¿Quién soy?

 Wedding Planner certificada y avalada por Noun Eventos desde el 2012.

 Events! Congreso para Profesionales de Eventos 2014 (diseñado, coordinado y
operado por Erendira Medina Wedding Planner & Event Designer)
 Certificación en Bodas Igualitarias por 14 Stories
 Certificación como Creadora de Eventos Especiales.
 Destination Wedding Specialist (SECTUR)
 Diseño de producto turístico para el mercado LGBTTI.
 Diseñadora de experiencias.
¿Porqué Wedding

Planning?
¿Qué es un
evento?
 EVENTO.

La palabra eventos deriva de

eventual, según el diccionario, algo
que puede suceder o no.
 LOS “10 NO”

1. Creemos que es posible saber lo que el futuro depara:

Siempre es necesario tener un plan B para cada acción que realicemos. Éste
es el famoso “as” en la manga que nos va a salvar de malas situaciones.
2. Creemos que es posible saber lo que desea nuestro
cliente: Acepta la limitación al planear. Planea la distribución de tu
personal colocando en los cargos más importantes a las personas más
inteligentes. Esto va a facilitarte mucho las cosas.
3. Creemos que lo importante es la idea: Apasiónate
con lo que haces. La hora de presentar tu proyecto es el momento
ideal para demostrar tu pasión. Haz tu mejor despliegue.
4. Creemos que siempre hay un momento ideal:
Actúa ahora, no esperes que todas las condiciones estén dadas para
comenzar a generar tus eventos.
5. Creemos que la paciencia es una virtud: Mantente
como el tiburón, siempre en movimiento: Presenta proyectos, golpea
puertas, genera tus eventos, de lo contrario otros lo harán antes.
6. Creemos que es importante pensar con astucia.
(El concepto del cangrejo).: Piensa como un tonto. Las
mejores ideas surgen en los momentos menos esperados. ¡La
creatividad no tiene límites y los eventos deben ser creativos! ¡No lo
olvides…!.
7. Creemos que la ciencia y la información son
vitales: Desconfía siempre de los hechos. Recuerda que planear
es un arte impreciso pues, en definitiva nunca sabremos lo que
pasará mañana.
8. Creemos que nuestra memoria no se equivoca: Al
momento de celebrar tu evento, en la planeación, ten cuidado con lo
que crees recordar.
9. Creemos que la experiencia nos salvará de todas
las situaciones malas: De las experiencias se aprende, pero
no te limites a ellas. Desconfía de lo que la experiencia te ha
enseñado.
10.Creemos ciegamente en nuestra confianza: Ten
cuidado con tu confianza, tal vez el otro tenga razón.
¿Qué es PLANEAR?
La planeación es la acción de la elaboración de estrategias que
permiten alcanzar una meta ya establecida, para que esto se puede llevar
a cabo se requieren de varios elementos, primero se debe comprender y
analizar una cosa o situación en específica, para luego pasar a la definir
los objetivos que se quieren alcanzar, de cierta forma, el planear algo
define el lugar o momento en donde se encuentra algo o alguien,
plantea a donde se quiere ir e indica paso a paso lo que se debe hacer
para llegar hasta allí.
 Planificación.

Planificar significa volver en papel cada uno de los

pasos que tendremos que dar para la organización
exitosa de un evento. Por lo tanto, toma tu
cuaderno, haz las siguientes preguntas y respetando
el orden de las mismas y escribe las respuestas.
 En un evento se deberá
prever si pueden producirse
las siguientes cuestiones:

 Interrupciones del evento

 Cancelaciones, enfermedades
 Accidentes de los asistentes
 Robos
 Accidentes con autos en el estacionamiento
 Fallas en el decorado o en construcciones especialmente realizadas
 Para ser un buen organizador de eventos hay que
estar atento a cualquier imprevisto. Existe una regla
fundamental: nunca se debe suponer
nada, creer entender o pensar
en lugar de confirmar.
Un evento es un acontecimiento susceptible de
organizar hasta sus más mínimos detalles, en el marco
de un evento nada debe quedar librado al azar, sin
dirigir y ordenar.
 Planear lo
inesperado.

Se dice en USA que no se puede planear lo que

no puede suponerse, sin embargo se puede
“esperar” que durante el transcurso del evento
pudiesen generarse situaciones como:
→Desastres naturales.
→Actos de violencia.
→Alimentos envenenados.
→Incendios / terrorismo.
→Para minimizar estos posibles desastres, como organizador deberás
presente, el contar con las siguientes herramientas:
→Un staff médico presente durante todas las horas del evento con
ambulancias.
→Estacionamiento y vías de acceso fácil.
→En el predio, pasillos despejados y puertas con manijas anti pánico con
cobertura a través de seguros (por responsabilidad civil / sobre terceros
/ bienes, etc.)
Realiza una lista de 10 posibles imprevistos
que pueden existir en la realización de un
evento de beneficencia. ¡Utiliza toda tu
imaginación! Luego ejecuta otra con las
posibles formas de evitar y/o solucionar
esos inconvenientes.
Planeación de una

BODA.
1. Fecha / Hora.
2. Tipo de celebración (católica, cristiana, judía, simbólica, civil, etc)
3. Número de invitados.
4. Gustos en locación (salón, jardín, hacienda, finca, quinta, campo, galerones, etc)
5. Temporada del año.
6. Diseño de la boda (colores, tendencias, texturas, mobiliario, etc)
7. ** PINTEREST **
8. Presupuesto estimado.
9. Proveedores / Servicios.
10. Lista de tareas.
11. Especificaciones (menú, servicios, alergias, etc)
 Proceso.

¿Cómo conecto con

mi cliente?
Cita.
Entrevista.
Preguntas clave.
Detective.
Escucha / Observa.
Formatos.
Check list para visita de
inspección a recintos

Metros cuadrados del espacio

Altura de todos los espacios disponibles

Peso máximo sobre piso

Ubicación de servicio médico

Ubicación de salidas de emergencia

Ubicación y cantidad de sanitarios

Ubicación de zonas de carga y descarga

Cuentan con servicio de internet

Cuentan con servicio de seguridad dentro del recinto

Cuentan con servicio interno de alimentación y bebidas

Número de salones en lo que se puede dividir cada espacio

Puntos de colgado o políticas de colgado

Áreas libro de columnas

Revisar iluminación instalada

Revisar si cuentan con equipo de audio y video ya instalado

Revisar entradas eléctricas

Revisar entradas para otros servicios como agua y telefonía

Revisar el mobiliario con el que cuenta en recinto

Políticas del recinto (montaje, desmontaje, acuerdos con marcas)

Cuentan con servicio de limpieza

Áreas de almacenamiento

Políticas de pago

Políticas de cancelación

Saber si tiene políticas de prácticas verdes y de responsabilidad

social

Saber si tienen un plan de emergencia

Número de cajones de estacionamiento

Servicios para gente con discapacidad

Permisos de fotografía y video

Proveedores recomendados de todos los servicios

Notas Adicionales:
 Nombre del Proyecto

Formato de Confirmación a proveedores

FECHA DE
CONFIRMACION:

PROVEEDOR: EVENTO:
FECHA DEL
HORA DE MONTAJE:
EVENTO:
HORA DEL
DIA DE MONTAJE:
EVENTO:
LUGAR: HORA DE DESMONTAJE:
DIRECCIÓN: DIA DE DESMONTAJE:
 HOSPEDAJE

CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL OBSERVACIONES

$ - $ -
$ - $ -
$ - $ -
$ -
SALONES

CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL OBSERVACIONES

$ - $ -
 REQUERIMIENTOS ALIMENTOS Y BEBIDAS

CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL OBSERVACIONES

$ - $ -

$ - $ -
$ - $ -
 REQUERIMIENTOS VARIOS

CANTIDAD CONCEPTO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL OBSERVACIONES

$ - $ -

SUB TOTAL $ -
SERVICIO A Y B 15 % $ -
IMPUESTO HOSPEDAJE 2% $ -
IVA 16 % $ -
GRAN TOTAL $ -
NOTA 1: FAVOR DE SER PUNTUALES EN EL MONTAJE Y DESMONTAJE

NOTA 2: FAVOR DE INCLUIR EN LA FACTURA EL SIGUIENTE CONCEPTO:

NOTA 3: ENVIO DE FACTURA ESCANEADA A ______________________; Y LA ORIGINAL A LA DIRECCION FISCAL CON ATENCION _____________________

NOTA 4: FAVOR DE ENVIAR DATOS PARA PAGO, CLABE INTERBANCARIA, BANCO, SUCURSAL, RAZON SOCIAL ETC. SIN ESTA INFORMACION COMPLETA SE APLAZARA PAGO

DATOS DE FACTURACIÓN:

RESPONSABLE DEL EVENTO:

Contratos.
 Ruta

Crítica.
Minuto a minuto

EVENTO:

CLIENTE:

EMPRESA:

FECHA:
LUGAR:
HORA INICIO HORA FIN DURACIÓN ACTIVIDAD AUDIO/VIDEO A&B CAPITAL HUMANO ENTRETENIMIENTO RESPONSABLE AGENCIA
Check list de
materiales
Check list de materiales

EVENTO

FECHA
LUGAR
 MATERIAL CHECK! CANTIDAD UBICACIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES
CUTTER

CINTA GAFER

FLEXÓMETRO

BOTIQUIN PRIMEROS AUXILIOS

AGUJA, HILO Y SEGURITOS

RADIOS DE COMUNICACION
HOJA DE CONTACTOS
PROGRAMA DEL EVENTO
IMPRESO
BOLSAS DE BASURA
CÁMARA
PLANO DEL EVENTO
EXTENSIONES
CARGADORES DE TELÉFONOS Y
CÁMARA
PILAS
CHICLES O PASTILLAS
AGUA PARA EL STAFF
PRODUCTOS DE LIMPIEZA
UNIFORMES
Lay Out