REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA.
NUCLEO ANZOÁTEGUI - SEDE: SAN TOMÉ.
CATEDRA: ANALISIS DE SISTEMAS

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA

EL CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES
MÉDICO-QUIRÚRGICOS DEL HOSPITAL GENERAL
“DR. LUIS FELIPE GUEVARA ROJAS” UBICADO
EN EL TIGRE, ESTADO ANZOÁTEGUI.

Docente: Bachilleres:
Ing. Yuliana Parejo William Castillo C.I: 21.175.915
_______________________ Jackeline Urbano C.I: 22.858.517
_____/ _____/ _____ Luis Gómez C.I: 21.514.776
Alvelys Rodríguez C.I: 24.492.415
Drino Quintana C.I: 24.578.116
5° Semestre José Subillaga C.I: 17.870.241
Sección: “D01”
San Tome, Junio de 2013
4
 ÍNDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCION………………………………………………………… Pág. 4
CAPÍTULO I. PRESENTACION……………………………………….. Pág. 5
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………..…... Pág. 5
1.2. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS…………… Pág. 7
1.2.1. Objetivo General
1.2.2. Objetivos Específicos
1.3. JUSTIFICACION…………………………………………. Pág. 8
1.4. ALCANCE Y LIMITACIONES…………………………. Pág. 10
CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL…………………………….. Pág. 11
2.1. MARCO TEORICO……………………………………... Pág. 11
2.1.01. Definición de control
2.1.02. Importancia del control
2.1.03. Bases del control
2.1.04. Elementos del control
2.1.05. Principios del control
2.1.06. Definición de almacén
2.1.07. Actividades principales que realizan en la
sección de almacén
2.1.08. Tipos de almacén
2.1.09. Importancia de un almacén
2.1.10. Función de los almacenes
2.1.11. Control de almacenamiento
2.1.12. Procedimientos de almacenamiento
2.1.13. Almacenamiento
2.1.14. Almacenamiento de materiales
2.1.15. Técnicas de almacenamiento de materiales
2.1.16. Orden de compra
2.1.17. Aspectos de una orden de compra
2.1.18. Despacho
2.1.19. Registro
2.1.20. Inventario
2.1.21. Tipos de inventarios
2.1.22. Valoración de inventarios
2.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA…………….….. Pág. 27
2.3. TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACION………….. Pág. 27
2.4. TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS…….…... Pág. 28
2.4.01. Observación directa.
2.4.02. Análisis documental
2.4.03. Entrevista estructurada
2.4.05. Encuesta
2.4.06. Análisis de los datos obtenidos
 2.5. ANÁLISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
(DFD)......................................................................................... Pág. 37
2.5.01. Nivel 0.
2.5.02. Nivel 1
2.6. ANÁLISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS.. Pág. 39
2.7. METODOLOGIA………………………………………… Pág. 40
DIAGRAMA DE GANTT……………………………….. Pág. 44
2.8.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD……………………...…. Pág. 46
2.9.
2.8.01. Factibilidad operacional.
2.8.02. Factibilidad técnica.
2.8.03. Factibilidad económica.
CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO……………….……….. Pág. 48
3.1. DESARROLLO DEL SOFTWARE…………….……… Pág. 48
3.1.01. MySQL
3.1.02. MySQL Workbench
3.1.03 ¿Por qué es utilizó este programa?
3.2. PRUEBAS DEL SISTEMA…………………….……… Pág. 49
CONCLUSIONES……………………………………………………… Pág. 50
RECOMENDACIONES……………………………………………….. Pág. 52
ANEXOS………………………………………………………………... Pág. 53
 INTRODUCCIÓN

La automatización de un sistema de inventario, en este caso del

Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas de El Tigre, representaría
un gran cambio con respecto a su funcionamiento y control, debido al mal
control y manejo de los productos entrantes, salientes o anteriormente
existentes en almacén, debido a que se vuelve tedioso llevar un control
manual de dicho depósito. Mejorando tales problemas se ahorraría tiempo
y esfuerzo a los trabajadores encargados de este proceso, por lo que con
este trabajo investigativo se plantean soluciones a los problemas
previamente existentes. Al hablar de los problemas no solo de pérdida de
material o desconocimiento del mismo, al automatizarse el sistema de
inventario se puede disminuir el costo de consumo en compra de
materiales porque se conocería cuanto se tiene y cuanto se necesita sin
exceder algún límite que se tenga del presupuesto. Conociendo las
indicaciones planteadas en este trabajo, se espera una mejoría notable y
favorable en el depósito del Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara
Rojas de El Tigre.
 CAPÍTULO I. PRESENTACIÓN

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

“El inventario de una empresa está constituido por sus materias

primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus
operaciones y los productos terminados”
En este orden de ideas, la finalidad de los inventarios es encontrar
respuestas a las preguntas ¿Cuánto pedir? Y ¿Cuándo pedirlo? A manera
de minimizar costos. Es difícil llevar un control de mercancía o artículos
almacenados por una empresa sin utilización correcta y periódica de un
inventario. Es por ello que el objetivo principal del control de inventario es
tener la apropiada información de materia prima, materiales y otros
productos terminados en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con
el menor costo posible, proceso que, al ser automatizado,
(computadorizado) resultaría más efectivo. Actualmente y, con la
velocidad de cambio acelerado generado por las nuevas tecnologías,
resulta imprescindible para toda empresa u organización tener una buena
gestión de inventarios, lo que le permitirá conocer sus necesidades de
mercancía.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios
inherentes, tales como: la planeación de compras de la empresa,
planeación de un flujo de efectivo, productos en condiciones óptimas,
control de los costos, estandarización de la calidad, entre otros, en aras
de tener mayores utilidades.
En este contexto, y de acuerdo a las observaciones realizadas por
los investigadores en el Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del
Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas, ubicado en la ciudad de
El Tigre, Estado Anzoátegui, se pudo evidenciar que no se lleva un
manejo eficiente del control de inventarios pues no existe un sistema
automatizado para la realización de dichos procesos, siendo llevados a
cabo de manera manual por el personal que allí labora utilizando tarjetas
en las que anotan la cantidad de recursos pedidos y enviados a cada área
que solicite y sin llevar un control específico del material con el que se
cuenta o que se necesite.
Esta situación ha traído como consecuencias:
 Retardo en las actividades de pedido-despacho de insumos en la
institución.
 Desconocimiento de las cantidades exactas de mercancía o
artículos con los que cuenta el depósito.
 Inexistencia de un inventario confiable desde el año 2009.
 Incomodidad de los empleados a la hora de llevar el control debido
a la falta de un sistema automatizado.
 Desorganización, confusión, retardo en las operaciones propias del
depósito, desconocimiento de la existencia real de insumos, pérdida de
tiempo, así como menoscabo en la credibilidad de la empresa.

Por lo antes expuesto, se hace necesario Analizar el Sistema de

Inventario usado por el Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del
Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzoátegui, con la finalidad de proponer soluciones factibles para
mejorar, agilizar e incrementar el rendimiento del registro de inventario.
1.2. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS
1.2.1. Objetivo General:

Analizar del Sistema de Inventario usado por el Depósito de

Materiales Médico-Quirúrgicos del Hospital General “Dr. Luis Felipe
Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzoátegui.

1.2.2. Objetivos específicos:

 Identificar los factores que afectan el proceso de control de

inventario del Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del
Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzoátegui.
 Definir las causas que generan los problemas que afectan el
proceso del control de inventario del Depósito de Materiales
Médico-Quirúrgicos del Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara
Rojas en El Tigre, Estado Anzoátegui.
 Proponer soluciones factibles para mejorar, agilizar e incrementar
el rendimiento del registro de inventario en el Hospital General Dr.
Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzoátegui.
1.3. JUSTIFICACIÓN

Gracias a la llegada de herramientas tecnológicas, son muchos los

cambios que se han producido en diferentes áreas profesionales,
incluyendo casi todo tipo de instituciones, pues gracias a dichas
herramientas procesos que antes eran manuales ahora se realizan de
manera automatizada, aumentando su calidad y eficiencia.

El caso estudiado en este trabajo de investigación no escapa de

dicha situación, pues siempre que sea factible mejorar una tarea debe
hacerse. Gestionar un inventario con todos sus procesos en algo muy
común en los sitios que se trabaja con productos y la distribución de los
mismos, en este caso en un hospital.

Llevar a cabo la administración del inventario manualmente puede

servir para poco volumen de información pero cuando la información es
demasiado grande es necesario buscar otras alternativas al proceso
manual, es por eso que es necesario una automatización del mismo.
Dicha automatización proveerá un mayor respaldo y seguridad de la
información de los procesos, también permitirá que los datos una vez
almacenados puedan ser localizados, listados, comparados, realizar
estadísticas, así como otras muchas funciones que se necesite de
manera iterativa y que de forma manual requieren un alto gasto de
recursos.

Lo que persigue la automatización del proceso es que este se

pueda hacer de manera mucho más rápida, eficiente, mejorando las
condiciones de trabajo del personal, incrementando la seguridad, mejorar
la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las cantidades
necesarias en el momento preciso. Simplificar el mantenimiento de forma
que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulación
del proceso productivo.
 En este sentido, la automatización del Sistema de Inventario del
Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del Hospital General Dr. Luis
Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzoátegui beneficiaría a dicho
centro de salud agilizando todos los procesos de la manera descrita
anteriormente generando eficiencia y eficacia.

Igualmente los investigadores se verán favorecidos ya que ganarán

conocimientos y experiencias que no pueden aprenderse mediante la
teoría.
1.4. ALCANCE Y LIMITACIONES

1.4.1. Alcance

Esta aplicación es realizada en un corto periodo de tiempo y está

dirigida directamente al Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas de El
Tigre, Estado Anzoátegui la cual fue el objeto de estudio durante la
realización del proyecto. Dicha aplicación permite llevar un control de
entrada y salida de inventario en los materiales Médico – Quirúrgicos del
Hospital tenga en existencia, además de una mejor organización haciendo
uso de una nueva tecnología y utilizando la información con carácter
estratégico, usando el control de registro.

1.4.2. Limitación

2. La ausencia de un sistema automatizado obedece al hecho de que

el departamento no existe un control de entrada y salida de los
implementos Médico - Quirúrgicos llevando una desorganización en
los implementos la cual conlleva a perdida de los materiales de uso
hospitalario.
 CAPÍTULO II. MARCO REFERENCIAL

2.1. MARCO TEORICO

2.1.01. Definición de control

En tanto, Callejas, A. (2002), dice que el control:

Él es una etapa primordial en la administración, pues, aunque

una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe
un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.(p. 146)

En el mismo orden de ideas, Gómez, Miraima y otros, (2006)

definen al control como:

Un conjunto de actividades o proceso por el cual los

administradores de una empresa, se asegura que los recursos de
capital, técnicos y humanos están siendo utilizados efectiva y
eficazmente de acuerdo a los objetivos que se han fijado, los
administradores o gerente de la sociedad De allí que se utilicen para
mantener una revisión constante de todas las actividades que se
realizan en la empresa con el fin de determinar que los recursos tanto
patrimoniales como técnicos y humanos, están siendo utilizados de
acuerdo a los objetivos planteados por los gerentes de dicha
organización. (p 147).
2.1.02. Importancia del control

Al respecto Gómez, Miraima y otros, (op.cit), afirman que:Una de

las razones para las que se requiere el control es porque el mejor de los
planes se puede desviar, sin embargo, el control también sirve a los
gerentes para vigilar los cambios del ambiente, así como sus
repercusiones en el avance de la organización Dado el ritmo de los
cambios del ambiente de las organizaciones registrados en años
anteriores, este aspecto de control ha ido adquiriendo cada vez más
importancia. (p 365).

Desde otro punto de vista, Gómez, Miraima y otros, (op.cit) señalan

que el control es importante puesto que:

 Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que

se almacenen los planes exitosamente.
 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
 Localiza los sectores responsables de la administración desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución
de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el
proceso de plantación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa. (p 172).

En otras palabras, el tener un control ayuda a que los hechos vayan de

acuerdo a los planes establecidos, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado con el
fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes
para alcanzarlo se cumplan eficaz y económicamente.

2.1.03. Bases del control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a

nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos
explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos
principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la
parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería
acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el
control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control
se basa en la consecución de las siguientes actividades:
 Planear y organizar
 Hacer.
 Evaluar.
 Mejorar.
 Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
 El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una
información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando,
o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta
información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.
 El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la
información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar
decisiones acerca de qué medidas deben ser necesarias tomar.
 La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
2.1.04. Elementos del control

Gómez, Miraima y otros (op.cit), afirman que:

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de

cuatro elementos que se suceden:
1. Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del
control, que establece los estándares o criterios de evaluación o
comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de
base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen
cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
2. Estándares de cantidad: Como volumen de producción,
cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de
horas, entre otros.
3. Estándares de calidad: Como control de materia prima
recibida, control de calidad de producción, especificaciones del
producto, entre otros.
4. Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto
determinado, entre otros.
5. Estándares de costos: Como costos de producción, costos de
administración, costos de ventas, entre otros.(p. 366)

2.1.05. Principios del control

A) Del equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe

proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma
manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes
para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente
 ejercida. Ningún control será válido si no se fundamenta en los
objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas específicas
de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación
de lo establecido mismas que se determinan con base en los
objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro
de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de
tiempo y de dinero.

B) De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

C) De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los

objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar
los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se
fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro
de los mismos.

D) De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se

presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.
Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas
y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

E) De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control

debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo
deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se
esperen de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el
tiempo que implican su implantación.
F) De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas
requieren el control. Este principio se auxilia de métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

G) De la función controladora: La función controladora por ningún

motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde
efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada
con la actividad a controlar.

2.1.06. Definición de almacén

Silva, J. (op.cit) expone que el almacén “Es un lugar específicamente

estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes
de activos fijos y variables de una empresa, antes de ser requeridos para
la administración, la producción o su comercialización”. (p 11)

2.1.07. Actividades principales que realizan en la sección de

almacén

Silva, (op.cit) explica que las actividades principales que realiza la

sección de almacén son las siguientes:
 La planificación de los espacios necesarios y de la organización
interna del almacén. Por la naturaleza misma de la mayoría de
los productos manejados por la empresa y sus diferentes
exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser
almacenados, deben separarse, acondicionándose
convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno
de estos materiales. Es necesario, además, reservar una zona
de descarga aislada de la zona de almacenamiento propiamente
 dicha. En este lugar, un muelle o zona de tránsito, permanecerá
el material hasta superar el proceso de control de calidad o ser
devuelto al proveedor.
 Recepción de materiales: Esta operación se realizará en la
zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se
exigirá siempre comprobante acompañando a los materiales, el
cual deberá contrastarse contra el pedido para averiguar si
coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo servido.
 Control de calidad: Antes del almacenamiento del material
debe realizarse siempre el control de calidad. Esta actividad es
responsabilidad no del personal del Almacén, sino de
especialistas pertenecientes al departamento de Producción. La
naturaleza de las pruebas depende de los productos a
contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras
representativas.
 Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que
pasaron satisfactoriamente el control de calidad son
identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para
actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depósito
 Conservación de los materiales: Todas las existencias
almacenadas deben mantener íntegramente, a pesar del paso
del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para las
que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de
Almacén crear y mantener las condiciones necesarias para ello,
evitando deterioros en su manipulación o conservación, así como
pérdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el
tránsito por el Almacén de personal ajeno al mismo
 Salida de materiales: Ésta siempre debe producirse mediante
petición de persona autorizada, normalmente el responsable de
la sección productiva que ha de consumirlos. El requerimiento se
hará por escrito, en documento o vale de salida, que servirá
después de justificante para la introducción en el ordenador de la
 correspondiente baja de existencias y la imputación del coste al
departamento solicitante. (p. 12)

2.1.08. Tipos de almacén

Así mismo, Silva (op.cit), continúa explicando que:

El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o

una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden
diferenciar según la mercancía que resguarda, custodia, controla y
abastece y puede ser de la siguiente manera:
1. Almacén de Materia Prima y Partes Componentes: Este
almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno
de materias primas o partes componentes a los departamentos
de producción.
2. Almacén de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o
también llamados indirectos son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para
envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes,
grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
3. Almacén de Productos en Proceso: Si los materiales en
proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo
custodia y control, intencionalmente previstos por la
programación, se puede decir que están en un almacén de
materiales en proceso.
4. Almacén de Productos Terminados: El almacén de productos
terminados presta servicio al departamento de ventas guardando
y controlando las existencias hasta el momento de despachar los
productos a los clientes.
5. Almacén de Herramientas: Un almacén de herramientas y
equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el
control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a
 los distintos departamentos y operarios de producción o de
mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de
esmeril, etc.
6. Almacén de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o
materiales rechazados por el departamento de control y calidad y
que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control
separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del
departamento mismo.
7. Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos
son los que han sido descontinuados en la programación de la
producción por falta de ventas, por deterioro, por
descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La
razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es
que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para aquellos que son de consumo actual.
8. Almacén de Devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los
clientes, en el se separan y clasifican los productos para
reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén. (p. 12)

2.1.09. Importancia de un almacén

Debido a que los almacenes son aquellos lugares donde se

guardan los diferentes tipos de mercancías, la formulación de una política
de inventario para un departamento de almacén depende de la
información respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de
materiales, cambios en los precios y materiales de compras. Esta función
controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados.
2.1.10. Función de los almacenes

Según Silva, (op.cit) son las siguientes:

1. Controlar administrativamente los movimientos de los materiales

mediante formularios apropiados.
2. Vigilar que no se agoten los materiales (máximos- mínimos).
3. Tener suficiente materiales y productos tanto en volumen y
especificaciones para el momento en que se necesitan, en
cualquier etapa del proceso.
4. Asegurar la recepción, conservación y distribución de los
materiales.
5. Permitir a las personas autorizadas al acceso a las materias
primas, materiales, y otros suministros almacenados.
6. Mantener en constante información al departamento de
compras, sobre las existencias reales de materia prima. (p. 13)

2.1.11. Control de almacenamiento

Silva (op.cit), aclara que:

En el control de almacenamiento debe aplicarse buenos métodos

de dirección de empresa y almacenamiento que permitan la ubicación
adecuada de los materiales impidiendo al mismo tiempo acumulaciones
de existencias, deterioros y caída en de uso de artículos. Esto se logra
sólo con la constante revisión del cumplimiento de los controles
establecidos. (p. 575)
2.1.12. Procedimientos de almacenamiento

Silva (op.cit), establece que “El procedimiento de almacenamiento

es la función de guardar artículos desde que se producen hasta que se
necesitan” (p. 89).

En tanto, Villalva, J. (2007) resalta que:

La importancia del mobiliario para el mantenimiento de los

materiales, afirman que las estanterías ajustables se montan
rápidamente y se adaptan a los cambios y ampliaciones y casi todos
los modelos son modificables sin necesidad de ampliaciones”. (p. 135).
Como procedimientos iníciales para el almacenamiento de materiales
se pueden citar los siguientes:
 Se coloca cada producto en el lugar que le corresponda, los
equipos pesados en sitios bajos y los pequeños se pueden ubicar
en los altos.
 Se realiza un conteo de los productos almacenados.
 Se actualizan los costos de los equipos almacenados.
 Se realizan la toma de inventarios físico anual, mensual o
semanal.
 Se realizan las fichas de stock para la incorporación de material.
(p. 63)

2.1.13. Almacenamiento

De la misma manera, Silva, (op.cit) explica que:

La función del almacenamiento comprende el conjunto de

operaciones que tienen por objeto el ocuparse de los materiales que la
empresa recibe o manipula. Esta permite a la empresa tener
posibilidad de los materiales necesarios en el momento oportuno. Bien
sea para el proceso o para su distribución. La función de
almacenamiento bajo el concepto moderno, implica una actividad
debidamente planeadas, donde deben considerarse una series de
aspectos que van incidir directamente sobre la óptima gestión de los
materiales. (p. 29).

2.1.14. Almacenamiento de materiales

Los materiales son almacenados en sus estantes correspondientes

de acuerdo a su número de partes, siempre y cuando haya espacio
disponible, de lo contrario son almacenados en otro sitio hasta que el
lugar que le corresponda este desocupado.

2.1.15. Técnicas de almacenamiento de materiales

Según Villalva (op.cit) son las siguientes:

 Estanterías: Es una serie de anaqueles unidos por perfiles de

diferentes tamaños; mediante ellos se puede aprovechar el
espacio existente facilitando así su localización, clasificación y
manejo de materiales.
 Cajas o Cajones: Constituyen un excelente medio para
transportar elementos o piezas pequeñas, tales como; tornillos,
gomas, etc. Éstos se pueden disponer unas encimas de otros,
hasta formar una gran fila que asemeje un estante. Estas cajas
pueden ser de cartón, plástico o metal y sus dimensiones tienden
a ser variables.
 Columnas: Se utilizan para almacenar tubos, varillas, perfiles y
otros, de tal manera que se puedan manipular fácilmente y se
eviten las obstrucciones u obstáculos en las instalaciones del
almacén.
  Apilamientos: Su forma tiende a indicar que tipo de paletas se
pueden necesitar, sus dimensiones dependen de las
características o el tipo de materiales.
 Contenedores Flexibles: Son como sacos o bolsas que nos
permiten mover material a granel y su capacidad pueden variar
entre 500 1000 Kg. (p. 110)

2.1.16. Orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por

determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una
autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una
factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con
el fin de suministrar control sobre su uso.

2.1.17. Aspectos de una orden de compra

Villalva (op.cit); desglosa los siguientes:

 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

 Número de orden de compra
 Nombre y dirección del proveedor
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
 Términos de entrega y de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Número de catálogo
 Descripción
 Precio unitario y total
 Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
 Costo total de la Orden
  Firma autorizada.
 El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registradas en las
cuentas por pagar y otra copia para el departamento de
compras. (p. 115)

2.1.18. Despacho

El mismo autor explica que el despacho “Es la función del almacén

en el cual se realizan un conjunto de actividades que tienen como
objetivo principal entregar productos de la empresa a los clientes
(externos y internos)” (p. 29)

2.1.19. Registro

La página Web www.gestiopolis.com, (2008), define al registro

como “Un libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas
las actividades de una empresa, o que contiene o justifica una
transacción, asiento o cuenta” (s/p)

2.1.20. INVENTARIO

Así mismo, la página Web www.gestiopolis.com, (op.cit), dice que

el inventario:
Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido
adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que
fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y
vendidos como tales. Las empresas dedicadas a la compra y venta de
mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas
las restantes operaciones, necesitaran de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura
de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. (s/p)

2.1.21. Tipos de inventario

1. Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes

que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los
cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta
Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.
Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las
mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas
aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías
pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han
sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en
efectivo u otros bienes).

2. Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes

adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales
son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

3. Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran

todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y
gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

4. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales

con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han
recibido procesamiento.
 5. Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los
que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados
de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

2.1.22. Valoración de inventarios

Hangren, Harrison y Robinson (2007), explican que:

Existen numerosas bases aceptables para la valoración de los

inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en
circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general, la
de principal importancia es la consistencia: La información contable debe
ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo
el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera
que resulte factible comparar los estados financieros de diferentes
periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como
también comparar con estados financieros de otras entidades
económicas. Las Principales bases de valoración de los inventarios son
las siguientes:
 Base de costo para la valoración de los inventarios: El costo incluye
cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los
anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de
importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y
seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados
o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de
añejamiento.
 Base de costo o mercado, el más bajo: El precio de mercado puede
determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el
tipo de inventario de que se trate:
- Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o
materiales comprados.
- Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se
determina con base a los precios del mercado para los materiales, en
los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación
corrientes.
Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las
mercancías o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes,
puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado
y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el
probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de
incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas
con un margen de utilizad razonable.

2.2. ANTECEDENTES DE UNA EMPRESA

El Hospital Dr. Luis Felipe Guevara Rojas, fue inaugurado el 4 de

diciembre de 1955. Desde principios de los años 60, el Hospital funciona
su edificio actual, en la Av. Winston Churchil.

2.3. TIPOS Y DISEÑOS DE LA INVESTIGACION

La metodología utilizada en la investigación es de tipo explicativa,

ya que para el desarrollo del proyecto es necesario estudiar el problema,
las condiciones en que éste se manifiesta, establecer el comportamiento y
determinar las relaciones causa-efecto de las variables que se encuentran
inmersas, lo cual hace posible obtener resultados y conclusiones del
proyecto en estudio.

Con el objeto de responder al problema y alcanzar los objetivos

planteados para el proyecto, se considera que la investigación es
documental debido a que para el estudio, es necesario la búsqueda,
recuperación, análisis, crítica e interpretación de datos e información. El
propósito de éste diseño, es el aporte de nuevos conocimientos en lo que
respecta al proceso de recolección de datos propios de la empresa
estudiada. Para el desarrollo del proyecto es de gran importancia la
utilización de ésta estrategia ya que contribuye y facilita el logro de los
objetivos (Arias, 2006). Y de campo, ya que la recolección de los datos se
ocurre directamente de la realidad donde ocurren los hechos, en éste
caso, se analiza el ambiente donde se va a implementar el sistema como
tal y se estudia las condiciones sobre las cuales podría operar. Para la
recolección de dichos datos, fué necesario acudir al punto de ubicación
de la licorería.

2.4. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

En todo trabajo de investigación, es importante destacar que los

métodos de recolección de datos constituyen la vías de las cuales se vale
el investigador para obtener la información necesaria que le permita lograr
los objetivos de la investigación.

Las técnicas de recolección de datos consisten en las distintas formas

o maneras de obtener la información. Son ejemplos de estas las técnicas,
observación directa, la encuesta en su dos modalidades: oral y escrita
(cuestionario), la entrevista, el análisis documental, análisis de contenido,
entre otros.

Las técnicas que se implementaron en el presente trabajo de

investigación fueron:

2.4.01. Observación directa.

Es la técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en

forma sistemática, cualquier objeto, fenómeno o situación que se
produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos
de investigación preestablecidos.

Esta técnica fue de frecuente uso en la realización de esta

investigación, ya que permitió conocer y determinar las condiciones del
sistema estudiado y obtener una idea general de su funcionamiento y
fallas.

2.4.02. Análisis documental

Es casi posible que un estudio escrito crezca del soporte documental,

pues conviene siempre revisar lo que ha ocurrido o acontecido en
diferentes lugares y tiempo; de estudio de autores, artículos científicos o
experimentos.

Esta técnica fue de gran ayuda ya que les permitió a los investigadores
obtener información referente al problema planteado, utilizando como
fuentes de investigación libros, sitios web, manuales, tesis., con el fin de
poder obtener un Marco Teórico que guíe y sustente la investigación.

2.4.03. Entrevista estructurada

La entrevista estructurada o preparada es la más estática y rígida de

todas, ya que se basa en una serie de preguntas predeterminadas e
invariables que deben responder todos los aspirantes a un determinado
puesto. Esto facilita enormemente la unificación de criterios y la valoración
del candidato, pero no permite que el entrevistador ahonde en las
cuestiones más interesantes.

Otra técnica empleada en la recolección de datos fue la entrevista

estructurada donde se le realizó una serie de preguntas, previamente
redactadas por los investigadores, a la Licenciada Olivia Freites,
encargada de llevar el control de todos los inventarios del Hospital
General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzoátegui, con el fin de
conocer en detalle el proceso investigado y determinar la problemática
existente.
2.4.05. Encuesta

Estudio en el cual el investigador obtiene los datos a partir de realizar

un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa o al conjunto total de la población estadística en estudio,
formada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el
fin de conocer estados de opinión, características o hechos específicos.

Tal técnica se implementó para obtener información de los

departamentos relacionados con el Depósito de Materiales Médico-
Quirúrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre,
Estado Anzoátegui los cuales reciben servicios de este. Se realizó una
encuesta a una persona por cada departamento.

2.4.06. Análisis de los datos obtenidos

Para conocer más ampliamente el proceso que sigue el registro del

Sistema de Inventario Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del
Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzoátegui, se
realizó una entrevista a Licenciada Olivia Freites, encargada de llevar el
control de todos los inventarios del referido centro de salud.

Se aplicó un cuestionario con diferentes preguntas con respecto al

proceso y funcionamiento del Sistema de Inventario del depósito en
cuestión. La Lic. Explicó que el proceso manual se lleva a través de
tarjetas donde se escribe (con una máquina de escribir) la descripción y
cantidad de productos a solicitar (cuando el deposito compra o cuando los
departamentos solicitan) y son pasadas a los encargados del control
quienes descuentan o agregan los valores indicados. La encuestada
confirmó la existencia de un retraso en el control de inventario (desde el
año 2.009) atribuyéndole este no solo al problema de no existir un registro
automatizado sino también a los retrasos en los envíos de los
proveedores (SALUDANZ- en Barcelona).
 Durante la fase de recolección de datos también se realizó una
encuesta a los diferentes departamentos que se ven beneficiados por los
servicios prestados por el Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del
Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzoátegui. A
continuación se muestra cada uno de los ítems con un gráfico descriptivo
de las respuestas obtenidas. Los departamentos encuestados fueron:

Farmacia.
Psiquiatría.
Departamento de Cirugía.
Departamento de Ginecobstetricia.
Banco de Sangre.
Laboratorio.
Pediatría.
 ÍTEM 1
CALIFIQUE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL
DEPÓSITO

a) Bueno b) Regular c) Malo

GRÁFICA N° 1

De acuerdo a la gráfica N° 1, cuatro de seis departamentos

encuestados afirmó que la calidad de los servicios prestados por el
depósito podría mejorar mientras que los dos restantes afirmaron no tener
problema con esta. Ningún departamento califico como malos dichos
servicios.
 ÍTEM 2
¿HA TENIDO PROBLEMAS CON EL SERVICIO PRESTADO POR EL
DEPÓSITO?

a) Sí b) No

GRÁFICA N° 2

En relación a este segundo ítem, la mitad de los encuestados

(50%) alegó haber tenido problemas con el servicio, los cuales se referían
a la inexistencia de los productos que solicitaban, mientras que el 50%
restante no presentó ningún inconveniente con el referido servicio.
 ÍTEM 3
¿CONOCE EL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE INVENTARIO?

a) Si b) No

GRÁFICA N° 3

Al igual que en ítem anterior, las respuestas de los encuestados

estuvo dividida a la mitad. Uno de cada dos departamentos usuarios del
depósito no conoce el estado del inventario llevado por el Hospital en
estudio.
 ITEM 4
¿CREE USTED QUE EL SISTEMA DE INVENTARIO PUEDE
MEJORAR?

a) Si b) No

GRÁFICA N° 4

En cuanto a este ítem, todos los encuestados coincidieron en que el

sistema de inventario debe mejorar para así lograr una mayor efectividad
en las actividades del Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del
Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzoátegui.
  Tras analizar los datos mostrados anteriormente, se pueden
evidenciar las fallas a las que conlleva el problema que se tiene con el
control de inventario del Depósito de Materiales Médico-Quirúrgicos del
Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzoátegui, pues éste afecta directamente al desempeño de los
departamentos que de él dependen.

 La mayoría de los encuestados comentaron sobre la inexistencia

de los productos que se eran solicitados (los pedidos no llegaban o
llegaban incompletos) y esto se debe a que los valores escritos en el
inventario manual actual del depósito no son confiables y en algunas
ocasiones se cree que se tiene suficiente cantidad para surtir a las
diferentes áreas pero físicamente esa cantidad no existe o es menor de lo
esperado.

 Además, la mitad de los encargados de los departamentos

desconoce el estado actual del inventario del depósito y denuncian
indulgencia por parte de los empleados de éste y causa molestias debido
a que las fallas no se deben del todo al personal a cargo.

 En tal sentido, se recibieron algunas sugerencias para la mejora del

Sistema de Inventario, tales como: automatización de los procesos,
capacitación del personal, estadísticas, entre otras.
 2.5. DFD Y DIAGRAMAS UML

Nivel 0

Proveedores
Departamentos

Suministro de materiales
Petición de Materiales

Controlar
Inventario

Gestionar el Inventario

Oficina Principal
40
 Nivel 1

1 2
Suministro Petición de
de Materiales Materiales

3
Petición
Gestión del
Inventario Impresa

Petición
41
Impresa
2.6. ANÁLISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD)

2.6.01. Nivel 0.

En este se distingue el sistema principal el cual es Controlar el

Inventario. Además de esto existen 3 entidades: Proveedores,
Departamentos y Oficina principal, los cuales están relacionados al
sistema central mediante 3 procesos; Suministro de materiales, Petición
de Materiales y Gestionar el Inventario.

Los proveedores son los que proporcionan los materiales al depósito

donde se guarda el inventario. Los departamentos son los que se
encargan de pedir los materiales a la oficina principal y la oficina principal
recibe material de los proveedores para luego satisfacer la demanda de
los departamentos.

2.6.02. Nivel 1.

Se observan 3 procesos enumerados de la siguiente manera:

1. Suministrar materiales: este proceso lo ejercen los proveedores
hacia la oficina principal después de que esta ha hecho una petición de
material nuevo. Tiene como entrada la petición de materiales y como
salida la entrega de materiales.

2. Gestionar inventario: se hace a través de la oficina principal y se

encarga de pedir nuevo material y de distribuirlo a los demás
departamentos luego de que estos hacen un petición impresa, para
distribuirlo verifican la petición hecha por los demás departamentos y la
comparan con el existente en el depósito, variando así la cantidad
demandada y la despachada.

42
 3. Solicitar materiales: este proceso es llevado a cabo por los
diferentes departamentos, estos solicitan el material mediante un formato
impreso que contiene los materiales demandados, el cual es recibido por
la oficina principal que se encarga de satisfacer la demanda de
materiales.

2.7. METODOLOGIA

Previamente a la realización del presente proyecto, se ha presentado

lo que es la elección o escogencia del tema por parte del investigador o
estudiante, la cual representa la primera fase que siembra las bases para
la construcción del proceso metodológico. Se prefirió escoger un tópico
que responda y se adapte a las capacidades y criterios propios, que
pueda ser analizado objetivamente, que a la hora de estudiar los datos a
recoger, se requiera de la capacidad de interpretación del investigador
para determinar los logros que se pretenden alcanzar; que sea de agrado,
pues aunque presenta problemáticas, proporciona cierta motivación en el
investigador para resolverlas, después de todo los problemas existen para
encontrarles solución; que permita recabar información anticipadamente
para poder realizar un efectivo análisis; y que posea diversas fuentes
bibliográficas para revisar posibles hechos y antecedentes relacionados
con el mismo.

Luego de haber completado las fases exploratorias e investigativas del

proyecto en cuestión, tales como el diagnóstico de necesidades y
problemas de acuerdo a la situación presentada, la aplicación de técnicas
de observación directa y participante, la redacción del marco teórico
abordando las características y cualidades del fenómeno o problema en
estudio, la selección de muestras poblacionales aleatorias, dividiendo los
individuos en distintas categorías, la recolección de datos o levantamiento
de información de forma manual elaborando preguntas mediante la
aplicación de encuestas, entrevistas y cuestionarios, la clasificación y
procesamiento de dichos datos, se decide utilizar una metodología para el
diseño de sistemas de información que considerada un proceso de
desarrollo de software, constituye junto con el Lenguaje Unificado de
Modelado (UML) la metodología estándar más utilizada para el análisis,
implementación y documentación de sistemas orientados a objetos,
llamada Proceso Unificado de Rational o RUP (Rational Unified Process).

El RUP en realidad no es un sistema con pasos firmemente

establecidos, sino un conjunto de metodologías adaptables al contexto y
necesidades de cada organización, y se basa en 6 principios claves:

Adaptar el proceso: El proceso deberá adaptarse a las necesidades

del cliente ya que es muy importante interactuar con él.

Equilibrar prioridades: Los requisitos de los diversos participantes

pueden ser diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados, por
lo que debe encontrarse un equilibrio que satisfaga los deseos de todos
para corregir desacuerdos que surjan en el futuro.

Demostrar valor iterativamente: En cada iteración se analiza la opinión

de los inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la
dirección del proyecto así como también los riesgos involucrados.

Colaboración entre equipos: El desarrollo de software ha de ser

realizado no por una única persona sino por múltiples equipos. Debe
haber una comunicación fluida para coordinar requisitos, desarrollo,
evaluaciones, planes, resultados, etc.

Elevar el nivel de abstracción: Evita que los ingenieros de software

vayan directamente de los requisitos a la codificación de software a la
medida del cliente, sin saber con certeza qué codificar para satisfacer de
la mejor manera los requisitos y sin comenzar desde un principio
pensando en la reutilización del código.

Enfocarse en la calidad: No solo debe realizarse al final de cada

iteración, sino en todos los aspectos de la producción.

Asimismo, comprende dos aspectos importantes por los cuales se

establecen las disciplinas:

Proceso: Comprende a su vez una diversidad de tareas, como

modelado de negocio, requisitos, análisis y diseño, implementación,
pruebas, despliegue.

Soporte: Contiene las etapas de gestión del cambio y configuraciones.

El ciclo de vida RUP es una implementación del Desarrollo en espiral.

Fue creado ensamblando los elementos en secuencias semi-ordenadas.
El ciclo de vida organiza las tareas en fases e iteraciones. Divide el
proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizan varias
iteraciones en número variable según el proyecto y en las que se hace un
mayor o menor hincapié en las distintas actividades.

Las cuatro fases que encierra este tipo de metodología son las
siguientes:
Inicio: Tiene como propósito definir y acordar el alcance del proyecto
con los patrocinadores, identificar los riesgos asociados al proyecto,
proponer una visión muy general de la arquitectura de software y producir
el plan de las fases y el de iteraciones posteriores.

Elaboración: Se seleccionan los casos de uso que permiten definir la

arquitectura base del sistema y se desarrollarán, se realiza la
especificación de los casos de uso seleccionados y el primer análisis del
dominio del problema, se diseña la solución preliminar.

Desarrollo o construcción: Se completa la funcionalidad del sistema,

para ello se deben clarificar los requisitos pendientes, administrar los
cambios de acuerdo a las evaluaciones realizados por los usuarios y se
realizan las mejoras para el proyecto.

Cierre o transición: Se asegura disponibilidad del software para los

usuarios finales, ajustan los errores y defectos encontrados en las
pruebas de aceptación, capacitan a los usuarios y proveer el soporte
técnico necesario. Se debe verificar que el producto cumpla con las
especificaciones entregadas por las personas involucradas en el proyecto.

Cabe destacar que UML (Unified Modeling Language) o Lenguaje

Unificado de Modelado es el lenguaje de modelado de sistemas de
software más conocido y utilizado en la actualidad; concebido para
visualizar, especificar, construir y documentar un sistema, ofreciendo un
estándar para describir un "plano" del sistema (modelo), e incluyendo
aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del
sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de
programación, esquemas de bases de datos y compuestos reciclados.
 2.8. DIAGRAMA DE GANTT

Semanas

Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8

Inicio: Definir alcance y

riesgos

Elaboración: Establecer
requisitos y arquitectura de
software

Construcción: Mejoras,
implementación y pruebas

Transición: Asegurar
disponibilidad, ajustar
errores, capacitar usuarios y
proveer soporte técnico

Período: Abril – Junio (2013).

Duración: Ocho semanas.
Requerimientos: - Ubicación del problema (Área de aplicación).
- Planteamiento de los objetivos.
-Metodología a aplicar.
-Cálculos poblacionales y muestreos.
-Técnicas de recolección y análisis de datos
realizadas.
-Estudio de factibilidad.
El presente diagrama de Gantt está enfocado única y
específicamente al proceso de desarrollo del sistema de información
planteado para resolver con efectos de rapidez y automatización el
problema del depósito de inventario y materiales médico-quirúrgicos del
Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas de El Tigre, Estado
Anzoátegui, donde se establecen claramente cada una de las actividades
a llevar a cabo con sus especificaciones para cumplir con el objetivo,
indicando por supuesto su estimada duración expresada en semanas, por
lo que se puede notar que cada una necesita aproximadamente dos
semanas de dedicación.
2.9. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

2.8.01. Factibilidad operacional.

Desde el punto de vista de la implementación de un sistema
automatizado para llevar el sistema de inventario del Hospital General de
El Tigre Luis Felipe Guevara Rojas, se ha determinado que los usuarios
del nuevo sistema se adaptarán rápidamente al mismo pues la posible
resistencia al nuevo sistema se reduce a cero, y para eso la manera a
trabajar del sistema a implementar será detalladamente explicada a los
nuevos usuarios del sistema, es decir, habrá una capacitación de los
usuarios acerca del nuevo sistema para que se adapten los más rápido
posible y aprovechen mejor el nuevo sistema que se les presentará.

2.8.02. Factibilidad técnica.

La tecnología elegida para realizar la implementación del nuevo
sistema actualmente se encuentra disponible en casi cualquier tienda de
ventas de equipos de computación, al igual que dichos equipos son los
adecuados para el tipo de software que se implantará en ellos. A la hora
de adaptar los datos viejos no habrá problemas de formatos o
incompatibilidad, pues el sistema actual trabaja manualmente por lo que
automatizar esos no será más que transcribir toda la información que está
presente en fichas y hojas al nuevo sistema donde quedarán respaldados
los datos y con un acceso mucho más fácil a ellos.

2.8.03. Factibilidad económica.

En cuanto al presupuesto que un nuevo sistema requiere para ser
implementado, se puede decir que este es razonablemente correcto a la
hora de evaluar los múltiples beneficios que el nuevo sistema traerá
consigo. Pues si bien el sistema nuevo a implementar cueste tal cantidad
se habla de grandes beneficios. Estos beneficios se resumen en una
manera mucho más efectiva y eficaz de guardar los datos obtenidos de la
distribución y recepción de los materiales al inventario, se traduce en
menor tiempo a la hora de acceder a los datos previos de temporadas
anteriores lo que facilita a la vez análisis estadísticos, esto beneficia tanto
a los usuarios del nuevo sistema como a los que se benefician del
sistema de inventario.

A continuación se muestra un presupuesto de los materiales que se

desean comprar para la implementación del proyecto.

Presupuesto realizado para la compra de una computadora.

CPU Intel Dual Core 3.2 GHz 755, Ddr3 Con Monitor y sus respectivos
periféricos
 CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO

3.1. DESARROLLO DEL SOFTWARE.

El desarrollo del software de aplicación se llevó a cabo mediante el

uso del gestor de bases de datos MySQL, donde el objetos que permitió
el desarrollo de un control entre el usuario y el programa

3.1.01. MySQL

Es un sistema de gestión de bases de datos relacional, multihilo y

multiusuario con más de seis millones de instalaciones.

3.1.02. MySQL Workbench

Es una herramienta visual de diseño de bases de datos que integra

desarrollo de software, Administración de bases de datos, diseño de
bases de datos, creación y mantenimiento para el sistema de base de
datos MySQL.

3.1.03. ¿Por qué es utilizó este programa?

El Software es utilizado para guardar para llevar el control de

inventario de cada uno de los implementos que se utilizan en los
diferentes departamentos.

Mediante la utilización de MySQL podemos usar las siguientes

sentencias:

 CREATE DATABASE: Este comando crea una nueva base de

datos sobre el gestor que se está utilizando

 SHOW DATABASES: A veces es necesario verificar si aún no se

ha creado una base de datos con algún nombre especifico, o tal
vez verificar que al crear una base de datos, la operación haya
tenido éxito, para esto, el comando show permite visualizar las
bases de datos sobre el manejador o las tablas sobre una BD en el
área de trabajo.
 Entre otros comandos están:

INSERT INTO, SELECT, DELETE FROM, UPDATE

3.2. PRUEBAS DEL SISTEMA

Una vez finalizado el desarrollo de la aplicación, la misma se

sometió a pruebas que permitieran determinar la funcionalidad de la
misma, obteniendo como resultado una respuesta satisfactoria por parte
del gestor de bases de datos.
 CONCLUSIONES

Después de haber realizado el análisis del sistema de control de

inventario del Depósito de Materiales Médico-quirúrgicos del Hospital
General “Luis Felipe Guevara Rojas” en El Tigre, Estado Anzoátegui, se
puede llegar a las siguientes conclusiones:

• El control y registro del inventario es llevado manualmente a través

de tarjetas, lo que trae como consecuencia inexactitud en los datos a la
hora de consultar información y de generar estadísticas.

• Los diferentes departamentos que existen en la institución son los

principales beneficiarios a la hora de automatizar dicho inventario.

• Gracias a las encuestas se sabe que la mayoría de los diferentes

departamentos puntúa como regular el sistema de control de inventario
actual, y recalcan que este puede mejorar mucho más, por lo que uno
nuevo mejoraría la opinión de los mismos.

• Al realizar la entrevista a la representante de la oficina de gestión

del control de inventario, se pudo notar que tenia deseos de mejorar o
automatizar el control pues, de esta manera se brindaría un mejor servicio
a los demás departamentos.

• Utilizando un sistema de control de inventario automatizado se

mejora exponencialmente la rapidez y eficiencia a la hora de registrar
datos, así como también su consulta, y seguridad de respaldo.

• A través del análisis del sistema de control de inventario se pueden

escoger las mejores alternativas para automatizar el sistema.
 • Gracias a la realización del proyecto los investigadores conocieron
diferentes técnicas de recolección de datos e instrumentos de recolección
de datos, y también les permitió conocer experiencias que no pueden ser
aprendidas mediante la teoría.
 RECOMENDACIONES

• Una vez que el sistema sea automatizado, los responsables de

mantener operativo el sistema de control de inventario serán
responsables del que mismo trabaje bajo un ritmo adecuado que permita
la mejora que se persigue.

• Es necesario que los nuevos usuarios del sistema automatizado

reciban capacitación acerca del sistema antes de empezar a trabajar con
el mismo.

• En caso de que se requiera una ampliación de las instalaciones

donde se desarrolla el sistema de control de inventario será necesario
evaluar si el sistema automatizado también necesitará extenderse.
• Se recomienda mejorar la comunicación tanto entre la oficina que
gestiona el inventario con los proveedores de material, como también con
los demás departamentos de la institución.

• Hacer mantenimiento necesario al sistema automatizado, para

mantenerlo operativo al 100%.

• Aprovechar los recursos ahorrados con el nuevo sistema en otras

actividades que los requieran.

• Chequear cada cierto tiempo determinado si existen

actualizaciones para el nuevo sistema.
ANEXOS