PRESENTADO POR: SADDAY ANDREA CAVADIA SIERRA

ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS

ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.
Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se
transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados
en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo
plasmar terminología archivística sobre la Importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en el medio actual.

EL ORIGEN DE LOS ARCHIVOS

El concepto de Archivo y su origen documental. La etimología de la
palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se
guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde
se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por
archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de
fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de
su actividad.

ARGUMENTACIÓN
El archivo es fundamental en la evolución de la cultura social, política y
científica de la humanidad, además representa la conservación de los
documentos y consulta de la información, actualmente el archivo es
funcional y de fácil manejo para su consulta ya que los medios
tecnológicos facilitan aún más su modo de información
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos,
principalmente, tienen tres funciones importantes que son recoger,
conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos
sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema
operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información,
en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte del
valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad,
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o
recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades
que esta realiza.
Los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo de
sus tareas, para sus propias multas, cualquier entidad o empresa debe
recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizada o recibido,
verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o
a requerimientos de las personas.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona
elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de
la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS QUE COMPONEN UN
ARCHIVO:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en
las búsquedas de documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisiones de
responsable, para no delegar equivocadamente al técnico personal de
archivo.
LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN SEGÚN SU USO Y ORGANIZACIÓN
SEGÚN SU USO:
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las
personas, dada la relevancia de la información fecha, creación u
modificación. Considerados importantes
Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia,
pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos
que contienen información importante pero que los mismos no resultan
de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va
conformando su historia. Se denomina archivo inactivo, porque su
consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la
ciencia, la historia o la cultura del país.
POR SU ORGANIZACIÓN:
Otra de las variables que define la clasificación del archivo, es la
organización que la empresa elija y el manejo de la información que debe
ser centralizada, descentralizar o descentralizado con central de control
Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola
estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la
documentación, todos esos tipos resguardados en un solo organizador
con la finalidad de que los mismos pueden ser ubicados con facilidad en
un solo espacio
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada
departamento maneje du propio archivo, es decir, acorde a este sistema
cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener un
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de
las seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con central de control: Es la combinación de dos
sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí
reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.
SEGÚN SU CICLO VITAL:
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada
una de sus etapas, las cuales explícate a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a la consulta administrativa por toda la
organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han Sido
transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia
respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

CONCLUSIÓN
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, político y
científico de la humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de un documento.
*El archivo genera información eficaz y contundente
*El archivo es funcional de fácil manejo y consulta
*El archivo conserva información verídica