ANEXO 16

CONDICIONES TÉCNICAS Y OBLIGACIONES CONTRACTUALES

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Además de las obligaciones propias, EL CONTRATISTA deberá cumplir las siguientes:

Auditoría de cuentas medicas:

Inicia desde la recepción del paquete de facturación con los soportes correspondientes, para verificar y revisar
la documentación, hasta la emisión del correspondiente informe de auditoría, con las respectivas no
conformidades si las hay, hasta el proceso de conciliación de glosas.

Esta auditoria incluye las siguientes actividades:

a) Organizar la facturación admitida para iniciar la auditoría de cuentas médicas.

b) Seleccionar cuentas médicas separando las facturas por Prestador de Servicios de Salud.
c) Evaluar pertinencia administrativa verificando por parte del analista o profesional: • Objeto contractual
y tarifas, además portafolio de servicio (cuando aplique), de la entidad Prestadora del Servicio de Salud. •
Constatar que lo presentado en las facturas corresponda con lo realmente contratado con la respectiva IPS. •
Documento original de la Autorización de Servicios ambulatorios, hospitalarios. Si no existe autorización se
efectúa devolución a excepción de atención inicial de urgencias. • Que los datos del paciente coincidan con los
datos de la autorización. Si no coinciden se efectúa devolución. • Que las tarifas correspondan a las pactadas
mediante la verificación de autorizaciones, si no efectuar glosa total, parcial u objeción. • Que se presenten los
soportes de atención de acuerdo a la Resolución 3047 de 2008. • Si falta algún soporte: √ Efectuar glosa u
objeción parcial o total. √ Registrar las causales de devolución √ Devolver factura si la inconsistencia es en los
soportes administrativos.
d) Verificar que los servicios efectivamente prestados, correspondan a los requeridos por el usuario en
términos de racionalidad técnico-científica; en caso de no conformidad, generar la objeción y/o glosa. Lo anterior
de acuerdo al Manual Único de Glosas, Devoluciones y Respuestas de la Resolución 3047 de 2008. Todas las
inconsistencias presentadas deberán ser soportadas.

Auditoria concurrente:

A la auditoria concurrente se le llama también auditoria de terreno, esta permite evaluar sistemáticamente la
integralidad y calidad de la atención medica del paciente hospitalizado en tiempo real, además evalúa la
oportunidad, pertinencia y racionalidad de la permanencia hospitalaria así como de las ayudas diagnósticas
y procedimientos. Además garantiza la accesibilidad de los usuarios a la red de servicios de alta complejidad,
evitando barreras administrativas en la prestación del servicio de salud, mejora el giro-cama y la disponibilidad
de camas, mejora el flujo de pacientes del sistema de referencia y contra referencia, adicionalmente permite que
lo que se facture, corresponda al servicio efectivamente prestado, según la normatividad vigente del plan de
beneficios.

El alcance de la auditoria concurrente está definido por la verificación de los aspectos técnico-científicos,
humanos, administrativos y financieros que deben ser evaluados y analizados a fin de obtener la evidencia
completa y suficiente para garantizar la eficiencia en el seguimiento y control de los recursos del sistema de
seguridad social en salud y la calidad en la prestación.

Esta auditoria comprende los siguientes aspectos:

a) Verificar que las actividades y procedimientos pactados se cumplan según las especificaciones técnico-
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científicas, administrativas, financieras y legales estipuladas en los contratos.

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b) Verificar y evaluar el cumplimiento de los estándares o indicadores de calidad y acreditación de los prestadores
de servicios de salud.
c) Exigir los documentos necesarios en la auditoria concurrente como un componente de la auditoria de la calidad
en la prestación de servicios de salud.
d) Vigilar y controlar la pertinencia clínica y administrativa de la atención brindada a los pacientes en los servicios
de urgencias y electivos, lo mismo que la pertinencia de las remisiones y contra remisiones.
e) Exigir que la provisión de insumos, medicamentos y demás suministros requeridos para el tratamiento integral
del paciente, se garanticen de manera pronta y oportuna, además estén de acuerdo con la patología y las normas
legales y técnicas vigentes.
f) Dejar constancia escrita de la inspección, observación , confirmación, cálculos, análisis, investigaciones y otras
técnicas utilizadas para obtener las evidencias que respalden las decisiones de la auditoría y los requerimientos
hechos.
g) Absolver las inquietudes de la institución en relación con la prestación de servicios de salud contratados.
h) Exigir a las instituciones prestadoras de salud los informes y documentos que consideran pertinentes sobre el
desarrollo y obligaciones del contrato con el fin de optimizar, ajustar y corregir situaciones relacionadas con la
ejecución de los contratos, para el logro de los resultados.
i) Verificar que a los pacientes atendidos se les elabore la historia clínica y se registre todo el servicio prestado,
incluyendo las ayudas diagnosticas o laboratorio solicitado, cumpliendo con las normas vigentes.
j) Evaluar las demás características de calidad considerada para la atención de los pacientes.
k) Implementar en la institución prestadora de salud los indicadores de control y calidad definidos y que estime
convenientes, en las áreas administrativas, entregando un informe de manera oportuna y permanente.
l) Rendir por escrito los informes que le sean requeridos, de conformidad con los objetivos pactados en la minuta
del contrato y aquellos que le sean solicitados adicionalmente.
m) Certificar y expedir, en forma oportuna, los informes y certificaciones de acuerdo con los compromisos
contractuales adquiridos con la EPS´S CONVIDA
n) Realizar las glosas pertinentes de conformidad con lo establecido en los lineamientos expedidos por la EPS´S y
la normatividad vigente.
o) Evaluación de la calidad de la historia clínica médica.
p) Evaluación de la calidad de los servicios de laboratorio clínico y servicios de apoyo.
q) Monitoreo de la calidad de la atención en salud a través de la mortalidad hospitalaria y mortalidad materna.
r) Revisión de la utilización adecuada e inadecuada de las camas hospitalarias, como de la pertinente o no
pertinencia de la estancia.
s) Cumplimiento de los cronogramas del plan de visitas y tiempos de auditoria acordados con la EPS.
t) Informar al supervisor del contrato y a la Subgerencia Técnica los hallazgos detectados en cada visita en las
primeras 72 horas luego de la visita.

DISPOSICION ORGANIZADA DE LOS SOPORTES DE ATENCIÓN

Previo a la auditoria se deberá organizar los documentos:

a) Contrato de prestación de servicios vigentes, con todas sus modificaciones, establecido entre el pagador y el
prestador del mismo, del que deberá tener una copia completa o una ficha técnica con las condiciones
contractuales de base
b) Modelo de operación de tarifas vigente definido en el contrato descrito en el punto anterior (Acta de concertación
y/o aceptación de la propuesta).
c) Actas o acuerdos especiales establecidos entre el pagador y prestador de los servicios, vigentes al momento de
la prestación efectiva del servicio.
d) Normas vigentes aplicables a los servicios que están auditando.
e) Literatura científica, guías y protocolos de manejo de atención aprobadas por las sociedades científicas y/o el
MSPS.
f) Historia clínica completa del evento de prestación auditado.

Identificación de la factura: Deberá contemplar como mínimo los siguientes criterios: Nombre completo del
paciente, número de identificación, pagador responsable, cobertura autorizada según las condiciones del
pagador, fecha de facturación, fecha de atención, razón social de la IPS que prestó el servicio, NIT del prestador.
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El Contratista verificará que los cobros realizados por concepto de servicios de atención en salud correspondan
al efectivamente prestado a los pacientes y cumplan el requisito administrativo previsto. Auditará y validará que
el documento de factura cumpla los requisitos de norma, técnico-científico y contractuales de tal forma que los
costos se ajusten a los servicios efectivamente prestados.

OBJECIONES Y GLOSAS

Corresponde a todos los hallazgos de no conformidad entre lo facturado y la prestación del servicio por las
causales definidas en las normas vigentes. El resultado de esta actividad permitirá a la EPS´CONVIDA cancelar
los valores facturados en la proporción que la firma auditora determine según su análisis. Los valores no
conformes deben surtir el procedimiento de conciliación en los términos y condiciones definidos en la norma.

Para ello se debe: 1) Detallar lo que se objeta, aclarando explícitamente el servicio, insumo o medicamentos, la
fecha de uso o prestación. 2) Establecer el motivo de la objeción. 3) Las objeciones y glosas deben ser
cuantificadas, valorizadas, registradas y notificadas a la IPS durante todo el proceso en los plazos fijados por la
norma.

-Conciliaciones de objeciones y glosas: Para auditoria médica y concurrente, la conciliación de las objeciones
y glosas deberá cumplir con los siguientes requisitos y criterios de pertinencia y oportunidad, que deben ser
exigidos para el contratista:

1) Cumplir con los plazos establecidos para resolver definitivamente las objeciones y glosas, definidos en el
artículo 57º de la Ley 1438 de 2011 y demás normas vigentes.
2) Sustentar las objeciones y glosas, de tal forma que la posibilidad de levantarlas sea mínima y evite la
necesidad de segundas instancias.
3) Realizar conciliación únicamente con un par regular de la parte auditada.
4) Realizará una revisión de la documentación y de los soportes de las respuestas presentadas por el prestador,
garantizando la mayor objetividad y transparencia al proveedor de los servicios a las objeciones y glosas
planteadas y solicitará si lo considera necesario la concurrencia de una persona habilitada por el proveedor para
tal fin.
5) Solicitará documentación adicional si es pertinente para poder emitir concepto final.
6) Ratificar el valor total de la objeción para todas aquellas objeciones y glosas que son aceptadas totalmente
por el prestador de los servicios.
7) Ratificar el valor total de la objeción de acuerdo a los soportes presentados por la IPS.
8). Si al final del proceso de conciliación adelantado por el contratista no hay acuerdo de aceptación por parte
del prestador y agotada la vía administrativa, se podrá recurrir a una segunda instancia de acuerdo con lo
establecido por las normas, actuación inicialmente adelantada por el contratista.
9) Todo el procedimiento, deberá ser registrado en las actas respectivas y éstas serán entregadas a la EPS´S
CONVIDA mediante oficio con copia a las áreas que se convengan en especial a cuentas médicas, además de
ser registrado en el sistema de información OASIS de la EPS´S CONVIDA.
10) El contratista deberá digitalizar las facturas auditadas, los soportes y las actas de conciliación para facilitar a
la EPS el procedimiento de pago en el sistema de información OASIS.
11) Gestionar el trámite oportuno del estado de auditoría de glosa, determinar si la glosa es total o parcial, según
registro de relación de facturas auditadas.
12) El contratista deberá digitalizar y cargar en el sistema de información de la EPSS CONVIDA la glosa definitiva
después de cumplir el debido proceso, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su generación.
13) El contratista podrá conciliar los saldos de las facturas con previa autorización del comité de conciliación de
la entidad EPS´S CONVIDA a criterio del supervisor con el representante de la Institución Prestadora de
Servicios de Salud. así mismo, suscribirá el acta de conciliación y será avalada a través de la firma.
14) Emitir el informe de auditoría implementando formato informe inicial, formato de respuesta a glosas y formato
de acta de conciliación, de acuerdo a los hallazgos encontrados en la cuenta y sus soportes, con el reporte de
las glosas, si las hay, el valor y el concepto, dentro de los términos establecidos por la ley. Radicar el resultado
del informe mensual de auditoría en la oficina central de la EPS´S CONVIDA.
14). En el caso de presentar devoluciones, el contratista deberá contemplar lo estipulado en el Decreto 4747 de
2007, Resolución 3047 de 2008 y demás normatividad vigente.
15) Dará respuesta y solución de forma inmediata o en un término máximo de tres días hábiles, a los casos
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reportados por el área de cuentas médicas con relación a las glosas.

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-Revisión de valores conciliados y firma final del acta: El contratista revisará los valores objeto de glosa y
gestionará su conciliación con los términos establecidos en la normatividad vigente, luego el profesional auditor
registrará su firma junto al delegado por la IPS y aplicará el sello de aprobación final definido para el proyecto,
así como el identificador correspondiente del contrato y del formato de objeciones y glosas utilizado, si es
requerido, como mínimo en el original de la factura con las condiciones que defina el manual del proyecto
elaborado por el contratista .

El contratista deberá garantizar que el acta de conciliación de glosa sea idéntica a la información cargada en el
sistema de información de la EPS´S CONVIDA y en el caso de presentar diferencias entre el soporte físico y el
sistema, el contratista garantizará el ajuste y corrección de las diferencias presentadas, siendo éste el
responsable de la información cargada. Cualquier cambio de estado de glosa de una factura posterior a su estado
inicial, el contratista deberá solicitar formalmente los cambios requeridos a través de la mesa de ayuda existente
en el área de informática de la EPS´S CONVIDA.

-Informe gestión glosas y conciliaciones: Mensualmente el contratista entregará informe del resultado de la
gestión de glosas y conciliaciones por cada IPS auditada con la siguiente tabla resumen y su análisis respectivo:

No. Acta VALO

VALO
de VALOR Valor FECHA VALOR R %
RA
Conciliaci IPS FACTURA OBJECI CONCILIAC ACEPTA GLOS GLOSA Estado
PAGA
ón DO ON ION DO A FINAL
R
FINAL
(P)
Pendient
e si no se
ha hecho
conciliaci
ón –
Valor que (C)
la IPS Cerrado
Porcent
Monto total reconoce Valor a si ya se
Nombr Monto de aje del
No. Del de la para ser pagar hizo la
e de la la valor
acta de factura glosado de la conciliaci
IPS objeción facturad
conciliació auditada siendo factura ón – (T)
o
n de la agotado en trámite
glosa todo el si se tiene
proceso fecha de
conciliaci
ón, pero
aún no se
ha
cumplido
TOTALES

Este mismo tipo de informe se diligenciará en forma acumulativa por IPS con el respectivo análisis causal del
comportamiento del valor y del porcentaje de la glosa final junto con las acciones realizadas o por realizar según
los hallazgos logrados. Además, el contratista deberá entregar el cronograma proyectado de conciliaciones mes
a mes con cada uno de los prestadores garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos por norma
para esta actividad.

RECOBROS

El contratista realizará el proceso de identificación de la facturación con servicios y tecnologías en salud no

cubiertas por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC de ambos regímenes: tutelas con fallo
especificando opción de recobro, alto costo, cápita, SOAT, ARL, ADRES, entidades territoriales y otros
responsables del pago para los usuarios afiliados de la EPS´S CONVIDA.
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Verificará así mismo los soportes y realizará la auditoria médica y administrativa a la factura e incluirá en el
aplicativo institucional del proceso de recobros de acuerdo con lo definido en la Resolución 1885 de 2018 o las
normas que deroguen, modifiquen o sustituyan, así como de alto costo y cápita. el cual expresa lo
siguiente: “Articulo 3 definiciones: “Recobro: solicitud presentada por una entidad recobrante ante la ADRES con
el fin de obtener el pago de cuentas por concepto de tecnologías en salud no financiadas con recursos de la
UPC o servicios complementarios, según corresponda, cuyo suministro fue garantizado a sus afiliados y prescrito
por el profesional de la salud u ordenados por fallos de tutela”.

El contratista debe asistir como apoyo técnico al proceso de conciliación de recobros a que tenga lugar y obtener
el valor reconocido para pago el cual será notificado al área financiera de la EPS´CONVIDA para el respectivo
seguimiento a pagos. Dejando salvedad que las decisiones están en cabeza de la entidad.

Reporte o informe de gestión: Además de los registros de actividades, el contratista diligenciará la siguiente
tabla mensual y de manera consolidada:

TOTAL FACTURAS
DESTINATARIO VALOR EFECTIVO RECOBRABLE
IDENTIFICADAS

ADRES

TUTELAS

ALTO COSTO

CAPITA

SOAT

ARL

ENTIDADES TERRITORIALES

OTROS

TOTALES

TALENTO HUMANO

El contratista informará la relación del personal ofertado con el cumplimiento de pago de seguridad social,
dedicación exclusiva durante la vigencia del contrato, con la idoneidad y experticia certificada para el desarrollo
de todas las actividades a ejecutar. El contratista deberá tener planes de contingencia para garantizar el recurso
humano durante toda la vigencia del contrato.

Tabla: Personal Talento Humano

ROL GERENTE GENERAL DEL PROYECTO INTEGRAL DE AUDITORIA

FORMACION
PREGRADO Título profesional en salud
ACADEMICA
5
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 POSGRADO Especialización en áreas de la salud.

GENERAL 5 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA 2 años en cargos directivos de entidades aseguradoras en salud

y/o
ESPECIFICA
instituciones prestadoras de salud y/o proyectos de auditoría en
salud
CANTIDAD DE
1
PERSONAS

DEDICACION 100%

AUDITORIA EN CONCURRENCIA

ROL MEDICO COORDINADOR DE CONCURRENCIA

PREGRADO Título profesional en Medicina

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO Especialización en áreas de la salud.

GENERAL 3 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA
2 años como coordinador y/o como gerente de proyectos en
ESPECIFICA
auditoría en salud.
CANTIDAD DE
1
PERSONAS

DEDICACION 100%

ROL MEDICO ESPECIALISTA EN AUDITORIA EN SALUD

PREGRADO Título profesional en Medicina

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO Especialización en auditoria en salud.

GENERAL 2 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos específicos de auditoría en salud.

CANTIDAD DE
7
PERSONAS
6
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DEDICACION 100%

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 ROL PROFESIONAL ESPECIALISTA AUDITORIA EN SALUD

PREGRADO Título profesional en Medicina y/o Enfermería

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO Especialización en auditoria en salud

GENERAL 2 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos específicos de auditoria en salud.

CANTIDAD DE
6
PERSONAS

DEDICACION 100%

ROL PROFESIONAL EN SALUD

PREGRADO Título profesional en Medicina y/o Enfermería

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO n/a

GENERAL 2 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos específicos de auditoria en salud

CANTIDAD DE
2
PERSONAS

DEDICACION 100%

AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS

ROL COORDINADOR DE CUENTAS MEDICAS

PREGRADO Título profesional en SALUD

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO Especialización en áreas de la salud.

GENERAL 3 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 2 años como coordinador y/o como gerente de proyectos en
7

auditoría en salud
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CANTIDAD DE
1
PERSONAS

DEDICACION 100%

ROL MEDICO ESPECIALISTA EN AUDITORIA EN SALUD

PREGRADO Título profesional en Medicina

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO Especialización en auditoria en salud

GENERAL 2 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos de auditoría en auditoria en salud

CANTIDAD DE
5
PERSONAS

DEDICACION 100%

ROL PROFESIONAL ESPECIALISTA EN AUDITORIA EN SALUD

PREGRADO Título profesional en el área de la salud

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO Especialización en auditoria en salud

GENERAL 2 años contados a partir de la obtención de la tarjeta profesional

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos de auditoria en salud

CANTIDAD DE
6
PERSONAS

DEDICACION 100%

ROL PROFESIONAL EN AUDITORIA EN SALUD

PREGRADO Título profesional en cualquier área

FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO n/a
2 años contados a partir de la obtención de la matrícula profesional si es
GENERAL profesional en áreas de la salud y/o ingenierías y a partir de la
EXPERIENCIA terminación de materias para profesiones diferentes a las mencionadas
ESPECIFICA 2 años en proyectos de auditoría en salud

CANTIDAD DE
4
PERSONAS

DEDICACION 100%
8
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ROL BACHILLER –TECNICOS-TECNOLOGOS

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 PREGRADO Título de bachiller y/o técnico y/o tecnólogo
FORMACION
ACADEMICA
POSGRADO n/a

GENERAL 2 años contados a partir de la obtención del título

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos de auditoria en salud

CANTIDAD DE
17
PERSONAS

DEDICACION 100%

OTRO PERSONAL DE SOPORTE

ROL INGENIERO DE SISTEMAS

PREGRADO Título de profesional en ingeniería de sistemas

FORMACION ACADEMICA
POSGRADO n/a

2 años contados a partir de la expedición de la matricula

GENERAL
profesional
EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos de auditoria en salud

CANTIDAD DE PERSONAS 1

DEDICACION 100%

ROL ABOGADO

PREGRADO Título profesional en Derecho

FORMACION ACADEMICA
POSGRADO n/a

GENERAL 2 años contados a partir de la terminación de materias

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos de auditoria en salud

CANTIDAD DE PERSONAS 1

DEDICACION 100%

ROL BACHILLER Y/O TECNICO Y/ O TECNOLOGO

9

FORMACION ACADEMICA PREGRADO Título de bachiller y/o técnico y/o tecnólogo

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 POSGRADO n/a

GENERAL 2 años contados a partir de la obtención del título

EXPERIENCIA
ESPECIFICA 1 año en proyectos de auditoria en salud

CANTIDAD DE PERSONAS 1

DEDICACION 100%

Nota 1: Los anteriores perfiles y la cantidad de los mismos componen el talento humano mínimo requerido para la
ejecución del proyecto, razón por la cual serán de obligatorio cumplimiento por parte de los proponentes.

NOTA 2: El proponente debe adjuntar las hojas de vida del personal objeto de evaluación es decir las tres (3) hojas de
vida a saber la del GERENTE GENERAL DEL PROYECTO INTEGRAL DE AUDITORIA, MEDICO COORDINADOR DE
CONCURRENCIA y COORDINADOR MEDICO que se relacionan en el cuadro de personal de talento humano.

NOTA 3: El proponente debe adjuntar las hojas de vida del personal materia de calificación, las demás hojas de vida
serán entregadas por el adjudicatario del contrato al cual se le adjudique para ser aprobadas por la entidad previa
suscripción del acta de inicio so pena de incumplimiento de contrato.

NOTA 4: La Experiencia del personal mínimo requerido, se contará de conformidad con la normativa vigente, es decir a
los profesionales que requieren tarjeta o matricula profesional se contará a partir de la expedición de la misma , los demás
se le contará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior y para las profesiones
de ingeniería y afines
solo se computará a partir de la fecha de expedición de la matrícula profesional o del certificado de inscripción profesio
nal, respectivamente.

NOTA 5: El proponente no podrá dejar desprovisto la auditoria concurrente en las IPS designadas ni en épocas domingos
ni festivos.

NOTA 6: El contratista deberá tener en previsto un plan de contingencia para el reemplazo de personal, con el propósito
de No dejar desprovisto en ninguna de las áreas a auditar.

Nota 7: El puntaje al que se refiere el Decreto 392 de 2018 asociado a un número mínimo de trabajadores con
discapacidad por parte del proponente, será aplicable al 1% de los trabajadores vinculados a la planta de personal del
proponente o sus integrantes a la fecha de cierre del proceso de selección.

Nota 8: El puntaje al que se refiere la ley 816 de 2003 "Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de
la contratación pública, será aplicable exclusivamente al personal mínimo habilitante citado.

Nota 9: El proponente que de acuerdo a sus criterios considere que debe contar con personal adicional al mínimo
requerido, lo podrá incluir bajo su responsabilidad sin que se afecte el presupuesto que la entidad dispuso para este
proceso.

El contratista deberá contar con personal acreditado, entrenado y debidamente identificado para prestar el servicio objeto
del presente contrato. El proponente deberá entregar a la EPS´S CONVIDA una relación del personal asignado para la
ejecución de las labores objeto del proceso de selección, en dicha relación deberán especificarse nombre, apellido y
número de cédula. Para el adjudicatario en caso de cambios, retiros o actualizaciones en el personal suministrado deberá
comunicar dichas novedades mediante documento escrito dirigido a la EPS´S CONVIDA y será validado por los
10

supervisores del contrato. Quienes deberán impartir su autorización previa para la modificación del equipo de trabajo.
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Para el caso de los proponentes, el personal ofertado no podrá ser modificado en desarrollo del proceso de selección so
pena de rechazo de la oferta.

Nota 10: La experiencia de los profesionales en salud se tendrá en cuenta a partir del registro en el rethus y/o tarjeta
profesional y/o resolución aplicando la normatividad vigente que regule la materia .

GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Con el objetivo de mantener unas condiciones seguras, confortables y productivas acordes con la política de
EPS´S CONVIDA para sus colaboradores, los proponentes deberán cumplir en todo momento con toda la
legislación colombiana en materia de Seguridad social y Salud Ocupacional (artículo 50 de la Ley 789 2002 y
las Resolución 2400 de 1979, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994 y
demás decretos reglamentarios y todos aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan). El contratista
suministrará todos los elementos de protección personal, seguridad industrial, señalización y demás que
requieran sus trabajadores para el desarrollo seguro de su actividad, lo cual deberá ser certificado por el
representante legal del proponente.

DIGITACION Y DIGITALIZACION

El contratista deberá efectuar las siguientes actividades en torno a este ítem:

1. Recepción de las facturas que entregue en sus instalaciones y facturas que envíen las diferentes áreas.
2. Transportar las facturas que se le entregue a sus oficinas para su procesamiento y devolverlas.
3. Digitalización de las cuentas médicas, las cuales deberán estar asociadas y referenciadas dentro del módulo
correspondiente su fácil visualización y descargas de estas.
4. Controlar y garantizar la calidad de la información digitada, para evitar registros errados o pagos indebidos a un
prestador de servicios cuando quieren que se presente registros errados en el proceso de digitación que generen
pagos indebidos injustificados y/o improcedentes por parte del contratante o cualquier tercero, estará en la
obligación de responder por el valor de los mismos independientemente de que los pagos efectuados con base
en los registros errados.
5. Proveerá herramientas para controles de calidad, no obstante, el grupo de calidad y control de glosa realizada
en los procesos de calidad e informará sobre la calidad de los datos digitados.
6. Cumplir con el servicio a través de personal cuidadosamente seleccionado y debidamente capacitado en
digitación de documentos contando en todos los casos con los medios adecuados para realizar su labor.
7. Garantizar la custodia, vigilancia y seguridad de los documentos entregados por el contratante. En las actividades
de digitación y digitalización y búsqueda e ingreso al aplicativo OASIS, el contratista se obliga a realizar las
siguientes actividades específicas:

- Tiempo: Los servicios objeto del presente contrato se prestarán en el horario y días que el contratante determine
para lo cual dará aviso al contratista con veinticuatro (24) horas hábiles de antelación; el tiempo máximo de
entrega de la información procesada se encuentra establecida se aclarara más adelante, podrán efectuarse
entregas parciales.
- Modo: Los servicios objeto del presente contrato serán prestados por el contratista bajo su entera
responsabilidad teniendo en cuenta que manipulará información suministrada por el contratante, deberá observar
los medios de seguridad para la conservación de la información física (documentos) y magnética. Se observará
el siguiente procedimiento para la prestación de los servicios:
• Una vez el contratante haga entrega al contratista de los documentos, entrega esta que se surtirá en la sede que
el contratante establezca y de la cual se dejara constancia en la respectiva acta, relación u orden de entrega, el
contratista se obligará a realizar las labores relacionadas.
• Los documentos que le sean entregados al contratista para su captura y que se requieran para el procesamiento
de la cuenta en las instalaciones del contratante, deberá devolverlos y será de responsabilidad y costo del
contratista en el plazo establecido en las instalaciones que definan.
• El contratista deberá suministrar para cumplir con el objeto del contrato, oportuna y correctamente, el personal,
los equipos de cómputo adecuados para la instalación del software que suministrará el contratante y el soporte
técnico adecuado para el cumplimiento de las actividades de digitación y digitalización y búsqueda al aplicativo
11

OASIS.
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- Lugar: La labor de trascripción, grabación y transporte será ejecutada en las instalaciones del
contratista y en las instalaciones del contratante ambas ubicadas en la ciudad de Bogotá D.C como este último
así lo requiere. Respecto a las actividades de digitación, digitalización y búsqueda e ingreso al aplicativo OASIS
se establecen los siguientes acuerdos de niveles de servicios específicos.

RECEPCION Y MESA DE CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS

El contratista deberá recibir a diario las tulas y/o cajas de enlace que el contratante envié desde la sede. El
contratista validará el contenido, cantidad y número de planillas recibidas contra el número de radicación interno
del contratante. El contratista reportará a la supervisión de cuentas de salud de la EPS´S CONVIDA
inconsistencias o faltantes (por ejemplo, factura relacionada en la planilla que no viene en el paquete, factura
relacionada en la planilla como devuelta que viene en el paquete) en un término no mayor a veinticuatro (24)
horas hábiles desde el momento de la recepción de tula. El contratista deberá aplicar las normas internas y
externas de archivo, esto es la Ley 594 de 2000, definidas para que las actividades que desarrolle sobre los
documentos sean las apropiadas para garantizar su duración en el tiempo. El contratista debe alistar los
documentos quitando los ganchos y legajos garantizando que el papel sea afectado mínimamente y de requerido
debe aplicar actividades de primeros auxilios a los documentos que lo requieran. (gestión documental)

CUSTODIA CONTROL Y FLUJO DE FISICOS.

El contratista deberá entregar en las oficinas de EPS´S CONVIDA la facturación solicitada para proceso interno
que comprende Auditoria Medica, Recobro, Formatos devolución en un término no mayor a veinticuatro (24)
horas hábiles a partir de la solicitud, según aplique. El contratista debe custodiar la documentación permanente
hasta que el contratante determine el cierre de cada corte cuando sea certificado por el contratante que ninguno
de los físicos son requeridos por procesos internos, deberá entregar en las oficinas de archivo general para su
disposición final, los físicos que se envían para archivo final deben incluirse en el sistema OASIS el cual declara
conocer y se obliga a aplicar el contratista tiempo máximo de envió: cinco (5) días calendario después del visto
bueno de la supervisión de cuentas medicas de EPS´S CONVIDA.

El contratista debe desarrollar una base de datos donde almacene la información procesada y pueda controlar
el flujo de cada cuenta de salud procesada para consulta permanente de contratante. El contratista debe realizar
la publicación permanentemente de los datos e imágenes para que el proceso de gestión documental de la
organización sea oportuno y fluya sin complicaciones. El contratista debe atender las consultas realizadas por el
contratante en un plazo no mayor a 24 horas y esta puede ser contestada por el sistema de gestión documental,
por el correo electrónico o por cualquier medio que permita resolverla en forma eficiente. El contratante reportará
al contratista una vez al mes los físicos que fueron entregados al contratista y de los cuales no se tiene reporte
de envió ni archivo general ni a las instalaciones del contratante; el contratista tendrá un plazo máximo de
cuarenta y ocho (48) horas hábiles para dar respuesta por los físicos pendientes.

Será responsabilidad del Auditor la custodia, transporte y devolución de los documentos que hacen parte de la
auditoria en buen estado. En caso de pérdida o extravió de facturas o soportes físicos, el contratista asumirá los
costos de la reconstrucción de estos y las sanciones, penalidades o multas que tenga que asumir el contratante
por el incumplimiento en el pago de estas dentro de los términos de Ley.

INSTALACIONES

El contratista deberá disponer de una sede para la totalidad de la operación de la auditoría con la autonomía
administrativa suficiente para toma de decisiones y garantía de la contratación oportuna de personal y la provisión
de equipos en calidad y cantidad durante la vigencia del contrato presentados en la oferta inicial, la cual será
objeto de verificación por parte de la entidad EPS´S CONVIDA a través de los supervisores que considere o
designe.

Así mismo, destinará espacios físicos adecuados en términos de seguridad, factores medio ambientales y
capacidad para el almacenamiento exclusivo de los soportes físicos y magnéticos documentales enviados por la
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EPS´S CONVIDA y otras Instituciones de acuerdo con la normatividad exigida por el Archivo General de la
Nación, lo cual será objeto de verificación por parte de la entidad EPS´S CONVIDA a través de los supervisores
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que considere o designe.

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Los archivos generados durante la vigencia y ejecución del proyecto son de propiedad de La EPS´S CONVIDA
y deberán ser entregados en medios físico y magnético según el caso, a solicitud de esta EPS´S CONVIDA, en
las estructuras y formatos definidos por la EPS´S CONVIDA en pleno cumplimiento de la ley de archivos esto
es, en atención a procesos archivísticos. Relacionados con la gestión de documentación dentro del concepto de
archivo total, comprendiendo procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Igualmente, el contratista dispondrá de útiles, papelería, transporte, impresoras, tóner para las impresoras,
computadores, fotocopiadoras, tóner para las fotocopiadoras y todos aquellos insumos necesarios para el óptimo
desarrollo del proceso y permitirá la verificación continua por parte del o los supervisores/interventores del
contrato, que designe la entidad EPS´S CONVIDA.

RECURSO TECNOLÓGICO

DIGITACION Y DIGITALIZACION

DIGITALIZACIÓN: El contratista realizará la digitalización de los físicos recibidos en un término no mayor a

cuarenta y ocho (48) horas hábiles contadas a partir de la recepción de la cuenta en el sistema (cada cuenta
debe ser punteada en el aplicativo de radicación, en el módulo de recepción), incluyendo la entrega del medio
magnético para cargue al contratante. Los cinco (5) primeros días comunes del mes, el contratante enviará el
reporte de imágenes pendientes correspondientes a las facturas recibidas por el contratista durante el mes
inmediatamente anterior. El contratista enviará las imágenes faltantes a más tardar dentro de las veinticuatro
(24) horas hábiles siguientes y se generará el acta respectiva para el cierre de digitalización de ese mes.
Solamente una vez recibidas el cien por ciento (100%) de las imágenes se dará visto bueno por parte del
contratante para que el contratista facture los conceptos del mes.

El Contratante a través de un funcionario delegado realizará la auditoria sobre el uno por ciento (1%) de las
imágenes procesadas durante el mes y emitirá un informe con las acciones de mejora que se estimen
convenientes. En caso de que los soportes digitalizados se encuentren incompletos con respecto al físico de la
factura, la factura y sus soportes serán devueltos al contratista para que sean reprocesados y corregidos, de la
misma forma si se encuentran facturas o soportes que no fueron digitalizados dentro del proceso ordinario y
deba solicitarse los físicos al archivo para su digitalización, los costos que este reproceso acarree serán por
cuenta del contratista. Si dentro del proceso de auditoria se evidencia que la indexación de la imagen no incide
con la imagen respectiva, se devolverá al contratista para su corrección.

DIGITACIÓN: El contratista se obliga a realizar el proceso de digitación en un plazo no mayor a setenta y dos
(72) horas hábiles a partir de la recepción del físico. Esto sin detrimento de que durante el proceso el contratante
pueda solicitar la priorización de facturas de acuerdo a las necesidades del proceso. El proceso de digitación
debe surtirse de acuerdo al manual de digitación del contratante a la cual tendrá acceso el contratista. La
variaciones o modificaciones se realizarán por parte del contratante por escrito y será responsabilidad del
contratista socializar entre su equipo de trabajo.

El contratista debe contar con un equipo humano de calidad con perfil de analista para realizar el control de la
calidad de la digitación y que además cumpla con las funciones de equipo capacitador. El contratante realizará
reuniones de retroalimentación y capacitación en sus instalaciones una vez al mes y con duración de dos (2)
horas por sesión. Este mismo equipo debe certificar la calidad de la digitación antes de cada cierre. El Contratista
asignará sin costo adicional un digitador para la corrección de errores y digitación de facturas en las oficinas del
contratante. El contratista a través de un funcionario delegado realizará la auditoria sobre el tres por ciento (3%)
de los registros digitados durante el mes y emitirá un informe con las acciones de mejora que se estimen
convenientes.

De acuerdo con el resultado de esta auditoría, se establece la sanción por digitación según la tabla de calidad
incluida al final de este capítulo. Cualquier detrimento patrimonial generado al contratante por sanciones o
penalidades que determinen los entes de control por errores en el proceso de digitación o cuando se paguen
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facturas por su valor total, cuando se advertía un formato de glosa, será recobrado al contratista durante la
vigencia del contrato y doce (12) meses más después de su liquidación.
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-Digitación de Formatos: Con el fin de procesar las facturas que presenten formato, deberán ser digitadas por
el contratista sin incluir la digitación de formato, una vez surtido el proceso de digitación de la cuenta en las
instalaciones del contratista este último deberá enviar el físico a las instalaciones del contratante, para que a
través de funcionarios del contratista se digite la información del formato. Las inconsistencias que se identifiquen
para la digitación de dicho formato deberán ser validadas y avaladas por el coordinador médico de auditoria del
contratante, para efectos de este proceso el contratante prestará el espacio físico en sus instalaciones y el
contratista deberá asignar el personal y equipos de cómputo requeridos.

El contratista deberá contar con los equipos necesarios para la correcta ejecución del contrato, incluido el
mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos. Igualmente el contratista debe ofertar y garantizar como
mínimo una infraestructura técnica, tecnológica y de comunicaciones propia, teniendo en cuenta las
recomendaciones de la oficina de informática y de común acuerdo dicha infraestructura debe ser compatible con
los sistemas de información OASIS de la EPS´S CONVIDA, además de permitir el cargue de la información
generada durante las diferentes visitas de auditoría (con base en los formatos, indicadores, hallazgos, planes,
etc.), en los aplicativos destinados por la EPS´S CONVIDA para tal fin.

Así mismo deberá poner a disposición de la EPS´S CONVIDA las herramientas informáticas que utilice para el
cumplimiento del objeto del contrato, con el fin de hacer análisis de la gestión realizada en todos los procesos
en caso de falla de los aplicativos de la EPS´S CONVIDA o cuando sea requerida por el supervisor/interventor
del contrato. Al igual, estas herramientas deben permitir la confrontación del medio magnético frente al físico,
conforme a los lineamientos establecidos por la EPS´S CONVIDA. Garantizará toda la seguridad informática de
los procesos generados como resultado de la ejecución del objeto contractual, al igual que la honestidad,
integridad y confidencialidad de la información registrada en los aplicativos de la EPS´S CONVIDA.

El contratista deberá de garantizar un backup de la información que se genere durante el proceso, el cual deberá
contar con la calidad, pertinencia y calidad que garantice el 100% de la restauración en caso de que se presente
una contingencia sobre la información. El contratista deberá contar con una herramienta tecnológica la cual
permita controlar y administrar y gestionar informes de ejecución sobre el proceso de Auditoría Integral.

Los usuarios de los equipos que utilice el contratista para el cumplimiento del objeto contractual deben seguir y
cumplir la normatividad vigente en la EPS´S CONVIDA para el uso de los equipos, la red de datos y sus servicios.
Garantizar la seguridad física y lógica de la información que reciba, procese, genere y almacene como resultado
de los procesos propios para el desarrollo del objeto contractual, al igual que la integridad y consistencia de los
datos almacenados en los aplicativos OASIS de la EPS´S CONVIDA y en sus sistemas de información propios.

El contratista debe digitalizar los soportes de las facturas, cargarlos y asociarlos directamente en el módulo
correspondiente dentro del sistema OASIS, de tal manera que permita la visualización y descarga del mismo en
formato PDF. Adicionalmente, para el proceso de identificación de las facturas por el sistema de Radio
Frecuencia (RFID), se deben generar los códigos para identificar los recibos, las facturas y las cajas que contiene
la facturación, así como los mecanismos para la lectura de dicho código por este motivo se requieren como
mínimo los siguientes elementos que componen el sistemas de identificación tecnológicos:

1. Software: para la impresión de etiquetas RFID, la cual se adhiere a las cajas para su identificación.
2. Host: Computador encargado de recibir la información de uno o varios lectores el cual debe contar con
el software para dicha función.
3. Impresora(s): Impresora de código de barras
4. Lectores RFID: Pistolas de lectura de código de barras y transmisor de radio frecuencia.
5. Suministro de los insumos para la identificación (Stiker, cintas térmicas de impresión y demás
elementos necesarios para el proceso).

CARTA DE COMPOMISO PARA VERIFICACION TECNOLOGICA HABILITANTE:

Especificaciones o detalle de información que debe estar incluida en la oferta manifestando a
través de carta de compromiso firmada por el representante legal so pena de incumplimiento
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contractual, donde se le dará cumplimiento a cada uno de los requisitos exigidos a continuación
de la siguiente nota:
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 Nota 1 : La Entrega de los documentos que soporten la propiedad o tenencia de la infraestructura
tecnológica (Hardware y Software (servidores y parque computacional), sistema de seguridad y
protección de información todos con su correspondiente licenciamiento del software utilizado se
acreditara aportando copia de las facturas cuando es propia o contrato de arrendamiento o de comodato
previo acta de inicio so pena de incumplimiento contractual así mismo dentro de la minuta contractual
quedara establecido el cumplimiento de los requisitos aquí mencionados.

a) Requisitos mínimos en Servidor de Base de Datos

• Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz
• Dos (2) discos físicos de 600 GB y si se apoya con una SAN de almacenamiento, esta debe tener mínimo 4 TB
de disponibilidad.
• Memoria RAM de 32 GB
• Fuente de poder redundantes N+1
• Ventiladores redundantes
• Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits
• Antivirus
b) Requisitos mínimos en Servidor WEB.
• Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz
• Dos (2) discos físicos de 600 GB y si se apoya con una SAN de almacenamiento, esta debe tener mínimo 4 TB
de disponibilidad.
• Memoria RAM de 16 GB
• Fuente de poder redundantes N+1
• Ventiladores redundantes
• Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits, licenciado
• Antivirus Licenciado
c) Requisitos mínimos en Comunicaciones e Infraestructura
• Enlace de Internet de 16 mg dedicado tasa de reuso 1:1.
• Servicio de Back up de respaldo con las siguientes características: Incremental diario, full semanal, retención por
un mes y 1 recuperación mensual no acumulable 1:1 sin reuso.
• En caso de que el proceso se realice fuera de la Entidad se debe contar una herramienta (VPN, Licenciado) que
permita acceder a la red interna y así poder realizar una conexión directa con el sistema de información de la
Entidad.
d) Requisitos mínimos de los equipos de cómputo (Computador de Escritorio):
• Procesador Intel Corei5-6500 3,2ghz Processor (hasta 3,6GHZ) caché 6MB (Up to 3.6 GHz), Chipset H270
• Memoria 8GB, DDR4-2400 MHz
• Disco duro 1TB 7200RPM ,
• Unidad lectora DVDRW,
• Fuente: 80 PLUS Bronze: 180 W, hasta 85% de eficiencia, PFC activa.
• Windows® 10 Professional 64 licenciado
• Microsoft Office 365 licenciado
• Antivirus Licenciado.
• Compresor WinRar Licenciado
• Editor de archivos PDF Licenciado.
e) Requisitos Impresora Multifuncional Laser Monocromatica
• Capacidad de impresión de 40 ppm.
• Ciclo de impresión hasta 80.000 páginas.
• Volumen de páginas mensuales 50 a 4000, Con cama plana para escaneo de documentos tamaño oficio.
• Escaneo en formato JPG, PDF, TIFF, PNG, Resolución de escaneo: Mínimo 600 x 600 dpi.
• Compatible con Windows 7, 8, 8.1 y 10. Conectividad USB/Ethernet/Wifi, red Gigabit Ethernet 10/100/1000T.
• Otras características: Impresión a doble cara, Escaneo dúplex automático, Escaneo a carpeta de red, email y
USB, adf continuo.
f) Requisitos Mínimos para Escáner
• Tipo de digitalización: Superficie plana, alimentador automático de documentos (ADF).
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• Resolución óptica de digitalización: Hasta 600 ppp.

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• Ciclo de trabajo (diario): Hasta 3000 páginas.

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• Formato del archivo de digitalización: BMP, JPG, TIFF, TIFF (comprimido), TIFF de varias páginas, PNG, PDF
(normal, normal con imágenes, búsquedas con sólo imágenes, MRC), PDF/A, RTF, TXT, UNICODE, HTM, DOC,
WPD, XML, XLS, OPF, XPS.
• Opciones de escaneo (ADF): Ambas caras en un solo ciclo.
• Tamaño de escaneo (ADF): máximo 216 x 864 mm. Tamaño de escaneado ADF (mínimo) 70 x 148 mm.
• Sistemas operativos compatibles Windows® 7, x64; Windows Vista®, x64; Microsoft® Windows® XP Home, XP
Professionalx64.

En todo caso el contratista se compromete a que los equipos cumplirán todas las normas de uso de los mismos,
así como los procesos y procedimientos de la EPS´S CONVIDA, como, por ejemplo, la creación de usuarios. La
EPS´S CONVIDA no asume tareas de mantenimiento de estos equipos, solo la vigilancia del cumplimiento de
usos. El contratista debe contar con los equipos, canal de comunicación para realizar la auditoría a través del
Sistema de Información de la EPS-S CONVIDA, el cual cuenta con el Módulo para la Revisión de Facturas.

Licenciamiento: El contratista es responsable del software instalado en los equipos utilizados para cumplir con
el objeto del contrato y deben garantizar el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre derechos de
autor, protección de información, protección del software, protección de la documentación relacionada,
licenciamiento y derechos de uso. La firma exime a la EPS´S CONVIDA de cualquier responsabilidad que sobre
uso indebido se llegare a presentar en cualquier equipo de la firma utilizado en cumplimiento del objeto del
contrato.

El sistema de información con que el contratista debe contar para realizar sus actividades de informes
entregables debe realizar mínimo los siguientes procesos:

a. Verificación y validación de la información suministrada por los prestadores de salud que permita la identificación
clara de la población objeto contractual.
b. Verificación de la prestación de los servicios acordados entre las IPS y EPS´S CONVIDA.
c. Generar reportes que apoyen la generación de cada uno de los informes requeridos por la EPS´S CONVIDA,
esto en el caso que el respectivo entregable no esté contemplado en los reportes que tienen definidos ya el
sistema OASIS y documenten el proceso de auditoría objeto del contrato.
d. Documentar y entregar a EPS´S CONVIDA Manual(es) de procedimientos para el procesamiento de la
información.
e. Sistema automático que permita la trazabilidad e identificación de cada una de las facturas.
f. El sistema debe poder contar con herramientas para la generación de archivos de interfaces con la información
relevante de las auditorias que permita sea cargada a los sistemas de información con que cuente la EPS´S
CONVIDA. La estructura y alcance de estas interfaces se definirá entre el CONTRATISTA y la EPS´S CONVIDA
y en conjunto se acordará la importancia y aceptación o no de la elaboración de las mismas.
g. Identificación de cada una de las facturas que se digito y digitalizo durante el proceso de auditoría.

El contratista deberá salvaguardar y responder por los usuarios y contraseñas, asignadas para el uso y operación
del Sistema de Información OASIS de la Entidad, de acuerdo con las políticas de seguridad de la información de
la entidad. El contratista responderá por las actuaciones, realizadas por los usuarios asignados dentro del
sistema de información de la entidad, el cual será soportado con el acuerdo de confidencialidad el cual será
firmado en original por cada uno de las personas involucradas en el proceso, estos se entregaran en la etapa de
ejecución del proyecto a la Oficina Asesora de informática.

Componente Tecnológico:
1. Hardware
- Equipos de Computo
- Impresoras
- Fotocopiadoras
- Escáner
- Servidores
- Sistemas de almacenamiento
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- Sistemas de seguridad fireware

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2. Software

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 - Licenciamiento en Windows
- Licenciamiento del paquete office
- Licenciamiento anti virus

3. Comunicaciones
- Canal de comunicaciones de seguridad perimetral

4. Software Administrativo
- Licenciamiento de software de gestión y administración de los procesos de auditoria y de gestión de
informes
CONSOLIDADO ENTREGABLES:
EL contratista deberá hacer entrega de los siguientes informes como resultado de la gestión y actividades
adelantadas de manera mensual y con el análisis de toda la data obtenida, las tablas descritas en el presente
estudio y las que a su juicio considere relevantes para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones
contractuales, previo acuerdo con la EPS´S CONVIDA.

Todos los informes deben tener el componente desagregado por régimen, tipo de prestador (público o privado),
de red o fuera de red, entre otros, de forma tal que facilite a la EPS´S CONVIDA su revisión, análisis y
retroalimentación. Se deberá tener en cuenta los aspectos para ser incluidos en los informes periódicos:

1. Informe de visitas y resultado de sus actividades a los prestadores de servicios de salud.

2. Estudio de costos de recobros de Tecnologías en salud a cargo de la EPS´S CONVIDA.
3. Plan de mejoramiento para la EPS´S CONVIDA consolidado de los resultados del proceso de auditoría
y evidencia de la entrega al área de cuentas médicas de conformidad con lo enunciado en las obligaciones del
contratista de forma mensual.
4. Información estadística por IPS que incluya los costos medios por evento por servicio, costo medio por
usuario, ranking de IPS por facturación, glosa, conciliación y recobros.
5. Promedios de estancias hospitalarias en Unidad ce Cuidado intensivo, adulto y neonatos y
hospitalización en áreas quirúrgicas.
6. Censos diarios con el concepto técnico médico del auditor de manera obligatoria.
7. Reporte de eventos adversos con la gestión y los acuerdos a los que se haya llegado con las IPS.
8. El informe mensual de gestión solicitado deberá tener el siguiente orden:
- Presentación
- Introducción
- Relación del personal (cargos) utilizado en el período reportado: Si hay novedades debe reportarse y soportarse
con las aprobaciones expedida por la EPS´S.
- Cuadro de devolución de las facturas a la EPS´S: Cantidad cajas (numeradas), total de facturas y monto.
- Facturación auditada: Indicador de eficiencia: Facturación recibida /facturación auditada x100
- Glosa aplicada: Causal, número de casos y valor de la misma
- Tablas de estadística
- Avance de las conciliaciones: Cuadro de IPS notificadas, conciliaciones realizadas (incluir detalle de las mismas),
IPS pendientes. Cronograma para el mes siguiente. Indicador de gestión: Total IPS notificadas/ total de IPS conciliadas x
100.
- Recobros: Valor de los mismos agrupadas por: Alto Costo, Cápita, CTC, Tutelas, ADRES, SOAT.
- Informe de eventos adversos y su respectiva gestión con la IPS.
- Entregar recomendaciones para la EPS´S en cada uno de los aspectos que componen el proceso de auditoría.

INFORMACIÓN HABILITANTE QUE DEBE ESTAR INCLUIDA EN LA OFERTA: Especificaciones o detalle

de información que debe estar incluida en la oferta manifestando a través de certificación firmada por el
representante legal donde se le dará cumplimiento a cada uno de los requisitos exigidos a continuación:

- Certificación de cumplimiento: del Estado de cumplimiento de la disposición vigente en materia Sistema

de Gestión en Salud y Seguridad en el trabajo.

Nota: El oferente se debe comprometer a la entrega de los reportes estadísticos con la estructura definida por
EPS´S CONVIDA
Nombre
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CC
Representante Legal NIT:
Página

Dirección:
Teléfono

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