemplazar esa debilidad por la
la actualización del oportunidad de contar con las unidades de
programa de gestión conservación.
documental.