Aprendiz – Luisa Fernanda Beltran

DESARROLLO

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos

que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la
empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario,
realizará además otras funciones.
“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las
entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones ,deberán observarse los
principios y los procesos archivísticos.”
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

 Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo
 Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de
envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

 Asignación de consecutivo,
 fecha y hora Impresión de rótulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas
de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
 A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº Fecha
orden de Clase Remitente DestinatarioAsunto Anexo
de Día entrada
Me s
entrada s

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a

continuación:
2. Registro de salida carta:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:

 el número de registro

 la fecha

 el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente

comunicación
Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA
Nº
Referencia Fecha
ordenC Destinatario Asunt
de Anexo
lase o
salida s
3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de
los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas.
Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede
ser:
 único

 existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA: Este procedimiento consiste en la recepción/envío de

correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el
registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en
ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento
de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.
devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,

que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe “Administración Documental”