TALLER

DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS IMPRESAS

SINDY YULIETH MONTENEGRO VÁSQUEZ

LUIS ANGEL PALACIOS

INSTITUTO TECNICO PROFESIONAL ROLDANILLO VALLE –INTEP

SEDE GUACARI VALLE
Mayo, 2021
 DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS IMPRESAS

Concepto.-
Diseñar es un proceso estructural para llegar a un fin: Crear.
Crear es concebir; se trata de un proceso complejo compuesto de diversas etapas
en las que se analiza, sugiere, desecha, retorna, corrige, afinan detalles, se
prueba, y se decide.
Definición de forma.- Una forma es un instrumento de comunicación
administrativo impresa, contiene información fija y espacios para anotar
información a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos
contendrá instrucciones para ser llenada y utilizada
Una forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la
información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de
un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.
La preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá,
origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias,
usuarios y resultados esperados.
La importancia de una forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los
métodos de trabajo y no tan solo en la información que a través de ella se obtiene.
En la actualidad el uso de las formas tiene gran importancia debido principalmente
a:
 Su contenido
 La cantidad que de ellas se utiliza
 El alto costo que representan
 Constituyen el principal instrumento de los procedimientos y procesos
administrativos
 Fingen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.

Elementos funcionales:
Identificación: Logotipo de la organización, Título, Fecha, Número de hoja, Nombre
de quien la elabora, revisa y/o autoriza, Clave de la forma.
Orden de los componentes:
Secuencia de datos, flujo del trabajo, cuerpo (datos principales), instrucciones al
pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio por
llenar, se anexa el instructivo.
Lista de comprobación del diseño de la forma
Diseñar requiere principalmente consideraciones funcionales, estéticas y
simbólicas. El proceso necesita numerosas fases como: observación,
investigación, análisis, testado, ajustes, modelados (físicos o virtuales mediante
programas de diseño informáticos en dos o tres dimensiones).
La función de una forma
 Cuándo se empleará la forma
 Cuántas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y
almacenamiento
 Quién llena la forma y quién la utiliza
 Cuántas unidades de la forma se requieren al año
Consideraciones funcionales y físicas
 Para elaborar una forma debe partirse de la información recabada relativa a
su objeto, fuente de información, necesidades que la originan, método de
llenado, número de copias, procedimientos en que interviene y resultado
que se espera obtener.
 Lograr el control de las operaciones.
 Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:
 La organización de los datos.
 La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes.
Consideraciones de tipo funcional:
Información básica, título, secuencia de datos, espacios para llenar a mano o a
máquina, número de copias y clase de forma.
Consideraciones de tipo material:
Papel, medidas, tintas, numeración foliada, tipo de letra, carbones, vocabulario,
márgenes, encuadernación, métodos de reproducción y aspectos de visualización.
Control y distribución de las formas
Clasificación de forma Procesos Funciones
 Por unidad administrativa
 Por denominación
 Por características físicas
Formulación del catálogo de formas
Debe contener la clasificación, descripción de la forma, objetivo, modelo
desplazado, modelo vigente autorizado, descripción del procedimiento y utilización
de espacios destinados a la información variable y diagrama de flujo.

Control sobre la creación de formas

Principales elementos:
 Correcta distribución de espacios, facilidad de llenado y contenido preciso
de información básica.
 Adecuada elección del tipo de impresión, calidad del papel y tipo de
encuadernación.
 Influencia que ejerce en los procedimientos existentes.
 Impacto esperado en el caso de nuevos procedimientos.
 Beneficios que reporta en cuanto al control de información.
Control sobre la reimpresión de formas
Comprende el estudio del diseño y la especificación de la forma para determinar
correcciones con la oportunidad y celeridad necesarias, para no entorpecer o
retrasar los procedimientos de trabajo.
Control de las formas en el almacén
 Se debe considerar lo siguiente:
 Formulación de un programa de abastecimiento.
 Conocimiento de las necesidades de las unidades administrativas de la
organización.
 Comunicación efectiva con todas las unidades encargadas de administrar
recursos y proveedores.
 Existencia de un sistema de información que garantice congruencia y
oportunidad en el control de las formas.
 Pronta atención de las requisiciones de papelería.
Informes
En términos generales un informe es un trabajo cuyos resultados o cuyo producto
es esperado por personas distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es
encargado por terceros (por ejemplo un profesor, o un jefe, o ejecutivo, etc.). En
cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir
un informe. Lo esencial es dar cuenta de algo que sucedió, con una explicación
que permita comprenderlo.
El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica, o
comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una
organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor
(reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos).
Registros
Tarjeta para el control interno de formas
Registro de impresiones y reimpresiones que contiene las características más
relevantes de las formas.
Formas actuales de archivos
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo
documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo
periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el
archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo
de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un
archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar
las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de
identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en
secuencia según el orden en que lleguen las formas al control.
De Línea: Datos fijos (letras) que van seguidos de una línea

De Columnas: Columnas y renglones

De Casillas: Encerrar un dato fijo dentro de un cuadro o rectángulo
Combinado: Casillas y bloques
 CONCLUSIÓN
En el diseño o rediseño de formas, se comprenden los puntos centrales que deben
ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Con el análisis de formas se ha
probado la necesidad de contar con datos específicos en cualquier área sea en
sistemas contables y de información administrativa.
Se puede determinar que el análisis de formas abarca el diseño de formas y su
control. Tiene cuatro objetivos:
 Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser
analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o
mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la forma serán los
que resulten absolutamente necesarios.
 Preparar la información: El análisis de la preparación del material se
propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Para
ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Los
datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo
las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con
otros fines.
 Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando
alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La información
se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el
que toma las decisiones.
 Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es
parte del análisis de formas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo
ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios
de comunicación, como “microfilm” o cintas de computadora, para
guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos almacenados?
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

https://www.buenastareas.com/materias/analisis-dise%C3%B1o-y-control-de-
formas
https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/ANALISIS-DISE%C3%91O-Y-
CONTROL-DE-FORMAS/2244668.html
https://www.redalyc.org/jatsRepo/3579/357959312009/357959312009.pdf
https://www.google.com/search?q=formatos+combinados