ANALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

INGENIERÍA DE SISTEMAS
SEGURIDAD EN BASES DE DATOS
FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS
MAYO 2021

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ANALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

ALUMNOS

INSTRUCTOR
LUIS FRANCISCO LOPEZ URREA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

INGENIERÍA DE SISTEMAS
SEGURIDAD EN BASES DE DATOS
FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS
MAYO 2021

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................3
OBJETIVOS..............................................................................................................................................4
DESARROLLO ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 2...........................................................................5
CONCLUSIONES...................................................................................................................................24
REFERENCIAS......................................................................................................................................26

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INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se pretende mostrar que con la constante evolución de la tecnología las

empresas se ven en la necesidad de implementar nuevos sistemas de información, por lo que se

hace necesario pasar por un sistema de migración de datos de una versión inadecuada a una que

le permita estandarizar varios procesos, como en el caso de Carlos que pretende pasar de un

cuaderno a un sistema evolucionado que le garantiza seguridad y gestión en los datos,

permitiéndole una innovación y sostenibilidad en el mercado a su empresa.

Además, se pretende implementar un nuevo sistema que ofrezca una oportunidad para

examinar las definiciones en función del negocio y efectuar una limpieza de datos, ya que el no

concebirlo puede dejar sin sentido la inversión llevada a cabo. Es importante comprender que los

nuevos sistemas empresariales globales traen lo que se denomina “mejores prácticas”, que

envuelven la implementación de procesos y controles para lograr eficiencias de calidad, tiempo,

orden y estandarización.

La mayoría de los procesos que implementan las empresas intentan migrar los datos para no

perder su integridad, sabemos que la migración de datos es el proceso mediante el cual

realizamos una transferencia de datos de unos sistemas de almacenamiento de datos a otros.

Sabemos que el no hacer este proceso de manera eficiente puede afectarnos ya que los datos

como el plan de cuentas contable, centros de costo, maestros de artículos, clientes y proveedores,

entre otros, podrían perderse, es por esto que es tan importante entender qué datos se está

migrando, de qué tipo son, cuál es su origen y qué formato adquirirán en destino, una vez

completado el traslado.

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OBJETIVOS

 Implementar y migrar los datos actuales a un nuevo sistema de información.

 Crear una plataforma web para gestionar el negocio y su contabilidad.

 Analizar y diseñar un sistema de Información para una microempresa.

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DESARROLLO ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 2

Link de acceso a la wiki.

https://sites.google.com/estudiantes.areandina.edu.co/analisiseimplementacion/inicio

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Carlos tiene un negocio de alquiler de menaje para eventos (sillas, manteles, decoración, carpas,

cristalería y mobiliario). Él lleva el control en un cuaderno de anotaciones en el que tiene los

datos de los clientes, qué se le alquilo, por cuánto tiempo, el inventario, costos, ingresos, etc. A

futuro tiene proyectada la apertura de sucursales en otras ciudades.

Él quiere tener una plataforma web en la que pueda gestionar todo su negocio y contabilidad. Por

ejemplo, que los clientes puedan realizar las solicitudes de alquiler y realizar los pagos en línea,

llevar el control de inventarios, etc.; para que cuando tenga las demás sucursales las pueda

gestionar desde un solo lugar.

Teniendo en cuenta lo anterior plantearemos a Carlos una propuesta técnica y económica para

que su negocio pueda migrar a nuevos sistemas de información, permitiéndole una mayor gestión

y seguridad en los datos que administra lo que le dará sostenibilidad en el mercado.

ALCANCES

Implementaremos una aplicación web que le permitirá a Carlos la migración de los datos a un

sistema de información moderno, esta aplicación será diseñada con WordPress la cual enlazará

los datos de los usuarios por medio de archivos Excel enlazados a través de plugin, usaremos el

gestor de bases de datos MySQL utilizando XAMPP garantizando la seguridad en los datos que

se requieran administrar de las diferentes sedes. De la misma manera esta aplicación le permitirá

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gestionar la contabilidad, promocionar sus servicios mediante una interfaz atractiva y de fácil

uso, permitiéndole a los usuarios realizar las solicitudes de alquiler y realizar los pagos en línea

recibiendo la factura al finalizar el pago con la información detallada del producto adquirido,

además podrá llevar el control de inventarios, chatear de inmediato con un asesor ya que tendrá

un botón que le redirigirá a WhatsApp, en caso de no tener la opción de WhatsApp tendrá

habilitado un espacio al final de la Página para que pueda dejar allí sus comentarios. Logrando

así obtener y superar los objetivos propuestos para el negocio de Carlos ya que de esta manera se

automatizarán varios procesos.

COMPONENTES

La plataforma web tiene componentes como: Gestor de bases de datos MySQL, además estará

montada en WordPress, contará con un excelente dominio para manejo de bases de datos, tendrá

una opción para que sus clientes dejen sus comentarios, quejas y sugerencias, al igual que un

botón que les redirigirá al WhatsApp y de esta manera podrán aclarar sus dudas de manera

inmediata y todo esto con la facilidad de hacerlo en línea, además tendrá una opción para ver los

precios de los servicios que pretender alquilar, otro componente será la opción para pago por

botón PSE, la cual incluirá pagos con tarjeta de crédito, PayPal y todas las cuentas de ahorro y

corriente existentes, además de pagos por Efecty, Daviplata y Nequi, además contara con un

componente que le permitirá escoger la sede en la cual requiere el servicio, también contara con

un componente donde podrá tener acceso a un catálogo digital de los servicios brindados, y por

ultimo contara con un componente donde el usuario pueda dejar su solicitud y en el cual se

dejara información clara de los servicios adquiridos y las respectivas condiciones comerciales.

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CREANDO LA APLICACIÓN WEB

 Llevará un componente llamado Conócenos, donde incluirá: misión, visión como

mostramos a continuación.

El siguiente es el componente donde los usuarios podrán realizar la cotización online, llenando

datos como:

Nombre, correo, teléfono fijo y celular, el tipo de evento que desea contratar, la fecha para

cuando desea el servicio, ubicación y cantidad de invitados para saber cantidad de elementos que

se requieren.

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Componente de galerías de eventos.

En este componente se mostrará el catálogo de los diferentes tipos de eventos que se realizan y

del montaje que se implementa en cada uno de ellos, para que de esta manera los clientes puedan

realizar sus solicitudes de acuerdo al que mejor se ajuste a sus necesidades.

A continuación, se muestra una galería fotográfica de los diferentes tipos de montajes que se

realizan en los diferentes eventos:

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Otro componente con las formas de pago.

En este componente se mostrarán las diferentes formas mediante las cuales los clientes podrán

realizar el pago del evento contratado.

Componente con la opción contactar dejando su mensaje o de inmediato a través de WhatsApp,

al pulsar en este ícono, le redirigirá al WhatsApp web para que el cliente quede en línea a través

del chat con la empresa de Carlos.

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Componente con los valores de los productos ofrecidos, donde tendrá la opción de ver las fotos

de cada elemento y escoger la cantidad que se requiere del mismo.

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REQUERIMIENTOS FISICOS Y DE SOFTWARE

En este ítem se muestran las características en cuanto a equipos de cómputo, servidores,

impresoras, dispositivos de red entre otros, requeridos para la implementación del proyecto.

FÌSICOS
Portátil HP-PB440G8 14" Pulgadas Intel Core i7 11va Generación 16 GB RAM SSD 1 TB
Servidor Hpe Proliant Ml110 Gen10 3104 16gb 880228-s01
Impresora Hp Multifuncional Laser Color M182nw
Router Repetidor Wifi inalámbrico Tenda F6 300mbps 4 Antenas
Ups Cdp R-upr 1008 1000va 1kva 8 Tomas Regulador Supresor Pi

Firewall Fortinet Fg-60f Fcare/fguard Utp 1y

En este ítem se muestran las características en cuanto a software que se implementara en los

diferentes equipos de cómputo adquiridos previamente y los cuales son requeridos para la

implementación del proyecto.

SOFTWARE
Sistema operativo Windows 10 home
Microsoft office
Dominio para la página web y manejo de base de datos.
MySQL, XAMPP
Hosting de correo
Software contable Helisa
Antivirus Bitdefender

COSTES

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ACTIVIDADES DE DESARROLLO CON TIEMPOS PROYECTADOS

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TIEMPOS PROYECTADOS
ACTIVIDAD DE DESARROLLO
TIEMPO INICIAL TIEMPO FINAL

Reunión de los 4 integrantes por medio de

meet, donde se evalúa la actividad y
repartimos puntos, creación de documento 27-abr-21 27-abr-21
Word y compartido en OneDrive, creación
de documento en Google Sites.

Reunión por meet para la creación de la

aplicación web, por medio de XAMPP 29-abr-21 29-abr-21
usando WordPress

Análisis de la necesidad del cliente por parte

30-abr-21 1-may-21
de cada integrante

Levantamiento de la información de cada

2-may-21 3-may-21
punto asignado a cada integrante

Cada integrante pasa a documentar el archivo

4-may-21 7-may-21
Word y el documento de Sites

Reunión por meet para definir últimos

8-may-21 8-may-21
detalles del documento Word y Google Sites

Entrega documento y Wiki 10-may-21 10-may-21

CRONOGRAMAS

En el proceso de desarrollo e implementación del proyecto se espera tener una continuidad de

trabajo, con el fin de que el proceso se desarrolle en paralelo, ya que esto nos permitirá optimizar

los tiempos de ejecución y garantizar que el producto final le sea entregado al cliente en el menor

tiempo posible y cumpliendo con los requerimientos solicitados por Carlos.

De acuerdo al listado de tareas para el desarrollo del proyecto estas se distribuirán de la siguiente

manera.

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Tiempo de
Actividad a Realizar Inicio Finalización
duración
Estrategia de servicio y viabilidad 10 días 4 de mayo 2021 14 de mayo 2021
Diseño general del proyecto 21 días 17 de mayo 2021 07 de junio 2021
Transición del servicio 130 días 14 de junio 2021 27 de octubre 2021
Programación sitio Web 18 días 14 de junio 2021 2 de julio 2021
Desarrollo base de datos 21 días 28 de junio 2021 19 de julio 2021
Proceso de creación de integraciones
31 días 9 de julio 2021 9 agosto 2021
primarias, secundarias y consultas.
Integración portal bancario 10 días 9 agosto 2021 19 agosto 2021
Integración web, bases de datos, portal
25 días 16 agosto 2021 10 septiembre 2021
bancario y consultas.
Proceso de aseguramiento de sitios
web, bases de datos, portal bancario y 14 días 10 septiembre 2021 24 septiembre 2021
usuarios (Roles y permisos)
Pruebas de carga y seguridad 15 días 24 septiembre 2021 9 octubre 2021
Puesta en producción 15 días 11 octubre 2021 26 octubre 2021
Estructuración de la operación y
10 días 26 de octubre 5 noviembre 2021
mantenimiento
Procesos de mejoras y proyecciones 10 días 5 noviembre 2021 15 noviembre 2021

FORMAS DE PAGO

 Para la gestión de pagos podemos implementar el pago en línea mediante el pago seguro

en línea (PSE) para el cual el cliente debe tener una cuenta de ahorros o corriente para

realizar dicho pago.

Fuente: Google Imágenes

 También se podrá realizar pago con tarjeta de crédito o débito pueden ser Visa o

MasterCard.

Fuente: Google Imágenes

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 Otras formas de pago pueden ser Efecty, Daviplata, Nequi

Fuente: Google Imágenes

 Además, se manejará la opción de pago contra entrega.

Para todos los tipos de pago se deberá realizar un abono del 25% del total del plan alquilado, y se

impondrá una cláusula de no hacer modificaciones de fecha 5 días previos al evento, además se

solicitará un depósito con el fin de cubrir averías o daños a los elementos alquilados.

TIEMPO DE ENTREGA

En total con el personal disponible y entregando el proyecto funcional al 100% se proyecta una

ejecución máxima de 11 meses.

Los tiempos entregados estarán definidos de tiempo calendario y tendrán un margen de

tolerancia de 1 mes máximo en el total del proyecto.

CONDICIONES COMERCIALES

En el presente apartado se describirán las condiciones de la oferta y de la aceptación de pedidos.

 En el momento de recibir y/o entregar el material, el cliente y el proveedor tienen el

derecho y el deber de revisar cada uno de los artículos alquilados.

 El menaje alquilado debe ser devuelto limpio y en buenas condiciones de lo contrario se

cobrará una tarifa por limpieza y otra por artículo que se encuentre en mal estado. (Estas

tarifas no serán negociables)

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 El contratante se compromete a recibir y entregar todos los artículos solicitados en

buenas condiciones.

 El transporte de entrega y recogida puede ser contratado con la empresa y bajo los

tiempos y condiciones de la misma.

 Si el cliente recoge en bodega puede proveer su transporte, siempre y cuando sea apto y

no comprometa la integridad de los productos alquilados, además el conductor del

vehículo debe presentar cedula, tarjeta de propiedad y Soat del vehículo.

 Si el cliente reporta alguna novedad (rotura o mancha) en los productos notificar de

inmediato.

 En toda ocasión se debe realizar un contrato y cotización de soporte para garantizar la

calidad del servicio.

 En oficina y bodega sólo se atenderá con cita previa, para agendar su cita comuníquese

vía telefónica o e-mail o por medio de nuestro chat de atención al cliente en el sitio web.

 El depósito abonado será devuelto en el momento de hacer devolución de los

implementos alquilados, se recuerda que se descontará de este el valor de los artículos

dañados total o parcialmente o mediante previo acuerdo el cliente puede reponer los

artículos en un periodo máximo de tres días posteriores a la devolución.

 Productos y ofertas válidos según la disponibilidad del inventario.

 Los costos de envío están a cargo del cliente o a previo acuerdo.

 Las políticas de financiación que aplican para pagos efectuados con tarjeta de crédito

(plazos, intereses) son las fijadas por el banco emisor o la franquicia de la tarjeta de

crédito y no son responsabilidad de nuestra compañía.

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 La factura de venta será emitida y enviada por e-mail o de manera presencial a nombre de

quien se registre el respectivo contrato y manteniendo las condiciones establecidas en el

Decreto 1165 de 2019.

 La compra podrá ser rechazada por cualquier inconsistencia en la información

suministrada o por decisión del banco emisor de las tarjetas de crédito o de las redes de

información bancaria.

 La compañía se reserva el derecho a corregir cualquier información y a rechazar o

cancelar cualquier pedido como resultado de errores tipográficos o inexactitudes de

cualquier índole.

SI SE USARAN HERRAMIENTAS DE SOFTWARE, ARGUMENTAR SU USO

SOFTWARE
Sistema operativo Windows 10 home
Microsoft office
Dominio para la página web y manejo de base de datos.
MySQL, XAMPP
Hosting de correo
Software Contable Helisa
Antivirus Bitdefender

Para el desarrollo o continuidad de un proyecto colaborativo es importante utilizar una

herramienta que cumpla con el objetivo de facilitar, optimizar y mejorar el desempeño del

trabajo en equipo.

En el mercado podremos encontrar muchas herramientas que se podrá aplicar en diferentes áreas

en especial para el desarrollo de una aplicación, pero hablaremos especialmente de las que se

implementaran en la aplicación:

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 Sistema operativo Windows 10 home: Se utilizará este sistema operativo como medio

para poder ejecutar sobre el entorno, aplicaciones como Google Chrome y de esa manera

cargar la página Web sobre la cual se va a trabajar.

 Microsoft office: Se utilizará este paquete ofimático para poder descargar y visualizar los

archivos que se generen sobre la misma plataforma Web.

 Dominio para la página web y manejo de base de datos: para el proyecto se utilizará uno

de los planes ofrecido por WordPress

 MySQL, XAMPP: Es necesario utilizar estos dos complementos ya que el MySQL es el

entorno donde se guardará la base de datos y el XAMPP es el servidor localhost para

visualizar la información.

 Hosting de correo: Para ello se utilizará el SiteGround ilimitado el cual cuenta con

innovadoras características a integrar.

 Software Contable Helisa: Este software es un sistema ampliamente conocido para el

manejo de la información administrativa y operativa de cualquier tipo de empresa ya que

es muy rápida brindando eficiencia al usuario final en la realización de labores diarias.

 Antivirus Bitdefender: Tiene como función proteger el equipo o servidores que se

encuentren activos además de proteger tu sistema y como si fuera poco, utiliza

inteligencia artificial avanzada para poder detectar las amenazas más recientes que pueda

causar problemas.

Para el trabajo en equipo se pretende hacer uso de la siguiente herramienta:

Slack: Esta herramienta es útil para mejorar la comunicación entre los equipos de trabajo, la

gran ventaja es que permite organizar los proyectos por canales y activar notificaciones de

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actualizaciones de nuevas implementaciones, alertas de rendimiento, además de facilitar la

comunicación por medio de chats. El software es ideal para unir todas las informaciones que

necesitas, contactar al equipo de trabajo y recibir una respuesta al instante, visualizar las tareas y

enviar todo tipo de archivos, añadir comentarios y etiquetar a los colaboradores, siendo un gran

aliado cuando se empieza con un proyecto como en este caso donde se tiene un cronograma de

actividades en el cual se debe cumplir en los tiempos estipulados en concertación con el cliente

final.

INDICAR COMO MEJORARÍA LA IMPLEMENTACION DE DICHO SISTEMA EN

EL MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD, COMPETITIVIDAD, PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y PROCESOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO.

Para una organización es muy importante poder realizar el aprovechamiento de soluciones

tecnológicas siempre conllevando el ideal vanguardista para poder marcar la diferencia entre

otras empresas que ofrezcan el mismo servicio, dicho lo anterior se pretende ser competitivo

aprovechando las mejoras que se pueda realizar para automatizar funciones y tareas de acuerdo a

las diferentes áreas, las mejoras al realizar la implementación del sistema en la organización son

las siguientes:

Nivel productivo

La productividad se incrementa teniendo en cuenta que implementar esta plataforma le permitirá

integrar procesos de manera automatizada, los cuales le darán como resultado informe más

detallados de las ventas e inventario con que el que cuenta actualmente, además la interfaz de la

aplicación le dará la facilidad del uso de las herramientas de software y hardware que pueda

proveer la empresa, además de:

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 Lograr disminuir el trabajo de forma manual para dar entrada a la automatización con el

fin de disminuir el tiempo de desarrollo de funciones o tareas específicas.

 Definir objetivos y tiempos estipulados de acuerdo con la necesidad interna como la del

mercado.

 Generar mejoramiento continuo teniendo en cuenta los niveles de ciclo productivo.

Nivel de procesos administrativos

A nivel de procesos administrativos se establecerá una mejora continua ya que se tendrá una

mejor gestión de todos los recursos internos (talento humano, medios tecnológicos, capital

financiero, etc.) de la forma más eficiente y eficaz posible y esto hará que se puedan alcanzar los

objetivos del negocio, además permitirá un monitoreo más constante ya que se podrá tener:

 Control del personal dentro de la corporación.

 Correcta documentación para los roles de cada colaborador.

 Se obtendrán niveles de análisis y confiabilidad más efectivos con respecto a los procesos

de la empresa.

Procesos operativos del negocio

La implementación de la plataforma a nivel de procesos operativos permitirá mejorar el

desempeño de la empresa ya que se podrán articular las diferentes áreas, además de:

 Facilitar la toma de decisiones importantes ya que sus diferentes áreas están

articuladas.

 Eliminará actividades que no aportan ningún valor a la empresa.

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 Permitirá la administración del software mediante personal experto y capacitado en el

tema que permitirá generar un mejoramiento continuo del software ya que se contará

con las actualizaciones necesarias para su correcto funcionamiento.

 Lo más importante genera clientes felices y satisfechos.

CONCLUSIONES

 Al terminar el proyecto se puede dilucidar por completo el desarrollo de una página Web

segura, integra y con la disponibilidad constante para el usuario final.

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 Se informa al cliente los tiempos que se requiere para poder entregar las actividades de

desarrollo y cronograma de trabajo, de igual forma dar un lapso estimado para la

transición de cada una de las tareas que conforman el proyecto.

 Una vez finalizado el proyecto debe ser evidente realizar el análisis de los resultados y de

tal forma recapitular cada uno de los objetivos cumplidos y los que aún no se han

alcanzado y de la utilidad futura en otros proyectos, del trabajo realizado.

 Se puede resaltar desde una perspectiva el alcance económico como resultado final y el

balance de los recursos consumidos y los beneficios alcanzados.

 Con este trabajo podemos afianzar aún más los conocimientos adquiridos, además contar

con la aplicabilidad dentro de una organización cuando se requiera un proceso de tal

forma que el cliente final pueda quedar satisfecho con el proceso desde cero para un

desarrollo.

 Es cierto que el cliente siempre tiene la razón, pero en casos de que la persona tenga ideas

fuera del contexto, como profesionales debemos tratar de propender en aterrizar las ideas

para que el cliente pueda ir entendiendo un poco más el contexto frente a la realidad.

 Para un buen desarrollo del proyecto se debe identificar las oportunidades comerciales,

así como también brindar opciones que faciliten al usuario final el manejo y pago del

servicio que se esté ofreciendo, para generar una mayor aceptabilidad frente a la

competencia.

 Como parte de un equipo de trabajo es necesario que la planeación se llevara a cabo

juntamente con cada uno de los integrantes para acordar los tiempos de entrega.

 Implementar la estrategia en la planeación apoyando al equipo de trabajo como parte de

la calidad en el proyecto es fundamental para el desarrollo de software en un sistema.

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 En base a todo lo expuesto anteriormente podemos concluir que es de suma importancia

la implementación de este sistema en la empresa de Carlos, ya que este proveerá a la

empresa grandes beneficios tales como la presentación de sus ofertas y demandas de los

servicios en calidad de alquiler, además la facilidad de búsqueda de datos de cada uno de

los usuarios prestando así un mejor servicio. Además, podemos decir que es este proyecto

ha sido de mucho provecho para nosotros debido a que se ha podido entender el

funcionamiento de las diferentes fases del ciclo que comprende un desarrollo.

REFERENCIAS

Propuesta para la implementación de un sistema de información que permita la obtención de

datos en forma real de los productos químicos de la empresa Lipesa Colombia S.A.

Recuperado de:

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https://repository.usergioarboleda.edu.co/bitstream/handle/11232/1272/Propuesta

%20para%20la%20implementaci%C3%B3n%20de%20un%20sistema%20de

%20informaci%C3%B3n.%20Lipesa%20S.A..pdf?sequence=1&isAllowed=y\

López, M. S., López, M. V., Luna, B. A. R., & Vásquez, O. L. V. (2011). Sistema de

Información para el Control de Inventarios del Almacén del ITS. Reporte de Proyecto.

Conciencia Tecnológica, (41), 41-46.

Como mejorar la eficiencia de los procesos productivos. (2015). Recuperado de:

https://www.innobasque.eus/como_innovar/metodologias_y_herramientas/como-mejorar-

la-eficiencia-de-los-procesos-productivos/

Corferias. (S.F). Para la prestación del servicio de alquiler de menaje, mobiliario, lencería, utensilios y

demás elementos relacionados para la atención de eventos en el centro internacional de

convenciones de Bogotá – Ágora. Recuperado de:

https://corferias.com/pdf/agora/menaje/terminos-de-referencia-menaje-agora.pdf

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