Guia Didactica 2.

Contabilidad Básica
GUÍA DIDÁCTICA N°2

M2-DV50-GU02
MÓDULO 2:
DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA
© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2020

Medellín, Colombia
Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Jorge Alejandro García, Docente
Revisión del texto: Duber Castrillón Quiroz,
Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico
Editado por el Politécnico de Colombia
DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 2

| GUÍA DIDÁCTICA 2-DOCUMENTOS SOPORTE
Índice
Presentación ................................................................................ 5
Competencia específica ................................................................. 6
Resultado de aprendizaje. ........................................................... 6
Contenidos temáticos .................................................................... 7
Tema 1 ....................................................................................... 8
Documentos soportes de contabilidad ............................................. 8
Recibo de caja. .......................................................................... 8
Recibo de consignación y depósitos bancarios. .............................. 9
Factura de venta........................................................................ 9
Cheque................................................................................... 10
Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito. ................... 11
Comprobante de egreso............................................................ 12
Letra de cambio. ...................................................................... 14
Pagaré.................................................................................... 15
Nota Débito. ......................................................................... 16
Nota Crédito............................................................................ 16
Recibo de caja menor. .............................................................. 17
Nota de contabilidad. ............................................................... 18
Comprobante diario de contabilidad. .......................................... 19
Recursos disponibles para el aprendizaje .................................... 21
Ejercicio ................................................................................. 21

Material complementario ............................................................. 23
Aspectos claves .......................................................................... 24
Referencias bibliográficas ............................................................ 25

Presentación
En el proceso contable en las empresas se debe soportar físicamente

con documentos que registran todas las operaciones de índole mercantil que
realizan las organizaciones, por tal motivo hay que tener claro la forma de
elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que se realizan en las empresas

deben estar registradas en los libros de contabilidad, pero deben soportarse
con los documentos soporte de cada una, es por ello que a continuación en
el módulo se presentan los papeles comerciales y títulos valores, su
definición y sus principales características e información: Nombre o razón
social de la empresa que lo emite, Nombre, número y fecha del
comprobante, descripción del contenido, firmas de los responsables de
elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes (Gómez, 2001).
Estos documentos deben consolidarse con los comprobantes de

contabilidad respectivos, conservarse archivados en orden cronológico,
consecutivo y deben ser verificables; pueden y deben conservarse en el
idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar
las operaciones en los libros y estados financieros.

Competencia específica
Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N°2 del
Módulo: Documentos soporte, el estudiante logre la siguiente competencia
específica:
Identificar los documentos soporte de las transacciones

contables según las necesidades legales para el adecuado manejo
del área de contabilidad.
Resultado de aprendizaje.
o Conoce los documentos soporte del área contable para

soportar las transacciones económicas de la empresa.

Contenidos temáticos
Documentos
soporte de
contabilidad.
Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.

Fuente: Autor

Tema 1
Documentos soportes de contabilidad
Recibo de caja.
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa, donde el original se entrega al cliente y
dos (2) copias para un consecutivo y otra para anexar los comprobantes
diarios de contabilidad. (Gómez, 2001). A continuación un formato
personalizado:
Ilustración 2. Comprobante de Caja.

Fuente: Autor.

Recibo de consignación y depósitos bancarios.
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a los

clientes. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna; y, tiene la siguiente finalidad, las consignaciones en efectivo y
retiro en efectivo o en cheque. (Gómez, 2001)
. A continuación un formato de un banco en particular:
Ilustración 3. Recibos de Consignación Bancaria.

Fuente: Autor.
Factura de venta.
Es el soporte contable por excelencia en el mundo de los negocios que

debe contener los siguientes datos: Descripción de los artículos, los fletes,
impuestos y las condiciones de pago; para el caso colombiano, es un
documento obligatorio por parte de la DIAN (Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales) en cualquier tipo de transacción comercial, la cual
puede ser, física o electrónica. A continuación siguiente formato empresarial:

NOMBRE
Nit:
Dirección FACTURA No
Teléfono
Correo Electrónico:
VENDIDO A: FECHA:
NIT:
DIRECCIÓN CLIENTE: VENDEDOR:
TELÉFONO:
CORREO ELECTRÓNICO FORMA DE PAGO:
ARTÍCULOS CANTIDAD VR. UNITARIO VALOR TOTAL
SON: Sub total

Descuento
IVA 19%
TOTAL $ -
Ilustración 4. Factura Comercial.

Fuente: Autor.
Cheque.
Es un título - valor por medio del cual una persona natural o jurídica
llamado “girador” ordena a un banco que pague una suma de dinero a la
orden de un tercero llamado “beneficiario” (Gerencie.com, 2017). A
continuación un formato de un cheque:

| GUÍA DIDÁCTICA 2-DOCUMENTOS SOPORTE 0
Cheque No.
Fecha $
Páguese
a la orden de:
La suma de:
Ilustración 5. Cheque.
Fuente: Autor.
Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito.
Las tarjetas débito y crédito son medios de pago que utilizan los
clientes para pagar la compra de productos y servicios, incluso las empresas
pueden usarlas para responder por sus obligaciones financieras.
El empresa para afiliarse al sistema electrónico suscribe un contrato

con la entidad financiera que escoge para recibir y cancelar el dinero de sus
ingresos y egresos por medio del sistema financiero, este servicio le genera
a las empresas unos costos financieros que se deducen por un porcentaje
de comisión entre, el 5 - 10% (Alicia, 2010). ). A continuación un
comprobante de tarjetas débito:

Ilustración 6. Comprobante de tarjeta débito.
Fuente: Autor.
Comprobante de egreso.
Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de dinero por

medio de un cheque o efectivo; en la empresa se elabora doble donde, el
original se anexa como comprobante del libro diario y la copia para tener un
archivo consecutivo durante un período de tiempo; y debe llevar copia del
cheque; y los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se
realizan en una empresa (Gómez, 2001).

Cheque No.
Fecha $
Páguese
a la orden de:
La suma de:
EMPRESA COMPROBANTE
DIRECCIÓN DE EGRESO No.
TELÉFONOS
CONCEPTO VALOR
$
CHEQUE No. EFECTIVO FIRM A Y SELLO DEL BENEFICIARIO
BANCO
DEBÍTESE A
PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO
C.C. NIT.
Ilustración 7. Comprobante de Egreso.

Fuente: Autor

Letra de cambio.
Es el documento utilizado para respaldar un préstamo o una deuda; es

un título - valor se extiende por una persona natural o jurídica y recoge una
obligación de pago aceptada por otra persona natural o jurídica de una
cantidad de dinero en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra
regulado por el Código de Comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708
(Gerencie.com, 2017). A continuación, el siguiente formato:
No. LETRA DE CAMBIO POR $

Fecha
Señor(s)
El día__________ del mes de _________________________ de___
Se servirá(n) Ustedes pagar solidariamente en _________________________________________ por esta
ÚNICA DE CAMBIO sin protesto, excusado el aviso de rechazo y la presentación para el pago a la orden,
de:________________________________________________________________________________________
La cantidad de:
pesos M.L. mas el __________% mensual duratne el plazo y el ________ % mensual por mora renunciando a
favor del tenerdor de la presente el derecho a nombrar depositario en caso de cobro judicioal o secuertro
preventivo
Dirección Teléfono
C.C. NIT:
C.C. NIT:
Att.______________________________
Ilustración 8. Letra de Cambio.

Fuente: Autor

Pagaré.
Es un título - valor mediante el cual una persona natural o jurídica que

obliga a pagar una cantidad de dinero en una fecha determinada. Este
documento se utiliza para respaldar los créditos financieros. A continuación,
las partes del pagaré:
Ilustración 9. Pagaré.
Fuente: (FIDECO, 2015).

Nota Débito.
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de

clientes, un valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por la financiación o mora en el pago de las
obligaciones (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:
EMPRESA NOTA DÉBITO No.
SEÑOR(ES) CTA
FECHA:
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES CARGOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA
CONCEPTO VALOR
$
ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA
Ilustración 10. Nota débito.

Fuente: Autor.
Nota Crédito.
Es un comprobante que se utiliza cuando la empresa concede

descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los
clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías. Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

BANCO NOTA CRÉDITO No.
SEÑOR(ES) CTA
FECHA:
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES ABONOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA
CONCEPTO VALOR
ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA
Ilustración 11. Nota Crédito.

Fuente: Autor.
Recibo de caja menor.
Es el soporte contable para los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor (Gómez, 2001). A continuación
el siguiente formato:

NOMBRE: RECIBO DE
NIT: CAJA MENOR No.
FECHA: POR
PAGADO A:
POR CONCEPTO DE:
SON:
APROBADO FIRMA RECIBIDO
Ilustración 12. Recibo de Caja Menor.

Fuente: Autor.
Nota de contabilidad.
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones

que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre (Gómez, 2001). A continuación el siguiente
formato:

NOMBRE: NOTA DE CONTABILIDAD No.
Nit.:
DIRECCIÓN:
TEL:
DETALLE:
FECHA MM DD AAAA
CÓDIGO CUENTAS PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS
Ilustración 13. Nota de Contabilidad.

Fuente: Autor
Comprobante diario de contabilidad.
Es un documento que se debe elaborar previamente al registro de

cualquier transacción y, en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y valor, así como las cuentas afectadas en el asiento contable;
donde, a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que la
justifiquen (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

NOMBRE:
Nit.:
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN:
TEL:
FECHA No.
CÓDIGO CONCEPTO PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS
Ilustración 14. Comprobante de contabilidad.

Fuente: Autor

Recursos disponibles para el aprendizaje
Para desarrollar las habilidades y destrezas

necesarias en cada competencia, es muy importante que
tengas acceso a los recursos didácticos adecuados.
Entonces, si quieres ampliar la información que

hemos presentado aquí, te sugerimos revisar los Vídeos
1 y 2, disponibles en el campus virtual.
Ejercicio
Ahora que has revisado algunos conceptos de los

soportes contables, te invitamos a realizar el siguiente
ejercicio; descarga el archivo con los formatos de los
soportes contables de la plataforma virtual (excel) y al
final compara los resultados con el documento de apoyo
1. ¡Inténtalo! 
Ejercicio práctico documentos soporte
EMPRESA DE SERVICIOS LA VIRTUALIDAD S.A.S.

Presenta la siguiente información:
Día 1. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S recibe aportes de 3

socios, los cuales corresponden a 50.000 acciones por un valor de $5.000
cada una, distribuida de la siguiente manera:

 Socio Joaquín Méndez Rodríguez, identificado con cédula de ciudadanía
No. 70.123.456 de la ciudad de Medellín, aportó 15.000 acciones,
según recibo de caja No. 001
 Socia Elsa Victoria Rojas Hincapié , identificada con cédula de

ciudadanía No. 43.619.852 de la ciudad de Cali, aportó 20.000
acciones, según recibo de Caja No. 002
 Socia Sandra María Giraldo identificada con cédula de ciudadanía No.

1.285.951.335, de la ciudad de Bogotá, aportó 15.000 acciones, según
recibo de Caja No. 003
Día 1. Con el dinero aportado la Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S

realiza apertura de cuenta corriente 00935738264, de Bancolombia, según
recibo de consignación 0000741
Día 10. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S adquiere 5 equipos de

cómputo Marca Asus Referencia P45-d por un valor de $2.500.000 cada uno,
le factran IVA del 19%, la compra fue realizada a la empresa CEDECÓMPUTO
S.A. Nit. 900444888, factura No. 321
Día 10. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza pago del 50% a
factura No. 321, cuyo beneficiario la empresa CEDECÓMPUTO S.A. Nit.
900444888, con cheque No. 001, comprobante de egreso No. 001.
Día 20 La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S le presta servicios de

Asesoría Financiera a la Empresa el Porvenir por $6.000.000, el IVA es del
19%, según factura No. 0001.
Día 20. La Empresa el Porvenir, cancela a La Empresa de Servicios la

Virtualidad S.A.S la factura No. 0001, Recibo de caja No. 004.
Día 30. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza la nómina del

mes de sus 2 empleados por $1.300.000 cada uno, les paga auxilio de
transporte por $102.854, y les realiza las deducciones para salud (EPS) y
Pensión (AFP)
Día 30. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S cancela los salarios a

sus 2 empleados así:
 Armando Armas: Comprobante de Egreso No. 002, cheque No. 002
 Betty Bello: Comprobantes de Egreso No. 003 con cheque No. 003
Taller: Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S

Fuente: Autor

Material complementario
 Elsa Mara. (2018). Soportes Contables: Generalidades y Clasificación.

04/07/2020, de ElsaMaraContable Sitio web:
https://www.youtube.com/watch?v=SWytluKBxUE&t=12s
 Dayana Correa Sanchez. (28 de enero de 2020). ¿Qué es la

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?. 07 de abril de 2020, de Dayana Correa
Sanchez Sitio web: https://www.youtube.com/watch?v=Z0qneaG3prw

Aspectos claves
Para concluir cuando se habla de: Soportes contables, se hace

referencia a los documento que sirven para registrar y validar las
operaciones comerciales de una empresa.
Según la normativa de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales) para el caso de Colombia, los hechos económicos que no se
encuentren debidamente soportados no pueden registrarse en la
contabilidad de las empresas.

Referencias bibliográficas
Andrea Sepúlveda. (12/12/2012). ¿Cómo identificar un "voucher" falso?.

10/08/2018, de Publimetro Sitio web:
https://www.publimetro.cl/cl/nacional/2012/12/12/fotos-identificar-
voucher-falso.html
Edgar Varela. (23 mayo, 2017). El Cheque. 26/07/2018, de Aquí Se Habla

Derecho® Sitio web:
https://apunteslegalesblog.wordpress.com/2017/05/23/el-cheque/
Alicia MD. (12 de noviembre de 2010). Soportes de Contabilidad.

26/07/2018, de Blogspot.com Sitio web:
http://lossoportesdecontabilidad.blogspot.com
Biztree. (2018). Factura de ventas. 26/07/2018, de Biztree Sitio web:

http://www.biztree.com/es/doc/factura-de-ventas-D3925
John Jairo Cañaveral Diaz y otros. (26 de abril de 2014). Comprobantes de

contabilidad. 26/07/2018, de LinkedIn SlideShare Sitio web:
https://es.slideshare.net/jhonjairopanb/comprobantes-de-
contabilidad-33975097
FIDECO Inversiones S.A. (19 de noviembre de 2015). Las partes de un

pagaré. 26/07/2018, de FIDECO Inversiones S.A. Sitio web:
https://www.descuentodepagares.net/las-partes-de-un-pagare.asp
Gerencie.com. (5 de noviembre de 2017). ¿Qué es un cheque? 26/07/2018,

de Gerencie.com Sitio web: https://www.gerencie.com/cheque.html

Giovanny Gómez. (2001). Los soportes contables. 26/07/2018, de
Gestiopolis Sitio web: https://www.gestiopolis.com/soportes-
contables/
John Jaio Pinilla. (4 de febrero de 2013). Contabilidad Colombiana 2.013.

26/07/2018, de blogspot.com Sitio web:
http://jhonjairopinillacontabilidad2013.blogspot.com/2013/02/recibo-
de-consignacion-bancaria.html
El Faro Distribuciones. (2018). Nota Debito 4012 X100 Legis 02573.
26/07/2018, de El Faro Distribuciones Sitio web:
http://distribuidoraelfaro.com/nota-debito-4012-x100-legis-02573/
El Faro Distribuciones. (2018). Formas Nota Crédito 40-13 X100

Legis26/07/2018, de El Faro Distribuciones Sitio web:
http://distribuidoraelfaro.com/nota-debito-4012-x100-legis-02573/
Nelly y Andrea. (2011). Recibo de caja. 26/07/2018, de Blogspot.com Sitio

web: http://andreanelly02.blogspot.com/2011/02/recibo-de-caja.html
Nessan. (2018). Letra de cambio. 26/07/2018, de Nessan Sitio web:

http://nessan.com.co/index.php/linea-oficina/producto/133-letra-de-
cambio/category_pathway-21

Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual en Contabilidad Básica del Politécnico de Colombia, y solo
podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los
usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que
aquí se presenta.
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Resultado de aprendizaje. ........................................................... 6

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Documentos soportes de contabilidad ............................................. 8

Recibo de caja. .......................................................................... 8

Recibo de consignación y depósitos bancarios. .............................. 9

Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito. ................... 11

Letra de cambio. ...................................................................... 14

Nota Débito. ......................................................................... 16

Recibo de caja menor. .............................................................. 17

Nota de contabilidad. ............................................................... 18

Comprobante diario de contabilidad. .......................................... 19

Recursos disponibles para el aprendizaje .................................... 21

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 3

Aspectos claves .......................................................................... 24

Referencias bibliográficas ............................................................ 25

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En el proceso contable en las empresas se debe soportar físicamente

Todas las operaciones económicas que se realizan en las empresas

Estos documentos deben consolidarse con los comprobantes de

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Identificar los documentos soporte de las transacciones

o Conoce los documentos soporte del área contable para

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Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

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Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a los

Ilustración 3. Recibos de Consignación Bancaria.

Es el soporte contable por excelencia en el mundo de los negocios que

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SON: Sub total

Ilustración 4. Factura Comercial.

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Ilustración 7. Comprobante de Egreso.

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Es el documento utilizado para respaldar un préstamo o una deuda; es

No. LETRA DE CAMBIO POR $

El día__________ del mes de _________________________ de___

Se servirá(n) Ustedes pagar solidariamente en _________________________________________ por esta

Ilustración 8. Letra de Cambio.

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Es un título - valor mediante el cual una persona natural o jurídica que

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Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de

EMPRESA NOTA DÉBITO No.

Ilustración 10. Nota débito.

Es un comprobante que se utiliza cuando la empresa concede

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