Diagnóstico y presentación de la auditoría administrativa

Diana Carolina Quiroz Quintero

Septiembre 2019

Fundación Universitaria Areandina.

Administración de Empresas - Modalidad Virtual.
Auditoría Administrativa
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Tabla de Contenidos

Introducción ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Empresa seleccionada y área al cual se le va hacer el diagnóstico ..................................... 2

Hallazgos encontrados ........................................................................................................ 2

¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos? ............................................. 2

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado? .................. 3

¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad? ................................ 3

¿A qué factores debemos poner mayor atención?............................................................... 3

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?............................ 4

Presentación del diagnóstico ............................................................................................ 4-5

Exponer a las personas involucradas .................................................................................. 6

Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan ............................................. 6

Conclusiones ....................................................................................................................... 7

Referencias .......................................................................................................................... 8
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INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo realizaremos un diagnóstico y se hará la presentación de la

auditoria administrativa, de acuerdo al análisis de los diferentes factores que afectan la

ejecución presupuestal de la entidad que se seleccionó para hacer la auditoria, que en este

caso en un Centro de formación del SENA Regional Cesar.

El área que se seleccionó para realizar el análisis factorial es la unidad de contratación

del centro de formación, donde se identificaran los factores que afectan la ejecución del

presupuesto asignado.
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Empresa seleccionada y área al cual se le va hacer el diagnóstico:

La entidad seleccionada es el Centro de Operación y Manteniendo Minero, SENA

Regional Cesar y el área seleccionada es la unidad de contratación.

La unidad de contratación del centro de formación es la encargada de contratar a los

instructores que dan formación, en el centro y sus diferentes sedes, también realizan la

contratación de los materiales de formación para los aprendices.

Hallazgos encontrados:

Demoras en la contratación de instructores y materiales de formación para los aprendices.

Combinar los hallazgos y diagnosticar:

1. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

La empresa cuenta con los recursos financieros necesarios, para hacer las contrataciones

de instructores y la compra de materiales de formación, ya que al inicio de cada vigencia se le

asignan unos recursos, para las diferentes contrataciones y demás necesidades del Centro de

Formación.

También Cuenta con el personal adecuado para realizar la contratación y compras, con el

personal que cuenta es le siguiente:

• Un profesional que se encarga de realizar los estudios de mercado y análisis de sector.

• Un profesional que se encarga de realizar los estudios previos, las invitaciones,

públicas para realizar la contratación de materiales y de responder diferentes

observaciones presentadas.

• Un profesional que solo se encarga de la contratación de los instructores del centro.

• Un profesional que se encarga de subir las invitaciones públicas en la página del

SECOP I, para que diferentes empresas se puedan presentar a los procesos.

• Diferentes apoyos administrativos, que ayudan en tareas como escanear

documentación y organización de documentos del archivo de gestión.

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2. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

Observando los procesos de contratación, podemos ver que no tienen una planeación clara

al momento de realizar la contratación de materiales y de instructores, a pesar de contar con

unos lineamientos que entrega de Dirección General del SENA.

Es problema se viene presentando por diferentes factores que afectan la contratación.

3. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Algunos factores que afectan que se logren los objetivos de contratación son los siguientes:

• Medio ambiente: Como es el caso, que para poder realizar los estudios de mercados

necesitan de diferentes cotizaciones y al estar un una cuidad pequeña que no cuenta

con muchas empresas es más difícil conseguirlas, entonces se piden en diferentes

ciudades mas grande como son Bogotá, Medellín y algunas otras y esto demora el

proceso de estudios de mercado y análisis del sector, ya que toca esperar que las

diferentes empresas coticen.

• Fuerza de trabajo: Se cuenta con el personal para realizar las diferentes actividades,

pero mucho de ese personal no tiene la disposición para trabajar y hacer las cosas en

el menor tiempo posible.

• Materias primas: No se cuenta con materiales suficientes para realizare la función de

contratación.

• Medios de producción: La oficina es muy pequeña para todo el personal que trabaja

en el área de contratación, lo que es problemas del espacio físico.

4. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Revisando los factores anteriormente mencionados a todos le debemos prestar atención, ya

que todos son importantes para lograr los objetivos de la empresa, que este caso es la

contratación de materiales para los aprendices.

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5. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

En estas condiciones se pueden alcanzar los objetivos de contratación de instructores, pero

la contratación de materiales se haría un poco más demorada, trayendo consigo problemas en

la ejecución del presupuesto asignado en la presente vigencia y en las metas que se asignan

por la Regional Cesar, la cual había planeado que al mes de septiembre todos los recursos

debían estar comprometidos.

Presentación del diagnóstico:

Después de analizar los hallazgos encontrados en el área de contratación, presentamos una

gráfica donde muestra una comparación de ejecución en los años 2018 y 2019 a 30 de agosto.

Comparación ejecución 2018 y 2019

$ 14.000.000.000
$ 12.000.000.000
$ 10.000.000.000
$ 8.000.000.000
$ 6.000.000.000
$ 4.000.000.000
$ 2.000.000.000
$0
Asignación Ejecucón a 30 Porcentaje de
anual de agosto Ejecucion
2019 $ 13.398.174.99 $ 8.770.378.306 65%
2018 $ 12.415.115.41 $ 10.140.622.75 82%

Grafica 1. Cuadro comparativo

La problemática principal es que ha bajado la ejecución en comparación a la misma fecha

del año anterior, trayendo consigo problemas presupuestales ya que no se está ejecutando el

presupuesto anual en las fechas que estaban establecidas por la dirección General, dejando al

centro en los últimos puestos de ejecución a nivel nacional.

Los principales factores que afectan a que no se ejecute el presupuesto son los siguientes:
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Medio ambiente: Porque tienen problemas al conseguir las cotizaciones, para poder

realizar los estudios de mercado, presentado así un atraso considerable, ya que no se puede

seguir el proceso de contratación hasta que no se tenga el estudio de mercado y análisis de

sector que es lo principal para iniciar el proceso, esto es un factor externo que afecta la

ejecución.

Los problemas se presentan porque están en ciudad pequeña que no tiene las suficientes

empresas para conseguir las cotizaciones y las pocas que ahí, no tienen confianza en realizar

procesos con entidades del estado, ya que piensan que todo se direcciona a algunas empresas

específicas.

Fuerza de trabajo: La entidad cuenta con el personal suficiente para realizar los

procesos, ya que tiene personal de planta y personal contratado por prestación de servicios.

Pero después de observar el trabajo en la oficina se pudo evidenciar que no todos trabajan con

las mismas ganas de conseguir que se ejecute el presupuesto y que se cumplan las metas

propuestas, ya que algunos empleados se ausentan demasiado del trabajo y son personas

importantes en proceso, esto implica demoras en el proceso de contratación.

Materias primas: Se evidencia que, al momento de realizar las impresiones de los

documentos, hacen falta hojas para realizar la impresión, lo que hace un factor de atraso para

el proceso.

Medios de producción: Se observa que la oficina del área de contratación es muy

pequeña, para todas las personas que laboran en ella, trayendo consigo problemas de espacio

físico, generando incomodidades en todo el personal y este factor hace que no todo el

personal se sienta cómodo al trabajar y no realizan su trabajo con la mejor disposición.

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Exponer a las personas involucradas

Se realiza una reunión inicialmente con el subdirector del Centro de Formación, donde se

le presentan los hallazgos encontrados y luego se hace una socialización con el resto de

personal que intervienen en las diferentes etapas de contratación.

Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

Se sugiere que se realice una base de datos de todas las empresas que están dispuestas a

realizar las cotizaciones a nivel nacional, donde se indique el nombre de la empresa, que

venden, numero de contacto y correo electrónico, todo esto sirve para agilizar el proceso de

estudio de mercado y análisis de sector ya que se conseguirían mas fácil todas empresas que

puedan realizar las cotizaciones y así avanzar con el proceso.

Se sugiere que al área de Recursos Humanos realicen capacitaciones de sentido de

pertenecía con todo el personal de la empresa, para que realicen mejor su trabajo y con mejor

disposición.

Se le recomienda al subdirector del Centro de Formación que realice una reubicación de

una parte del personal, ya que el espacio físico es muy pequeño para todo el personal del

área, al realizar la reubicación se mejoraría las condiciones de los trabajadores.

Se recomienda mantener siempre las cantidades de resmas de hojas necesarias, para las

impresiones y así no se atrasaría una de las etapas del proceso de contratación.

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CONCLUSIONES

De acuerdo a la información suministrada podemos concluir que se debe hacer varios

cambios en la entidad, como son adecuaciones para mejor los puestos de trabajo de los

empleados del área de contratación, capacitaciones a los empleados, para que mejoren su

actitud hacia el trabajo.

Adicionalmente podemos decir que gracias al análisis factorial, se pudo encontrar varios

hallazgos que están atrasando el proceso de contratación del Centro y se pudo dejar unas

sugerencias para realizar mejoras.

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REFERENCIAS

Duque O, Auditoria administrativa, eje 3, Areandina.