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1. OBJETIVO:
Definir las políticas, directrices y procedimientos para proveer y mantener el talento humano
competente requerido por cada uno de los procesos.
Brindar al colaborador una efectiva orientación general sobre las funciones que desempeñará, los
objetivos de la empresa su razón social y su estructura.
Estimular al personal nuevo para que pueda integrarse eficientemente al grupo de trabajo y a los
procesos de la compañía.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todo el personal que ingrese a laborar a XXXX independientemente de su
modalidad de contratación (término fijo, indefinido, obra o labor, prestación de servicios) incluye
cargos aprendices, practicantes, auxiliares, asistentes, operativos, técnicos, profesionales y directivos.
Igualmente aplica para los procesos de transferencias de cargo, ascensos y demás cambios internos de
funciones del personal.
3. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES:
GERENCIA:
Autoridad: Aprobar cualquier excepción a este procedimiento.
GESTIÓN HUMANA:
Responsabilidad: Velar por el cumplimiento de este procedimiento
Autoridad: Aprobar cualquier excepción a este procedimiento
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LIDERES DE PROCESOS:
Responsabilidad: Garantizar el entrenamiento al personal nuevo o de traslado antes de iniciar las
actividades asignadas, al igual que propiciar los espacios y el tiempo para la participación del
personal a cargo de las capacitaciones programadas.
EMPLEADOS:
Responsabilidad: Participar en las actividades de capacitación y formación ofrecidas por la empresa.
Comunicar al grupo de interés de la empresa los nuevos conocimientos adquiridos a través de cursos,
estudios, innovaciones, metodologías de trabajo y otros.
4. GLOSARIO:
ENTRENAMIENTO: Actividad que surge para entrenar a las personas a realizar sus
actividades basadas en un conocimiento previo. Su objetivo es adquirir conocimientos,
habilidades y capacidades para el nuevo cargo a desempeñar.
PERSONAL CALIFICADO: Persona que cumple con los requisitos previstos para el proceso
de selección, y que acredita la capacidad para cumplir a cabalidad los requerimientos del
servicio en términos de calidad, legales, directrices de la empresa y requisitos del cliente.
5. PROCESO DE SELECCIÓN:
5.1. Objetivo: Contribuir a identificar y seleccionar el talento más idóneo que requiere la empresa para
cubrir los cargos vacantes.
En caso de ser un proceso de selección interno, se busca brindar la oportunidad de crecimiento a los
empleados con el fin de retener y desarrollar el talento humano y así apoyar la cultura de alto
desempeño para asegurar el desarrollo de los empleados.
CODIGO: P-HU-001
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La empresa tiene la potestad de definir que cargos cubre a través de convocatorias internas o
externas.
Para aplicar a las convocatorias internas el empleado debe llevar mínimo un año vinculado en el
cargo actual, donde haya logrado aprendizaje y contribución al cargo que desempeña.
Los candidatos preseleccionados podrán citarse a presentar pruebas técnicas cuando se requiera
validar el nivel de competencia específico de acuerdo a lo requerido para el desarrollo del
cargo.
El responsable del proceso para el cual se genera el vacante evalúa las competencias técnicas
que posea el candidato para la ejecución eficiente del cargo.
Para los candidatos que hayan cumplido con las expectativas para ocupar el cargo deben tener
diligenciado el formato de Entrevista Dirigida y Verificación de Referencias CODIGO: F-HU-
003.
En caso que los candidatos que hayan participado en el proceso de selección no hayan sido
seleccionados, se les notifica el resultado del proceso por medio telefónico o correo electrónico.
CODIGO: P-HU-001
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La selección de candidatos que no cumplan los perfiles definidos en la empresa se puede realizar
con aprobación de la Gerencia y/o el Director de Gestión Humana
6. PROCESO DE CONTRATACIÓN:
6.1. Objetivo: Legalizar la incorporación del candidato a la empresa, especificando todas las
condiciones contractuales para la relación laboral.
Si se desea afiliar al grupo familiar, anexar los siguientes documentos que apliquen de acuerdo al
vínculo:
Fotocopia del registro civil de matrimonio y/o declaración extra juicio de unión libre firmada
por el compañero (a) permanente (sin testigo).
Fotocopia legible de la cedula de ciudadanía del cónyuge.
Fotocopia del registro civil de nacimiento de cada uno de los hijos en formato de la
registraduría.
Fotocopia de la tarjeta de identidad para los hijos mayores de 7 años.
Certificado de estudio en original para cada uno de los hijos mayores de 12 años.
Carta laboral del cónyuge donde se especifique salario, si recibe subsidio con el NIT del
empleador.
El proceso de Relaciones laborales deberá realizar la afiliación del nuevo empleado a las
diferentes entidades: ARL, EPS, fondos de Pensiones, fondo de cesantías y Caja de
Compensación.
7. PROCESO DE INDUCCIÓN:
7.1. Objetivo: Garantizar la adaptación y el buen desempeño en el cargo, con el objetivo de maximizar
las competencias del nuevo empleado.
Cuando el nuevo empleado ha cumplido con los requisitos de contratación, se cita a su primer
día de trabajo a la jornada de inducción.
8. PROCESO DE ENTRENAMIENTO:
8.1. Objetivo: Definir las políticas, directrices y procedimientos para el proceso de entrenamiento en el
puesto de trabajo del personal que ingresa a la empresa.
El entrenamiento lo dirige cada responsable del proceso, el cual debe velar por su desarrollo y
cumplimiento, que garantice que el nuevo empleado tenga las herramientas necesarias para
realizar su cargo. Igualmente, el responsable del proceso tiene la libertad para seleccionar la
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La duración y profundidad del entrenamiento está a cargo del responsable del proceso que
aplica. Los temas del entrenamiento deben ser consignados en el formato Registro de
entrenamiento y/o reentrenamiento CODIGO: F-HU-008. Este formato debe ser archivado
en la historia laboral del empleado como evidencia de su capacitación y formación para el cargo
contratado.
El responsable del proceso asignará la persona que hará el entrenamiento según los parámetros
establecidos, entregando y socializando el perfil de cada cargo donde se establecen las
responsabilidades y funciones.
Objetivo del cargo, en que consiste, como se desarrollan las funciones, implementos de
trabajo, herramientas. Etc.
Entrega del perfil del cargo descripción de funciones y responsabilidades.
Entrenamiento en el manejo de Software, herramientas y equipos que tengan que ver para el
desarrollo de las funciones.
Políticas del área de trabajo, horarios, normas. Cultura.
Aspectos e impactos del proceso dentro de la empresa, manejo de archivos y documentación
si aplica.
Entrenamiento enfocado a las funciones y responsabilidades descritos en el perfil.
Entrega de equipos y herramientas que correspondan.
Matrices de peligros y riesgos
8.3. RE ENTRENAMIENTO:
Se entiende como reentrenamiento actualizar al empleado sobre los nuevos procesos o procedimientos
que intervengan en el desarrollo de un cargo específico, con el objetivo de mejorarlo. E igualmente es
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utilizado para fortalecer conocimientos en el desarrollo de sus funciones. El reentrenamiento debe ser
dirigido por el responsable del proceso o jefe inmediato, y se debe dejar constancia de esta formación
en el formato F-HU-008 Registro de entrenamiento y/o reentrenamiento, este formato debe ser
enviado a Gestión humana para ser archivado en la historia laboral del empleado.
Todo proceso de reentrenamiento que involucre cambios importantes en el hacer, e impliquen cuidados
especiales para evitar accidentes de trabajo, debe ser reportado al área de seguridad y Salud en el
trabajo; con el fin de reentrenar al empleado en los conceptos importantes para la ejecución de sus
funciones enfocados a la prevención de accidentes de trabajo o enfermedades laborales.
9. PROCESO DE COMPETENCIAS
Con el fin mantener y mejorar las competencias la empresa ha definido los siguientes criterios:
Educación
Experiencia
Formación
Habilidades
Para el caso de trabajadores que no cumplan el requisito en educación este se podrá validar con
experiencia en el cargo y/o resultados de desempeño.
Formación.
Proveer y propiciar la adquisición de competencias y conocimientos a través de actividades de
capacitación y formación, que estimulen el desarrollo de habilidades y destrezas del talento humano
para el desempeño eficiente y eficaz de sus funciones.
En el perfil se define qué formación debe tener el cargo, está la adquiere el trabajador de empleos
anteriores o la adquiere en la empresa a través de: de cursos externos, participación en eventos,
capacitaciones interna, experiencia en el Cargo y se valida con certificados o resultados de
medición de desempeño.
Este programa aplica a los procesos de formación de todo el personal de la empresa, desde la
generación de necesidad de capacitación hasta evaluar la efectividad de la misma.
La gerencia suministra los recursos e insumos necesarios para el correcto funcionamiento de este
programa y autoriza recursos para el desarrollo de las jornadas de capacitación.
Anualmente se elabora un plan de capacitación integral para toda la empresa. “Plan de capacitación y
formación PL-HU-001” con las necesidades de formación de capacitación de cada área, teniendo en
cuenta los cambios del proceso, nueva legislación, accidentalidad, resultados de auditorías,
identificación de riesgos, resultado de evaluación de desempeño entre otros.
Toda capacitación que se realice debe tener el soporte en el Formato “Control de Asistencia a
capacitaciones y/o reuniones CODIGO: F-HU-009”. Este soporte debe ser entregado al área
de Gestion Humana.
CODIGO: P-HU-001
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Cuando la formación interna es realizada por personal externo, se solicita que el personal que
dicta la capacitación sea personal calificado con unas competencias específicas, y el proveedor
sea competente en formación y capacitación.
Las capacitaciones deben ser evaluadas por alguna de las siguientes metodologías: evaluación,
validación del desempeño, seguimiento a indicadores, no conformidades, etc.
Habilidades:
Las habilidades están relacionadas con el conjunto de conocimientos (del saber hacer) y actitudes
(saber estar y querer hacer) que, aplicados en el desempeño de una determinada responsabilidad o
aportación profesional, aseguran su buen logro.
La empresa definió en cada cargo las habilidades requeridas, estas son validan por el jefe
inmediato en la evaluación del desempeño.
La conciencia se construye de elementos que los trabajadores necesitan saber y aplicar en su trabajo
para lograr los objetivos
11.1. Objetivo: Hacer una estimación cuantitativa y cualitativa, por parte de los jefes inmediatos, del
grado de eficiencia y eficacia con que los empleados están llevando a cabo las actividades, objetivos y
responsabilidades en sus puestos de trabajo.
Con la gestión del desempeño se busca determinar y comunicar a los colaboradores, la forma en
que están realizando sus labores, tratando de elaborar planes de mejoramiento que permitan
aumentar el nivel de desempeño.
CODIGO: P-HU-001
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La evaluación del personal en periodo de prueba, que requiere de renovación de contrato o que
está en un proceso de seguimiento, se realiza en el formato :F-HU-013Evaluación de
desempeño (formato B), la aplicación de esta evaluación está a criterio de cada jefe inmediato
según sus necesidades. Esta evaluación debe ir archivada en la historia laboral del empleado.
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
Nº DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABILIDADES Y DOCUMENTO SOPORTE
AUTORIDADES
1 Selección -Gestión Humana Formato de entrevista dirigida y
-Líder del proceso verificación de referencias.
2 Contratación -Gestión Humana Requisición de personal
ANEXOS:
Presentaciones:
Presentación de Inducción
Manual de ética
Formatos:
F-HU-001Requisición de personal
F-HU-002 Perfil y competencias del cargo
F-HU-003 Entrevista Dirigida y verificación de referencias
F-HU-004 Documentos de vinculación
F-HU-005 Evaluación de desempeño (A)
F-HU-006 Actualización de datos
F-HU-007 Constancia de Ingreso
F-HU-008 Entrenamiento y Reentrenamiento
F-HU-009 Control de Asistencia
F-HU-010Registro de Visitantes
F-HU-011 Lecciones Aprendidas
F-HU-012 Validación de Competencias
F-HU-013 Evaluación de desempeño (B)
F-HU-014 Lista de cheque requisitos de Vinculación
Planes:
PL-HU-001 Plan de Capacitación y Formación
PL-HU-002 Plan de Comunicación Sistema Integral
CODIGO: P-HU-001
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