Condiciones de seguridad.

Es muy importante la seguridad para los depósitos de Archivo, tanto en la prevención y actuación
ante desastres, así como en lo referente al acceso a los documentos, para evitar adulteraciones o
robos y la seguridad física de la documentación.

Para llevar a cabo una correcta preservación de documentos es necesario, entre otras cosas,
impedir que se siga perdiendo el acervo y no solamente con respecto al deterioro sino también
tomando las medidas necesarias para prevenir el robo.

En cuanto al tema de mi proyecto de investigación y basada en la información obtenida de las

fuentes investigadas, encuentro que es importante contar con políticas de seguridad ya que son
ellas quienes guiaran el comportamiento del personal y de los usuarios, así mismo las políticas
permitirán que la entidad trabaje bajo las mejores prácticas de seguridad.

Uno de los problemas del archivo en cuestión de gestión de documentos, es la seguridad, porque
permiten que puedas sacar el documento para sacarle copias y ya se han ido con los documentos
o libros que prestan.

Sería recomendable que la documentación requerida para consulta se proporcione pero

únicamente para su consulta dentro del archivo, llenando previamente un formato de Vale de
préstamo de Expedientes, así como con la identificación oficial del usuario para acceder al archivo
y así sería necesario que pasara por el área de registro para recogerla a la hora de su salida.
También sería conveniente que se tuviera un registro de cada uno de los expedientes que este
usuario consultó y que a la hora de retirarse y solicitar su identificación se le solicitara el material
consultado, y posteriormente entregarle su identificación para que se pueda retirar.

A continuación, algunas medidas de seguridad que deberían tomarse para resolver la

problemática planteada:

El Archivo debería adoptar las medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación
de la información y la seguridad de su acervo.

Contar con puertas y cerraduras instaladas, así como administrar la asignación de llaves para abrir
puertas y estanterías donde se reguarden archivos.

El personal que labore en el archivo deberá portar su gafete de identificación oficial.

Contar con vigilancia las 24 horas y/o en su caso un sistema de vídeo-vigilancia.

Sólo personal designado por el titular del Archivo podrá ingresar a áreas restringidas, en apego a
las políticas de seguridad y protección de datos personales y conservación de archivos.
Llevar un control y registro a través de libreta o bitácora la entrada y salida del personal. Controlar
y registrar a través de libreta o formato, la entrada y salida de toda persona ajena al Archivo, sólo
se permitirá el acceso a personas externas, previa identificación oficial.

El personal deberá acompañar a toda persona externa que ingrese al inmueble, desde la entrada
hasta el lugar de visita.

Escalonar el horario de comida del personal de vigilancia, de tal manera que nunca se queden las
instalaciones sin elementos de seguridad, los cuales deberán distribuirse en todas las áreas.

Solo personal autorizado puede tener acceso a los documentos, expedientes o materiales
localizados en los acervos del Archivo.

Evitar hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o
parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en el AHI.

El encargado de seguridad deberá tener números de teléfono de todo el equipo de emergencia

(bomberos, policía, instituciones de salud o autoridades de defensa civil).

Notificar y difundir al personal del AHÍ sobre las políticas de seguridad.

Creo que es importante el tema y sobre todo que el personal que trabaja en un archivo sepa y
conozca acerca de estas medidas y sobre todo la importancia y el valor que tiene la información
contenida en los documentos que se tiene en resguardo. Gracias a esta investigación nos
podemos dar una idea del tipo de seguridad que han implementado en instituciones que han
tenido el mismo problema y sobre todo como solucionarlos.

Es evidente que es necesario establecer una política adecuada de copias de seguridad en cualquier
organización; además de que las limitaciones presupuestales y la falta de instalaciones y equipos
técnicos adecuados han provocado una fuerte ralentización de los proyectos de preservación de
la memoria histórica.

Si bien creo que la información acerca de la seguridad en los archivos es clara y el tiempo
establecido en el cronograma de trabajo me ha permitido conocer los problemas y soluciones,
con respecto a la seguridad, en otras instituciones, es importante seguir investigando y
actualizándose para poder realizar un plan que nos ayude a garantizar la preservación y el acceso
a la información, y sobre todo que se vaya adaptando a las nuevas necesidades.

Fuentes consultadas:
Universidad Industrial de Santander. (2008, 30 septiembre). Guía para la Protección y
Conservación de Archivos. Proceso Gestión Documental.
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.08.pdf