SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Fecha: 04/10/2018
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: F004-P006-
GFPI

DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD - NTC ISO 9001

APRENDIZ: Yulimar vega Jamaica

INSTRUCTORA: DIANA CAROLINA BALLEN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2021
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Fecha: 04/10/2018
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: F004-P006-
GFPI

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a

partir de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en
la presente actividad, realice un informe donde describa las
actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En
el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro
en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen
externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

Actividades para el control de la información documentada

Este documento sintetiza los puntos fundamentales relacionados con las

Actividades para el control de la información documentada. En primer lugar, se
expondrán algunos conceptos básicos, en segundo lugar, se abordará el tema del
control de la información documentada de origen interno y externo, y finalmente se
presentará un breve resumen.

Conceptos Básicos

Documento controlado; Se refiere al documento sobre el cual existe control y

responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen
Copia no controlada: Es un documento sobre el cual no existe responsabilidad
de comunicar cambios y/o actualizaciones del mismo. Generalmente se
consideran copias no controladas la documentación que se encuentra impresa, ya
que las organizaciones tienden a mantener la información documentada vigente
en medios electrónicos y/o de fácil acceso por parte del personal.
Documento obsoleto: Es aquel que pierde su vigencia, pues existe una nueva
versión o actualización del mismo.

Control de la información documentada de origen interno

Distribución; Consiste en identificar y utilizar un medio de comunicación y de

divulgación de los documentos vigentes que conforman el Sistema de Gestión de
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la organización. De esta manera se busca asegurar que la información

documentada llegue a sus usuarios y pueda ser implementada oportunamente.
Acceso; Implica precisar los permisos para ver y/o modificar determinada
información, para esto se debe definir perfiles y asignar responsabilidades a los
diferentes cargos que conforman los proceso.
Recuperación; La recuperación de la información documentada consiste
básicamente en facilitar la búsqueda de documentos gracias a su indexación u
organización bajo un criterio común.
Uso; El control sobre el uso de la información documentada se refiere a que ésta
sea destinada para la utilización prevista por la organización y no para fines que
no correspondan.
Control de cambios; La organización debe establecer mecanismos que permitan
identificar los cambios realizados a la documentación Para la realización de esta
actividad resulta indispensable definir el personal autorizado para realizar cambios
y aprobarlos.
Almacenamiento y preservación; Consiste en determinar el medio y lugar en el
cual se almacenará la información documentada y a su vez, los métodos y
técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos e información
contenida en los mismos. El objetivo de esta actividad es prevenir el deterioro del
documento.

Por su parte la información documentada de origen interno que proporciona

evidencia de la ejecución de actividades (registros), se controla teniendo en
cuenta los siguientes criterios:

Conservación: En este aspecto, la organización no sólo establece el tiempo

durante el cual conservará la información documentada en su archivo, sino
también el medio de soporte en el cual la almacenará por el tiempo previsto.

Disposición; Una vez se cumple el tiempo de conservación de la información

documentada en el archivo de la organización, se deben definir las acciones a
seguir. Algunas opciones son: Destrucción de la información, microfilmación,
digitalización de la información física, entre otras.
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DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Los nuevos requisitos para los
productos y servicios. Datos del pedido
Inspecciones de calidad realizadas
al producto Según las Normas NTC ISO 9001: 2015
Entradas para el diseño y desarrollo
Controles al proceso de diseño y
desarrollo
Requisitos que describen claramente al
Salidas del diseño y desarrollo. pedido
Evaluación, selección, seguimiento
del desempeño y la reevaluación de
los proveedores externos. Según las Normas NTC ISO 9001: 2015
Liberación de los productos y
servicios.
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