EVIDENCIA 2: INFORME SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

Seidy Patricia Agámez Bedoya

Aprendiz

Código: 1.063.291.387

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Organización documental en el entorno laboral

Bogotá

6 de junio de 2020
EMPRESA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
La Policía Nacional de Colombia (PNC) es un cuerpo armado de seguridad pública
que en conjunto con las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea)
componen lo que se denomina como la Fuerza Pública de Colombia. El presidente de
la República es el comandante supremo de la institución y ejerce su autoridad
mediante el Ministro de Defensa y el Director General de la Policía Nacional. Desde
1953 está adscrita al Ministerio de Defensa

ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL

Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General.

Grupo de Administración y Conservación Documental. Es la Dependencia
encargada de proyectar las directrices y lineamientos en materia archivística acorde
con lo establecido por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la
función archivística en Colombia y brindar asesorías en el Proceso de Gestión
Documental a las unidades de nivel país

Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON. Es la Dependencia

encargada de registrar y distribuir la documentación recepcionada y/o salida de las
dependencias del complejo de la Dirección General

Grupo de Información y Consulta. Es la Dependencia encargada de atender los

requerimientos presentados por parte de los usuarios internos y externos, relacionados
con el Acervo Documental que reposan en el Área de Archivo General.
Grupo Archivo Histórico. Es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que
permiten la Conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo
General, los cuales corresponden a la Memoria Histórica de la Policía Nacional

Diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de

preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado.
Conservación de Documentos El proceso de conservación documental consiste en
guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiada, establecida en el Sistema Integrado de Conservación -SIC de
este documento, el cual debe cumplir:
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales.

La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas
de inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que disminuyan
en lo posible, el riesgo por atentados.
Aspectos Estructurales - Si se utiliza estantería de dos con veinte (2.20) metros de
alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una
carga mínima de mil doscientos (1.200) k/m2, cifra que se debe incrementar si se va a
emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos
de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
 - En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y
tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.

Capacidad de Almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material
documental
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos
de retención y valoración documental.

Distribución
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán
preferiblemente fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como
de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las 100
relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento
de los documentos.
- El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y estar
dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando arriba
hacia abajo.
Áreas de Depósito
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las
características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos

Actividades
- Actividades de Inspección. Para las actividades de inspección de áreas, es
necesario crear un cronograma semestral y diligenciar el formato de Inspección Áreas
de Archivo. Teniendo en cuenta que esta actividad define los requerimientos para el
mantenimiento, reparación o renovación, el cronograma debe ser elaborado con un
espacio de tiempo de no más de treinta (30) días hábiles respecto al cronograma de
mantenimiento, con el fin de dar espacio a las contrataciones y/o consecución de
insumos y personal.
Las actividades de inspección a desarrollar, son:
- Inspección de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores, desagües
y tuberías asociados a las Áreas de Archivo.
- Inspección del estado de conservación de muros, techos, cielo raso, ventanas,
puertas y pisos. - Inspección de estado de conservación de estantería y archivadores.
Actividades Previas al Mantenimiento.
Teniendo en cuenta que algunas actividades de mantenimiento generan suciedad,
polvo y en el caso del mantenimiento de la estantería puede requerirse la reubicación
temporal de la documentación, es necesario minimizar los riesgos asociados al
traslado de documentos.
Asimismo, como la inspección permite definir las reparaciones que deben realizarse
con una periodicidad específica, es posible anticiparse y coordinar la reubicación o el
aislamiento de la documentación para desarrollar las actividades de reparación y/o
mantenimiento, asegurando la conservación de la documentación, por lo que las
acciones previas al mantenimiento deberán registrarse en el formato de Registro de
Mantenimiento de Áreas de Archivo.
Las actividades previas al mantenimiento a desarrollar, son:
- Proteger la documentación. Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas,
ventanas, tuberías y tomas eléctricos, puede levantarse material particulado, por lo
que es necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o
plástico, hasta que terminen las operaciones.
- Reubicación de la documentación.
En caso de que el mantenimiento de la estantería o archivadores requiera reubicar la
documentación, es necesario buscar una estantería provisional con el propósito de no
ubicar la documentación en el suelo.
- Actividades de Mantenimiento.
Es necesario realizar un cronograma semestral de mantenimiento general para las
áreas y diligenciar el formato de Registro de Mantenimiento de Áreas de Archivo,
adjuntando los recibos e informes de seguimiento de equipos u otros, de manera que
con el mantenimiento continuo se garantice el correcto funcionamiento de estos.
Las actividades de mantenimiento a desarrollar, son:
- Cambio o reparación de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores,
desagües y tuberías asociados a las Áreas de Archivo.
- Reparación de muros, techos, ventanas, puertas y pisos.
- Cambio y/o reparación de estantería y archivadores.

Aplicativo GECOP.
Es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales”, fue
implementada con el fin de garantizar la trazabilidad, consulta, trámite y
administración de los documentos producidos y recibidos al interior por la
Institución.

BENEFICIOS INSTITUCIONALES

CONCLUSION DIAGNOSTICO
Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la
Policía Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y
certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y
OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos
misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor
competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los
procedimientos asociados que los desarrollan.
La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e innovación de
sus condiciones en materia archivística para prestar un mejor y eficiente servicio a sus
clientes internos y externos. El cumplimiento de estos objetivos evidenció la
necesidad de realizar una reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro enfoques
estratégicos
:
SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN
En primera instancia, la Policía Nacional identificó que el Archivo General donde se
encuentra el Archivo Histórico de la Institución, no contaba con unas instalaciones
físicas que permitieran la debida organización y conservación del acervo documental
que se custodia (Historias Laborales del personal retirado, Libros de Nómina,
Resoluciones y demás Actos Administrativos, así como los Rollos de historias
laborales microfilmadas), de igual forma, el espacio de almacenamiento no era
suficiente para recibir las transferencias secundarias de los archivos centrales de cada
una de las unidades policiales a nivel nacional, la edificación que se tenía no cumplía
con las condiciones técnicas necesarias y el proceso archivístico se desarrollaba en
unas instalaciones que transitoriamente fueron adecuadas para llevar a cabo la labor
administrativa.

SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN

La construcción, adecuación y dotación de las modernas instalaciones del Archivo
General de la Policía Nacional, que tuvo un costo de $ 10.116.579.108,75., y que
cuenta con unas instalaciones que cumplen con todos los estándares de calidad en
materia de Gestión Documental contempladas por el Gobierno Nacional para todas
las entidades públicas y del sector defensa, bajo los criterios de bio climatización,
automatización y sostenibilidad. Esta edificación tiene 4 bodegas con capacidad de
almacenamiento de 22.083 metros lineales de documentación por cada una de ellas y
un bloque administrativo de 3 pisos, las cuales contienen sistemas modernos de
control de accesos, sistema de conectividad, Voz IP, detección de incendios, aire
acondicionado a precisión y sistema de control de temperatura y humedad relativa.
Las nuevas instalaciones además cuentan con modernos sistemas y espacios que
contribuyen al continuo mejoramiento del proceso de Gestión Documental al servicio
de la Institución como:
 
Referencias
http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/experiencias-
significativas/estudioinversion-2/
https://www.policia.gov.co/sites/default/files/descargables/informe-gestion-
documental-2015_1.pdf