ESTRUCTURACIÓN

DEL NEGOCIO
 Índice
• Plan Anual de Adquisiciones
• Estudios de Mercado
• Estudio y Documentos Previos
• Talleres

1. EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES -PAA-:

El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta en la que se identifican
las necesidades de contratación de las entidades públicas durante un periodo
determinado, compilando así todos los datos principales de la contratación (i) que
se compra; (ii) presupuesto; (iii) cuando se inicia el proceso y (iv) cuál es la forma de
comprarlo.
El PAA busca comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales
de las entidades estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace
el Estado.
¿Para qué se usa el Plan Anual de Adquisiciones?
• Para identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la entidad
para compras y contratación.
• Como referente inicial para evaluar el nivel de ejecución del presupuesto.
• Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año
referido en el Plan.
El PAA requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las
distintas áreas de la entidad estatal para su diligenciamiento y su contenido es el
siguiente:
 Fecha estimada de
Códigos Descripción Duración estimada
inicio de proceso
UNSPSC del contrato
de selección

Modalidad de Fuente de los Valor total ¿Se requieren

selección recursos estimado vigencias futuras?

Estado de
solicitud de Datos de contacto
vigencias futuras del responsable

Los códigos UNSPSC son un sistema estándar de codificación de bienes y servicios,

diseñado para fines comerciales de compras y adquisiciones, están clasificados
en cuatro niveles:
• Producto.
• Clase.
• Familia.
• Segmento.
Este sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de forma clara ya
que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio
entre empresas y gobierno. Esto implica que la Entidad Estatal debe organizar sus
adquisiciones requeridas bajo un esquema de orientación a la demanda.
La publicación oportuna del Plan Anual de Adquisiciones es una obligación legal
que debe cumplirse en el SECOP I o en el SECOP II.

2. Estudio de Mercado
La función de compras debe estar orientada a satisfacer las necesidades de las
Entidades Estatales y a obtener el mayor valor por el dinero público. Las Entidades
Estatales deben entender claramente cuál es su necesidad y cómo pueden
satisfacerla, por lo cual, deben conocer y entender cómo y con quién pueden
establecer la relación que permite satisfacer la necesidad identificada.
Para el efecto es necesario que las Entidades Estatales conozcan el contexto en
el cual los posibles proveedores desarrollan su actividad. Entender el mercado del
bien o servicio que la Entidad Estatal pretende adquirir permite diseñar el Proceso
de Contratación con la información necesaria para alcanzar los objetivos de:
(i) Eficacia.
(ii) Eficiencia.
(iii) Economía.
(iv) Promoción de la competencia.
(v) Manejo del Riesgo.
Una vez la Entidad Estatal define su necesidad, debe identificar el bien, obra o
servicio que satisfacen tal necesidad, utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios
y el sector al cual pertenecen.
El estudio de mercado permite establecer de manera estratégica el contexto del
proceso de contratación de la siguiente manera:
• Como funciona el mercado.
• Hacia dónde va el mercado.
• La competitividad de un mercado.
• Capacidad y desempeño de un mercado.
• Información sobre proveedores clave, participación del mercado y riesgos de
colusión.
• Comportamiento del mercado para satisfacer la necesidad.
• Estructuras de costos y análisis de precios del mercado.
• Riesgos del mercado.
Los resultados del estudio de mercado para el proceso de contratación que requiera
adelantar la Entidad Estatal buscan:
• Planear y elaborar el presupuesto.
• Diseñar los documentos del proceso (estudios previos y pliego de condiciones)
con las soluciones que brinda el mercado actualmente y como puede operar
en el futuro respecto a competencia del mercado, lo que incluye definir las
especificaciones correctas, los criterios de evaluación y adjudicación.

PROVEEDORES

3. Amenaza de los 4. Poder de negociación

nuevos entrantes de los proveedores

COMPETENCIA
EN EL MERCADO
NUEVOS
ENTRANTES SUSTITUTOS
2. Rivalidad entre las
empresas

1. Poder de negociación 5. Amenaza de

de los clientes productos sustitutos

CLIENTES

• Buscar en la medida de lo posible tener procesos competitivos.

• Dar oportunidades de contratación a las pequeñas y medianas empresas cuando
el mercado lo permita.
Los beneficios del análisis de mercado permiten tener una mejor relación precio-
calidad, identificar y gestionar los riesgos asociados al suministro y abastecimiento
del bien o servicio y que los proveedores tengan mayores oportunidades.
Es muy importante que la entidad estatal NO realice ejercicios mecánicos, cada
proceso de contratación es diferente debido a los cambios en las condiciones de
mercado, tecnologías e incluso oportunidad en la cual se adquieren los bienes y
servicios. Por lo tanto, cada vez que se requiera hacer un estudio del mercado, la
entidad estatal debe realizar de manera completa y juiciosa un análisis detallado
de las condiciones actuales del sector a analizar, tomando como referencia los
elementos de carácter histórico para la recopilación de la información.
El análisis del sector debe cubrir tres áreas:
A. Análisis del mercado.
B. Análisis de la oferta.
C. Análisis de la demanda.
A. Análisis del mercado
Las Entidades Estatales deben revisar los aspectos generales del mercado del
bien o servicio y deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

ASPECTOS GENERALES
• Incluyen aspectos como: (i) la importancia del sector en el contexto local y nacional; (ii)
datos históricos de desempeño del sector; (iii) comportamiento del mercado; (iv)
principales cifras comerciales; (v) planes de desarrollo; (vi) principales fuentes de
financiamiento; (vii) informesa anuales; (viii) informes entes de control.

ENTORNO ECONOMICO
• Incluye aspectos como: (i) participación del sector en el PIB nacional y en el PIB industrial;
(ii) empleo que genera;; (iii) fluctuación de precios internacionales de los bienes o
servicios y de sus materias primas e insumos; (iv) información de importación y
exportación del bien o servicio; (v) impacto de las tasas de cambio; (vi) IPC; (vii) inflación.
 ENTORNO INTERNACIONAL
• Incluye aspectos como: (i) acuerdos comerciales; (ii) comportamiento del mercado; (iii)
fluctuación de precios internacionales de los bienes o servicios y de sus materias
primas e insumos; (iv) información de importación y exportación del bien o servicio; (v)
impacto de las tasas de cambio; (vi) contrabando (si aplica).

ENTORNO TÉCNICO
• Incluye aspectos como: (i) las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del
Proceso de Contratación; (ii) amplitud de la oferta de características de los productos;
(iii) especificaciones de calidad; (iv) condiciones especiales para la entrega (cadenas de
frío, sistemas de vigilancia, etc.) ; (v) tiempos de entrega.

MARCO REGULATORIO
• Incluye aspectos como: (i) normatividad vigente aplicable al proceso de contratación; (ii)
Leyes; (iii) normas técnicas; (iv) normas especificas del sector; (v) impacto de las tasas
de cambio; (vi) regulación respecto a las actividades de los proveedores y compradores;
(vii) normas ambientales; (viii) resoluciones, decisiones administrativas y judiciales.

COMPRA PUBLICA SOSTENIBLE

• Incluye aspectos como: (i) sostenibilidad ambiental; (ii) sostenibilidad social

EXPERIENCIAS INTERNACIONALES
• Incluye aspectos como: (i) como se adquieren los bienes y servicios en otros paises; (ii)
buenas practicas en compras públicas.

B. Análisis de la Oferta
Las Entidades Estatales deben revisar para el análisis de la oferta los siguientes
aspectos del mercado del bien o servicio y deben tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
 ¿QUIÉN VENDE Y CÓMO VENDE?

Tamaño de las empresas Cadena de suministro

Tipos de proveedores

Estructuras de costos y Comportamiento

análisis de precios financiero de los
proveedores del sector

¿Quién vende?:
Tamaño de las empresas:
La Entidad Estatal debe identificar los proveedores en el mercado nacional del
bien o servicio y a quienes que han participado como proveedores en Procesos
de Contratación con Entidades Estatales. Para el efecto es recomendable utilizar
bases de datos e información del Sistema de Información y Riesgo Empresarial
(SIREM), administrado por la Superintendencia de Sociedades y cualquier otro
sistema de información empresarial o sectorial disponible en el mercado. Estas
bases de datos permiten conocer la información financiera del sector y de
algunos de sus miembros en particular lo que permite tener información para
que la Entidad Estatal pueda establecer los requisitos habilitantes teniendo en
cuenta las condiciones generales del sector.
Respecto de cómo podemos determinar el tamaño de las empresas, la Ley 590 de
2000 indica las disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas
y medianas empresa, estableciendo en el artículo 2 los siguientes parámetros:
 Microempresa Pequeña Empresa Mediana Empresa

Planta de personal
Planta de personal no Planta de personal entre
entre cincuenta y uno
superior a los diez (10) once (11) y cincuenta (50)
(51) y doscientos (200)
trabajadores trabajadores
trabajadores

Activos totales por valor Activos totales por

Activos totales por valor
entre quinientos uno valor entre cinco mil
inferior a quinientos uno
(501) y menos de cinco unos (5.001) y quince
(501) salarios mínimos
mil (5.001) salarios mil (15.000) salarios
mensuales legales
mínimos mensuales mínimos mensuales
vigentes.
legales vigentes. legales vigentes.

Posteriormente fue modificado la Ley 9005 de 2004, después por la Ley 1151 de
2007 y actualmente se encuentra vigente la Ley 1450 de 2011.
Dada la necesidad de contar con una clasificación que responda a las nuevas
realidades de las empresas colombianas, el Gobierno, a través del Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 957 de 2019, a través del cual
se implementará una nueva clasificación del tamaño de las empresas con base
en los ingresos por actividades ordinarias anuales, generando un cambio en la
clasificación anterior que se establecía en sus activos o número de empleados.
Así mismo, el decreto establece que la clasificación estará ligada a tres macro
sectores (manufactura, servicios y comercio) para las micro, pequeñas, medianas
y grandes empresas.
Tras la publicación del decreto el 5 de junio del 2019, se categoriza de acuerdo
con los siguientes rangos:
 Manufactura Servicios Comercio
Tamaño
(UVT) (UVT) (UVT)

Micro De 0 hasta 23.563 De 0 hasta 32.988 De 0 hasta 44.769

desde 23.563 desde 32.988 desde 44.769

Pequeña
hasta 204.995 hasta 131.951 hasta 431.196

desde 204.995 desde 131.951 desde 431.196

Mediana
hasta 1.736.565 hasta 483.034 hasta 2.160.692

Grande desde 1.736.565 desde 483.034 desde 2.160.692

El contar con información verás del tejido empresarial colombiano, en el contexto

de una mirada actualizada y acorde con las nuevas dinámicas comerciales y de
mercado, facilitará la focalización y asertividad de la política pública para su
beneficio.
Estructura de costos y análisis de precios:
El SECOP contiene la información de muchos de los Procesos de Contratación
adelantados por las Entidades Estatales que permiten consultar los estudios
de mercado adelantados y la forma como fueron establecidos los requisitos
habilitantes. La comunicación previa, abierta, directa y reglada con los posibles
proveedores y con los gremios es fundamental para contextualizar el análisis
del sector económico y para comprender la información financiera, análisis de
costos y de precios que ofrecen los sistemas de información.
Si la información requerida no está disponible en los sistemas de información, los
proveedores son la fuente que puede proporcionar dichos datos. Las Entidades
Estatales deben diseñar e implementar escenarios y procedimientos de solicitud
de información a los potenciales oferentes. A continuación se presentan algunas
fuentes de información:
Esta recomendación se orienta a que la Entidad Estatal defina en qué condiciones
mínimas va a solicitar información (fechas, si va a hacerlo en reuniones o por
escrito, qué información va a solicitar, a quiénes solicitará información, etc.) y
definir el procedimiento para hacerlo como formatos de solicitud de cotización
o de información que permitan una participación uniforme del mayor número
posible de interesados. Es recomendable dejar constancia de las fechas de las
reuniones, los asistentes y los temas tratados en las reuniones con proveedores
y gremios.
La buena relación con los proveedores es indispensable para el éxito en las
compras públicas, es fundamental hacer partícipes a los proveedores potenciales
desde las etapas iniciales para comprender los aspectos claves antes del mercado,
antes de que comience el proceso de contratación o adquisición y esto puede ser
crucial para el éxito del proceso. A través de una comunicación efectiva se debe
otorgar la información adecuada a los proveedores potenciales y a las Entidades
Estatales lograr una mejor comprensión de las necesidades del mercado y as
poder definir unas especificaciones más acordes a las necesidades.
 Por último, la Entidad Estatal debe conocer si el precio que ha pagado por el
bien o servicio en diferentes momentos ha sido constante teniendo en cuenta
la inflación, variación de la tasa representativa del mercado o los precios de
las materias primas, si aplica. Adicionalmente, si el precio y las condiciones de
adquisición entre Entidades Estatales en circunstancias similares para el mismo
bien o servicio son comparables o difieren.
Finalmente el análisis de esta información histórica proporciona a la Entidad
Estatal herramientas para tomar mejores decisiones de compra y posibles
transferencias de conocimiento por parte de otras Entidades Estatales sobre
Procesos de Contratación puntuales.
Cadena de Suministro y Tipos de Proveedores:
La Entidad Estatal debe conocer el proceso de producción, distribución y
entrega de los bienes o servicios, los costos asociados a tales procesos, cuáles
son las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio.
Igualmente, las Entidades Estatales deben entender la dinámica del mercado en
lo que corresponde a la cadena de producción o distribución o suministro del
bien o servicio, así como identificar cuál y cómo es el proceso que sigue el bien
hasta llegar al usuario final y el papel que juegan los potenciales oferentes en
esa cadena.
Por ejemplo, el proveedor que necesita la Entidad Estatal puede ser proveedor
de materias primas, fabricante, importador, ensamblador, distribuidor mayorista,
distribuidor minorista, intermediario, transportador, etc.

PROVEEDOR FÁBRICA DISTRIBUIDOR PUNTOS DE VENTA CONSUMIDOR

Comportamiento financiero de los proveedores del sector

Para poder determinar el comportamiento financiero del sector económico
es necesario recopilar información financiera de empresas que lo componen.
 En Colombia hay sistemas de información sectorial que permiten identificar
tanto a proveedores que suministran el bien o servicio objeto del proceso
de contratación, como también su información financiera, Adicionalmente,
el Sistema de Información y Riesgo Empresarial de la Superintendencia de
Sociedades (SIREM) permite obtener la información mencionada.
Adicionalmente, para analizar la información numérica es necesario entender
algunos conceptos básicos que permiten caracterizar un conjunto de datos.
Por ejemplo, es necesario el análisis numérico de la información financiera del
sector para establecer algunos de los requisitos habilitantes, para lo cual se
pueden utilizar algunos conceptos y herramientas estadísticas como lo son (i)
tamaño de la muestra; (ii) promedio o media aritmética; (iii) mediana; (iv) media
podada, entre otras.
C. Análisis de la Demanda
Las Entidades Estatales deben revisar para el análisis de la demanda las condiciones
mediante las cuales ha adquirido en el pasado el bien o servicio objeto del Proceso
de Contratación y cómo lo han hecho otras Entidades Estatales.
El primer paso del análisis de mercado es definir e identificar el mercado
específico para analizar la demanda, por tanto se deben tener en cuenta como
mínimo los siguientes factores:
• Objeto del contrato.
• Identificación de las principales Entidades Estatales que han adquirido ese
bien o servicio.
• Identificación de los principales proveedores que han suministrado ese bien
o servicio.
• Modalidades de contratación utilizadas y método de evaluación de ofertas.
• Características del bien y/o servicio a contratar y vigencias de los contratos.
• Especificaciones técnicas, requisitos habilitantes, garantías, cronogramas y
oferentes que han participado en los procesos de selección y contratistas.
La Entidad Estatal debe tener en cuenta las condiciones en las cuales ha adquirido
en el pasado el bien o servicio objeto del Proceso de Contratación y cómo lo han
hecho otras Entidades Estatales. Para el efecto, el SECOP ofrece la posibilidad
de consultar los documentos del proceso en los cuales la Entidad Estatal puede
consultar todos los aspectos antes mencionados.
En este mismo sentido, actualmente existe el portal de Datos Abiertos que
promueve la transparencia, el acceso a la información pública, la competitividad,
el desarrollo económico, y la generación de impacto social a través de la apertura,
la reutilización de los datos públicos, y el uso y apropiación de las TIC. La iniciativa
de Datos Abiertos busca que todas las entidades del sector público publiquen
la información pertinente y de calidad en formatos estructurados a disposición
de los usuarios para que ellos y las entidades la utilicen de diferentes maneras,
según su interés: generar informes, reportes, estadísticas, investigaciones,
control social, oportunidades de negocio, entre otros temas.
DATOS ABIERTOS

VARIABLES RETO
• Valor del contrato Uso de información
• ID del contratista
• Enlace al Secop

LOGRO AUDIENCIA
Información publicada Información directa
en tiempo real

Dicha información es compartida públicamente en datos.gov.co, en formatos

digitales estandarizados con una estructura de fácil comprensión para que la
misma pueda ser utilizada por los ciudadanos.
 En el portal de Datos Abiertos del SECOP, Colombia Compra Eficiente pone a
disposición la siguiente información (i) Secop I; (ii) Secop II; (iii) Plan anual de
adquisiciones: (iv) Tienda Virtual del Estado Colombiano y (v) Multas y sanciones.
Una vez la entidad Estatal descargue la información que necesita de su proceso
de contratación por medio del estudio del análisis de la demanda, debe servir
para caracterizar la contratación o la compra que la Entidad Estatal planea
realizar. Por ejemplo, si la Entidad Estatal en el análisis de la demanda cuenta
con información histórica de las compras realizadas, puede estimar la cantidad
adecuada que debe adquirir según la frecuencia de uso y los requerimientos
mínimos de inventario.

3. Estudios y Documentos Previos

Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de
pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Estos documentos deben contener
como mínimo los siguientes elementos:

2
Objeto a
contratar
8 3
Acuerdos Modalidad de
Comerciales contratación

1
Descripción de
7 la necesidad
4
Garantias Valor
estimado

6 5
Analisis Criterios para
del riesgo seleccionar
la Oferta
1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con
el Proceso de Contratación debe contemplar (i) opciones que existen para
resolver dicha necesidad en el mercado, (ii) opción más favorable para resolver
la necesidad desde los puntos de vista técnico, jurídico y económico, (iii)
efectuar el análisis de las diferentes alternativas o soluciones que satisfacen la
necesidad de la entidad frente a los costos, beneficios y desventajas de cada
una de ellas (outsourcing, leasing, arrendamiento, etc.), (iv) verificación de que
la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la
entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo, (v) relación existente
entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus
recursos.
2. El objeto para contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos
y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y
construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección (compraventa, suministro, prestación de servicios,
obra, arrendamiento, permuta, consultoría, comodato, donación, convenios,
interadministrativos, etc.) del contratista y su justificación, incluyendo los
fundamentos jurídicos. Para verificar el tipo de contrato a suscribir se deberá
examinar su objeto y el alcance de sus obligaciones. El nombre que se le dé
a un contrato no define su naturaleza; sin embargo, determinar su correcta
denominación permitirá un mayor control en el cumplimiento de las obligaciones
de las partes, así como identificar con precisión los riesgos que se derivan de
su ejecución.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor
del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe
incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en
la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables
utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad
de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de
concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en
su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable constituyen los requisitos
mínimos que deben cumplir los proponentes frente a la necesidad que pretende
satisfacer la entidad. Los criterios de ponderación o calificación son aquellos
que establecen los parámetros de comparación de las ofertas. Estos requisitos
de comparación deberán constituir herramientas para determinar cuál es la
oferta más favorable.
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo, el soporte que permita la tipificación,
estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el contrato.
De esta manera, uno de los objetivos del sistema de compras y contratación
pública es el manejo del riesgo del Proceso de Contratación. En consecuencia,
la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta
la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las
garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación,
estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico
del contrato.
Las Entidades Estatales para reducir la exposición del proceso de contratación
frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un
sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los
siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la adjudicación y firma del
contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los eventos que
alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d)
la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la Entidad Estatal pueda
satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación
y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio. Un
manejo adecuado del Riesgo permite a las Entidades Estatales: (i) proporcionar
un mayor nivel de certeza y conocimiento para la toma de decisiones relacionadas
con el Proceso de Contratación; (ii) mejorar la planeación de contingencias del
Proceso de Contratación; (iii) incrementar el grado de confianza entre las partes
del Proceso de Contratación; y (iv) reducir la posibilidad de litigios; entre otros.
7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
 Contratación, con el fin de cubrir los riesgos de selección, contratación y
ejecución y obligaciones posteriores a la ejecución.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo
Comercial. Las Entidades Estatales deben cumplir las obligaciones del Estado
colombiano incluidas en los Acuerdos Comerciales. Los proponentes nacionales
y extranjeros tienen el derecho a exigir la correcta aplicación de los Acuerdos
Comerciales cuando estos son aplicables a los Procesos de Contratación.
Aquellas entidades, con régimen de contratación distinto al planteado en el estatuto
actual, deben determinar los procedimientos y requisitos generales y específicos
que deben cumplirse de forma previa a la contratación.
Por ello es recomendable que las entidades públicas establezcan, de forma clara,
tanto los procedimientos internos de planeación de la contratación, en consonancia
con las normas citadas, como los responsables de ejecutarlos, con el fin de garantizar
no sólo el éxito de los procesos de selección, sino el resultado satisfactorio de los
contratos. Esto no sólo permite que el Estado cumpla con sus fines esenciales, sino
que garantiza que lo haga de forma oportuna y sin mayores costos.
Fuentes recomendadas