PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN LABORAL

FECHA: 0 marzo de 2015 VERSIÓN: 01 CÓDIGO: PÁGINAS: 1 de 8

MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO: TALENTO HUMANO

OBJETIVO

Realizar los trámites correspondientes para legalizar la contratación de personal

ALCANCE

Este procedimiento aplica para la contratación del personal; inicia desde la notificación del ganador del concurso a ser
contratado hasta la notificación a la Sección de Nómina del trabajador y sus condiciones contractuales.

DEFINICIONES

- No Aplica

GENERALIDADES

• Documentos de Referencia

- Formato Lista de Chequeo de Documentos en Hoja de Vida (AF-FO-013).

- Formato Compromiso de Entrega de Documentos de Ingreso (AF-FO-014).
- Formato Datos Cuenta Bancaria para (AF-FO-015).
- Formato de Solicitud de Personal (AF-FO-087).

• Condiciones Generales

- Para laboratorios acreditados o en proceso de acreditación en el contrato se deberán tener presente los requisitos
exigidos por la norma 17025.
- Se debe afiliar al trabajador a la Seguridad Social Integral según lo establecido por la ley laboral colombiana como
mínimo 24 horas antes del inicio del contrato.
- Los ajustes contractuales para los Administrativos relativos a ascensos en el escalafón, se presentarán ante el
Comité de Asuntos Laborales para su correspondiente aprobación y determinación de fecha de inicio de vigencia del
ajuste aprobado. Dichas aprobaciones serán remitidas a la Sección de Nómina para su aplicación. Gestión Humana
será responsable de generar las comunicaciones y otrosí al contrato necesarios para legalizar los ajustes aprobados.

REVISÓ: APROBÓ:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como copia NO CONTROLADA

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DESARROLLO

DOCUMENTOS PUNTOS DE
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
O REGISTROS CONTROL

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN LABORAL DE PERSONAL

Notifica al Analista de Contratación Formato Lista
el Ganador del Concurso y entrega de Chequeo
la siguiente información: Documentos de
Hoja de Vida
NOTIFICAR Profesional del - Formato Solicitud de Personal (AF- Contrato
GANADOR DEL Departamento FO-087) y el Formato Lista de Laboral
01
CONCURSO A de Gestión Chequeo Documentos de Hoja (AF-FO-013)
CONTRATAR Humana de Vida Contrato Laboral (AF-
FO-013), completamente Formato de
diligenciados junto con los Solicitud de
soportes para realizar la Personal
contratación. (AF-FO-087)

Verifica los soportes relacionados

en el Formato Lista de Chequeo Formato Lista
Verificación de
Documentos de Hoja de Vida de Chequeo
documentos
Contrato Laboral (AF-FO-013), Documentos de
ENTREGAR recibidos, vs.
entregados por el Profesional del Hoja de Vida
INFORMACIÓN Analista de Documentos
02 Departamento de Gestión Humana Contrato
PARA Contratación relacionados
con la información del ganador del Laboral
CONTRATACIÓN en el Formato
concurso y entrega el formato con (AF-FO-013)
Lista de
los soportes a la Auxiliar de Gestión
Chequeo
Humana correspondientes para Soportes
proceder a la vinculación.

Recibe y verifica que los

documentos entregados estén
completos y sean los requeridos
para legalizar el contrato.
Crea carpeta de Hoja de Vida del
Verificación de
trabajador. Contacta al Ganador del
documentos
Concurso e informa del resultado de
relacionados
CONTACTAR AL la convocatoria. Solicita la
en el Formato
GANADOR DEL documentación faltante para la Carpeta de Hoja
Auxiliar de Lista de
03 CONCURSO Y legalización del contrato e informa el de Vida del
Gestión Humana Chequeo vs.
CREAR HOJA DE plazo límite de entrega de la misma Trabajador
Documentos
VIDA (si aplica), así como fecha de inicio
requeridos
del contrato.
para legalizar
Remite Carpeta de Hoja de Vida a la
el contrato.
Secretaria de Archivo para creación
de ID.
Nota: En caso que el Ganador del
Concurso no pueda iniciar en la
fecha establecida o decline la oferta
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 laboral realizada, el Auxiliar
Administrativo informará al Jefe
solicitante la situación para aprobar
el aplazamiento del inicio del
contrato o acudir a lista de elegibles.
En caso de acudir a lista de
elegibles, se informará al
Profesional del Departamento de
Gestión Humana, para contactar a
quien ocupó el segundo lugar en el
concurso. En caso que no exista
candidato elegible en el segundo
lugar, se deberá volver a abrir
convocatoria.
NOTIFICAR AL
JEFE
Notifica al Jefe Solicitante la fecha
SOLICITANTE
de inicio del contrato del trabajador
SOBRE AJUSTES Auxiliar de
04 o ajustes a la fecha de inicio
EN LAS FECHAS Gestión Humana
solicitadas por el ganador del
DE INICIO DE
concurso.
CONTRATO
(SI APLICA)
Crea o Actualiza el ID para el
ID Creado y/o
Ganador del Concurso en el sistema
Actualizado
de información. Ver instructivo:
Creación y/o actualización de ID.
Formato Lista
Diligencia en el Formato Lista de
CREAR O Secretaria de de Chequeo de
05 Chequeo de Documentos en Hoja
ACTUALIZAR ID Archivo Documentos en
de Vida Contrato Laboral (AF-FO-
Hoja de Vida
013) el ID asignado al Ganador del
Contrato
Concurso, y devuelve la carpeta de
Laboral
hoja de vida al Auxiliar de Gestión
(AF-FO-013)
Humana.
ENTREGAR Entrega los documentos faltantes al
Ganador del
06 DOCUMENTOS Auxiliar de Gestión Humana en la
Concurso
FALTANTES fecha límite señalada.
Recibe y verifica que los
Formato Lista
documentos faltantes entregados
de Chequeo de
por el Ganador del Concurso estén
Documentos en
completos y sean los requeridos Verificación de
Hoja de Vida
para legalizar el contrato. En caso documentos
Contrato
de faltarle algún documento se debe mínimos
Laboral
RECIBIR Y Auxiliar de verificar si se puede seguir con el requeridos
(AF-FO-013).
07 VERIFICAR Gestión Humana proceso. para
DOCUMENTOS Si el documento faltante no es contratación.
Formato
indispensable para la legalización
Compromiso de
del contrato, informa del plazo
Entrega de
máximo de entrega de soportes
Documentos de
faltantes (cinco días hábiles).
Ingreso
Entrega al Ganador del Concurso
(AF-FO-014).
Formato Compromiso de Entrega

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 de Documentos de Ingreso (AF-FO-
014) para su diligenciamiento.
Si el documento faltante es
indispensable para la legalización
del contrato, informa al Ganador del
Concurso y se detiene el proceso
hasta que tenga la documentación
completa.
Realiza las afiliaciones a ARL y Caja
Verificación de
de Compensación. Soportes de
Afiliación a
Auxiliar de Diligencia los formatos de salud, Afiliación a EPS,
REALIZAR EPS, AFP,
08 Gestión Humana pensión y cesantías de acuerdo a AFP, AFC, ARL
AFILIACIONES AFC, ARL y
las certificaciones de afiliación o a y Caja de
Caja de
las entidades seleccionadas por el Compensación
Compensación
Ganador del Concurso.
Elabora contrato y entrega al
ELABORAR Auxiliar de
09 Analista de Contratación para su Contrato
CONTRATO Gestión Humana
revisión.
Verifica que el contrato cumpla con:
Verificación
normas legales, políticas
que el contrato
REVISAR Analista de institucionales, condiciones de
10 contenga los
CONTRATO Contratación contratación y lo devuelve al Auxiliar
requerimientos
de Gestión Humana para su
de ley
legalización.
Entrega al Ganador del Concurso el
contrato y los formatos de afiliación
a salud, pensión, cesantías y caja
Auxiliar de
de compensación para su firma.
Gestión Humana
Comunica al Trabajador sobre el
trámite que debe realizar para la
legalización del Carné Institucional.
Verifica que toda la información
Contrato
plasmada en el contrato y los
Firmado
Ganador del formatos de afiliación sea la
LEGALIZAR
Concurso correcta. Firma los documentos
CONTRATO Y Afiliaciones
entregados, y consigue la firma de
AFILIACIONES Y Firmadas
11 dos testigos para el contrato.
NOTIFICAR PARA
EXPEDICIÓN DEL Envía contrato a Rectoría para su
Registro de
CARNÉ legalización. entrega de
Remite para radicación a las afiliaciones para
entidades correspondientes los radicación y de
Auxiliar de formatos de afiliación ya firmados. contratos a
Gestión Humana Remite comunicación al
Rectoría
Departamento de Admisiones
Registro y Control Académico con el
Correo
nombre del Trabajador, ID y Grupo
Electrónico
de cargo para elaboración de Carné
Rector o Firma contrato y devuelve para su
delegado archivo.
LEGALIZAR Verifica si el trabajador tiene cuenta Formato Datos
12
MEDIO DE PAGO bancaria activa con las entidades Cuenta

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 Auxiliar de con las que la institución tiene Bancaria para
Gestión Humana convenio. Pago
Si posee cuenta, entrega Formato (AF-FO-015)
Datos para Cuenta de Pago (AF-
FO-015) al trabajador para su
diligenciamiento.
Si no tiene cuenta activa, entrega
carta de apertura de cuenta dirigido
a la entidad seleccionada por el
trabajador para su apertura y
posterior notificación.
Entrega Formato Datos Cuenta
Bancaria para Pago (AF-FO-015)
diligenciado con la información para
Trabajador
pago, o copia de la carta
suministrada por la entidad bancaria
con la información de la cuenta.
Remite a la Analista de Nómina el
Formato Datos para Cuenta de
Auxiliar de Pago (AF-FO-015) debidamente
Gestión Humana diligenciado o la carta del banco
para el registro de la cuenta en el
Sistema.
PRESENTAR AL Acompaña al trabajador a su sitio de
TRABAJADOR EN Auxiliar de trabajo en la fecha de iniciación de
13
EL PUESTO DE Gestión Humana labores establecida en el contrato y
TRABAJO lo presenta ante su jefe inmediato.
Archiva en la Carpeta de Hoja de
Vida los soportes generados en el
ARCHIVAR Auxiliar de
14 proceso de contratación y la remite
CONTRATO Gestión Humana
a la secretaria de Archivo para su
custodia.
Verifica que los documentos
archivados en la Carpeta de Hoja de
Vida entregada por la Auxiliar de
Gestión Humana, estén
debidamente relacionados en el
Formato Lista de Chequeo de
Documentos en Hoja de Vida Formato Lista
Contrato Laboral (AF-FO-013) y de Chequeo de
VERIFICAR diligencia en el mismo formato el Documentos en
Secretaria de
15 CARPETA DE recibido de la documentación. Hoja de Vida
Archivo
HOJA DE VIDA Incluye los soportes de afiliación de Contrato
seguridad social ya radicados en la Laboral
carpeta de hoja de vida y las actas (AF-FO-013)
de compromiso de documentos
faltantes si aplica.
Hace seguimiento a la entrega de
los documentos faltantes en los
plazos establecidos y archiva los
soportes cuando sean entregados.

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 Custodia la carpeta de hoja de vida
en el archivo, según la clasificación
de hojas de vida implementada.

Elabora memorando con los datos

NOTIFICAR del Trabajador contratado: nombre,
NUEVO cargo, dependencia a la cual queda
Auxiliar de
16 TRABAJADOR A adscrito, tipo de contrato, salario y Memorando
Gestión Humana
LA SECCIÓN DE fechas de ingreso y finalización del
NÓMINA contrato (si aplica) y envía a la
Analista de Nómina.

CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
Realizó el cambio
Fecha Versión Descripción
Cargo Nombre

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