La Oficina de Gestión de Proyectos es una herramienta por demás importante para

toda empresa o entidad de negocio, ya que como unidad de apoyo para la gestión
de integral de los proyectos ofrece el desarrollo de estrategias de implementación,
soporte, administración y optimización de recursos con una visión de 360°.

Si bien la participación de la PMO no es la ejecución del proyecto o proyectos en sí,

sí es responsable de la adecuada implementación de las estrategias o desarrollo de
metodologías que permitan una adecuada gestión/administración de los proyectos
presentes en cada organización, vinculando cada uno de los proyectos con los
objetivos de cada empresa, con la posibilidad de participar conforme a la necesidad,
partiendo de un apoyo en la gestión, hasta la dirección plena de uno o más
proyectos.

La intención primordial de la PMO es estandarizar cada una de las actividades

ligadas a los proyectos de cada empresa u organización y ofrecer un esquema
idóneo que permita la adecuada gestión de los recursos y herramientas en el diseño
e implementación de estrategias que permitan disminuir el riesgo en la toma de
decisiones, vinculando cada uno de los proyectos a los objetivos estratégicos de
dicha empresa.

Por lo anterior, la PMO debe poseer una posición jerárquica privilegiada en la

estructura de las organizaciones, ya que al ser partícipe de la recopilación de
información, su manejo, interpretación y estructuración en el desarrollo de
metodologías que permitan identificar, estandarizar, medir y controlar cada uno de
los procesos, implica la participación de todas las áreas vinculadas a cada una de
los proyectos ejecutables, además de cada uno de los niveles participantes en la
organización, no hay una tarea (presente en la ejecución de cada proyecto) por
pequeña que sea que pueda considerarse insignificante, aquí radica la importancia
de la PMO, su trabajo es identificar cada una de las variables que impactan la
ejecución de un proyecto; por tanto la comunicación y libertad de acción del
responsable del PMO a través de cada una de las áreas involucradas es sumamente
importante y por ello también se justifica su posición en la estructura de la
organización.

Si bien la PMO se encarga de gestionar todos los recursos vinculados con la

ejecución de un proyecto, también es responsable de la implementación, control y
monitoreo de los entregables establecidos tanto de forma particular como de forma
general con la consecuente posibilidad de optimizar cada uno de los procesos “si lo
puedo medir, lo puedo controlar y lo puedo optimizar”.
El trabajo o función de la PMO no es solo superficial; es decir, es cierto que cuenta
con una visión global de cada proyecto o incluso de varios proyectos bajo su gestión
pero tiene la posibilidad de ver dentro de cada uno de ellos porque conoce el detalle
de cada una de las operaciones involucradas, así como la participación y medida
de participación de cada una de las áreas vinculadas al proyecto o los proyectos,
esto hace de la PMO una figura por demás crítica y con gran responsabilidad en el
cumplimiento de objetivos en la gestión de proyectos.

Además de lo anterior, la PMO es responsable de fomentar la adecuada

transferencia de conocimientos relacionados con el proyecto en cuestión y procurar
la correcta orientación, capacitación y supervisión de los responsables de los
proyectos, así como garantizar el cumplimiento de los procedimientos y estándares
definidos mediante la implementación de auditorías y participar en la elaboración de
políticas encaminadas al alcance de objetivos particulares y generales de cada
proyecto; por esta razón la información y el manejo e intercambio de la misma
también forma una parte fundamental de la PMO.

Dentro de las ventajas ofrecidas por una PMO podríamos considerar:

• Un mejor control sobre el uso de los recursos y su administración, por ende

una disminución de costos y un mejor manejo de las actividades o tareas
definidas en cada una de las etapas del proyecto.
• Toma de decisiones más eficiente, esto debido a que la información con que
se alimenta cada una de las estrategias proviene directamente de las partes
participantes en cada una de las etapas de cada proyecto, mayor flujo de
información de mayor calidad.
• Los resultados que se obtienen del monitoreo de cada proyecto brindan un alto
grado de confiabilidad.
• Los procesos tienden a ser más eficientes, evitando la asignación de tareas
duplicadas y repercutiendo en la optimización de los recursos y disminución
de costos.
• Permite un mayor flujo de información de calidad entre cada una de las áreas
participantes encaminando a cada una de ellas al cumplimiento de objetivos
de forma particular y general.
• Al ofrecer resultados confiables y mayor control de las etapas de los proyectos
permite también optimizar las decisiones estratégicas de la empresa
encaminándola a una mejor y más saludable planeación.
• Gestión de riesgos, al contar con una estrategia mediante la cual éstos son
identificados, calculados y previstos, podemos disminuir o incluso evitar dichos
riesgos o anticiparnos a cualquier eventualidad.
 • Garantizar la calidad del producto final, dado que ahora tenemos la
posibilidad de contar con un proceso más eficiente y controlado.
• Fomenta la formación y capacitación de los participantes y responsables de
proyectos con la posibilidad de crear una cultura organizacional que
garantice resultados a mediano y largo plazo.

Sin embargo no todo es miel sobre hojuelas, hay ciertas desventajas que deben
tenerse presentes al momento de trabajar apoyados en una PMO, por ejemplo:

• Burocracia, el riesgo es patente, dado que una vez establecidas las etapas u
operaciones críticas de cada proceso o proyecto, es fácil caer en la falsa
ilusión del poder al contar con información crítica del proceso.
• “Muchos Jefes y pocos apaches”, un mal seguimiento o mala implementación
de la PMO o falta de expertisse en los directores o responsables puede
llevarnos a malograr el esquema de supervisión eliminado por completo la
posibilidad de mantener la operación de manera adecuada.
• Cada participante o responsable es importante y fundamental, sin embargo
a largo plazo y en afán de “mejorar u optimizar” se cae en el error de verlos
como prescindibles
• La inversión necesaria para la implementación de una PMO no es menor,
dado el grado de especialización y conocimiento de los directores o
responsables.
• Los resultados de la implementación de la PMO son a mediano y
mayoritariamente a largo plazo.
• A menudo se presenta resistencia al cambio o complejidad para cambiar
paradigmas preconcebidos, debido a que la mayor parte de las veces se
asume que “si algo es funcional, es adecuado”, este es uno de los mayores
problemas dado que asumir que “si siempre se ha hecho así y ha dado
resultados no tiene por qué cambiarse”, es uno de los conceptos más
erróneos de cualquier proyecto porque de antemano rechaza la posibilidad
mejora.

Si bien la PMO pudiera ―a primera vista― parecer un gasto más que una inversión;
a la larga ofrece mucho mayores beneficios y sobre todo resultados ampliamente
medibles y controlables en la gestión de proyectos y si consideramos además que
direccionar todos los proyectos acorde a los objetivos derivados de la planeación
estratégica favorecerá una adecuada proyección de las inversiones con un elevado
grado de certeza, queda claro que la PMO es una herramienta necesaria en
cualquier tipo de empresa.