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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE NO. 5

EVIDENCIA 1: FLUJOGRAMA “PROCESOS DE LA CADENA LOGÍSTICA Y EL

MARCO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL”

Presentado a la Instructor:

RAMON JULIO CUBIDES RODRIGUEZ

Presentado por:

María Fernanda Jiménez Cubillos

Cristina Marín Rivera
Luis Gabriel Rodríguez Malagón

SENA
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA

FICHA: 2218151
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TABLA DE CONTENIDO

Introducción 4

Objetivos 5

Actividad de Aprendizaje No. 5 6

Evidencia 1: Flujograma “Procesos de la cadena logística y el marco

estratégico institucional”

1. Seleccione una empresa que desarrolle operaciones logísticas. 7

2. Identifique los procesos, procedimientos y las estrategias de la cadena 8

logística de la empresa seleccionada.

3. Elabore un flujograma detallando lo solicitado en el punto anterior, 13

además de su relación con los objetivos y metas establecidas.

4. ¿El flujograma permite entender con facilidad el proceso? 14

5. ¿Las actividades propuestas en el proceso se presentan de manera 14

secuencial?

6. ¿Se identifica con claridad los responsables de cada actividad? 14

7. ¿Se identifica con claridad los tiempos de ejecución de cada 15

actividad?

8. ¿El proceso facilita su ejecución? 15

9. ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la misión de la empresa? 15

10. ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la visión de la empresa? 16

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11. ¿Tiene correspondencia el proceso con los objetivos y metas 16

institucionales, a través de la relación costo/beneficio y las tecnologías

aplicadas en el proceso?

12. ¿El proceso satisface las necesidades del segmento de mercado al 17

cual va dirigida la empresa?

13. ¿Cree que las estrategias logísticas cumplen con las políticas 17

organizacionales?

14. De acuerdo con la información consultada de la empresa ¿Qué 17

estrategias logísticas implementaría? ¿Qué elementos tendría en

cuenta para su desarrollo?

Conclusiones 19

Bibliografía 20
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INTRODUCCIÓN

Los flujogramas son la manera de visualizar el flujo de datos a través de sistema de

tratamiento de la información; Describen operaciones y en qué secuencia se requieren

para solucionar el problema dado en el proceso de entrega de encomiendas que se tiene

en el área.

El flujograma es una representación diagramática o mejor dicho un organigrama que

ilustra la secuencia de las operaciones que se realizará para conseguir la solución al

problema que tenemos al interior del COMEB-PICOTA exactamente en el área de

recepción y entrega de encomiendas al personal privado de la libertad (ppl).

Mediante este flujograma lo que queremos es mostrar las falencias presentadas en el

área de encomiendas en el COMEB-PICOTA, haciendo más fácil la comprensión de los

problemas.
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OBJETIVOS

Objetivo General

Indicar la secuencia gráfica del proceso de recepción y entrega de encomiendas al

interior del establecimiento penitenciario PICOTA, dando a conocer la problemática y

mostrando cuál puede ser la solución al problema presentado.

Objetivos específicos

• Estructurar la solución al problema que se presenta en él COMEB en el área de

encomiendas, mediante gráficos para que sea más fácil de entender.

• Dar una visión completa del problema que se está presentando en la recepción,

control y entrega de las encomiendas para las personas privadas de la libertad,

mediante diagramas de flujo.

• Permitir una comprensión más rápida y fácil del problema presentado, a quien desee

interpretar lo que está sucediendo en el área de encomiendas.

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Actividad de aprendizaje 5

Evidencia 1: Flujograma “Procesos de la cadena logística y el marco

estratégico institucional”

Según el manual de procesos y procedimientos de la Gobernación del Magdalena:

Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos

organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y

predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las

fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan

las funciones de acuerdo con su estructura orgánica. (Gobernación del Magdalena, s.f.).

A su vez, los procedimientos son definidos allí como:

Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un

conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en

relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas

establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento

para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de

materiales, etc. (Gobernación del Magdalena, s.f.)

Basado en lo anterior y teniendo en cuenta el material de formación “Marco estratégico

de un plan maestro” y el material “Guía técnica para la elaboración de manuales y

procedimientos” ubicado en los materiales complementarios, elabore un diagrama de

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flujo donde se indique la relación entre los procesos y procedimientos de la cadena

logística y los objetivos y metas de una organización.

Para ello realice lo siguiente:

1. Seleccione una empresa que desarrolle operaciones logísticas.

Respuesta:

La empresa es Instituto Penitenciario y Carcelario INPEC, específicamente el área de

encomiendas del Complejo Metropolitano de Bogotá (Picota).

Imagen 1. Complejo Metropolitano de Bogotá (Picota)

Fuente. www.inpec.gov.co
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2. Identifique los procesos, procedimientos y las estrategias de la cadena logística de la

empresa seleccionada.

Respuesta:

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, Fue creado en diciembre de

1992 es un Establecimiento Público adscrito al Ministerio de Justicia y del Derecho

responsable de la ejecución de la pena y las medidas de seguridad interpuestas por

las autoridades judiciales y la atención básica de la totalidad de la población reclusa y

el tratamiento orientado a la resocialización de la población condenada. Su sede

principal se encuentra en Bogotá.

Imagen 2. Complejo Metropolitano de Bogotá (Picota)

Fuente. www.inpec.gov.co
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Misión:

El INPEC, es una institución pública administradora del sistema penitenciario y

carcelario del país; contribuimos al desarrollo y resignificación de las potencialidades

de las personas privadas de la libertad a través de los servicios de tratamiento

penitenciario, atención básica y seguridad, cimentados en el respeto de los derechos

humanos, el fomento de la gestión ética y transparente.

Visión:

El INPEC en el 2020, será reconocido por su contribución a la justicia, mediante la

prestación de servicios de seguridad penitenciaria y carcelaria, atención básica,

resocialización y rehabilitación de la población reclusa, soportado en una gestión

efectiva, innovadora y transparente e integrada por un talento humano competente y

comprometido con el país y la sociedad.

Objetivos estratégicos:

• Sostener la Atención Social a la población privada de la libertad, que les otorgue

condiciones dignas en la resocialización.

• Brindar programas pertinentes de tratamiento penitenciario orientados a la

población privada de la libertad que les permita su resocialización para la vida en

libertad.

• Generar condiciones permanentes de seguridad en los establecimientos de

Reclusión del Orden Nacional.

• Gestionar los programas académicos de acuerdo con los lineamientos establecidos

en la legislación vigente con el fin de producir una oferta educativa pertinente y de

calidad.
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• Garantizar la gestión del Talento Humano, para que los servidores penitenciarios

desarrollen de manera competente y comprometida la nacionalidad de la institución.

• Implementar un modelo de planeación y gestión que articule la adaptación de

políticas, afiance la actuación administrativa, facilite el cumplimiento de las metas

institucionales y la prestación de servicios a la comunidad.

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, cuenta con establecimientos

de reclusión a nivel nacional. Nuestro proyecto se encuentra formulado hacia el área

de encomiendas del Complejo Metropolitano de Bogotá (Picota). Dentro de esta área

se presentan una serie de falencia, por lo cuales se busca identificar los factores que

ayuden a mejoramiento de las mismas.

Proceso de recepción y entrega de encomiendas al personal privado de la

libertad (ppl):

El Personal privado de la libertad (Ppl), al interior de los establecimientos

penitenciarios y carcelarios reciben encomiendas de sus familias, con elementos de

aseo y ropa, llegan a los establecimientos por medo de la empresa Servientrega o por

ventanilla (directamente de los familiares). Las encomiendas una vez cumplan con

ciertos procedimientos de seguridad y logísticos son entregadas al personal privado

de la libertad para que puedan hacer uso de las mismas.

El proceso de recepción y entrega de encomiendas en la actualidad, se lleva a cabo

de la siguiente manera:
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1) La recepción de encomiendas se puede presentar por:

A. Servientrega:

a) En el SISIPEC WEB, se digita el NUI o TD del ppl para verificar si se

encuentra recluido en el establecimiento.

b) Si el ppl no se encuentra en el establecimiento, se devuelve la

encomienda al funcionario de Servientrega.

c) Si el ppl se encuentra en el establecimiento, la encomienda es llevada a

la máquina de RX, para verificar que no haya elementos de prohibida

tenencia.

d) Si la encomienda no cumple con los requisitos de seguridad es devuelta

al funcionario de Servientrega.

e) Si la encomienda cumple con los requisitos de seguridad, la encomienda

es recibida.

B. Ventanilla (directamente del familiar del ppl):

a) Se le entrega al familiar un formato para que relacione los elementos que

entregara en la encomienda.

b) Se verifican que los elementos sean los que están autorizados y se

requisan verificando que no haya elementos de prohibida tenencia.

c) Si la encomienda no cumple con los requisitos de seguridad es devuelta

al familiar de la persona privada de la libertad (ppl).

d) Si la encomienda cumple con los requisitos de seguridad, la encomienda

es recibida.
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2) Una vez recibidas las encomiendas, las mismas son llevadas al área de

almacenamiento.

3) Seguidamente las encomiendas son distribuidas por patios para iniciar su

respectiva entrega.

4) Una vez distribuidas las encomiendas, estas nuevamente son llevadas a la

máquina de RX, para verificar que no haya elementos de prohibida tenencia e

ingresarlas a la parte interna del establecimiento (donde se encuentran los patios

o pabellones donde se encuentra recluido el personal privado de la libertad).

5) Si las encomiendas al pasarlas nuevamente por la máquina de rx, no cumple con

los requisitos de seguridad, debe ser devuelta al área de almacenamiento para

que efectúen la respectiva investigación de la falencia de seguridad, teniendo en

cuenta que en ese punto ya se había hecho el respetivo filtro de seguridad y no

tendría por qué presentarse este tipo de situaciones.

6) Si las encomiendas al pasarlas nuevamente por la máquina de rx, si cumple con

los requisitos de seguridad, dichas encomiendas son llevadas al cubículo para

hacer la entrega de las mismas al personal privado de la libertad (ppl).

7) Estando ubicadas las encomiendas en ese punto, el funcionario encargado de

dicha distribución, envía volantes para llamar al ppl correspondiente y se le

pueda hacer la entrega de la encomienda.

8) Una vez la persona privada de la libertad haga presencia en el punto de entrega,

el mismo verifica los elementos de la encomienda.

9) Una vez verificados dichos elementos se le hace entrega de la misma.

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3. Elabore un flujograma detallando lo solicitado en el punto anterior, además de su

relación con los objetivos y metas establecidas.

Respuesta:

Esquema 1. Flujograma procesos y procedimientos de la cadena logística del área de

encomiendas del COMEB (INPEC).

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4. ¿El flujograma permite entender con facilidad el proceso?

Respuesta:

Es claro y permite identificar las tareas a cumplir en cada etapa del proceso,

mostrando la secuencia en que se realizan todas las actividades.

5. ¿Las actividades propuestas en el proceso se presentan de manera secuencial?

Respuesta:

Si, existe una secuencia lógica y coherente, se muestra un proceso ordenado.

6. ¿Se identifica con claridad los responsables de cada actividad?

Respuesta:

Se evidencia de forma apropiada y refleja el proceso de la forma en que realmente

opera el área de encomiendas del COMEB (Picota), los miembros de dicha área

poseen un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. De igual

forma, se puede determinar quien es el encargado de cada proceso.

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7. ¿Se identifica con claridad los tiempos de ejecución de cada actividad?

Respuesta:

No se identifican con claridad los tiempos de ejecución de cada actividad, debido a

que todas las veces no son la misma cantidad de encomiendas que se recepcionan,

por lo tanto, en ocasiones el tiempo es corto porque son pocas la encomiendas a

recibir y entregar o a veces es demasiado es extenso porque son demasiadas la

encomiendas que se reciben y entregan.

8. ¿El proceso facilita su ejecución?

Respuesta:

El personal ha tenido una instrucción previa para el manejo de esta área, por lo tanto,

ya tiene claro el proceso de la cadena logística de esta área, y aunque hay falencia se

les ha facilitado su ejecución.

9. ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la misión de la empresa?

Respuesta:

Efectivamente se evidencia relación entre el proceso y la misión de la empresa,

teniendo en cuenta, que a pesar de las falencias que se presentan, la empresa con

este proceso busca brindar la atención básica y el respeto de los derechos humanos

al personal privado de la libertad.

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10. ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la visión de la empresa?

Respuesta:

De igual forma, se evidencia que existe relación entre el proceso y la visión de la

empresa, teniendo en cuenta que, la empresa busca verse como un ejemplo de

atención básica, una empresa transparente, innovadora, una empresa comprometida

con la resocialización de los ppl.

11. ¿Tiene correspondencia el proceso con los objetivos y metas institucionales, a través

de la relación costo/beneficio y las tecnologías aplicadas en el proceso?

Respuesta:

Permite que la evaluación de los indicadores y metas para analizar los resultados a

través de los desarrollos de los procesos planificación estratégica, teniendo como

base las prioridades a los recursos y el bienestar del personal y del cliente, que en

este caso es el personal privado de la libertad.

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12. ¿El proceso satisface las necesidades del segmento de mercado al cual va dirigida

la empresa?

Respuesta:

Todo el proceso está enfocado a la producción con calidad y seguridad, la cual busca

la satisfacción del cliente.

13. ¿Cree que las estrategias logísticas cumplen con las políticas organizacionales?

Respuesta:

Aunque la institución, presenta falencia en esta área por falta de sistematización de

los procesos, las estrategias logísticas cumplen con las políticas organizacionales,

tenido en cuenta que se busca la manera de ofrecerle al ppl un derecho como

persona a tener el mínimo vital y a vivir dignamente, con las encomiendas que les

envían sus familias.

14. De acuerdo con la información consultada de la empresa ¿Qué estrategias logísticas

implementaría? ¿Qué elementos tendría en cuenta para su desarrollo?

Respuesta:

• Mejorar e innovar continuamente el servicio de encomiendas.

• Sistematizar los procesos logísticos del área, lo cual ayudaría para la seguridad

de información y de identidad a la hora de la entrega de las encomiendas, al igual

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que para agilizar los procedimientos y entregar la encomiendas en tiempos más

cortos.

• Suprimir los formatos de recepción de encomiendas, para evitar el desgaste

material e implementar una base de datos que permitan tener una información

actualizada y veraz.
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CONCLUSIONES

La evidencia que se mostró anteriormente demuestra las falencias y las posibles

soluciones mediante gráficos que se presentan en área de encomiendas en el COMEB.

Podemos entender más fácilmente los problemas presentados mediante un flujograma,

ya que es más agradable darle una lectura, por su esquema mediante diversos símbolos

para presentar un problema y quizás una solución.

Por medio de las diversas flechas llevamos la secuencia de operación, que conectan los

símbolos, para un mejor entendimiento de lo que se quiere expresar en el problema

relacionado con la recepción y entrega de encomiendas al personal privado de la libertad.

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BIBLIOGRAFÍA

• SENA. Marco estratégico de un plan maestro.

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Ventas/822202/Co

ntenido/DocArtic/Material_Marco_estrategico_de_un_plan_maestro.pdf

• SENA. Guía técnica para la elaboración de Manuales de procedimientos.

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-103522704-dt-content-rid-

193444701_4-

1/institution/SENA/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Guia_tecnica_para_la_elab

oracion_de_manuales_de_procedimientos.pdf?version=1

• INPEC. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC.

http://www.inpec.gov.co/web/guest/institucion/formulacion-estrategica/mision-y-

vision