Paralelos clases de documentos

Se considera que es documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en
las siguientes dimensiones: Su soporte físico o material, el mensaje e información que con
lleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; De manera que a
grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: Determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad publica o privada, debido a sus
actividades o funciones.
Documento Electrónico: Toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También encuentran documentos
electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital
documental, como son los archivos de gestión central e histórico.

Documento de Archivo: Lugar donde se encuentra toda la información producida en

cualquier fecha, lenguaje, forma o soporte, por una entidad publica o privada. Es una
expresión testimonial de carácter autentico, objetivo o imparcial, es interdependiente ya
que esta condicionando a los demás y siendo condicionado. En cumplimiento de sus
funciones jurídicas o administrativas conservando como prueba información y continuidad
de gestión.

Documento Electrónico: Son toda la información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos
electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental como
son los archivos de gestión central e histórico.

Similitud: similitud en la organización de los documentos. Tienen el mismo objetivo el

cual es mantener la información organizada y protegida, a fin de que sea fácil su
localización en el momento de que sea requerida la información. Se debe disponer de los
elementos necesarios de equipo, espacio y personal para el desarrollo de la función
archivística. Igualmente se deben crear archivos para clasificar la información, tanto la
que se produce, como la que se recepcióna. Se realiza la misma clasificación documental.

Diferencia: En el documento de archivo: El registro se encuentra en un medio cuya

información es accesible a través de la escritura manual y se mantiene en papa. El
contenido no se puede separara de su soporte, por lo cual se garantiza la integridad de la
información en el documento. El valor documental se puede determinar por su
autenticidad, entre ellas por la firma. Los documentos se mantienen en carpetas tangibles,
que se archivan en archivadores. En el documento electrónico: la información se
recibe en un medio cuyos símbolos son o pueden ser leídos, por medio de la computadora.
Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a otro documento,
siendo así más fáciles de vulnerar su contenido alterándolos o perdiendo la información.
Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en
formatos digitales. La autenticidad del documento depende del programa en el cual se
haya creado.

Ejemplo:
Documental Histórico: Retratan los hechos del pasado con un punto de vista más
moderno.
Testimonial: Filme basado en los testimonios, los cuales son el hilo conductor de la
historia que se cuenta.