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PROCEDIMIENTO CODIGO:

GESTION DEL TALENTO HUMANO VERSION:


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1. OBJETIVO:

Definir las políticas, directrices y procedimientos para proveer y mantener el talento humano
competente requerido por cada uno de los procesos.

Brindar al colaborador una efectiva orientación general sobre las funciones que desempeñará, los
objetivos de la empresa su razón social y su estructura.

Estimular al personal nuevo para que pueda integrarse eficientemente al grupo de trabajo y a los
procesos de la compañía.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a todo el personal que ingrese a laborar a XXXX independientemente de su
modalidad de contratación (término fijo, indefinido, obra o labor, prestación de servicios) incluye
cargos aprendices, practicantes, auxiliares, asistentes, operativos, técnicos, profesionales y directivos.

Comprende los procesos de selección, contratación, inducción, entrenamiento, capacitación, y


medición del desempeño del trabajador.

Igualmente aplica para los procesos de transferencias de cargo, ascensos y demás cambios internos de
funciones del personal.

3. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES:

GERENCIA:
Autoridad: Aprobar cualquier excepción a este procedimiento.

GESTIÓN HUMANA:
Responsabilidad: Velar por el cumplimiento de este procedimiento
Autoridad: Aprobar cualquier excepción a este procedimiento
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LIDERES DE PROCESOS:
Responsabilidad: Garantizar el entrenamiento al personal nuevo o de traslado antes de iniciar las
actividades asignadas, al igual que propiciar los espacios y el tiempo para la participación del
personal a cargo de las capacitaciones programadas.

EMPLEADOS:
Responsabilidad: Participar en las actividades de capacitación y formación ofrecidas por la empresa.
Comunicar al grupo de interés de la empresa los nuevos conocimientos adquiridos a través de cursos,
estudios, innovaciones, metodologías de trabajo y otros.

4. GLOSARIO:

 COMPETENCIA: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

 CONTRATACIÓN: Documento que establece la relación contractual suscrita entre la empresa


y el capital humano.

 CANDIDATO: Persona natural que aspira a desempeñar un cargo dentro de la empresa.

 CONSECUCIÓN Y SELECCIÓN DE HOJAS DE VIDA: Recopilación y estudio de las


hojas de vida de personas que aplican al cargo requerido.

 CONVOCATORIA: Invitación a las personas preseleccionadas a participar del proceso de


selección.

 CRITERIOS DE EVALUACIÓN:Requisitos identificados y definidos para calificar al cargo


específico.
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 DESEMPEÑO: Aptitud y comportamiento del capital humano, en la búsqueda de los


objetivos, requisitos o estándares exigidos para la prestación del servicio y el logro de
resultados.

 ENTRENAMIENTO: Actividad que surge para entrenar a las personas a realizar sus
actividades basadas en un conocimiento previo. Su objetivo es adquirir conocimientos,
habilidades y capacidades para el nuevo cargo a desempeñar.

 EDUCACIÓN: Niveles de escolaridad a través de los cuales se adquieren conocimientos


específicos.

 ENTREVISTA DE SELECCIÓN: Es un diálogo entre el candidato y la empresa, en el cual el


entrevistador tiene como objetivo conocer si el entrevistado posee las competencias necesarias
para desempeñar el cargo ofertado.

 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Estimación y medición sistémica y sistemática del


recurso humano en el ejercicio de las responsabilidades propias del cargo.

 EXPERIENCIA: Práctica prolongada que proporciona conocimiento o habilidad para hacer


algo.

 FORMACIÓN: Actividad metodológica y planificada encaminada a mejorar las habilidades y


destrezas del personal para mejorar permanentemente su desempeño.

 GESTION DEL CONOCIMIENTO:Actividades para potenciar el conocimiento a través del


mejor uso y creación de recursos del conocimiento individual y colectivo.

 HABILIDADES: Características específicas que el cargo requiere de quien lo desempeña, para


asegurar un adecuado resultado.
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 INDUCCIÓN:Proceso que busca la adaptación y ambientación inicial del nuevo trabajador a la


empresa. Se brinda la información sobre la empresa, sus políticas, la estructura organizacional,
sus servicios, reglamentos y políticas.

 PERFIL PROFESIONAL: Especificaciones, características y requisitos definidos para el


cargo que las personas desempeñan en el proceso determinado.

 PERSONAL CALIFICADO: Persona que cumple con los requisitos previstos para el proceso
de selección, y que acredita la capacidad para cumplir a cabalidad los requerimientos del
servicio en términos de calidad, legales, directrices de la empresa y requisitos del cliente.

 PRUEBAS TÉCNICAS:Evaluaciones diseñadas para medir el nivel de dominio y


conocimiento en los temas a desarrollar, acorde con el perfil y los requisitos para la prestación
del servicio.

 ORGANIZACIÓN:Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de


responsabilidades autoridades y relaciones.

 SELECCIÓN: Procesodonde se elige entre varios candidatos, la personaidónea con el perfil


más acercado al proceso de trabajo de acuerdo a los requerimientos de la empresa.

5. PROCESO DE SELECCIÓN:

5.1. Objetivo: Contribuir a identificar y seleccionar el talento más idóneo que requiere la empresa para
cubrir los cargos vacantes.

En caso de ser un proceso de selección interno, se busca brindar la oportunidad de crecimiento a los
empleados con el fin de retener y desarrollar el talento humano y así apoyar la cultura de alto
desempeño para asegurar el desarrollo de los empleados.
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5.2. Políticas y normas generales.

 La empresa tiene la potestad de definir que cargos cubre a través de convocatorias internas o
externas.

 Para aplicar a las convocatorias internas el empleado debe llevar mínimo un año vinculado en el
cargo actual, donde haya logrado aprendizaje y contribución al cargo que desempeña.

 El responsable de gestión de formación y competencias debe gestionar el proceso para validar


las competencias del candidato, enfocado especialmente a los resultados de evaluación de
desempeño, concepto y aprobación del jefe inmediato y en general de los aportes que haya
realizado en la compañía.

 El responsable de gestión de formación y competencias es el encargado de preseleccionar las


hojas de vida para su estudio y aprobación de entrevista con el jefe inmediato del proceso que
se genera la vacante.

 El responsable de gestión de formación y competencias convoca a los candidatos para


entrevista, teniendo en cuenta la verificación del perfil definido para el cargo.

 El responsable de gestión de formación y competencias y el responsable del proceso donde se


genera la vacante realizan la entrevista dirigida con los candidatos que apliquen.

 Los candidatos preseleccionados podrán citarse a presentar pruebas técnicas cuando se requiera
validar el nivel de competencia específico de acuerdo a lo requerido para el desarrollo del
cargo.

 El responsable de gestión de formación y competencias evalúa en la entrevista las


características de personalidad que vayan acorde a la cultura y requerimientos de la empresa.
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 El responsable del proceso para el cual se genera el vacante evalúa las competencias técnicas
que posea el candidato para la ejecución eficiente del cargo.

 El responsable de gestión de formación y competencias debe realizar la verificación de las


referencias laborales.

 Para los candidatos que hayan cumplido con las expectativas para ocupar el cargo deben tener
diligenciado el formato de Entrevista Dirigida y Verificación de Referencias CODIGO: F-HU-
003.

 La aplicación de las pruebas psicotécnicas se realiza con un tercero de acuerdo al proceso de


selección y a las indicaciones de la dirección de gestión humana y/o la gerencia.

 La decisión de vincular un candidato se toma teniendo en cuenta los siguientes criterios:


 Evaluación del responsable del proceso donde se genera la vacante.
 Evaluación del responsable del proceso de Gestión Humana.
 Validación del perfil requerido para el cargo.
 Resultado pruebas técnicas y/o psicotecnias si aplica.

 También debe considerarse en la selección los siguientes criterios:


 No contratar menores de edad.
 Ningún trabajador se verá discriminado por razones de edad, sexo, estado civil, origen
racional o étnico, condición social, religioso o convicciones, ideas políticas, orientación
sexual, afiliación o no a un sindicato, discapacidad.
 Dar prioridad a candidatos de base local. (de la región)

 En caso que los candidatos que hayan participado en el proceso de selección no hayan sido
seleccionados, se les notifica el resultado del proceso por medio telefónico o correo electrónico.
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 La iniciación del proceso de selección comienza con el diligenciamiento del Formato


Requisición de personal CODIGO: F-HU-001. Diligenciado y autorizado por la gerencia
general.

La selección de candidatos que no cumplan los perfiles definidos en la empresa se puede realizar
con aprobación de la Gerencia y/o el Director de Gestión Humana

6. PROCESO DE CONTRATACIÓN:

6.1. Objetivo: Legalizar la incorporación del candidato a la empresa, especificando todas las
condiciones contractuales para la relación laboral.

6.2. Políticas y normas generales.

Una vez seleccionado el candidato, se solicitan los documentos relacionados en el Formato


Documentos de vinculación CODIGO:F-HU-004.

 Exámenes médicos de ingreso


 Fotocopia de Cedula de Ciudadanía al 150%
 Certificado reciente de afiliación a EPS y Fondo de Pensiones
 Fotocopia del Rut actualizado
 Dos Cartas de referencias laborales (si no se tiene experiencia laboral; cartas de referencia
personal)
 Fotocopias de certificados y/o diplomas de estudios realizados
 Certificado de antecedentes judiciales actualizado
 Certificado de cuenta bancaria
 Fotocopia de libreta militar si aplica
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Si se desea afiliar al grupo familiar, anexar los siguientes documentos que apliquen de acuerdo al
vínculo:

Para afiliar a la caja de compensación familiar y/o EPS:

 Fotocopia del registro civil de matrimonio y/o declaración extra juicio de unión libre firmada
por el compañero (a) permanente (sin testigo).
 Fotocopia legible de la cedula de ciudadanía del cónyuge.
 Fotocopia del registro civil de nacimiento de cada uno de los hijos en formato de la
registraduría.
 Fotocopia de la tarjeta de identidad para los hijos mayores de 7 años.
 Certificado de estudio en original para cada uno de los hijos mayores de 12 años.
 Carta laboral del cónyuge donde se especifique salario, si recibe subsidio con el NIT del
empleador.

Para afiliar padres a la caja de compensación familiar y/o EPS:

 Fotocopia legible de la cedula de ciudadanía de los padres


 Fotocopia extra juicio de dependencia económica de los padres (ante notaria)
 Fotocopia del registro civil de nacimiento del empleado ante notaria con parentesco.

 El proceso de Relaciones laborales elaborará el contrato laboral autorizado por la gerencia en el


formato de requerimiento de personal.

 Los tipos de contratos serán definidos por la gerencia en el formato de requerimiento de


personal: (A término indefinido con periodo de prueba de 60 días, y a término fijo la quinta
parte del tiempo estipulado en el contrato inicial).
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 El proceso de Relaciones laborales deberá realizar la afiliación del nuevo empleado a las
diferentes entidades: ARL, EPS, fondos de Pensiones, fondo de cesantías y Caja de
Compensación.

 El proceso de Relaciones laborales verifica en el formato F-HU-014 Verificación de los


documentos de ingreso, que el nuevo empleado reúna todos los documentos requeridos para ser
archivados en su historia laboral.

7. PROCESO DE INDUCCIÓN:

7.1. Objetivo: Garantizar la adaptación y el buen desempeño en el cargo, con el objetivo de maximizar
las competencias del nuevo empleado.

7.2. Políticas y normas generales.

 Cuando el nuevo empleado ha cumplido con los requisitos de contratación, se cita a su primer
día de trabajo a la jornada de inducción.

 La jornada de inducción está a cargo del proceso de Gestión de formación y competencias, en


este procedimiento se plantean unos temas generales e importantes como guía general de la
inducción, sin embargo, cada área es autónoma de solicitar un cambio especial para realizar
dicho proceso de la mejor forma.

 Contenido de la Inducción General:


 Información Básica de la Empresa: Quienes somos, historia, organigrama, misión, visión,
valores corporativos, política integral, cultura organizacional. Etc.
 Generalidades de la relación Laboral: Reglamento interno de trabajo, deberes y
obligaciones del empleado, políticas de la empresa, modalidad del pago de nómina, horarios
de trabajo, descansos, convenios, manual de ética, Entre otros.
 Sistema de Gestión Integral: Calidad, ASME, ISO 9001, control de documentos,
generalidades de los sistemas de gestión. Entre otros.
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 Seguridad y Salud en el Trabajo: Política de alcohol y drogas, Accidentes de trabajo,


factores de riesgo, elementos de protección personal, plan de emergencias, manual del
contratista, generalidades y contextualización del SG-SST, comités, brigadas, plan de
emergencias, evacuación. Entrega de dotación e implementos de seguridad si aplica. Entre
otros.
 Recorrido por las Instalaciones: Presentación en las diferentes áreas, visita a la planta de
producción y recorrido por las instalaciones de la empresa.

 El registro de inducción queda consignado en el formato de constancia de ingreso CODIGO:


F-HU-007. El registro de entrenamiento queda consignado en el formato de entrenamiento y/o
reentrenamiento CODIGO: F-HU-008. La documentación deberá ser archivada en la historia
laboral del nuevo empleado.

8. PROCESO DE ENTRENAMIENTO:

8.1. Objetivo: Definir las políticas, directrices y procedimientos para el proceso de entrenamiento en el
puesto de trabajo del personal que ingresa a la empresa.

 Brindar herramientas que permitan la adaptación a la cultura organizacional, área de trabajo y al


rol específico del cargo, facilitando su desempeño y el logro de sus objetivos.

8.2. Políticas y normas generales.

 El proceso de entrenamiento se da después que el trabajador ha recibido la inducción, e


igualmente aplica para el personal que haya sido trasladado de un proceso a otro.

 El entrenamiento lo dirige cada responsable del proceso, el cual debe velar por su desarrollo y
cumplimiento, que garantice que el nuevo empleado tenga las herramientas necesarias para
realizar su cargo. Igualmente, el responsable del proceso tiene la libertad para seleccionar la
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estrategia de aprendizaje que considere más efectiva (capacitación, entrenamiento en campo,


mentoría, etc.)

 La duración y profundidad del entrenamiento está a cargo del responsable del proceso que
aplica. Los temas del entrenamiento deben ser consignados en el formato Registro de
entrenamiento y/o reentrenamiento CODIGO: F-HU-008. Este formato debe ser archivado
en la historia laboral del empleado como evidencia de su capacitación y formación para el cargo
contratado.
 El responsable del proceso asignará la persona que hará el entrenamiento según los parámetros
establecidos, entregando y socializando el perfil de cada cargo donde se establecen las
responsabilidades y funciones.

 Contenido General del Entrenamiento:

 Objetivo del cargo, en que consiste, como se desarrollan las funciones, implementos de
trabajo, herramientas. Etc.
 Entrega del perfil del cargo descripción de funciones y responsabilidades.
 Entrenamiento en el manejo de Software, herramientas y equipos que tengan que ver para el
desarrollo de las funciones.
 Políticas del área de trabajo, horarios, normas. Cultura.
 Aspectos e impactos del proceso dentro de la empresa, manejo de archivos y documentación
si aplica.
 Entrenamiento enfocado a las funciones y responsabilidades descritos en el perfil.
 Entrega de equipos y herramientas que correspondan.
 Matrices de peligros y riesgos

8.3. RE ENTRENAMIENTO:

Se entiende como reentrenamiento actualizar al empleado sobre los nuevos procesos o procedimientos
que intervengan en el desarrollo de un cargo específico, con el objetivo de mejorarlo. E igualmente es
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utilizado para fortalecer conocimientos en el desarrollo de sus funciones. El reentrenamiento debe ser
dirigido por el responsable del proceso o jefe inmediato, y se debe dejar constancia de esta formación
en el formato F-HU-008 Registro de entrenamiento y/o reentrenamiento, este formato debe ser
enviado a Gestión humana para ser archivado en la historia laboral del empleado.

Todo proceso de reentrenamiento que involucre cambios importantes en el hacer, e impliquen cuidados
especiales para evitar accidentes de trabajo, debe ser reportado al área de seguridad y Salud en el
trabajo; con el fin de reentrenar al empleado en los conceptos importantes para la ejecución de sus
funciones enfocados a la prevención de accidentes de trabajo o enfermedades laborales.

9. PROCESO DE COMPETENCIAS

Con el fin mantener y mejorar las competencias la empresa ha definido los siguientes criterios:
 Educación
 Experiencia
 Formación
 Habilidades

 Educación. La educación se considera el grado de escolaridad que requiere el cargo. Esta


competencia es propia del trabajador.

La empresa cuando considera que un trabajador ya contratado o a contratar no cumpla la


competencia en educación y hay posibilidad o necesidad de adquirirla puede en mutuo
acuerdo lograr alcanzarla ya sea con recursos propios o compartidos con la empresa.

Para el caso de trabajadores que no cumplan el requisito en educación este se podrá validar con
experiencia en el cargo y/o resultados de desempeño.

 Experiencia. Conocimiento adquirido a través del tiempo gracias a la práctica y la


observación.
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El trabajador puede traer la experiencia de otras empresas o cargos desarrollados o puede


adquirirla en la empresa.

 Formación.
Proveer y propiciar la adquisición de competencias y conocimientos a través de actividades de
capacitación y formación, que estimulen el desarrollo de habilidades y destrezas del talento humano
para el desempeño eficiente y eficaz de sus funciones.

En el perfil se define qué formación debe tener el cargo, está la adquiere el trabajador de empleos
anteriores o la adquiere en la empresa a través de: de cursos externos, participación en eventos,
capacitaciones interna, experiencia en el Cargo y se valida con certificados o resultados de
medición de desempeño.

Este programa aplica a los procesos de formación de todo el personal de la empresa, desde la
generación de necesidad de capacitación hasta evaluar la efectividad de la misma.

La gerencia suministra los recursos e insumos necesarios para el correcto funcionamiento de este
programa y autoriza recursos para el desarrollo de las jornadas de capacitación.

Anualmente se elabora un plan de capacitación integral para toda la empresa. “Plan de capacitación y
formación PL-HU-001” con las necesidades de formación de capacitación de cada área, teniendo en
cuenta los cambios del proceso, nueva legislación, accidentalidad, resultados de auditorías,
identificación de riesgos, resultado de evaluación de desempeño entre otros.

Toda capacitación que se realice debe tener el soporte en el Formato “Control de Asistencia a
capacitaciones y/o reuniones CODIGO: F-HU-009”. Este soporte debe ser entregado al área
de Gestion Humana.
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Cuando la capacitación es externa o por fuera de las instalaciones de la empresa, el trabajador


debe entregar una copia del certificado de capacitación al área de Gestion Humana, si no se
entregan certificados de capacitación se debe anexar información de la capacitación recibida.

El método para verificar la eficacia de la formación está documentado en el “Plan de


capacitación”

Cuando la formación interna es realizada por personal externo, se solicita que el personal que
dicta la capacitación sea personal calificado con unas competencias específicas, y el proveedor
sea competente en formación y capacitación.

Se debe tener en cuenta:

 Educación: Tecnológica y/o profesional.

 Formación: Formación en el tema a capacitar.

 Experiencia: Formador en el tema específico

 Las capacitaciones deben ser evaluadas por alguna de las siguientes metodologías: evaluación,
validación del desempeño, seguimiento a indicadores, no conformidades, etc.

 Habilidades:
Las habilidades están relacionadas con el conjunto de conocimientos (del saber hacer) y actitudes
(saber estar y querer hacer) que, aplicados en el desempeño de una determinada responsabilidad o
aportación profesional, aseguran su buen logro.

La empresa definió en cada cargo las habilidades requeridas, estas son validan por el jefe
inmediato en la evaluación del desempeño.

10. TOMA DE CONCIENCIA.


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La conciencia se construye de elementos que los trabajadores necesitan saber y aplicar en su trabajo
para lograr los objetivos

La toma de conciencia es un requisito que involucra a todo el personal y es el responsable de cada


proceso velar para que todo su personal sea consciente de la importancia de sus actividades a través
de

 La comunicación asertiva, la supervisión, el control entre otras


 Entrevistas al personal con respecto a los temas desplegados.
 Encuestas
 Evaluaciones.
 Auditorías donde se incluyan preguntas que permitan verificar el grado de conocimiento con
respecto a los temas desplegados
 Inspecciones para verificar la aplicación de los temas desplegados.

11. PROCESO DE GESTION DEL DESEMPEÑO:

11.1. Objetivo: Hacer una estimación cuantitativa y cualitativa, por parte de los jefes inmediatos, del
grado de eficiencia y eficacia con que los empleados están llevando a cabo las actividades, objetivos y
responsabilidades en sus puestos de trabajo.

11.2. Políticas y normas generales:

 Con la gestión del desempeño se busca determinar y comunicar a los colaboradores, la forma en
que están realizando sus labores, tratando de elaborar planes de mejoramiento que permitan
aumentar el nivel de desempeño.
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 La evaluación de desempeño se realiza cada dos años a todo el personal en el Formato:


Evaluación de desempeño (formato A) CODIGO: F-HU-005, esta evaluación es la base del
seguimiento en la gestión de cada empleado, y debe ser archivada electrónicamente en los
archivos del área de gestión humana.

 La evaluación del personal en periodo de prueba, que requiere de renovación de contrato o que
está en un proceso de seguimiento, se realiza en el formato :F-HU-013Evaluación de
desempeño (formato B), la aplicación de esta evaluación está a criterio de cada jefe inmediato
según sus necesidades. Esta evaluación debe ir archivada en la historia laboral del empleado.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
Nº DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABILIDADES Y DOCUMENTO SOPORTE
AUTORIDADES
1 Selección -Gestión Humana Formato de entrevista dirigida y
-Líder del proceso verificación de referencias.
2 Contratación -Gestión Humana Requisición de personal

3 Inducción -Gestión Humana y SST -Presentación inducción


-Líder de procesos que -Formato de asistencia al
participen de la inducción. cronograma de inducción
-Manual de ética
4 Entrenamiento Responsable de proceso Contenido y registro de
entrenamiento
5 Evaluación entrenamiento Responsable de proceso Formato evaluación entrenamiento
6 Formación del personal -Gestión Humana -Formato Control de Asistencia a
-Responsable de proceso capacitación
-Certificado de Capacitación
-Soportes de Capacitación
7 Toma de conciencia -Gestión Humana -Plan de comunicación
-Responsable de proceso -Plan de capacitación
-Inducción
8 Evaluación del desempeño -Gestión Humana -Formato de Evaluación de
-Responsable de proceso Desempeño A o B
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ANEXOS:
Presentaciones:

 Presentación de Inducción

 Presentación Contratista y Manual del Contratista

 Manual de ética

Formatos:

 F-HU-001Requisición de personal
 F-HU-002 Perfil y competencias del cargo
 F-HU-003 Entrevista Dirigida y verificación de referencias
 F-HU-004 Documentos de vinculación
 F-HU-005 Evaluación de desempeño (A)
 F-HU-006 Actualización de datos
 F-HU-007 Constancia de Ingreso
 F-HU-008 Entrenamiento y Reentrenamiento
 F-HU-009 Control de Asistencia
 F-HU-010Registro de Visitantes
 F-HU-011 Lecciones Aprendidas
 F-HU-012 Validación de Competencias
 F-HU-013 Evaluación de desempeño (B)
 F-HU-014 Lista de cheque requisitos de Vinculación

Planes:
 PL-HU-001 Plan de Capacitación y Formación
 PL-HU-002 Plan de Comunicación Sistema Integral
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