¿Qué es el análisis de puestos?

El análisis de puestos de trabajo es un proceso que sirve para recopilar

información sobre las tareas, responsabilidades, habilidades requeridas y
resultados esperados de una posición laboral, a fin de saber qué perfil es el más
idóneo para ocuparlo.

El proceso implica recopilar la mayor cantidad posible de datos para realizar

una descripción completa del puesto. Los encargados de realizar el análisis son
el departamento de Recursos Humanos de una organización o los analistas
especializados, junto a la participación continua de toda la institución.

Una vez procesada la información del análisis, el área de Recursos

Humanos puede llevar a cabo las etapas siguientes que consisten en publicar la
búsqueda laboral, seleccionar entre las ofertas recibidas, entrevistar a las
personas más idóneas y elegir al candidato más apto.

¿Cuándo se realiza el análisis de puestos?

El análisis de puestos se realiza ante la necesidad de cubrir un cargo dentro de
una organización (que puede ser un puesto ya existente dentro del organigrama o
uno nuevo), o para perfeccionar el nivel de los actuales empleados.

Es un proceso fundamental para cualquier institución a pesar de que algunas no

reconocen su importancia y optan por otros modos de menor precisión para la
selección y la contratación de sus empleados.

Además, existen otras situaciones en las organizaciones, que requieren de un

análisis de puestos, por ejemplo:

 Cuando se decide fundar una organización.

 Cuando se crean nuevos puestos de trabajo en la institución.
 Cuando se modifican los puestos de trabajo ante una nueva distribución de
las áreas.
 Cuando es necesario actualizar el sistema de retribución de salarios de la
organización.
 Cuando el número de empleados disconformes representa a una mayoría o
ante un reclamo grupal.
 Cuando la productividad y el rendimiento de la organización no alcanzan
los objetivos esperados.
 ¿Para qué sirve el análisis de puestos?
El análisis de puestos de trabajo brinda diversos beneficios:

 Conocer mejor el trabajo que realiza cada empleado y cada área,

especialmente para el gerente de la organización.
 Detectar a tiempo ciertas situaciones de conflicto que pueden
entorpecer el desempeño de las actividades de un área.
 Facilitar la incorporación de nuevos empleados al contar con detalle
claro del puesto y de las expectativas que se esperan del candidato.
 Establecer un nivel de salario apropiado para cada puesto.

Métodos de análisis de puestos

Existen diversos métodos para realizar el análisis de puestos, según el tipo de
cargo y rubro al cual se refieran, que se pueden emplear de manera individual o
combinados:

 El método de observación. Consiste en la modalidad más antigua y que

no pierde vigencia debido a su eficacia. Se basa en el estudio a través de la
observación directa de los empleados durante el desempeño de su trabajo
y de anotar los datos clave de la observación.
 El método del cuestionario. Consiste en una encuesta elaborada por un
analista especializado que deberá ser completada por el empleado. El
cuestionario se desarrolla de manera minuciosa para obtener respuestas
concretas e información clara sobre cada puesto de trabajo.
 El método de la entrevista. Consiste en el enfoque más versátil y
provechoso para la obtención de información porque implica una interacción
recíproca entre el analista y el empleado, que podrán resolver dudas en el
mismo momento. Previo a la entrevista, el analista elabora una serie de
preguntas y temas a tratar con el empleado para no olvidar ningún punto
importante.
 Elementos de una descripción de puestos
Los elementos de una descripción de puestos son los que permitirán llevar a cabo
un correcto análisis (a través del método más conveniente). Entre los principales
elementos se destacan:

 La identificación del cargo. Se refiere a los datos del puesto, como el

nombre del cargo, a qué departamento o a qué centro
de costos corresponde, qué nivel de instrucción es necesario, entre otros.
 El objetivo del puesto. Se refiere al resultado final esperado del cargo, lo
que determina su razón de existir dentro de la organización.
 El lugar del puesto en el organigrama. Se refiere al lugar que ocupa el
cargo en la representación gráfica de la estructura de la organización.
 Las actividades cotidianas del puesto. Se refiere al detalle de las tareas
diarias que debe realizar una persona al ocupar el puesto.
 Los vínculos claves. Se refiere a la relación con las áreas internas de la
organización y con los agentes externos con los que el puesto tiene
contacto, y al objetivo de esos vínculos.
 La toma de decisiones del puesto. Se refiere al nivel de responsabilidad
que requiere el puesto para tomar decisiones, ya sea de manera individual
o compartida (en ese caso, debe aclarar con qué área o cargo se
interrelaciona).
 Los indicadores clave del desempeño. Del término en inglés KPI (Key
Performance Indicator), se refiere a un tipo de medición que permite
conocer el nivel de rendimiento o de desempeño y está relacionado con los
objetivos del puesto (suele medirse en porcentajes).
 La promoción interna del puesto. Se refiere a una búsqueda dentro de la
organización de perfiles idóneos para ocupar la vacante de un puesto. Es
una manera de incentivar el crecimiento de los empleados dentro de la
institución.
 Los insumos necesarios para el puesto. Se refiere al detalle de
elementos y de espacio físico requeridos para el correcto desempeño del
cargo para que la persona pueda cumplir con los objetivos pautados (por
ejemplo, computadora, escritorio, teléfono celular, entre otros).
 MANUALES
Definición
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y
sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de
calidad, entre otras.) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe
mejor su tarea.
Importancia
Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender
adecuadamente la dinámica organizacional.
Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los
empleados de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
 La descripción de las actividades que deben se  desarrolladas por los
miembros de la organización
 Los procedimientos a través de los cuales esas  Actividades son cumplidas.
Ventajas
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organización, elementos éstos que  por otro lado sería
difícil reunir.
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones  o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trámite a través del tiempo.
3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
actuar o a que nivel  alcanza la decisión o ejecución.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de
las condiciones que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso
del tiempo.
 7. Facilitan el control por parte de los supervisores   de las tareas delegadas al
existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos
delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se
inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar
que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la
actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de
responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se
desarrollan.
12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
Desventajas.
1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe
afrontarse.
2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de
su contenido acarrea su total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en lo  manuales.
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que
sean útiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de
un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy
fluida y el volumen de tareas reducido.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS  POR

SU CONTENIDO O APLICACIÓN
Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran los siguientes
manuales de aplicación:
A.- Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
B.- Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos
a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer
a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,
permite:
 Agilizar el proceso de toma de decisiones
  Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:
producción, ventas, finanzas, personal, compras, entre otras.
C.- Manual de procedimientos y normas: Es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de
trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La
implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal
utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su
trabajo.
D.- Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la
organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del
organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y
motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
F.- Manual de Propósito múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal
o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y
utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo
de manuales. Un ejemplo de este manual es el de “políticas y procedimientos”, el
de “historia y organización”, en si consiste en combinar dos o mas categorías que
se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un
manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en
secciones
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un
cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través
de los cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito
de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no
se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará
difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones
registradas a través  de comunicados aislados. A continuación se agrega otra
clasificación:

CLASIFICACIÖN DE LOS MANUALES POR SU FUNCIÓN

ESPECÍFICA

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro

de este apartado puede haber los siguientes manuales:
 Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de
 producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
 Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste
en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos
a utilizar que afectan sus actividades.
 Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo
y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas
de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es
necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
 Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados
con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información
financiera.
 Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de
la elaboración de información financiera.
 Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más
importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes:
operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones,
entre otros.
 Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos
como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
 Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para
la unidad administrativa responsable de la actividad y como información
general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo
de “Manual técnico de auditoria administrativa”, y el “Manual técnico de
sistemas y procedimientos”. Estos sirven como fuente de referencia y
ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
 Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las
labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. El
supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy
poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual
de adiestramiento “explica como debe ejecutarse el encendido de la
 Terminal de la computadora y emitir su señal”, mientras que un manual de
procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso
activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas
programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para
comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. Otra
clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las
necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación;
pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

MANUALES GENERALES Y MANUALES ESPECÍFICOS

Manuales Generales:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
 Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal
y definiendo su estructura funcional.
 Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la
planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas
que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de
operar.
 Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y
actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas
generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Manuales Específicos:
 Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de
una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al
reclutamiento y selección personal en una organización.
 Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,
instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad,
aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.
 Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir
“políticas”, pero de un área especifica de la organización, señalando las
guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
 Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo,
por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.