- ¿Cuáles son las funciones de un trabajador en el área de nómina de una empresa?

En el área de nómina de una empresa, y dependiendo de la cantidad de empleados que haya

en la misma y la complejidad de acuerdos o pactos colectivos que se firmen, puede haber
diferentes tipos de cargos y funciones para cada uno de los cargos acordes a su nivel de
jerarquía y responsabilidad, sin embargo podemos detallar las funciones así:

a. Recopilar las novedades de nómina presentada por los trabajadores.

b. Realizar cálculo de horas extras en caso que aplique.
c. Realizar liquidación de vacaciones.
d. Ingresar en el sistema de liquidación u hoja de cálculo, las novedades de nómina
recopiladas.
e. Realizar la liquidación de la nómina.
f. Generar desprendibles de pago de nómina.
g. Liquidar retención en la fuente en los procedimientos 1 y 2, según aplique.
h. Generar seguridad social mensual.
i. Generar interfaz contable para los procesos de nómina.

Hay otras funciones que si bien son inherentes al área de contratación, en casos de empresas
pequeñas o medianas, son realizados por las personas de nómina: afiliaciones a la seguridad social,
elaboración de contratos y documentación de ingreso,

- ¿Qué tipos de contrato se pueden utilizar en una empresa? ¿En qué se diferencian?

En una empresa existen los siguientes tipos de contrato:

a. Contrato por obra o labor: en este el trabajador es contratado para realizar una labor
específica y cuando esta termine, el contrato se extingue.
b. Contrato a término fijo: este tipo de contrato en el momento que se expide de forma
escrita, ya tiene establecida tanto una fecha de inicio como una fecha fin, no puede
superar los 3 años de duración y si su vigencia es superior a un año se puede prorrogar
indefinidamente, por el contrario si su vigencia inicial es menor a 1 año, se puede
prorrogar hasta 3 veces.
c. Contrato a término indefinido: este tipo de contrato no tiene establecida una fecha fin
este tipo de contrato puede ser verbal o escrito.
d. Contrato temporal, ocasional o accidental: es aquel cuya duración no supera los 30 días y
cuya labor es distinta del objeto social de la empresa, un ejemplo de este tipo de
contratos es cuando la empresa tiene como giro principal la venta de productos en
modalidad retail y requiere un servicio de instalación eléctrica, si bien la mayoría de
empresas optará por realizar este servicio a través de un tercero, se puede optar
también por contratar a una persona con un contrato temporal. Este tipo de contratos es
extremadamente raro de encontrar en cualquier empresa.

La diferencia entre los tipos de contratos existentes en Colombia y anteriormente

mencionados, radica básicamente en la duración de los mismos, y esa duración se dará
de acuerdo a la necesidad que la empresa tenga por dicha posición.
 Adicional al tiempo de duración del contrato de trabajo, debemos mencionar la jornada
laboral que se pacta en el contrato, encontrando jornadas a tiempo completo, a medio
tiempo, por días (jornales), o por horas.

- ¿La nómina del empleado tiene alguna variación dependiendo del tipo de contrato?

El tipo de contrato como tal no marcará una diferencia en la liquidación de la nómina,

pero si la duración de la jornada laboral establecida en el contrato de trabajo, así las
personas a tiempo completo recibirán su sueldo completo, quienes hayan pactado medio
tiempo recibirían la mitad del sueldo, las personas contratadas por jornales u horas,
recibirán en su pago de nómina el tiempo que efectivamente hayan trabajado.

- ¿Cuáles son los aspectos a tener en cuenta cuando hay que realizar la liquidación a un
empleado?

Al momento de realizar la liquidación se debe tener en cuenta:

- Tipo de contrato pactado.

- Causal del retiro.
- Novedades pendientes.

- ¿Qué diferencia hay en la liquidación de un empleado que renuncia o que por algún
motivo la empresa se vio en la obligación de retirarlo?

Dentro de las causales de retiro por parte de la empresa encontramos los retiros con
justa y sin justa causa, con el retiro con justa causa no hay lugar a pago de
indemnización, para el retiro sin justa causa, el empleador deberá pagar una
indemnización.
En el caso de renuncia no hay lugar a pago de indemnización.
Para todos los casos sin importar la causal del retiro, al momento de la liquidación de
contrato de se deben pagar las prestaciones sociales causadas y pendientes a la fecha de
retiro.
En todos los casos se debe tener en cuenta si el empleado tiene algún tipo de fuero por
salud, maternidad, paternidad o sindical, para estos casos se deberá obtener
autorización del ministerio de trabajo y pagar las indemnizaciones correspondientes al
caso en particular, adicional a la indemnización por retiro sin justa causa en caso de
aplicar.

- ¿El pago a realizar por nomina a los empleados es de manera mensual o quincenal? ¿En
que se basan las empresas para escoger la fecha de pago?
El pago de nómina en Colombia está dado por una liquidación de nómina base 30 días, es
decir que excluyendo los métodos de pago por días u horas, los empleados recibirán 30
días de sueldo o proporcional al tiempo trabajado, la forma de pago de esos 30 días será
por decisión de la empresa; semanal, catorcenal, quincenal o mensual.
 Las empresas toman la decisión de la frecuencia de pago con base en varios criterios:
a. Flujo de caja: las empresas con un flujo de caja limitado optarán por el pago mensual.
b. Acuerdos o pactos colectivos: en estos se establece la frecuencia de pago,
generalmente en las empresas donde hay sindicatos, una de las exigencias del mismo
va a ser periodos de pago con más frecuencia.
c. Procedimientos internos: algunas empresas dentro de sus procedimientos
establecen frecuencias de pago mensuales, para así generar un mejor flujo de
información y menor carga operativa para el área de nómina.

- ¿Cuál es el proceso y manejo de nómina cuando un empleado se va a vacaciones?

Al empleado previo flujo de aprobaciones de vacaciones, se le deben liquidar y pagar los

días de vacaciones a disfrutar, antes de la fecha de inicio de dichas vacaciones, lo que se
hace generalmente en las empresas es incluir la liquidación de vacaciones en la nómina
inmediatamente anterior a la fecha de inicio de disfrute, algunas empresas optan por
pagar de forma individual las vacaciones el día que la persona sale a disfrutarlas.

No se debe confundir el pago de vacaciones como un pago adicional al salario, como si

son las prestaciones sociales (cesantías, intereses de cesantías y primas), las vacaciones
son el derecho que gana el trabajador a irse a descansar y que esos días de descanso
sean remunerados, ejemplo:

Un trabajador que disfruta vacaciones del 1 a 15 de marzo, en el mes de marzo se le

pagará 15 días de vacaciones y 15 días de sueldo.

- ¿Cómo se relaciona y/o cobra las incapacidades a EPS en consecuencia al tiempo de

incapacidad?

Para diferenciar el pago, primero debemos aclarar los tipos de incapacidades que
expiden las EPS:

a. Incapacidad inicial: es la que se otorga cuando el trabajador se presenta para

atención médica por primera vez.
b. Incapacidad prorroga: se emite al trabajador cuando con la incapacidad inicial no
logró aliviarse del mal que lo aqueja, y requiere que se le extienda esa incapacidad
inicial.

En el caso de las incapacidades iniciales, la empresa asumirá el costo de los dos primeros
días, la EPS los días restantes, para el caso de las prórrogas, la EPS asumirá el costo total.

Las EPS para ahorrar el costo de las prórrogas, por lo general emite incapacidades iniciales,
aunque el padecimiento del usuario sea el mismo, esta es una discusión generalizada con las
empresas, sin embargo por lo general tantos trámites burocráticos y respuestas negativas,
hacen que las empresas desistan de la reclamación y paguen las incapacidades tal como las
emiten las EPS.

- A raíz del covid ¿cómo se manejan las incapacidades? Se considera que debe ser por
medio de ARL o una incapacidad por EPS?
A raíz del COVID, si se demuestra que el contagio se produjo dentro de la empresa, puede
hacerse la reclamación ante la ARL, de lo contrario asume la EPS.

Lo que en realidad está pasando, es que ni las EPS ni las ARL están otorgando a los
empleados incapacidad, en el mejor de los casos les entregan un documento notificando
aislamiento y recomendando teletrabajo, perjudicando seriamente a las empresas, ya que los
empleados operativos no pueden realizar teletrabajo y las empresas están asumiendo la
totalidad de los días.

El único caso en el que las EPS expiden incapacidad por causa del COVID, es cuando el
empleado está hospitalizado.

- ¿Cuáles son las prestaciones sociales que una empresa debe brindar a sus empleados?
¿En qué consisten?

a. Prima de servicios: toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del
cual, quince días se deben pagar por tardar el último día del mes de junio y los restantes
quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre.

b. Cesantías: el trabajador tiene derecho a que se le pague un salario mensual por cada año
de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado por concepto de auxilio de
cesantías. Este auxilio es consignado al fondo de cesantías de preferencia del trabajador,
a más tardar el 14 de febrero del año siguiente a su causación.

c. Intereses sobre las cesantías: El empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre
las cesantías que tenga acumuladas a 31 de diciembre de cada año, a una tasa del 12%
anual, y en proporción con el tiempo que se lleve laborando si este es menor a un año.
Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, y se pagan directamente al
empleado.

Las vacaciones no son prestaciones sociales, sin embargo por muchas personas son
consideradas como tal, y todas las empresas realizan provisión de vacaciones tal como lo
hacen con las prestaciones sociales, por lo que podemos mencionarlas también:

Vacaciones: El trabajador tiene derecho a 15 días hábiles continuos de vacaciones

remuneradas por cada año de trabajo.