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IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION

AUTOR:

MIGUEL ANGEL ROJAS CORDOBA

TECNÓNOLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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TABLA DE CONTENIDO

Pag.

MISIÓN............................................................................................................................ 3

VISIÓN............................................................................................................................. 3

OBJETIVOS..................................................................................................................... 4

GENERALES............................................................................................................... 4

ESPECIFICOS............................................................................................................. 4

DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA.............................................................................5

SISTEMA DE CONTROL DE AUTOGANGAS DEL USADO Y PARQUEADERO............6

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO...................................................................................6

ÁMBITO EMPRESARIAL.............................................................................................6

DISEÑO DE LA ENTREVISTA.........................................................................................7

RECOLECCIÓN DE DATOS............................................................................................9
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MISIÓN

Vender y dar un excelente servicio de una manera adecuada y profesional, que logre

satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes. Para obtener su lealtad y

fidelidad hacia nuestra compraventa, permitiendo generar empleo y lograr un margen de

utilidad razonable sobre la inversión realizada.

VISIÓN

AUTOGANGAS DEL USADO Y PARQUEADERO tiene como visión para el 2025 ser la

compraventa número uno de Neiva, liderando la excelencia en la comercialización de

vehículos, con solidez financiera y fortaleciendo su estructura organizacional; trabajando en

equipo con conducta ética, ejemplo de desarrollo empresarial y ampliando su posicionamiento

a nivel regional y nacional.

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OBJETIVOS

GENERALES
Crear un sistema para una compra venta de autos usados que a su vez es también

parqueadero público en donde se pueda encontrar la información relacionada con vehículos

comprados, vehículos vendidos, scanner de documentación, ingresos y egresos de la empresa

con una forma exacta de control de caja, control de créditos realizados, información de los

empleados, nóminas, desprendibles de pago, información de los vehículos (valor inicial, valor

final, control de kilometraje de cuando se mueve para la muestra a los posibles clientes e

inventarios. En el caso del parqueadero existen clientes de pago mensual semanal o quincenal.

ESPECIFICOS
 Controlar el acceso a la información y al sistema para evitar posibles

modificaciones por otros funcionarios o personas ajenas a la empresa con

asignación de usuario y contraseña para ciertos funcionarios con determinados

permisos a ciertas áreas.

 Acceder a la información de los funcionarios respecto a pagos de nóminas y

desprendibles.

 Vigilar los movimientos de la empresa referentes a egresos por pagos de

nóminas, compras de vehículos, o pagos a entidades públicas, e ingresos por

ganancias obtenidas por ventas y servicio de parqueadero.

 Controlar la documentación de cada procedimiento para la realización del

servicio de compra y venta o parqueo.

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DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA
Teniendo en cuenta lo aprendido en las “Técnicas de Recolección de Datos” genere un

documento en donde se registre los siguientes bajo autorización y supervisión del cliente:

 Ámbito de la empresa.

 Diseño de la entrevista.

 Entrevistas realizadas al cliente.

 Identificación de la necesidad o situación de la empresa.

 Recolección de datos relevantes sobre áreas de la empresa.

 Información de las actividades de las áreas de la empresa.

 Idea de solución.

 Ajustes de la idea.

 Validación de la idea.
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SISTEMA DE CONTROL DE AUTOGANGAS DEL USADO Y PARQUEADERO

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Para comprender la necesidad del cliente debemos conocer las tareas del día a día y

las dificultades que tienen al momento de querer acceder a información, además de la falta de

control referente a inventarios, ingresos o egresos de la empresa, para de esta manera tener

fijado un punto de partida y saber cuál es el fin de la necesidad del cliente.

ÁMBITO EMPRESARIAL

AUTOGANGAS DEL USADO Y PARQUEADERO es una empresa que como actividad

principal tiene la compra y venta de vehículos usados los cuales desde su ingreso se deben

hacer mejoras de aspecto y mantenimiento para atraer la atención de los posibles

compradores, actualmente cuenta con la colaboración de 8 funcionarios en los cuales entre

ellos está el Gerente, Representante Legal, Auxiliar Administrativa, Auxiliar Contable, dos

vigilantes y dos asesores comerciales. Esta empresa tiene más de 5 años desde su creación,

en los cuales la empresa ha realizado inventarios, facturación, contabilidad y proceso

archivístico de forma manual, debido a la falta de un sistema de información acorde a las

necesidades de la empresa que optimicen procesos y solucione problemas frente a

rendimiento, tiempo, control y agilidad.

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DISEÑO DE LA ENTREVISTA.

Para poder llevar a cabo el desarrollo de un sistema de información de total utilidad para

la empresa o que cumpla con las necesidades del cliente, procederé a realizar las siguientes

preguntas:

 ¿Cuál es la actividad principal de la empresa?

 ¿Cuáles es su necesidad referente a las funciones deseadas en el sistema de

información?

 ¿Qué áreas conforman la empresa?

 ¿Qué funciones desempeña cada una de éstas áreas?

 ¿Cómo es la interacción entre los procesos?

 ¿Qué tipos de información desea ingresar y encontrar en el sistema de

información?

 ¿Quién puede editar o ingresar información al sistema? ¿hasta qué punto

pueden hacerlo?

 ¿desea algún tipo de restricción (usuario y contraseña) para acceder a las

diferentes herramientas del software por parte de las áreas?

 ¿Quién puede tener acceso total al sistema? Que tipo de usuarios desea en el

sistema (administradores)

 ¿Desea archivar documentación en el sistema de información? ¿qué tipo de

documentación y en que formato desea hacerlo?

 ¿Requiere funciones que le permitan imprimir algún tipo de documento?

 ¿Desea algún tipo de consecutivo para las impresiones de documentos?

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 En caso de manejar contabilidad ¿Desea el Plan Único de Cuentas en el

sistema?

 ¿Requiere que la información maneje codificación? ¿qué tipo?

 ¿Qué tipo de reportes desea generar en el sistema? ¿En qué formato?

 ¿Desea que el software sea parametrizable por el usuario administrador?

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RECOLECCIÓN DE DATOS

Somos una empresa que se dedica a la compra y venta de vehículos usados y que

adherido a ello préstamos un servicio de parqueadero de las 24 horas. Y está conformada por

el área administrativa conformada por gerencia, representante legal, auxiliar administrativo y

auxiliar contable, el área comercial con dos asesoras, el área de servicios.

El gerente es el encargado de buscar y negociar acuerdos, es el encargado del control

de funciones de las áreas bajo su cargo, supervisar la contabilidad de la empresa, autorizar

movimientos.

El representante legal es el encargado de resguardar queda operatividad de la empresa

tenga un buen funcionamiento, también se encarga de celebrar y ejecutar los actos y contratos

necesarios para desarrollar las actividades propias de la sociedad y ejecuta las órdenes

impartidas por la empresa.

El auxiliar administrativo es el encargado de recopilar la información entregada por los

asesores para la radicación de estos, además se encarga de que la documentación este

completa y debidamente diligenciada para su respectivo traspaso al momento de realizar una

compra o venta y que éste se encuentre actualizado, además de encargarse de llenar formatos

de nuevos convenios con empresas que requieran contrato de parqueadero para sus vehículos,

también se encarga del proceso archivístico, diligenciamiento de contratos de funcionarios y

entrega de informes a gerencia.

Auxiliar contable es quien vigila los ingresos y egresos de la empresa, apoya la gerencia

en el control de presupuesto, realiza pagos de nominas de los funcionarios, pagos a

proveedores para que sean realizados en el plazo pactado, realiza facturas para los clientes de

la empresa y procesos contables.

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El asesor comercial es quien se encarga de pasar informes de compras y ventas

realizadas, también de asesorar a posibles negociantes mostrando nuestro catalogo y haciendo

todo lo posible para cerrar negociaciones exitosas.

El área de servicio son los que se encargan de la vigilancia de la empresa,

mantenimiento y embellecimiento de la empresa, entrega de novedades por escrito en

formatos.

Por el momento a causa de la falta de un software que permita la interacción,

necesitamos que dicho sistema permita tal interacción. El fin principal es ofrecer un buen

servicio, y adicionalmente llevar un buen control en la compra y venta de vehículos, de los

servicios prestados y que sea algo más ágil.

Se necesita un usuario administrador, que sea el encargado de parametrizar el sistema,

que sea el encargado de generar logs de auditorías que también debe tener el software, para

poder vigilar en caso de un fraude o en caso de un mal uso del sistema. También los usuarios

que van a ingresar la información deben tener acceso dependiendo de sus funciones.

Adicional a la documentación que se deba generar por ley como es el tema de la

facturación electrónica, también se requiere la nominación electrónica y que administre la

gestión documental como documentación que no va ser por sistema que se requiere que quede

guardada en el sistema tales como la correspondencia recibida, la facturación que llegue de

alguna empresa, gastos mínimos, gastos de caja menor,

Se requiere que los reportes adicionales a los contables, que genere reportes de

ventas, cumplimiento de metas, reportes de información ingresada al sistema relacionado a la

gestión documental y que se puedan realizar auditorias internas o externas en cualquier

momento por parte del administrador del sistema.