MN-A-453-01 Manual de Contratacion Administrativa

SICME Código: MN-A-453-01
MACROPROCESO: APOYO Versión: Vr.5

Fecha de aprobación:
PROCESO: CONTRATACIÓN
19 de diciembre de 2018
Nombre del Formato: Manual de
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Contratación Administrativa
Manual de Contratación
Administrativa
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PRESENTACIÓN
El presente Manual tiene como propósito fijar directrices internas en materia contractual y
las actividades a desarrollar en las diferentes etapas del proceso contractual y en la
celebración de los contratos que necesita el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría
General de la Republica, para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos
institucionales.
Como parte de los procesos que integran el Sistema de Gestión de Calidad se encuentran
los de contratación y de supervisión, fundamentales para el funcionamiento de las entidades
estatales, y contemplados en la NTC GP 1000:2004 en el numeral 7.4 denominados
“Adquisición de Bienes y Servicios”.
Como quiera que el éxito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno
de los pasos y etapas consagrados en las normas, y con la coordinación entre las diferentes
dependencias o instancias que participan en el mismo, se presenta este Manual de
Contratación, que servirá de guía de gestión y orientación en el desarrollo de la actividad,
buscando garantizar que la adquisición de bienes y servicios para el cumplimiento de los
fines del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, se realice
con los más altos niveles de eficiencia y efectividad y que la supervisión de los contratos se
realice conforme a las normas legales, buscando el cumplimiento de los fines estatales.
El Manual se complementa con procedimientos que trazan las rutas a seguir en los
procesos de contratación que adelante la Entidad, de acuerdo con las modalidades de
selección previstas en la normatividad vigente.
Esperamos que este instrumento se constituya en un insumo de consulta permanente que

minimice la ocurrencia de errores en materia contractual y haga más efectivo el proceso de
adquisición de bienes y servicios y de control de la ejecución contractual en el Fondo de
Bienestar Social de la Contraloría General de la República.
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CONTENIDO
PRESENTACIÓN .............................................................................................................. 2
CAPITULO I ...................................................................................................................... 5
ASPECTOS RELATIVOS AL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA ......................................................................................... 5
1.1 NATURALEZA JURÍDICA .......................................................................................... 5
1.2 MISIÓN ....................................................................................................................... 6
1.3 VISIÓN ........................................................................................................................ 6
CAPITULO II ..................................................................................................................... 7
2. GENERALIDADES..................................................................................................... 7
2.1. OBJETIVO .............................................................................................................. 7
2.2. ALCANCE ............................................................................................................... 7
2.3. NORMATIVIDAD APLICABLE ................................................................................ 7
2.4. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÒN PÙBLICA .................................... 8
2.4.1 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA .............................................................. 8
2.4.2 PRINCIPIO DE PLANEACIÓN ..................................................................... 8
2.4.3 PRINCIPIO DE ECONOMÍA ......................................................................... 9
2.4.4 PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ........................................................... 9
2.4.5 PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA .................................................... 10
2.4.6 PRINCIPIO DE PUBLICIDAD ..................................................................... 10
2.4.7 PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO ........................................................ 10
2.4.8 SUPREMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL ...................... 10
2.5 QUIENES INTERVIENEN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. .................... 10
2.5.1 ORDENADOR DEL GASTO ....................................................................... 10
2.5.2 COMITÉ DE CONTRATACIÓN .................................................................. 11
2.5.3 DEPENDENCIA SOLICITANTE.................................................................. 12
2.5.4 ASESOR JURÍDICO ................................................................................... 12
2.5.5 SUPERVISOR DE CONTRATO ................................................................. 12
2.5.6 INTERVENTOR .......................................................................................... 13
2.5.7 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ........................................ 13
2.5.8 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN EN EL
PROCESO CONTRACTUAL.................................................................................... 13
CAPITULO III ................................................................................................................... 16
PROCESO CONTRACTUAL ............................................................................................... 16
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3 ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL ............................................................. 16

3.1 ETAPA PRE CONTRACTUAL ................................................................................. 17
3.1.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES .......................................................... 17
3.1.2 PROCESO DE SELECCIÓN ...................................................................... 21
3.1.3 LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN ............................................... 22
3.2 ETAPA CONTRACTUAL .......................................................................................... 29
3.2.1 PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
30
3.2.2 MODIFICACIONES AL CONTRATO DURANTE EL PLAZO DE
EJECUCIÓN. ........................................................................................................... 31
3.2.3 PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LAS MODIFICACIONES AL
CONTRATO ............................................................................................................. 32
3.2.4 SUSPENSIÓN DEL CONTRATO ............................................................... 32
3.2.5 TERMINACIÓN ANTICIPADA .................................................................... 32
3.3 ETAPA POSCONTRACTUAL .................................................................................. 32
4 PROCESO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE
INCUMPLIMIENTO .......................................................................................................... 34
5 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN ............................................................................................................ 35
6 SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA SECOP ...................... 35
7 MECANISMOS DE COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA ....................................................................................... 35
8 GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO CONTRACTUAL ................................. 36
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CAPITULO I
ASPECTOS RELATIVOS AL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
1.1 NATURALEZA JURÍDICA
De conformidad con el artículo 89 de la Ley 106 de 1993, el Fondo de Bienestar Social de

la Contraloría General de la República es una Entidad Pública con personería jurídica,
autonomía administrativa y presupuesto propio, adscrito a la Contraloría General de la
República, reglamentado por los Decretos 2880, 2881 de 1994 y reestructurado por los
Decretos 279 y 280 del año 2000.
El artículo 90 de la citada Ley establece los objetivos del Fondo de Bienestar Social de la
Contraloría, entre los cuales se encuentra la contribución, desarrollo y administración de
aspectos tales como la educación, salud, vivienda, planes de crédito, así como la
administración del Colegio para hijos de Empleados de la Contraloría General de la
República y del Centro Médico.
De otra parte, el artículo 93 ibídem regula lo relativo al patrimonio del Fondo de Bienestar
Social de la Contraloría General de la República, determinando que está constituido por (i)
la asignación de apropiaciones presupuestales del Presupuesto Nacional, en especial por
el aporte de la Contraloría que corresponde al 2% del presupuesto anual; (ii) por los
rendimientos financieros y operacionales; (iii) por los auxilios y donaciones que reciba; (iv)
por los aportes de los empleados de la Contraloría General de la República; (v) por las
sumas que recaude la Contraloría por concepto de las multas que imponga; (vi) por los
bienes que como persona jurídica haya adquirido o adquiera; (vii) por los recursos que se
perciban como producto de los servicios prestados por la Unidad Especial de Estudios
especializados de control fiscal y por los recursos de la venta de papel resago, remate de
bienes, venta de pliegos y demás actividades que realice la Contraloría.
En cuanto a la dirección y administración del Fondo de Bienestar Social de la CGR el

artículo 94 de la Ley 106 de 1993 establece que estará dirigido por una Junta Directiva y un
Director, quien será su representante legal.
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1.2 MISIÓN
Mejorar la Calidad de vida de nuestros usuarios prestando servicios de bienestar Integral.
1.3 VISIÓN 2019 - 2022
En el 2022 ser reconocidos por nuestros usuarios como la mejor alternativa de bienestar,
generando experiencias memorables.
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CAPITULO II
2. GENERALIDADES
2.1. OBJETIVO
El propósito del presente Manual de Contratación es el de establecer de forma clara y

sucinta el macroproceso de apoyo de contratación al interior del Fondo de Bienestar Social
de la Contraloría General de la República, el cual busca la obtención de bienes y servicios
y todos los asuntos propios de la contratación pública en las etapas precontractual,
contractual y poscontractual, en virtud de la delegación y/o desconcentración de funciones
de acuerdo con las Dependencias de la Entidad; y como definición de políticas, fijación de
parámetros y reglas para aquellas personas que se encuentran interesadas en conocer y
participar de los procesos y procedimientos que rigen la contratación en el Fondo de
El Decreto 1510 de 2013 dispuso en su Art. 160, que “. Las Entidades Estatales deben
contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el
efecto señale Colombia Compra Eficiente”.
No obstante, las materias no contempladas en el presente manual se entienden regidas por

las normas aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este
instrumento, se aplicarán las que sean de mayor jerarquía.
2.2. ALCANCE
El presente Manual de Contratación abarca las tres diferentes etapas de la contratación

estatal como lo son: la etapa pre contractual, la contractual y la poscontractual, para todos
los procesos de contratación de la Entidad y en todas las modalidades de selección
establecidas en la Ley.
El mismo deberá ser consultado y aplicado por todos los funcionarios que directa e
indirectamente se involucren en la adquisición de bienes y servicios en el FBSCGR.
2.3. NORMATIVIDAD APLICABLE
Son aplicables al proceso de contratación las siguientes normas:

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 Constitución Política de Colombia.

 Ley 489 de 1998 y sus decretos reglamentarios.
 Decreto Ley 019 de 2012.
 Decreto 1510 de 2013.
De igual forma, según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación

estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas
materias no reguladas por la misma. La Contratación que lleve a cabo el FBSCGR, deberá
sujetarse también a las disposiciones del Estatuto Orgánico de Presupuesto y las normas
de austeridad del gasto.
2.4. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÒN PÙBLICA
En los procesos de contratación que adelante el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría

General de la República, se tendrán en cuenta los principios consagrados en la Constitución
Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el CPACA,
especialmente los de buena fe, debido proceso, primacía del derecho sustancial sobre lo
formal, planeación, debido proceso, responsabilidad, economía, oportunidad, publicidad,
selección objetiva y transparencia.
En los procesos de contratación se seguirán los lineamientos establecidos para cada

modalidad de selección y los pliegos de condiciones indicarán los requisitos y objetivos
necesarios para participar en los procesos de selección, definiendo reglas objetivas, justas,
claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole y
aseguren la escogencia objetiva del contratista.
2.4.1 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: Este principio garantiza la publicidad y

contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre
concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.
2.4.2 PRINCIPIO DE PLANEACIÓN: Este principio tiene como finalidad lograr los
objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos
técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades del Fondo de
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2.4.3 PRINCIPIO DE ECONOMÍA: Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento

sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias
para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor
tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija
sino los documentos necesarios.
2.4.4 PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Los servidores públicos del Fondo de

Bienestar Social de la Contraloría General de la República están obligados a buscar el
cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos.
Así mismo, el numeral 3 del artículo 26 de ley 80 de 1993 consagra que las entidades y los
servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos de selección sin haber
elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los elaboren en forma
incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de carácter subjetivo.
Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y

liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos del Fondo de Bienestar
Social de la Contraloría General de la República, del Contratista y de terceras personas que
puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus
actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de
ellas.
El comité de evaluación es la instancia encargada de evaluar las ofertas y las

manifestaciones de interés para cada proceso de Contratación por licitación, selección
abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera
objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones,
aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están
sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses y recomendarán al
Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, a través del Comité
de Contratación, el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación
efectuada. En el evento en el cual el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General
de la República no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe
justificar su decisión.
Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades,

incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no
ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar
Los contratistas interventores y supervisores (si no son servidores públicos) y los asesores
externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al
régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos.
Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños que
se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las funciones.
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2.4.5 PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA: Es una obligación del Fondo de Bienestar

Social de la Contraloría General de la República, respecto de todos los procesos y
procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es
que en ningún caso la selección del contratista puede ser subjetiva.
¿Cuándo es objetiva la selección?
Cuando la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que
ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier
clase de motivación subjetiva.
2.4.6 PRINCIPIO DE PUBLICIDAD: Principio generador de participantes que tienen la

posibilidad de conocer los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos de los
procesos que se están adelantando en el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría
General de la República, por encontrarse publicados en el SECOP.
2.4.7 PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO: El Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República garantizará que toda actuación administrativa
vinculada con la actividad contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la
posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración.
El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones

contractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual
de selección de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias.
2.4.8 SUPREMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL: En todo proceso de

selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá
rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que
verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no
constituyan los factores de escogencia establecidos por el Fondo de Bienestar Social de la
Contraloría General de la República en el pliego de condiciones.
Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de

igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación.
2.5 QUIENES INTERVIENEN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
En las diferentes etapas del proceso de contratación intervienen todas las dependencias
del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, de acuerdo con
las funciones asignadas en el presente Manual.
2.5.1 ORDENADOR DEL GASTO

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Según los artículos 94 y 97 de la Ley 106 de 1993, corresponde al Gerente del Fondo de
Bienestar Social de la Contraloría General de la República ejercer la representación legal
de la Entidad, así como suscribir los actos o contratos que deban celebrarse conforme a las
normas legales y sus estatutos.
Por su parte la Ley 80 de 1993 en su artículo 11 numeral primero establece que “La
competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas
será del jefe o representante de la entidad, según el caso”.
Conforme a lo anterior, corresponde al Gerente del Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República suscribir los diferentes actos administrativos que se
generen dentro de los procesos de selección en sus diferentes modalidades, los contratos,
las modificaciones a los contratos, las declaraciones de incumplimiento, las liquidaciones y
demás actos administrativos generados en el proceso.
2.5.2 COMITÉ DE CONTRATACIÓN
El Comité de Contratación del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la

República es un órgano asesor, cuya función es emitir pronunciamientos y asesorar al
Ordenador del Gasto en la toma de decisiones durante la etapa precontractual del proceso
de contratación.
El comité de contratación cuenta con la capacidad y competencia técnica necesarias para

adoptar procedimientos administrativos contractuales y oficia como órgano asesor de la
gerencia en materia de contratación.
El comité de contratación cuenta con un equipo interdisciplinario de funcionarios

encargados de asesorar al gerente del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General
de la República, conformado así:
a) Director Administrativo y Financiero

b) Asesor jurídico
c) Asesor Financiero
d) Asesor de la Gerencia
e) Profesional Especializado del Grupo de Recursos Físicos
A las sesiones del comité asesor de contratación, podrán asistir las personas que a juicio
de sus miembros contribuyan a informar, explicar o dar claridad técnica a los temas a tratar
en la reunión respectiva.
2.5.2.1 Funciones del Comité Asesor de Contratación.
El Comité Asesor de Contratación, está constituido como órgano asesor para la

contratación del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y
tendrá la función de estudiar, analizar, revisar los estudios previos y recomendar al Gerente
del Fondo, los aspectos relativos a la modalidad de contratación directa, selección
abreviada, licitación pública, concurso de méritos y demás modalidades de contratación
requeridas de acuerdo a las necesidades de la entidad y valor del contrato.
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Así mismo, deberá estudiar y analizar las evaluaciones que presenten los comités
evaluadores para efectuar las recomendaciones relativas a la adjudicación en cada uno de
los procesos.
2.5.3 DEPENDENCIA SOLICITANTE
Las dependencias del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República

que tengan la necesidad de contratar un bien o servicio, harán el requerimiento de la
contratación por medio de documento de los Estudios Previos y trabajará de la mano con
el Grupo Jurídico durante el proceso previo a la selección del contratista.
Los estudios previos deberán ser cuidadosamente elaborados por la dependencia o área
que requiera la contratación, de manera que no existan errores en la forma y el fondo que
puedan prestarse a equívocos en la selección objetiva del contratista. En caso de que se
presenten estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio por el servidor designado
por la Dirección Administrativa y Financiera, la documentación será devuelta al área
respectiva, para la correspondiente modificación o adecuación, en un plazo que no supere
los cinco (5) días hábiles para Bogotá y diez (10) días para las Gerencias Departamentales
Colegiadas.
2.5.4 ASESOR JURÍDICO
Es el responsable de revisar y responder porque los documentos generados en las etapas

pre-contractual y contractual, diferentes a lo atinente a la supervisión y pos contractual, se
ajusten a las normas legales vigentes.
2.5.5 SUPERVISOR DE CONTRATO
Es el servidor público designado para la vigilancia y control de la ejecución idónea y

oportuna de las obligaciones del contrato durante su ejecución, también tiene a su cargo el
trámite de liquidación del contrato, según lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007.
De acuerdo con el Artículo 83 del Estatuto Anticorrupción la supervisión consistirá en el

seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no
requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, el Fondo de Bienestar Social
de la CGR podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de
servicios que sean requeridos.
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2.5.6 INTERVENTOR
Es el servidor público designado para la vigilancia y control de la ejecución idónea y

oportuna de las obligaciones del contrato en los aspectos técnicos, sobre los cuales esta
persona tiene conocimientos especializados.
De acuerdo al artículo 83 del Estatuto Anticorrupción la Interventoría consistirá en el

seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o
jurídica contratada para tal fin por el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General
de la República, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado
en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante,
lo anterior cuando el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República
lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el
seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato
dentro de la interventoría.
Cuando se trate de contrato de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993,

los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con
independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar
con interventoría.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones
de supervisión e interventoría. Sin embargo, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría
General de la República puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en
el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo
del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor.
El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.
2.5.6.1 Facultades y Deberes de los Supervisores y los Interventores
Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y

explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por
mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o
pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
2.5.7 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Es el funcionario encargado de dirigir la planeación contractual y así mismo, hacer el

seguimiento a la ejecución presupuestal según lo planeado.
2.5.8 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

CONTRACTUAL
ACTIVIDADES O TAREAS RESPONSABLES

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Elaborar y consolidar el Plan de Dirección Administrativa y Financiera

Adquisiciones o compras.
Aprobación del Plan de Adquisiciones o Ordenador del Gasto

compras
Remisión del formato de necesidad del Directores de la Entidad

bien o servicio a la Dirección
Administrativa
Evaluar el Plan de Adquisiciones o Dirección Administrativa y Financiera

compras y asesorar al Ordenador del
Gasto en cuanto a su aplicación
Consulta de precios o condiciones del Dirección administrativa y Financiera,

mercado, Elaboración estudios del sector Director de Desarrollo y Bienestar Social
Profesional Especializado.
Elaboración de Estudios previos Dependencia que tiene la necesidad de la

contratación.
Revisión de Estudios previos Oficina Jurídica, Dirección administrativa y

Financiera, Comité de Contratación
Elaboración de la Invitación Pública de Oficina Jurídica

contratación de Mínima Cuantía
Recepción de observaciones o solicitudes Dirección Administrativa y Financiera

de aclaraciones al pliego definitivo y
proyectar las respuestas
Publicación de documentos en el SECOP Dirección administrativa y Financiera
Expedir el Certificado de Disponibilidad Funcionario del área de Presupuesto

Presupuestal.
Recepción de ofertas Dirección administrativa y Financiera
Designación del comité evaluador para Ordenador del Gasto

verificar y evaluar las ofertas
Verificación y evaluación de las ofertas Comité Evaluador

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Presentación de informes de evaluación y Comité Evaluador

verificación
Publicación de informes en el SECOP Dirección Administrativa y Financiera
Recibo de observaciones al informe. Dirección Administrativa y Financiera
Verificación y evaluación y respuesta de Comité Evaluador

observaciones con destino al Comité de
Contratación
Analizar y aprobar las respuestas Comité de Contratación

entregadas por el comité evaluador
Asesorar al ordenador del gasto sobre la Comité de Contratación

adjudicación
Adjudicación de los procesos Ordenador del gasto

contractuales
Designación del supervisor Ordenador del gasto
Registro presupuestal del contrato Funcionario del área de Presupuesto.
Reporte mensual de los contratos a la Dirección Administrativa y Financiera

Cámara de Comercio
Reporte de contratos al sistema Único de Funcionario designado del Área de

información del personal Departamento de Talento Humano
la Función Pública (prestación de
servicios, asesorías y
consultorías).Excepto pasajes, vigilancia,
cafetería aseo y fotocopias
Envío de comunicación al supervisor. Dirección administrativa y Financiera
Suscribir acta de inicio Supervisor y contratista
Ejercer la supervisión y vigilancia de los Supervisores y/o interventores

contratos
Expedición de actas, informes y otros Supervisores y/o interventores

actos generados en el transcurso del
contrato.
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Liquidación del contrato Ordenador del Gasto
Publicar en SECOP todos los documentos Dirección administrativa y Financiera

que se generen durante el proceso de
contratación (art 19 del decreto 1510 de
2013.
Trámite de pagos Dirección Administrativa y Financiera

supervisores
CAPITULO III
PROCESO CONTRACTUAL
3 ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL
En los procesos contractuales adelantados por el Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República, se seguirán los trámites y procedimientos establecidos
en el presente manual de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación
estatal.
Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y trámites que el

Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe realizar para la
adquisición de los bienes, servicios u obras que se requieran para el cumplimiento de sus
funciones.
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La contratación estatal comprende tres etapas: pre contractual, contractual y

poscontractual. Durante éstas etapas los intervinientes deben cumplir las tareas aquí
asignadas y en los procedimientos publicados en SICME, los cuales complementan al
Manual.
3.1 ETAPA PRE CONTRACTUAL
Esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual, debe
hacer entre otros aspectos el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del
proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional,
técnica y de análisis de riesgo; dejando constancia de este análisis en los documentos del
proceso, la elaboración del Plan de Adquisiciones, la realización de estudios previos, las
autorizaciones y /o licencias, en el evento de ser necesaria la elaboración de pliegos de
condiciones y el subproceso de selección de contratistas.
Las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas de
planear la contratación de sus necesidades. En los estudios previos deberán definir las
especificaciones técnicas, el objeto a contratar, indicar el rubro presupuestal a afectar con
la contratación, indicar si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo
Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano, elaborar
los estudios de costos, y en general tener en cuenta cuales aspectos serán de mayor o
menor complejidad según la naturaleza y características del objeto contractual.
3.1.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Durante esta etapa, y en cumplimiento del principio de planeación, se elaborará el Plan

Anual de Adquisiciones que debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretende
adquirir el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República para la
respectiva vigencia fiscal con el propósito de cumplir con sus funciones y objetivos
establecidos en la Ley 106 de 1993 así como en el Plan de Bienestar Social suscrito con el
área de Talento Humano de la Contraloría General de la República.
Para efectos de formular el Plan Anual de Adquisiciones del Fondo de Bienestar Social de
la Contraloría General de la República cada una de las dependencias, después de realizar
un análisis sobre sus necesidades, deberá informar a la Dirección Administrativa y
Financiera las obras, bienes y servicios que pretenden adquirir durante la vigencia. Una vez
efectuado lo anterior, se deberá realizar la consolidación de la información recibida y se
elaborará el Plan Anual de Adquisiciones que será puesto a consideración del Ordenador
del Gasto para su aprobación, quien también aprobará sus modificaciones.
Para efectos de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones se deberá tener en cuenta
las directrices impartidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia
Compra Eficiente.
El Plan Anual de Adquisiciones no obliga al Fondo de Bienestar Social de la Contraloría

General de la República a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeran.
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El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe publicar su

Plan Anual de Adquisiciones y actualizaciones o modificaciones en su página web y en el
SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año.
El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe actualizar el

Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición,
valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras,
bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto
anual de adquisiciones.
3.1.1.1 Solicitud del Proceso de Contratación
Una vez la Gerencia o las Direcciones establezcan lo que deben contratar durante el año,
de acuerdo con el Plan de Adquisiciones del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría
General de la República, se debe hacer el requerimiento a la Dirección Administrativa y
Financiera elaborando los estudios previos, certificado de disponibilidad presupuestal y los
anexos técnicos. Los estudios previos deben ser elaborados y enviados a la Dirección
Administrativa y Financiera a más tardar en la fecha de inicio del proceso de contratación
establecido en el Plan de Adquisiciones.
3.1.1.2 Estudios Previos
La contratación debe estar precedida de un estudio y documentos previos, los cuales son
el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones debiendo
permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación
La elaboración de los estudios previos, estará a cargo del área en la cual surge la necesidad
o dependencia solicitante, que será la responsable de presentar los documentos necesarios
para adelantar la contratación. En los estudios deberá señalarse el área a la que le
corresponderá realizar la supervisión del contrato.
El área en la cual surge la necesidad debe realizar la solicitud de contratación y diligenciar

el formato de “Estudios Previos” aprobado en SICME aplicable a la modalidad de
contratación a seguir, el cual contiene los aspectos mínimos requeridos por la Ley 80 de
1993 y la Ley 1150 de 2007 y el decreto 1510 de 2013. Sin perjuicio de lo descrito, la
dependencia solicitante debe incluir en los estudios previos los siguientes elementos,
además de los indicados para cada modalidad de selección:
1. La descripción de la necesidad que el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría

General de la República pretende satisfacer con el Proceso de Contratación, la cual,
en los casos de la contratación para cumplir con su aspecto misional, debe estar
enmarcada dentro del Plan de Bienestar Social aprobado para la vigencia respectiva
definiendo la población objetivo, orientados a crear, mantener y mejorar las
condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los funcionarios, el mejoramiento
de su nivel de vida y de su familia así como debe estar prevista en el Plan Anual de
Adquisiciones.
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2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licen-

cias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción,
los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los funda-

mentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato
esté determinado por precios unitarios, el Fondo de Bienestar Social de la CGR debe
incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la
estimación de aquellos. El Fondo de Bienestar Social de la CGR no debe publicar las
variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad
de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de
concesión, el Fondo de Bienestar Social de la CGR no debe publicar el modelo
financiero utilizado en su estructuración.
5. La forma de pago quedará establecida de manera clara en los estudios previos de

acuerdo con el objeto del contrato; sin embargo, sólo se podrá cancelar una vez
cumplida todas las obligaciones que hacen parte del objeto del contrato, previo recibo
a satisfacción por parte del supervisor.
6. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
7. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
8. Las garantías que el Fondo de Bienestar Social de la CGR contempla exigir en el

Proceso de Contratación.
9. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo

Comercial.
Los estudios previos con los documentos definitivos que sirven de soporte de los mismos y
las disponibilidades presupuestales, se remitirán a la Dirección Administrativa y Financiera,
en físico y/o magnético, con mínimo ocho (8) días de antelación a la fecha prevista para el
inicio de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones, a fin de iniciar el proceso de
selección o elaborar el contrato. Sin la totalidad de los documentos establecidos en la lista
de chequeo correspondiente, no se dará inicio al proceso.
La Dirección Administrativa y Financiera devolverá las solicitudes de contratación cuyos

documentos no estén correctos para iniciar el correspondiente proceso de selección, y solo
hasta que se corrijan empezarán a correr los términos para iniciar el proceso. La Dirección
Administrativa y Financiera contará con cinco (5) días hábiles para realizar la revisión de
los Estudios Previos
3.1.1.3 Forma de Pago

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Para efectos de establecer la forma de pago de los contratos se deberá atender al objeto
contractual, conforme a la modalidad de contratación y tipología de los contratos de tal
manera que podrán pactarse pagos únicos, parciales, mensuales o el pago de anticipos, y
se deberá señalar en los estudios previos las condiciones que debe cumplir el contratista
para efectos de recibir el respectivo pago. Para efectos del porcentaje del anticipo éste, no
podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato
En el evento en que se pacte un anticipo, el contratista se obliga a manejar los fondos

provenientes del anticipo de acuerdo con el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 35
del Decreto 1510 de 2013 en la cual se establece, entre otros aspectos, que deberá constituir
una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a
título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la
ejecución del contrato correspondiente. La información financiera y contable de la fiducia podrá
ser consultada por los Organismos de Vigilancia y Control Fiscal.
El CONTRATISTA deberá constituir una FIDUCIA o PATRIMONIO AUTÓNOMO

IRREVOCABLE para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, en una entidad
autorizada por la Superintendencia Financiera, para lo cual se deberá tener en cuenta como
mínimo las siguientes reglas:
• El anticipo únicamente deberá destinarse para el pago de los insumos o servicios

necesarios para la ejecución de la obra objeto del presente contrato.
• Cualquier giro o movimiento que se realice en la fiducia o patrimonio autónomo, deberá

ser autorizado previamente por el INTERVENTOR o el SUPERVISOR.
• La fiducia o patrimonio autónomo deberá realizar los giros directamente a los

proveedores de insumos o servicios.
• Una vez constituida la fiducia o el patrimonio autónomo y entregado los recursos del
anticipo, la misma será irrevocable, salvo autorización expresa y por escrito por parte
del ordenador del gasto.
• La fiduciaria deberá devolver mensualmente al Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República los rendimientos que se generen por los recursos
que integren el encargo, los cuales se deben consignar a la cuenta de ahorros N°
000783779 del Banco de Bogotá, Referencia No. 00088. En la consignación se debe
señalar que corresponde a rendimientos financieros del contrato de Obra suscrito entre
el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y el contratista.
• En caso de presentarse adiciones, las mismas no tendrán anticipo, excepto que en el

documento constitutivo de la adición se establezca lo contrario.
• El costo de la comisión de la fiducia o patrimonio autónomo será cubierto directamente

por el contratista y no podrá ser descontado de los recursos entregados a título de
anticipo.
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3.1.1.4 Estudios del Sector
Los estudios del Sector forman parte de los estudios previos y deben entregarse junto a la
solicitud de contratación a la Dirección Administrativa y Financiera. Con base en las
especificaciones técnicas y demás características de la contratación a realizar, debe
efectuarse un completo estudio que permita soportar el valor estimado del contrato a
celebrar teniendo en cuenta todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto,
conforme los manuales establecidos por Colombia Compra Eficiente.
En los estudios del sector se deberá incluir un análisis de la demanda, del mercado y de la
oferta de los bienes, obras o servicios a adquirir.
3.1.1.5 Disponibilidad Presupuestal
La solicitud de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, se debe tramitar

a través de memorando radicado el cual deberá estar acorde al Plan Anual de Adquisiciones
aprobado por el ordenador del gasto. Surtido este trámite, la Dirección Administrativa y
Financiera a través del Grupo de Presupuesto emitirá el certificado de disponibilidad
presupuestal de acuerdo con el valor solicitado en los estudios previos, respetando el Plan
Anual de Adquisiciones mencionado y la normatividad presupuestal vigente.
Están facultados en la actualidad para requerir contratos y solicitar disponibilidades

presupuestales, los siguientes:
a) Gerente
b) Dirección Administrativa y Financiera
c) Dirección de Desarrollo y Bienestar Social
Cuando la ejecución del contrato deba realizarse en varias vigencias, las Direcciones que
requieren la contratación, deben presentar la solicitud correspondiente ante la Dirección
Administrativa y Financiera, con el fin de que esta última trámite la correspondiente
autorización para comprometer vigencias futuras, ante el CONFIS del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
3.1.2 PROCESO DE SELECCIÓN
Una vez se cuenta con estudios previos revisados por la Dirección Administrativa y
Financiera y avalados por el Comité Asesor de Contratación, se inicia el proceso de
selección del contratista o la contratación directa, según la modalidad de contratación que
corresponda, de acuerdo a los lineamientos de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el
decreto 1510 de 2013.
Para llevar a cabo el proceso, según la modalidad correspondiente, la dependencia

solicitante trabajará conjuntamente en el desarrollo del proceso con la Dirección
Administrativa y Financiera.
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De manera general, en los procesos de selección se llevarán a cabo las siguientes etapas:
(i) Aviso de convocatoria, la cual no es necesaria en los procesos de mínima cuantía ni de
contratación directa; (ii) Proyecto de Pliego de Condiciones o Invitación Pública; (iii)
Observaciones al Proyecto del Pliego de Condiciones o Invitación Pública y la respuesta
dada por el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República; (iv) Acto
de Apertura del Proceso; (v) Pliego de Condiciones Definitivo; (vi) Observaciones al Pliego
de Condiciones y la respuesta dada por el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría
General de la República; (vii) Listado de Posibles Oferentes, en los casos de selección
abreviada de menor cuantía; (viii) Cierre del proceso; (ix) Evaluación de las Ofertas
presentadas; (x) Observaciones a la evaluación de las ofertas realizada por el Fondo de
Bienestar Social de la Contraloría General de la República y su respuesta; (xi) Evaluación
definitiva; (xii) Adjudicación.
Dentro del cronograma de cada uno de los procesos de selección se deberá indicar de
manera clara y concreta los plazos establecidos por el Fondo de Bienestar Social de la
Contraloría General de la República para cada una de las etapas antes citadas y de otras
que sean específicas para cada una de las modalidades de selección.
Así mismo, en el transcurso de los procesos de selección existe la posibilidad de realizar

adendas a través de las cuales se puede modificar los pliegos de condiciones definitivos y
el cronograma del proceso, las que podrán realizarse a más tardar el día hábil anterior al
vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en
la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3)
días de anticipación, de conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510
de 2013.
3.1.3 LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
3.1.3.1 Licitación
Según el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, las
modalidades de contratación son las siguientes:
 Licitación pública.
 Selección abreviada
 Concurso de méritos.
 Mínima cuantía.
 Contratación directa.
3.1.3.1.1 Licitación Pública
Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, el Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República efectuará la selección de los contratistas, por regla
general, a través de licitación pública, con excepción de los casos que se enmarcan dentro
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de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección de

acuerdo con lo señalado en los numerales 2, 3, y 4 del artículo 1150 de 2007.
La licitación pública consiste en la convocatoria pública que hace el Fondo de Bienestar

Social de la Contraloría General de la República para que, en igualdad de oportunidades
participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que cumplan los
requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y

artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
En la etapa de Licitación son obligatorias las audiencias de:
a) Asignación de riesgos
b) Adjudicación
Si a juicio de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido

y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación
de riesgos.
En la audiencia de asignación de riesgos, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría

General de la República debe presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la
asignación de riesgos definitiva.
El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe realizar la

audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se
realizará de acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en los mismos y las
siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por el
Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República a las
observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una
nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a
juicio del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República
requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a
adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación
de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.
2. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe conceder

el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que
responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los
intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente desig-
nadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que el Fondo de Bienestar
Social de la Contraloría General de la República haya señalado con anterioridad.
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4. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República puede

prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre
que lo haya publicado en el SECOP con antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar

la decisión que corresponda.
3.1.3.1.2 Selección Abreviada
De acuerdo con lo señalado en el artículo de 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510

de 2013 la Selección Abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista
para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias
de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse
procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Serán causales de selección abreviada las siguientes:
a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes

y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que
poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de
sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos.
Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el
reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de
instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco
de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos;
b) La contratación de menor cuantía. Según tabla de cuantías del Fondo de Bienestar

Social de la Contraloría General de la República, que se actualizará anualmente o
cuando el monto del presupuesto sea modificado según lo regulado en la ley 1150
de 2007.
c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
d) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto; en

cuyo caso la entidad deberá iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro meses
siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial;
e) La Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria.
f) La Contratación de empresas Industriales y comerciales del Estado.
g) La contratación de entidades estatales dedicadas a la protección de derechos

humanos y población con alto grado de vulnerabilidad.
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i) La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad

nacional.
 Selección Abreviada Subasta Inversa
Cuando se pretenda contratar la adquisición o suministro de bienes y servicios de

características técnicas uniformes y de común utilización, cuya contratación sea de
menor o mayor cuantía, se debe hacer por medio de subasta inversa.
Según el numeral 2º del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, los bienes y servicios de
características técnicas uniformes y común utilización “…corresponden a aquellos que
poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus
características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos…”
Además de las reglas generales previstas en la ley y en el Decreto 1510 de 2013, las
siguientes reglas son aplicables a la subasta inversa:
1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta;

b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante
la subasta inversa.
2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su

capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de
la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el
oferente.
3. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe publicar

un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o
servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se
encuentra habilitado.
4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos
bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.
5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o

servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, el Fondo de Bienestar Social
de la Contraloría General de la República puede adjudicarle el contrato al único
oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para
el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en con-
secuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa
en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido.
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7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, el Fondo de Bienestar Social

de la Contraloría General de la República debe adjudicar el contrato al oferente que
haya presentado el precio inicial más bajo.
8. Al terminar la presentación de cada lance, el Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República debe informar el valor del lance más bajo.
9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, el Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República debe seleccionar al oferente que presentó el
menor precio inicial. En caso de persistir el empate el Fondo de Bienestar Social de
la Contraloría General de la República debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del
artículo 33 del decreto 1510 de 2013.
 Selección Abreviada de Menor Cuantía.
Si el bien o servicio no es de características técnicas uniformes y de común utilización,

y se encuentra dentro de la menor cuantía, debe adelantarse el proceso de selección
abreviada de menor cuantía.
Además de las normas generales establecidas en el decreto 1510 de 2013, las

siguientes reglas son aplicables a la selección abreviada de menor cuantía:
1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura
del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de
participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de
condiciones.
2. Si el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República recibe más

de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo
para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de
Contratación. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República
debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la
cual lo hará.
3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr
el día hábil siguiente a la fecha en la cual el Fondo de Bienestar Social de la
Contraloría General de la República informe a los interesados el resultado del sorteo.

el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles.
3.1.3.1.3 Concurso de Méritos
El numeral 3 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 establece que se debe contratar
mediante esta modalidad “…para la selección de consultores o proyectos…” En la selección
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de consultores del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República

podrá utilizar el sistema de concurso abierto o concurso con precalificación.
Además de las reglas generales previstas en la ley y en el Decreto 1510 de 2013, las
siguientes reglas son aplicables al concurso de méritos abierto o con precalificación:
1. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República en los pliegos

de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes
criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y b) la formación
académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación, el cual debe contener la
calificación técnica y el orden de elegibilidad.
3. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe revisar

la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado en
los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.

con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y
consistencia entre: i) la necesidad identificada por el Fondo de Bienestar Social de la
CGR y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el
precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de
contratación. Si el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la
República y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato,
dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.
5. Si el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y el oferente

calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia
de ello y el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República
revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a
los que se refiere el numeral anterior. Si el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría
General de la República y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del
mismo y firmarán el contrato.
6. Si el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y el oferente

calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, el Fondo de
Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe declarar desierto el
proceso de contratación.
Concurso abierto: procede cuando la entidad defina en los requerimientos técnicos la

metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo
para la misma, caso en el cual se exigirá la presentación de una propuesta técnica
simplificada (PTS). En estos casos se prescinde de los procedimientos de precalificación.
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Concurso por el sistema de precalificación con lista corta: procede cuando los servicios
de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de
méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. (PTD)
3.1.3.1.4 Contratación Directa
El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe señalar en un

acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa,
el cual debe contener:
1. La causal que invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos

previos.
Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de

prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos
de que tratan los literales a), b) y c) del artículo 75 del decreto 1510 de 2013.
Se omite el proceso de selección (licitación, selección abreviada, concurso de méritos o

mínima cuantía) y se procede de inmediato a contratar, siempre y cuando se encuentre
dentro de las siguientes causales de contratación directa:
a) Declaración de Urgencia manifiesta.

b) Convenios o Contratos interadministrativos.
c) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
d) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
e) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la
ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales.
f) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
3.1.3.1.5 Mínima Cuantía
Según el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 esta modalidad procede para “La contratación
cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad
independientemente de su objeto…”.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, el

procedimiento para la contratación de mínima cuantía es el siguiente:
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1. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe señalar

en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se
refieren los numerales 2, 3 y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe
acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el
cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.
2. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República puede exigir

una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a
satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si el Fondo de Bienestar Social de la
Contraloría General de la República exige capacidad financiera debe indicar cómo
hará la verificación correspondiente.
3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados
formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por el
Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República antes del
vencimiento del plazo para presentar ofertas.

las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones
de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, el Fondo de
Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe verificar el
cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio,
y así sucesivamente.

el informe de evaluación durante un (1) día hábil.
6. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe aceptar

la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la
invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta,
el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República debe informar
al contratista el nombre del supervisor del contrato.
6. (Sic) En caso de empate, el Fondo de Bienestar Social de la CGR aceptará la oferta

que haya sido presentada primero en el tiempo.
7. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
3.2 ETAPA CONTRACTUAL
Esta etapa comprende la elaboración y perfeccionamiento del contrato, la constitución y

aprobación de la garantía, la publicación y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar;
la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.
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3.2.1 PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
De conformidad con las normas aplicables vigentes, los contratos del Fondo de Bienestar
Social de la Contraloría General de la República se perfeccionarán cuando se logre acuerdo
sobre su objeto y contraprestación y se eleven a escrito (artículo 41 Ley 80 de 1993).
Una vez firmado el contrato, la Dirección Administrativa y Financiera solicitará al Grupo de

Presupuesto la expedición del Registro Presupuestal correspondiente.
Para la ejecución del contrato se requiere el registro presupuestal, la aprobación de la

garantía por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y la verificación por parte del
Supervisor de que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y
Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Lo anterior de acuerdo con lo
establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
La Dirección Administrativa y Financiera notificará al Supervisor del contrato de la firma del

mismo y de ser el caso, de la aprobación de las garantías.
Cuando se delegue al Director Administrativo y Financiero la supervisión de un contrato, el

Gerente del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República le
notificará la supervisión del mismo.
La etapa de ejecución es responsabilidad del supervisor o del interventor, quienes a nombre

del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República deben vigilar y
exigir la ejecución idónea y oportuna de las obligaciones contractuales.
El acta de inicio es el documento con el que se deja constancia escrita de la fecha de inicio
de ejecución del contrato, la cual debe firmarse entre el Supervisor del contrato, el
interventor (solo para aquellos contratos que requieren interventoría) y del contratista o su
representante legal o apoderado.
La ejecución del contrato se debe llevar a cabo dentro del término de tiempo estipulado
dentro del contrato, contado desde la fecha plasmada en el acta de inicio.
Durante el plazo de ejecución el supervisor del contrato debe vigilar y exigir al contratista la
ejecución idónea y oportuna del objeto y las obligaciones contractuales, incluyendo el pago
oportuno de las obligaciones al sistema de seguridad social y parafiscales. Lo anterior
incluye la exigencia de informes periódicos al contratista, diligenciar los formatos de
seguimiento y radicarlos a Recursos Físicos y Archivo con sus anexos y soportes, para que
reposen en el expediente del contrato.
Es importante tener en cuenta que durante este periodo no solamente el contratista tiene
obligaciones a su cargo, puesto que la Entidad también tiene obligaciones en el clausulado
del contrato como pueden ser: pago oportuno, prestar al contratista información necesaria
como insumo para la ejecución, notificar con anticipación de las fechas requeridas para
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realizar actividades, confirmar personas inscritas a los eventos, permitir el ingreso del
contratista y su personal a instalaciones de la Entidad etc.
La etapa de ejecución finaliza con el cumplimiento del objeto contractual y sus obligaciones,
para lo cual se requiere que el supervisor y el interventor certifiquen lo anterior por medio
del informe final en el formato SICME.
3.2.2 MODIFICACIONES AL CONTRATO DURANTE EL PLAZO DE EJECUCIÓN.
Dentro del plazo de ejecución pueden presentarse situaciones que ameriten la modificación
de los contratos, para lo cual el supervisor y/o interventor justificará la necesidad por escrito
a la Dirección Administrativa y Financiera. Es requisito obligatorio para proceder que la
solicitud se encuentre debidamente sustentada y con los soportes para el respectivo
trámite.
A continuación se describen las modificaciones a los contratos:
Adición: Cuando se requiere incrementar el valor del contrato, incremento que no puede
superar el 50% del valor inicial del contrato expresado este en salarios mínimos mensuales
legales. Se aclara que la sumatoria de adiciones a requerir no puede superar el tope
mencionado. El requerimiento del supervisor debe especificar claramente las cantidades a
incrementar, los valores unitarios, los valores totales y toda aquella información que
describa y justifique claramente la adición.
Prórroga: Cuando se requiere aumentar el plazo de ejecución del contrato, para lo cual el
supervisor del contrato debe señalar claramente el número de días, meses o años a
incrementar. Se debe tener en cuenta que aquellos contratos que NO cuenten con vigencias
futuras aprobadas no pueden continuar su ejecución en la vigencia (año) siguiente.
Otro Si: Modificación a las demás condiciones del contrato diferentes a adiciones y
prórrogas. Este documento también puede utilizarse para hacer correcciones y aclaraciones
al contrato.
Cesión: Los contratos del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la

República, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993,
son intuito persone, por tal razón como norma general no son susceptibles de cederse,
salvo que exista la correspondiente aprobación previa y por escrito y de esta manera
pretende transferir el contrato a otra u otras personas, para que continúen la ejecución del
contrato. El contratista en ningún caso podrá subcontratar total ni parcialmente la ejecución
del contrato.
Cada una de las situaciones anteriormente señaladas deberán estar justificadas por escrito
y con la documentación necesaria para que la Dirección Administrativa y Financiera
proceda a proyectar la minuta del documento para la firma del Gerente.
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3.2.3 PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LAS MODIFICACIONES AL

CONTRATO
Para el caso de aquellos contratos sobre los cuales se constituyó garantías a favor del
Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, la Dirección
Administrativa y Financiera requerirá al contratista para la modificación a las mismas, las
cuales una vez sean entregadas se procederá a su revisión y aprobación por parte de la
Dirección Administrativa y Financiera y expedirá el respectivo oficio de aprobación de
garantías; del cual notificará al supervisor e interventor por memorando interno o por correo
electrónico.
3.2.4 SUSPENSIÓN DEL CONTRATO
Si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso

fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, que impiden en forma temporal
su normal ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo
excepcional la suspensión del mismo. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el
término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o
supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía.
El supervisor y/o interventor del contrato debe solicitar por memorando interno a la Dirección
Administrativa y Financiera la suspensión del contrato de forma argumentada; luego, éste
procederá a proyectar el documento de suspensión para las firmas del Gerente, Contratista,
Supervisor y de ser el caso, del Interventor.
Una vez se pueda continuar la ejecución del contrato, el Supervisor solicitará por
memorando interno a la Dirección Administrativa y Financiera la reanudación de la
ejecución del contrato, el cual será proyectado para las firmas del Gerente, Contratista,
Supervisor y de ser el caso, del Interventor.
3.2.5 TERMINACIÓN ANTICIPADA
El contrato puede darse por terminado por las partes, cuando las partes así lo acuerden,
atendiendo la autonomía de la voluntad de las partes, que se constituye en vinculante para
las partes del contrato, para lo cual el supervisor y/o interventor proyectarán el acta donde
conste tal acuerdo. Cuando se presente este caso especial debe procederse a la liquidación
del contrato.
3.3 ETAPA POSCONTRACTUAL
Vencido el plazo de ejecución de las obligaciones contractuales, el Fondo de Bienestar

Social de la Contraloría General de la República procederá a la liquidación del contrato,
conforme a lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley
1150 de 2007. De conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, la liquidación
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no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a

la gestión.
En consonancia con las disposiciones mencionadas, el Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República efectuará la liquidación:
Primero: El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 nos indica cuales contratos están obligados a
ser liquidados “…Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento
se prolongue en el tiempo…” Esto quiere decir que aquellos contratos cuyo cumplimiento
no se ejecuta de forma instantánea, sino que se extiende en el tiempo.
Segundo: El Decreto Ley 019 de 2012, eximió a los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión de liquidación, es decir, aunque en estos contratos la
ejecución se prolonga en el tiempo, son la excepción a la regla anterior. Se aclara que para
estos contratos quedó como facultativa y opcional a criterio de la Entidad la liquidación.
Tercero: Aquellos contratos que aunque legalmente no requerían de liquidación, se

presentaron hechos durante su ejecución que ameritan el levantamiento de documento de
liquidación.
En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien
en representación del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República
efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las
obligaciones pactadas.
En las actas de liquidación de los contratos, podrán incluirse los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y
poder declararse a paz y salvo. Para el efecto, se debe tener en cuenta que cualquier acto
de disposición que implique compromisos presupuestales adicionales, deberá ser sometido
a estudio y aprobación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Fondo de
El levantamiento del acta de liquidación de mutuo acuerdo entre las partes debe
proyectarse por el Supervisor y el interventor del contrato. Este documento debe ser
revisado por el Asesor Jurídico y debe ser firmado por el supervisor, interventor, contratista
y el Gerente.
Es de vital importancia que en aquellos contratos que se exigió la constitución de garantía

de cumplimiento a favor de la Entidad, la liquidación se lleve a cabo durante el término de
vigencia de dicha garantía, y en caso de no llevarse a cabo la liquidación durante este
periodo, exigir la ampliación de la vigencia de la misma.
De conformidad con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, para los contratos en que
proceda la liquidación, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la
República convocará al contratista para la suscripción del acta de liquidación; si efectuado
el requerimiento no se logra la liquidación bilateral, el Fondo de Bienestar Social de la
Contraloría General de la República, podrá liquidar en forma unilateral dentro de los dos
meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes.
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En este caso, el supervisor o interventor del contrato enviará a la Dirección Administrativa

y Financiera un informe explicando la situación y anexando los soportes correspondientes,
tales como actas, requerimientos, el estado de cuenta, etc., con el fin de que se proyecte el
acto administrativo de liquidación unilateral y se realicen los trámites pertinentes para su
firma.
4 PROCESO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS

DE INCUMPLIMIENTO
De acuerdo con el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República podrá declarar el incumplimiento, imponer multas y
sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal, observando el
siguiente procedimiento
a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, el

Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República lo citará a
audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada
de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de
supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas
posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista
en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para
la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible,
atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento
de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento
consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;
b) En desarrollo de la audiencia, el representante legal del Fondo de Bienestar Social de

la Contraloría General de la República o su delegado, presentará las circunstancias
de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas
posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista
en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al
representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que
presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del
caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;
c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido

en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público,
el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República procederá a
decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.
Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se
interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso
se entenderá notificada en la misma audiencia;
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d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el representante legal del Fondo

de Bienestar Social de la Contraloría General de la República o su delegado, podrá
suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio
necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o
cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para
el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la
decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.
La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por

algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.
5 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE

CONTRATACIÓN
El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, de conformidad

con lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 80 de 1993, buscará solucionar en forma ágil,
rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual.
Para efectos de lo anterior, en caso de presentarse diferencias entre las partes en relación
con la celebración del contrato, su ejecución, terminación o liquidación se acudirá a los
mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la ley. En todo caso,
se podrá acudir a la jurisdicción de lo contencioso administrativo.
6 SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA SECOP
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el servidor o

persona encargada de la Dirección Administrativa deberá publicar en el SECOP los
documentos del proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de
los tres (3) días siguientes a su expedición, según lo establezca la norma. La oferta que
debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de
las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el
SECOP.
El Fondo de Bienestar Social de la CGR está obligado a publicar oportunamente el aviso

de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el
proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso
de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término
previsto para el efecto.
7 MECANISMOS DE COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y

CONTRATISTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Las comunicaciones que el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la

República realice con los oferentes y contratistas en el marco de los Procesos
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Contractuales deben hacerse por escrito, por medio físico o electrónico, a cualquiera de las
siguientes direcciones:
Dirección física: Que será publicada en cada uno de los pliegos de condiciones o
invitaciones públicas.
Dirección electrónica: contratos@fbscgr.gov.co o en el Portal Único de Contratación
www.contratos.gov.co
Las respuestas que emita el FONDO DE BIENESTAR SOCIAL DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA, a las solicitudes y comunicaciones recibidas serán
publicadas en el Portal Único de Contratación –SECOP –en el link del proceso, para
conocimiento de todos los interesados.
Las comunicaciones y solicitudes enviadas al FONDO DE BIENESTAR SOCIAL DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, por canales o lugares distintos a los
mencionados, NO serán tenidas en cuenta.
Además de lo antes citado y con el propósito de crear mecanismos de participación

ciudadana, que permitan la transparencia en los procesos contractuales, se incluirán dentro
del contenido de los pliegos de condiciones, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo
66 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el numeral 5 del artículo 24 del Decreto 1510
de 2013, la invitación a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control
social a los procesos contractuales, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten
las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y a que
consulten los Documentos del Proceso en el SECOP. De acuerdo con la ley 850 del 2003,
las veedurías pueden conformar los diferentes comités (técnicos, financieros y sociales
entre otros) para poder ejercer su función.
8 GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO CONTRACTUAL
Con el propósito de cumplir con las disposiciones establecidas tanto por el Archivo General
de la Nación como por el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la
República en materia de Gestión Documental, es preciso que los servidores y personas que
participen del proceso contractual den cumplimiento a lo establecido en los Instructivos I-A-
451-01 del 18 de noviembre de 2008, cuyo objetivo es dar las instrucciones necesarias para
que se realice la correcta foliación de la documentación generada al interior de las áreas
del FBS y I-A-451-03 cuyo fin es el de normalizar la secuencia de actividades para la
organización de archivos de gestión del Fondo de Bienestar Social de la CGR.
En consecuencia, y atendiendo al hecho de que el proceso contractual se adelanta en la

Dirección Administrativa y Financiera, el servidor o persona a cargo del respectivo proceso
deberá cumplir con los requerimientos establecidos en las anteriores disposiciones hasta
que finalice el mismo, esto es, hasta la aprobación de las garantías y comunicación de la
supervisión del contrato.
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Posteriormente, la carpeta del contrato debidamente organizada, se entregará al supervisor

del contrato quien tendrá a su cargo la labor de cumplir con el Manual de Procedimiento de
gestión documental establecido por la Entidad.
VIGENCIA. El presente Manual de Contratación rige a partir de su publicación y

deroga las normas que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
F-A-453-04 Informe de seguimiento a Interventoría y evaluación a proveedores

F-A-453-05 Informe final de supervisión y/o interventoría y promedio evaluación proveedores
F-A-453-06 Lista de chequeo contratación directa persona jurídica
F-A-453-07 Lista de chequeo contratación directa persona natural
F-A-453-09 Plan Anual de Adquisiciones
F-A-453-10 Estudios Previos Procesos de Selección
F-A-453-11 Estudios previos contratación directa de servicios profesionales y apoyo a la gestión o trabajos
artísticos
F-A-453-12 Estudios previos contratación directa
F-A-453-13 Acta de Inicio de Contrato
F-A-453-14 Acta de liquidación de contrato
F-A-453-15 Lista de chequeo modalidad mínima cuantía
F-A-453-16 Lista de chequeo procesos de selección
F-A-453-17 Listado procesos fallidos
F-A-453-18 Ficha Técnica
F-A-453-19 Estudio de Mercado
F-A-453-20 Estudios Previos Mínima Cuantía
F-A-453-21 Lista de chequeo y aprobación de Garantías
F-A-453-22 Lista de chequeo y aprobación de Garantías Responsabilidad Civil Extracontractual
F-A-453-23 Concurso de Méritos
F-A-453-24 Invitación Pública
F-A-453-25 Selección Abreviada
F-A-453-26 Subasta Inversa
F-A-453-27 Licitación Pública
I-A-453-04 Elaboración Resolución Apertura – Todas Modalidades
 Control de Cambios:
FECHA CAMBIO VERSIÓN
19 de diciembre de 2018 Se actualiza la Misión y Visión Vr. 5

aprobados por Junta Directiva

MN-A-453-01 Manual de Contratacion Administrativa

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SICME Código: MN-A-453-01

MACROPROCESO: APOYO Versión: Vr.5

Esperamos que este instrumento se constituya en un insumo de consulta permanente que

3 ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL ............................................................. 16

ASPECTOS RELATIVOS AL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL DE LA

1.1 NATURALEZA JURÍDICA

De conformidad con el artículo 89 de la Ley 106 de 1993, el Fondo de Bienestar Social de

En cuanto a la dirección y administración del Fondo de Bienestar Social de la CGR el

Mejorar la Calidad de vida de nuestros usuarios prestando servicios de bienestar Integral.

1.3 VISIÓN 2019 - 2022

El propósito del presente Manual de Contratación es el de establecer de forma clara y

No obstante, las materias no contempladas en el presente manual se entienden regidas por

El presente Manual de Contratación abarca las tres diferentes etapas de la contratación

2.3. NORMATIVIDAD APLICABLE

Son aplicables al proceso de contratación las siguientes normas:

 Constitución Política de Colombia.

De igual forma, según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación

2.4. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÒN PÙBLICA

En los procesos de contratación que adelante el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría

En los procesos de contratación se seguirán los lineamientos establecidos para cada

2.4.1 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: Este principio garantiza la publicidad y

2.4.3 PRINCIPIO DE ECONOMÍA: Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento

2.4.4 PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Los servidores públicos del Fondo de

Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y

El comité de evaluación es la instancia encargada de evaluar las ofertas y las

Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades,

2.4.5 PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA: Es una obligación del Fondo de Bienestar

¿Cuándo es objetiva la selección?

2.4.6 PRINCIPIO DE PUBLICIDAD: Principio generador de participantes que tienen la

2.4.7 PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO: El Fondo de Bienestar Social de la

El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones

2.4.8 SUPREMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL: En todo proceso de

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de

2.5 QUIENES INTERVIENEN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

2.5.1 ORDENADOR DEL GASTO

Conforme a lo anterior, corresponde al Gerente del Fondo de Bienestar Social de la

2.5.2 COMITÉ DE CONTRATACIÓN

El Comité de Contratación del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la

El comité de contratación cuenta con la capacidad y competencia técnica necesarias para

El comité de contratación cuenta con un equipo interdisciplinario de funcionarios

a) Director Administrativo y Financiero

2.5.2.1 Funciones del Comité Asesor de Contratación.

El Comité Asesor de Contratación, está constituido como órgano asesor para la

2.5.3 DEPENDENCIA SOLICITANTE

Las dependencias del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República

2.5.4 ASESOR JURÍDICO

Es el responsable de revisar y responder porque los documentos generados en las etapas

2.5.5 SUPERVISOR DE CONTRATO

Es el servidor público designado para la vigilancia y control de la ejecución idónea y

De acuerdo con el Artículo 83 del Estatuto Anticorrupción la supervisión consistirá en el

Es el servidor público designado para la vigilancia y control de la ejecución idónea y

De acuerdo al artículo 83 del Estatuto Anticorrupción la Interventoría consistirá en el

Cuando se trate de contrato de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993,

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

2.5.6.1 Facultades y Deberes de los Supervisores y los Interventores

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y

2.5.7 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Es el funcionario encargado de dirigir la planeación contractual y así mismo, hacer el

2.5.8 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

ACTIVIDADES O TAREAS RESPONSABLES

Elaborar y consolidar el Plan de Dirección Administrativa y Financiera

Aprobación del Plan de Adquisiciones o Ordenador del Gasto

Remisión del formato de necesidad del Directores de la Entidad

Evaluar el Plan de Adquisiciones o Dirección Administrativa y Financiera