APOYO EN LAS LABORES DE SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA

DOCUMENTACION DEL ARCHIVO ESTUDIANTIL DEL AÑO 2013 EN EL

INSTITUTO TECNOLOGICO CARLOS HERNANDEZ YARURO OCAÑA (N. DE. S)

BACCA VELASQUEZ KARINA

600114

UNIVERSIDAD FRANCISCO D E PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTARATIVAS Y ECONOMICAS
TECNICO EN GESTION COMERCIAL Y FINANCIERA
OCAÑA
2013
 APOYO EN LAS LABORES DE SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACION DEL ARCHIVO ESTUDIANTIL DEL AÑO 2013 EN EL
INSTITUTO TECNOLOGICO CARLOS HERNANDEZ YARURO OCAÑA (N. DE. S)

BACCA VELASQUEZ KARINA

600114

DIRECTOR:
ADRIANA MOSQUERA CARRASCAL
ADMINISTRADORA DE EMPRESAS

UNIVERSIDAD FRANCISCO D E PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTARATIVAS Y ECONOMICAS
TECNICO EN GESTION COMERCIAL Y FINANCIERA
OCAÑA
2013
 TABLA DE CONTENIDO

1. APOYO EN SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION

DEL ARCHIVO ESTUDIANTIL DEL AÑO 2013 EN EL INSTITUTO TECNOLOGICO
CARLOS HERNANDEZ YARURO OCAÑA (N. DE. S)
1.1DESCRIPCION BREVE DE LA EMPRESA Y LA DEPENDENCIA DONDE
SE VA A DESEMPEÑAR

1.1.1 MISION

1.1.2VISION

1.1.3OBJETIVOS DE LA INSTITUCION

1.1.4DESCRIPCION DE LA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

1.1.5 DESCRIPCION DE LA DEPENDENCIA ASIGNADA
1.2 DIAGNOSTICO INICIAL DE LA DE PENDENCIA ASIGNADA
1.3 OBJETIVOS DE LA PASANTIA.

1.3.1 OBJETIVOS GENERALES

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.4 DESCRIPICION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN

LA MISMA

1.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

1.6 ALCANCE
1. APOYO EN SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION
DEL ARCHIVO ESTUDINATIL DEL AÑO 2013 EN EL INSTITUTO
TECNOLOGICO CARLOS HERNANDEZ YARURO OACAÑA (N. DE. S)
1.1DESCRIPCION BREVE DE LA EMPRESA Y LA DEPENDENCIA DONDE SE
VA A DESEMPEÑAR:
El instituto tecnológico Carlos Hernández Yaruro es un establecimiento de carácter oficial,
que ofrece a través de convenios institucionales todos los niveles educativos, preescolar,
básica primaria, secundaria y media técnica con especialidades en salud pública y gestión
comercial y financiera.
1.1.1 MISION

Para el año 2015, el Instituto Tecnológico Carlos Hernández Yaruro será reconocido como
uno de los mejores colegios de la provincia de Ocaña por la excelente calidad de sus
procesos, de su personal docente y administrativo y por los desempeños de sus estudiantes
y egresados

1.1.2VISION

El Instituto Tecnológico Carlos Hernández Yaruro es una institución educativa de carácter

oficial cuyo propósito es la formación en valores que conlleven a egresados con estándares
de excelencia, alta ética de trabajo y autoformación, que contribuyan a transformar el
entorno de su comunidad y a construir una sociedad altamente productiva y competitiva, en
armoniosa convivencia con la naturaleza.

1.1.3OBJETIVOS DE LA INSTITUCION

 Contribuir con el desarrollo de la comunidad educativa aprovechando los recursos

humanos materiales, institucionales, pedagógicos, cualificando procesos de
organización, administración y gestión, técnico pedagógicas y de interacción
comunitaria.
 Mejorar la calidad educativa, ampliar la cobertura del servicio e incrementar la
eficiencia en los diferentes procesos, utilizando diversas estrategias que permitan la
ejecución de las políticas educativas de la nueva institución.
 Implementar en la institución educativa un currículo pertinente, acorde a las
necesidades e intereses de la comunidad local y regional, a través de la ejecución de un
plan de estudios que conlleve a la formación integral del educando y que además
atienda los aspectos técnicos, tecnológicos, culturales, sociales, políticos y económicos,
en los cuales se desenvolverá el futuro egresado.
1.1.5 DESCRIPCION DE LA DEPENDENCIA ASIGANADA:

SECRETARIA. Oficina en la cual se encuentra los archivos de la institución tales como:

certificados, oficios, constancias, libros de calificaciones de años anteriores, nominas,
controles de asistencia, documentación de todos los estudiantes de cada año etc. También
en la que encontramos dos escritorios con respectivo computador una impresora y un
modelo de separación de archivos sin organización.

1.2 DIAGNOSTICO INICIAL DE LA DE PENDENCIA ASIGNADA:

FORTALEZA DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS

S

En la secretaria Poca organización en Permite la búsqueda más En sección de la

se cuenta con los documentos de años fácil de los archivos. secretaria solo se
un medio de anteriores. cuenta con una
separación de sola secretaria.
archivos
ordenados.

La dependencia Dificultad en la Cobertura de internet en Un solo

cuenta con una comunicación entre todo el colegio. computador en la
sala amplia administrativos. sala.
para una mayor
comodidad y
dependencia en
el trabajo.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: La mayor dificultad que se refleja en la dependencia es

la falta de organización de archivos antiguos y actuales esto es debido a que anteriormente no había
un sistema de organización adecuado y también a que en la decencia encontramos a un solo
administrativo con muchas responsabilidades la cual no las desempeña no las desempeña
debidamente de acuerdo con su carga laboral.

La mejor alternativa de mejoramiento para este problema es creando una base de datos con toda la
documentación encontrada en la institución y también con la organización de los archivos existentes
en el modelo de separación de archivos que actualmente en se encuentra en la secretaria.
1.3 OBJETIVOS DE LA PASANTIA.
1.3.1 OBJETIVOS GENERALES

Organizar el archivo estudiantil del año 2013 del instituto tecnológico Carlos Hernández
Yaruro Ocaña (N. de S)

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Digitar la información de los estudiantes del 2013 en la base de datos con el respectivo
formato que se encuentra en la institución.

Organizar los archivos existentes desde 2000 hasta el 2013en el modelo de separación por
grado y fecha.

Ayudar en las labores administrativas respondiendo las inquietudes de los estudiantes y

también en la entrega de oficios de las labores diarias desde el 1 de abril hasta la fecha de
finalización de pasantías.

1.4 DESCRIPICION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA MISMA

OBEJTIVO OBJETIVOS ESPECIFICOS ACTIVIDADES A

GENERAL DESARROLLAR

organización de Colocar los alumnos por Apoyo administrativo.

documentación de grados.
estudiantes del 2013 Actualización de archivos de
Digitar los documentos de cada la unidad.
estudiante en la base de datos.
Traspaso de documentos a
Ayuda en la entrega de bases de datos.
información de la secretaria
hacia el personal de la Atender a estudiantes,
institución. docentes y público en general

1.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

Controlar el ingreso y salida de archivos.

Elaboración de oficios, certificados, constancias, citaciones, entre otros.

Atiende y suministra información a los estudiantes, personal docente y público en general.

Control y seguimiento de las llamadas telefónicas en general.

Brinda apoyo como auxiliar contable.

Actualiza el archivo de la unidad.

Lleva control de los registros de estudiantes.

Revisión de inventarios a la fecha.

Traspaso de documentación a base de datos.

Brinda apoyo logístico en la organización de reuniones.

1.6 ALCANCE:
Para llevar a cabo esta actividad es necesario contar con la información del estudiantado
como primera medida, también con la base de datos adecuada en el instituto tecnológico
Carlos Hernández Yaruro así también teniendo acceso a toda la documentación del año
2013 y del año 2000 con la autorización correspondiente para llevarlo a cabo en el primer
semestre académico de la universidad año 2013 .