Objetivo Garantizar el manejo de novedades y reporte oportuno de ausentismo

Alcance El presente documento va direccionado al cumplimiento y responsabilidad de

los trabajadores en misión en reporte oportuno de novedades.
Ley aplicable Citado código sustantivo de trabajo artículo 57. OBLIGACIONES ESPECIALES
DEL EMPLEADOR.

I. CONCEPTOS
❖ Ausentismo: Es la ausencia del empleado a su trabajo.
❖ Ausentismo no Justificado: Este tipo de ausentismo es causal de terminación de contrato.
❖ Licencia No remunerada: procede únicamente por mera liberalidad del empleador, y ésta
no tiene límites en su duración, pues será tan prolongada como las partes lo deseen. Esta
licencia suspende el contrato laboral, pues como su propio nombre lo dice, ésta no se
remunera, por lo que el empleador no paga el salario y el auxilio de transporte, y el
tiempo de duración de la licencia se descuenta para efectos de liquidar el auxilio de
cesantía, sus intereses y vacaciones, pues en cuanto a la prima de servicios, no se
descuenta dicho tiempo. Asimismo, el trabajador no presta sus servicios.
❖ Licencia Remunerada: Surge por mera liberalidad del empleador o por disposición legal,
y en cualquier caso, no se suspende el contrato de trabajo, toda vez que el empleador
continúa obligado al pago del salario y al reconocimiento del tiempo de duración de la
licencia para efectos de prestaciones sociales y vacaciones, aunque el trabajador no esté
prestando sus servicios.
❖ Incapacidad: Es el ausentismo que afronta un trabajador para laborar como consecuencia
de una enfermedad o un accidente de trabajo. La incapacidad laboral puede presentarse
de forma temporal o permanente, y puede ser parcial o total.
❖ Incapacidad transcrita: Aquella expedida por la empresa prestadora de servicio de salud
(EPS)
❖ Incapacidad no transcrita: Documento generado por IPS Medica, con historia clínica para
proceso de la legalización del documento (Prestación económica) ante la Eps

II. METODOLOGIA

❖ Tipos Ausentismos Marco Legal:

A continuación se relacionó ausentismos aplicables según marco de ley establecido, el trabajador
es responsable de dar trámite a la documentación legal establecida para la validación del
ausentismo.
Tipo Documento
Tipo Ausentismo Numero Días
Licencia/Incapacidad legalización
 ❖ Incapacidad
autorizada
directamente por
su EPS para
Desde que inicia hasta respectivo registro
que finaliza la orden y pago.
Enfermedad General Incapacidad dada por el médico ❖ Todas las
tratante en la incapacidades
incapacidad. deben ser tramitadas
para proceso de
trascripción
directamente

por el trabajador
en su EPS.
❖ En Caso tal la EPS
no genere el
proceso de
transcripción al
trabajador el
mismo debe
radicar
constancia de la
negación de
proceso para que
el empleador
proceda. Para
proceso de
transcripción de
incapacidades
por parte de
empleador debe
entregar los
siguientes
soportes.
Incapacidad No transcrita
por la EPS
❖ Incapacidad
original firmada y
sellada por
médico con
Registro legible.
❖ Historia clínica
firmada y sellada
por médico con
Registro legible.
 ❖ Incapacidad
Desde que inicia hasta original firmada y
que finaliza la orden sellada por
médico con
Accidente Laboral Incapacidad dada por el médico
Registro legible.
tratante en la
❖ Historia clínica
incapacidad.
firmada y sellada
por médico con
Registro legible.
❖ Incapacidad
autorizada
Desde que inicia hasta
directamente por
que finaliza la orden
su EPS para
Accidente de Tránsito Incapacidad dada por el médico
respectivo registro
tratante en la y pago.
incapacidad. ❖ Todas las
incapacidades

deben ser
tramitadas para
proceso de
trascripción
directamente por
el trabajador
ante su EPS.
❖ En Caso tal la EPS
no genere
el
proceso de
transcripción
al
trabajador
el mismo
debe
radicar
constancia de la
negación
del
proceso para que
el
emplead
or proceda. Para
proceso de
transcripción de
incapacidades
 por parte
de
empleador debe
entregar
los
siguientes
soportes.

Historia clínica
❖ firmada y sellada
por médico con
Registro legible.
❖ Copia del SOAT.

❖ Copia tarjeta
propiedad del
vehículo/Motoci
cleta.
❖ Copia denuncia
ante la
inspección.
❖ Denuncia
siniestro
(solo
para
Accident
e por carro
fantasma
98 Días calendario a ❖ Incapacidad
término nacimiento del autorizada
bebe. directamente por
Licencia Maternidad Licencia Remunerada En caso de que él bebé su EPS para
sea prematuro la ley respectivo
reconoce el tiempo registro y pago.
faltante al ❖ Todas las
cumplimiento del incapacidades
nacimiento del bebé. deben ser
tramitadas para
proceso de
trascripción
directamente por
el trabajador en
su EPS.
❖ En Caso tal la EPS
no genere
el
proceso de
transcripción
al
trabajador
el mismo
debe
radicar
constancia de la
negación
de
proceso para que
el
emplead
or proceda. Para
proceso de
transcripción de
incapacidades
por parte
de
empleador debe
entregar
los
siguientes
soportes:
Incapacidad
❖ original firmada y
sellada
por
médico con
Registro legible
❖ Copia de
Registro civil del
bebé.
 ❖ Historia clínica
firmada y sellada
por médico con
Registro legible.
Debe contener
fecha probable
de parto y la
edad
gestacional.
❖ Todas las
En caso de que la madre En caso de que la incapacidades
muera durante la Licencia Remunerada madre muera durante deben ser
licencia. “Licencia el periodo de la tramitadas para

Paternidad” licencia, se concederá ❖ proceso de

una licencia de trascripción
duración equivalente al directamente por
tiempo que falta para el trabajador en
expirar el periodo de la su EPS.
licencia posterior al En Caso tal la EPS
parto, concedida a la no genere
madre. el
proceso de
transcripción
al
trabajador
el mismo
debe
radicar
constancia de la
negación
de
proceso para que
el
emplead
or proceda. Para
proceso de
transcripción de
incapacidades
por parte
de
empleador debe
entregar
los
siguientes
soportes:
 Copia de
❖ la licencia
de
maternidad de la
madre Bebé
❖ Acta difusión de la
madre
de
Bebé.
❖ Copia de
Registro civil del
bebé.
❖ Historia clínica
firmada y sellada
por médico con
Registro legible
❖ Todas las
incapacidades
deben ser
tramitadas para
La cual se da de 2 a 4 proceso de
Licencia en semanas, según trascripción
aborto o caso de señalamiento del directamente
prematuro no parto médico tratante en la por el trabajador
viable Incapacidad IPS. en su EPS.
❖ En Caso tal la EPS
no genere el
 proceso de
transcripción al
trabajador el
mismo debe
radicar
constancia de la
negación de
proceso para que
el empleador
proceda. Para
proceso de
transcripción de
incapacidades
por parte de
empleador debe
entregar los
siguientes
soportes:

❖ Incapacidad
original firmada y
sellada por
médico con
Registro legible.
❖ Historia clínica
firmada y sellada
por médico con
Registro legible.
Debe contener
fecha probable de
parto y la
edad
gestacional.
La cual consiste en dos
descansos 30 minutos
cada uno, para No aplica documento es
amamantar al hijo tramitado con jefe
Licencia durante la
Licencia Remunerada durante los 6 primeros inmediato quien debe dar
lactancia
meses de edad. Sin permiso de manera
embargo, esta licencia obligatoria.
puede durar más si el
medico lo ordena.
 ❖ Todas las
incapacidades
deben ser
08 Días hábiles, se
tramitadas para
requiere cotización al
Licencia de Paternidad Licencia Remunerada proceso de
menos durante el
trascripción
periodo de gestación.
directamente
por el trabajador
en su EPS. El

tiempo para
solicitar el
reconocimiento
de la licencia
ante su EPS
corresponde a 30
días calendario
contados a partir
de la fecha de
nacimiento del
bebé.
❖ En Caso tal la EPS
no genere
el
proceso de
transcripción
al
trabajador
el mismo
debe
radicar
constancia de la
negación
de
proceso para que
el
emplead
or proceda. Para
proceso de
transcripción de
incapacidades
por parte
de
empleador debe
entregar
los
 siguientes
soportes:

Copia de
❖ Registro
civil
bebé.
❖ Copia histórica
Clínica De
nacimiento
bebé.
❖ Copia de cédula
del
trabajado
r solicitante.

unstancia
En caso de La circ de la
fallecimiento segundo muerte deberá
grado de demostrarse dentro de los
Licencia por luto Licencia Remunerada
consanguinidad: 30 días siguientes a su
cónyuge, ocurrencia.
compañero(a) No es acumulable debe
permanente, hijos, de tomarse de inmediato
padres, hermanos, ocurre la calamidad.
abuelos, hijos (Ley 1280 de 2009
adoptivos y padres “código sustantivo
adoptantes, padres trabajo artículo 57).
cónyuge, hijos del
cónyuge, nietos. Debe
concederse por 5 días
hábiles.
 Tiempo Radicado/Aprobación licencia:
❖ en el caso de Incapacidades debe ser radicada en oficina de GRUPO LOGIS a nivel nacional o con
su jefe inmediato 24 horas de la ocurrencia de la misma, esto garantizara el pago oportuno de su
nómina y aportes al sistema de seguridad social como su empleador somos los responsables de
sus pagos siempre y cuando exista un ausentismo justificado.
❖ Para la afectación de este tipo de novedades debe ser tramitado con su jefe inmediato en caso de
licencia con anticipación para aprobación de la misma.
❖ De no ser notificada la incapacidad por parte del trabajador a las 24 horas de la ocurrencia de la
misma, y el ausentismo es reportado por la empresa usuaria o de prestación de servicio se
procederá a suspender el pago de la nómina actual, hasta no recibir el radicado en físico bajo las
especificaciones descritas Ítem 1.”Tipos Ausentismos Marco Legal” en el presente documento.
❖ Solo hay excepciones con EG bajo diagnostico en hospitalización, lo cual se debe notificar en
oficina de GRUPO LOGIS a nivel nacional o jefe inmediato certificación de la clínica con historia
clínica, para efectuar la liquidación de la nómina (actual) , bajo tipo ausencia en hospitalización
mientras la IPS de atención al trabajador genera la prestación económica.
❖ GRUPO LOGIS recibe incapacidades del mes actual hasta el día 30 o 31 del mes actual,
incapacidades recibidas extemporáneas no son aplicadas ni en nómina ni en seguridad social.
❖ Para tiempo de aprobación en horas a Citas médicas debe ser diligenciado soporte de permiso
anexando el soporte de la cita médica programada solo se asignara máximo dos horas máxima al
mes para el respectivo tramite.
❖ En caso de presentar una calamidad familiar con respecto al primer y segundo grado de
consanguinidad, debe ser reportado a través de formato de permiso, esto será validado por su jefe
inmediato y aprobado para la respectiva afectación del ausentismo.

❖ Incumplimiento de Notificación de los ausentismos planteados en el Ítem 01.

En caso de que el trabajador no acredite o justifique su ausencia en el sitio de trabajo/oficina de
GRUPO LOGIS.
❖ Ser suspendido (dentro de los lineamientos del Reglamento Interno de Trabajo) por faltar
al trabajo sin justa causa.
❖ Darse la terminación del contrato, si la ausencia representó gravedad para el
empleador/Empresa usuaria.
❖ De no ser notificada la incapacidad por parte del trabajador a las 24 horas de la ocurrencia
de la misma, y el ausentismo es reportado por la empresa usuaria o de prestación de
servicio se procederá a suspender el pago de la nómina actual, hasta no recibir el radicado
en físico bajo las especificaciones descritas Ítem 1.”Tipos Ausentismos Marco Legal” en
el presente documento, ya que es requisito obligatorio para afectación de la novedad la
radicación de la misma.

✓ Nota: Es justa causa para dar por terminado el contrato establecido en el artículo 62 del
código sustantivo de trabajo en el numeral 6 “Cualquier violación grave de las
 obligaciones o prohibiciones especiales que incumben al trabajador de acuerdo con los
artículos 58 y 60 del Código Sustantivo del Trabajo, o cualquier falta grave calificada como
tal en pactos o convenciones colectivas, fallos arbitrales, contratos individuales o
reglamentos.

❖ Licencias que no son obligatorias conceder a los trabajadores: No es obligación del

empleador conceder al trabajador licencias:
❖ para estudios,
❖ viajes,
❖ matrimonios,
❖ compromisos sociales.
Queda a voluntad De la empresa usuaria concederlas a los trabajadores.