Nombre:

Hilsi Carina Hernández López

Grado:

4to bachillerato en computación

Cátedra:

Laboratorio No. 1

Sección:

“”A””

Catedrático:

Ronald Velázquez

Trabajo No. 3

Combinar Correspondencia

Punteo: ______________________

Índice
Caratula……………………………… 1
Índice…………………………………. 2
Introducción…………………………… 3
Contenido……………………………… 4
Bibliografía……………………………. 5

Introducción
 Este trabajo es muy importante porque nos ayuda a conocer un poco más
sobre los contenidos que nos dejan para que nosotros los investiguemos y
podamos aprender más sobre el funcionamiento de los iconos y programas de
la computadora

Las posibilidades de la combinación de correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de

documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos
exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo
producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto
aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán
distintas en cada una de ellas.
Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes
elementos:

 Un conjunto de etiquetas o sobres     El remite será el mismo en todas

las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno
de ellos.
 Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo
electrónico o faxes.     El contenido básico es el mismo en todas las
cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información
específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o
cualquier otro datos personal.
 Un conjunto de cupones numerados     Los cupones son idénticos en
todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre
o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con
la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer
es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las
versiones y agregar marcadores de posición para la información que es
exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.

Comenzar el proceso de combinación de correspondencia

Para iniciar el proceso de combinación de correo:

1. Inicie Word.

Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto.

Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.
 2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic
en Combinar correspondencia.

 Nota    En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y

correspondencia y haga clic en el Asistente para combinar
correspondencia.

Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por

el proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos
del panel de tareas.

También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando los

botones de la barra de herramientas Combinación de correspondencia
(menú Ver, submenú Barras de herramientas, comando Combinar
correspondencia). No obstante, le resultará probablemente más sencillo usar
el panel de tareas hasta que se familiarice con el proceso.

Siguiente paso

1: elegir un tipo de documento y un documento principal

SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento
principal
El primer paso en el proceso de combinar correspondencia implica dos
elecciones. En primer lugar, elige el tipo de documento en el que desea
combinar la información. A continuación, elige el documento principal que
desea utilizar.
Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información

El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta

sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido,
haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.
 NOTA     Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem
instalado, también verá Faxes en la lista de tipos de documento.
Elegir el documento principal que desea utilizar

Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de

tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede
hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o

en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el
documento que desea utilizar.

Siguiente paso
Conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros

Mostrar todo
SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar
registros
Para combinar información exclusiva en su documento principal,
debe conectarse(o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está
almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del
archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
Conectarse al archivo de datos

En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta

al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva
que desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es

completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar
en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer
clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir
la carpeta Contactos.

Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de

datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes,
 haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para
buscar el archivo.

Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista
nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda
como un archivo de base de datos de direcciones(.Mb) que se puede reutilizar.
 NOTA    Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados,
asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de
correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante
en este proceso.
Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente

tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo
de datos en el documento principal.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá

tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo
archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su
combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:

 Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o

descendiente, haga clic en el encabezado de columna.
 Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de
columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga,
haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá
establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los
registros que no contienen información o en (Sin espacios) para que sólo se
muestren los registros que contienen información.

Sugerencia

 Desactive la casilla de verificación situada junto a un registro para

excluirlo.
 Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para
buscar registros concretos.

Sugerencia
Si ha creado el archivo de datos como parte del proceso de combinar
correspondencia, el botón Modificar estará disponible en este cuadro de
diálogo. Puede efectuar cambios a los registros si desea actualizar el archivo.

Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea.

Siguiente paso

agregar campos al documento principal

SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 3: agregar campos al documento
principal
Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podrá empezar
a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en
cada copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que
Word pueda encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda
con cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos.
Agregar campos

Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que

aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los
hipervínculos en el panel de tareas.

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal

en ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo,
puede hacer clic en los vínculos Bloque de direcciones o en Línea de
saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de
una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario
contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en
el documento con comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».

Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar campos

que coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por
ejemplo, los datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al
poner un campo Nota personal en la parte inferior de una carta modelo,
puede personalizar cada copia todavía más. Incluso puede personalizar los
sobres agregando un código de barras postal, si está utilizando la versión de
Word en idioma inglés (Estados Unidos), o el franqueo electrónico (si tiene
instalado un programa de franqueo electrónico).

Asignar campos
Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de
línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la
ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer
clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de
la línea de saludo se utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con

una columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los
saludos no se combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga
clic en Asignar campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y

los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración,

Word automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de
datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros
elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer
coincidir Apellidos o Dirección 1.

Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de

datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la
columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la
columna Dirección coincide con Dirección 1. No importa si Tratamiento de
cortesía, Organización y Nombre del cónyuge no presentan coincidencias
puesto que no son relevantes en los documentos que está creando.

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento

principal, ya estará listo para dar el siguiente paso.

Siguiente paso

obtener una vista previa de la combinación y completarla

SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 4: obtener una vista previa de la
combinación y completarla
Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para
obtener una obtener una vista previa de los resultados de la combinación.
Cuando esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación.
Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar

cambios antes de completar del todo la combinación.
 Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:

 Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y

siguiente del panel de tareas.
 Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en
Buscar un destinatario.
 Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el
registro que está mirando.
 Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar
la lista si ve registros que no desea incluir.
 Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para
volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.

Cuando esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en

Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.
Completar la combinación

Ahora todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está
combinando cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si
elige modificar las cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta
por página.
 Independientemente del tipo de documento que esté creando, puede imprimir,
trasmitir o guardar todos los documentos o únicamente un subconjunto de los
mismos.

Sugerencias sobre los mensajes de correo electrónico

Recuerde que los documento combinados que guarde son independientes del
documento principal. es una buena idea guardar el documento principal si
planea utilizarlo en otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal, además de su contenido y de sus

campos, también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima
vez que abra el documento principal, se le pedirá que elija si desea volver
combinar en el mismos la información del archivo de datos.

 Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información del primer

registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas,
submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se
encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los
hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin
de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un
archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en
la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.
 Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el documento principal
y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento
estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva del
primer registro.
 Bibliografía

Este trabajo fue sacado de las siguientes páginas de internet y son:

www.mamografia.com

www.guikipedialibre.com

www.infolibre.com