Informe "Administración Documental".

De acuerdo con los conocimientos

adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar
un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Solucion:
El proceso de recepcion de documentos es el conjunto de operaciones de verificacion y
control de una institucion debe realizar para la admision de los documentos que son
remitidos por una persona natural o juridica. Al redicar se asigna un numero consecutivo
a las Comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de
recibido o enviado. Con el registro, las entidades ingresan a sus sistemas de datos como:
Remitentes o Destinarios, Nombres o Codigos de las dependencias competentes, Nombres
de los Funcionarios responsables del tramite, Anexos y tiempo de respuestas.
Registro de documentos: Definicion de medios de recepcion recibo de documentos
oficiales, verificacion y confrontacion de folios, copias, anexos, firma, constancia de
recibo asignacion de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art.2) Asignacion consecutivo de
envios.
Radicacion de documentos: Asignacion de consecutives, Fecha y hora, impression de
rotulos de Radicacion. Relacion entre los documentos recibidos o enviados, registro
impreso de planillas de Radicacion y de control de elaboracion de estadisticas.
Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registraran y archivaran
aquellas que guarden relacion con la actividad de la empresa:
Suministradores, Distribuidores, Organismos publicos, Entidades
dinancieras. Aquellas que ofrecen informacion a la empresa. A estas
Comunicaciones se les asigna un Numero, el cual servira como referencia y
sera anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Formato del Libro Registro de Entrada de Correspondencia:
Registro de Entrada de la Correspondencia Entrada: N°orden, Fecha de
entrada, Día, Mes.
Clase.
Remitente Destinatario.
Asunto.
Anexos.
La empresa estampa un sello.
Registro de Salida carta: Una vez escrita la carta o el comunicado, hay que
comprobar su correccion y prepararla para su emision.
Operacion: Minimo un Original y una copia. Ambos Deben estar registrados
y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer: El numero de registro, la fecha, el Destinatario.
Original: Se envia al correo.
 Copia: Archivo como justificante interno del envio de la Correspondencia
comunicación.
Formato de Registro de Salida:
Registro de Salida de la Correspondencia de Salida: Referencia fecha.
N°orden clase de salida.
Correspondencia Interna:
Anexos.
Destinatario.
Asunto.
En las grandes y medianas empresas. Ademas de los de entrada y salida, se lleva un
registro para las Comunicaciones internas, segun el volume de la comunicación y el
organigrama de la empresa. Este puede ser Unico o existentes tantos como departamentos
haya. (Funcionamiento igual al de registro de entrada y salida). Ejemplos de registro de
Correspondencia:
Recepcion, Envio y Registro de Correspondencia: Este procedimiento consiste en la
Recepcion/Envio de Correspondencia (Carta, Hoja de ruta, Formulario, Correspondencia
interna) y el registro posterior en le sistema de administracion de Correspondencia en
ambiente WEB desarrollado por el efecto.
Correspondencia Recibida: Cualquier tipo de Correspondencia dirigida al personal del
centro de sistemas de informacion, sera Recibida siguiendo los pasos:
Verificar que la Correspondencia este dirigida al centro de sistemas de
informacion.
Verificar el sello de recepcion este con la fecha del dia.
Sellar el document original y la copia para firmar ambos ejemplares.
Firmar el cuaderno de Correspondencia (En caso de que el departamento de
origen No utilice el sistema WEB y siga con el procedimiento manual).
Entrar al coordinador del centro de sistemas de informacion para su
conocimiento, registro y asignacion de la tarea.
Registro en el sistema: El coordinador del centro de sistema de informacion registrara la
Correspondencia Recibida en el sistema WEB y al mismo tiempo asignara en el sistema el
o los responsables e la ejecucion del requirimiento. El numero correlativo de
Correspondencia recibira sera anotada en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada:
Elaboracion: Cada funcionario del centro de sistema de informacion elabora sus propias
cartas, Hojas de ruta y Correspondencia general, debido a que el departamento No tiene
una secretaria asignada. Solamente aquellas documentos relacionados con adquisiciones,
Envio de facturas o solicitud de permisos o vacacion. Deben llevar el visto Bueno del
coordinador del centro del sistemas de informacion. Las cartas deben seguir una
numeracion correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega: La Entrega de la Correspondencia es Tambien funcion y responsabilidad de cada
funcionario del centro de sistemas en coordinacion con el asistente a medio tiempo
asignada al departamento, quien entragara el documento original en el departamento de
destino y hara sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema: Una vez que es entregada la Correspondencia, el coordinador del
centro de sistemas de informacion, registrara en el sistema de administracion de
Correspondencia, el documento enviado anotando el numero correlativo que emite el
sistema en la copia de Correspondencia enviada.
Archivos de la Correspondencia: Una vez registrada la Correspondencia enviada, el
coordinador del centro de sistemas de informacion, devolvera la copia al asistente para
que la guarde en el archivador correspondiente.
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las Comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envien en Cualquiera de sus dependencias del nivel central o local, a traves de
los centros de recepcion y distribuicion de Comunicaciones es el objetivo primordial de
este informe.