ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

JESSICA REY DUQUE

APRENDIZ

GUISELL ELVIRA BONILLA DE LA CRUZ

INSTRUCTOR (A)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2021
La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura, es decir
desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del
griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo importante
que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad
ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos.
Es así como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial
de los recursos de información de una empresa, entidad pública, privada o un país
por cuanto en su documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico
de sus funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del
valor que tiene para: la administración, y la investigación.

Es decir la importancia de los archivos para la administración dentro de una

empresa podemos decir y decidir que archivar es resguardar de forma ordenada
documentación e información útil, dicha información puede estar contenida en
documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas,
fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc; la cual
se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita
posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida,
cuando así se requiera.

Los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus

tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad
pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores,
cumplidos o pendientes, llevar a cabo toda investigación, tomar decisiones,
responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de ciudadanos.

La función de los archivos como memoria, cobra importancia a medida que pasa el
tiempo con archivos bien organizados no tendremos los empleados, funcionarios y
ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación y tiempo invertido,
produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta administración de la
información, la importancia de los archivos para la investigación, todos los archivos
tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento para todas
las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen información en
documentos que pueden y deben aprovecharse por parte de investigadores. Los
archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, sobre los
acontecimientos; son útiles para las investigaciones relacionadas a la historia, la
economía, la administración, la geografía, los procesos políticos, sociales, la
ciencia, la tecnología.
 Conclusiones

La conclusión del archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social,

política y científica de la humanidad.
• El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país,
en la conservación de los documentos.
• El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en
todo momento.
• El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultas por
parte de la ciudadanía en general.
• El archivo debe ser funcional y técnico, de fácil manejo y consulta.
• El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.