Guion presentación informe mensual

Estructura del informe

CARPETA 1 : Cronograma de actividades: obligatorio cumplimiento, cuando una actividad de las

programadas no se haya realizado, deben de poner en la casilla de programado el numero cero y en la
casilla de ejecutado también el numero cero, pero en las observaciones justificar porque no se realizó,
puede pasar que no se realizaron actividades en esa fecha “no es válido una excusa” el no
cumplimento de una actividad planteada, obedece a una falta en sus responsabilidades.
CARPETA 2 : Charlas de seguridad, en el momento de escanear y nombrar el documento tener
presente las fechas extremas, es decir; fecha de la primera charla que se dio en la semana y fecha de la
última charla que se dio en la semana. En ese mismo orden deben estar escaneadas, se nombran por
fecha y nombre del documento, ejemplo del 26 al 30 abr 2021 charlas, esto facilita la identificación
y recuperación del documento.
Carpeta 3: capacitaciones y socializaciones, verificar el formato como tal, diligenciar de manera clara
el tema y los sub temas tratados. Se escanea y se nombra por fecha y nombre de la capacitación
ejemplo; 26-abr 2021 cap. Residuos
CARPETA 4: ATS análisis de trabajo seguro, en el momento de escanear y nombrar el documento
tener presente las fechas extremas, es decir; fecha del primer ATS que se dio en la semana y fecha del
ultimo ATS que se diligencio en la semana, en ese mismo orden deben estar escaneados, se nombran
por fecha y nombre del documento, ejemplo del 01 al 30 abr 2021 ATS. esto facilita la identificación
y recuperación del documento
CARPETA 5 PERMISOS TAR. en el momento de escanear y nombrar el documento tener presente
las fechas extremas, es decir; fecha del primer PERMISO que se dio en la semana y fecha del ultimo
PERMISO que se diligencio en la semana, en ese mismo orden deben estar escaneados, se nombran
por fecha y nombre del documento, ejemplo del 11 al 17 abr 2021 Perm.TAR. esto facilita la
identificación y recuperación del documento
CARPETA 6 LISTAS DE VERIFICACION verificar el formato como tal, diligenciar de manera
clara Se escanea y se nombra por fecha y nombre de formato ejemplo;11 al 17 abr 2021 LV
herramientas
CARPETA 7 LISTAS DE INSPECCION verificar el formato como tal, diligenciar de manera clara
Se escanea y se nombra por fecha y nombre de formato ejemplo; 26 abril 2021 INSP Botiquín
CARPETA 8 REPORTE CONDICCIONES SALUD Y ACTOS
CARPETA 9 ACCIDENTES
CARPETA 10 REGISTRO FOTOGRAFICO en esta carpeta siempre y cuando puedan ingresar una
foto por semana, puede ser cuando se dicta la charla, cuando se hace entrega de epp, cuando se lavan
las manos o de algún evento a favor y que quieran destacar referente a la gestión que ustedes realizan
como líderes de sst.
CARPETA 11 ENTREGA DE EPP; hacer una entrega efectiva, acorde con los riesgos y solicitar al
colaborador la devolución del elemento que ya es para desechar, el formato debe ser diligenciado de
manera clara y corresponde a un formato por colaborador, lo que indica que este formato no puede
cerrarse semanalmente, si no, que se llena de manera completa y se entrega cuando este la hoja llena
CARPETA 12 recomendaciones médicas, en esta carpeta van las cartas firmadas de las
recomendaciones médicas, estas hacen parte del seguimiento de salud.
CARPETA 13 inducciones y reinducciones,
CARPETA 14 seguimiento casos de salud. En esta carpeta van los certificados o evidencias que
entregan los colaboradores de acuerdo con sus patologías.
CARPETA 15 Control de residuos,
CARPETA 16 inventario EPP,
COVID 17 todos los registros referentes al seguimiento al programa de prevención COVID 19,
recordar que el seguimiento es de estricto cumplimiento,
PLAN DE ACCION 18 en esta carpeta se llevan seguimiento de todos hallazgos reportados y/o
verificados por medio del formato de inspecciones.
OTROS 19 esta carpeta está diseñada para ingresar todos aquellos documentos que se utilizan en el
área de seguridad y salud en el trabajo, pero que por algún motivo no corresponden a ninguno de las
carpetas anteriores.