ACTIVIDAD 1

Conceptualización de eventos

1. ¿Qué es un evento y cuál es su importancia para las empresas?

El término evento proviene del latín eventus y, de acuerdo al diccionario de la Real

Academia Española (RAE), tiene tres grandes usos. En varios países latinoamericanos, un

evento es un suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento

puede ser social, artístico o deportivo. Por ejemplo: “El evento de esta noche enfrentará a

los dos mejores equipos del torneo”. La importancia Los eventos para empresas ayudan a

reforzar sus objetivos, así como a enfocar y lograr sus metas. No obstante, la organización

de estas actividades destaca por la finalidad de entretener y divertir. Además, ninguna de

las personas que acuda a estos eventos corporativos se sentirá excluida, debido a los

compromisos que tienen las empresas en cuanto a la integración de todos los asistentes.

Su organización supone un diseño y una planificación que responda a un objetivo

concreto.

2. ¿Cuáles son las características de los eventos?

 Son actos en directo y presenciales, ya que la comunicación se produce cara a cara

y la experiencia es real y directa

 Son únicos por que pasan y no se repite con exactitud

 Se dirigen a un público objetivo formado por grupos de personas previamente

definidos y conocidos
  Están diseñados y planificados en función de unos objetivos, se busca una

respuesta del publico

 Están integrados en una estrategia de comunicación de marketing

 El público se expone de forma voluntaria a la comunicación

 Es necesario evaluar sus resultados para justificar su inversión

 Son una herramienta de comunicación de marketing que trasmite un mensaje y

genera una experiencia con la organización, sus productos y sus marcas

Según schimitt, Rogers y vrotsos (citados en galmes cerezo 2010) para que los eventos

funcionen a nivel comunicativo, debe cumplir con los siguientes aspectos:

 Dirigirse a los públicos objetivos adecuados: los eventos deben enfocarse a grupos

segmentados

 Ser adecuados a la estrategia de marca: los eventos deben conseguir involucrar al

oublico con la marca

 Conseguir entrenamieno y contenido

 Hacerlos interactivos y memorables: los enventos pueden generar impactos a largo

plazo

3. Realice un cuadro y describa cada una de la clasificación de eventos (ver todo el

material entregado)

Clase de eventos Características

Eventos de empresa y eventos El aspecto comunicacional se centrará en

corporativos la parte de comunicación interna de la

empresa, su estado actual y un balance en

relación a años anteriores. Por su parte, se

definirá qué es lo que se quiere

comunicar, por qué. A partir de aquí se

desarrollará la campaña de comunicación

centrada en aunar el evento con un

contenido madre sobre el que se

desplegará, desarrollará y sobre el que

posteriormente se podrá evaluar el éxito o

no de los objetivos propuestos.

Eventos con causa y de recaudación de
Capitaliza en la recaudación colectiva de
fondos.
fondos
Recauda dinero con mercancía.
Colabora con tu comunidad.
Difunde el mensaje en redes sociales.
Revoluciona tu estrategia de retención.

Ferias y exposiciones de productos para Las ferias y exposiciones te permiten tener

reunir a compradores y vendedores contacto directo por poco tiempo con

clientes potenciales. Esto ayuda a

aumentar más la posibilidad de mostrar

tus productos y diferenciarte del resto.

Permite aumentar y obtener más

 contactos personales y comerciales. El

ámbito del evento es ideal para conseguir

proveedores, startups, vendedores,

especialistas en el sector, entre otros.

Puedes conseguir aliados internacionales

de diferentes países y así expandir tu

presencia y posicionar la marca.

Espectáculos y eventos de ocio con el fin Son eventos de exhibición o de actuación

de entretener periódicos o únicos en los que se puede

pagar la entrada o ser gratuitos creados

con un objetivo de entretener

Festivales o celebraciones culturales Se trata de eventos espectaculares

programados y estandarizados por los que

cada vez compiten más ciudades y países

que quieren mejorar su infraestructura,

obtener visibilidad, atraer turistas y

proyectar internacionalmente su “marca”

Eventos de la imagen de marca o para el Se considera los eventos suyos alcance y

reconocimiento del promotor a nivel significado está relacionado con la imagen

nacional o internacional y el reconocimiento del promotor a nivel

nacional o internacional
Eventos de Márketing o de Eventos orientados a la estrategia de

comercialización o de apoyo a los comercialización, que facilitan las

productos o servicios relaciones entre compradores y

vencedores o como eventos para apoyar a

 los productos o servicios
Reuniones o conversaciones con el Son eventos en los que se reúnen

propósito de intercambiar información personas con propósito de intercambio de

debatir o discutir, formar o promover información, debate o discusión

relaciones de equipo

4.¿ Cuáles son los recursos del diseño de un evento? Explíquelos

 el mensaje oral: se debe delimitar el tema central y las ideas secundarias

 recurso de dinamización de un evento: su función es estimular al público objetivo

para que actúen de forma determinada

 el espacio y la decoración: una vez escogido el lugar, para diseñar un espacio, se

debe de tener encuenta la capacidad las condiciones de confort, la ubicación la

facilidad de acceso

 los elementos de comunicación gráfica: estos recursos incluyen la intervención, el

programa de actos, los identificadores de asistentes la señalización de espacios las

tarjetas de menús

 los obsequios: son muy valorados por el público objetivo y pueden ser un recuerdo

a largo plazo del evento

 la producción audiovisual: los mensajes pueden ser trasmitidos hacia uso de

imagen en movimiento y de sonido

  la animación artística: es muy útil para trasmitir mensajes completos o

comprometedores

 los invitados de prestigio: dependiendo de los objetivos del evento, este tipo de

invitados(persona famosa, gurú, conferencista internacional, líder de opinión)

 la restauración o catering: en este recurso, son relevantes aspectos como la

comida y la decoración el servicio y la atención, y el tipo y la cantidad de comida

suministrada

 las actividades perceptivas: cada vez se busca mayor participación del publico

 las nuevas tecnologías al servicio de la experiencia: los avances tecnológicos sirven

para mejorar la experiencia de los asistentes del evento

 la digitación de los eventos: un espacio virtual aun no reemplazable al espacio

presencial; no obstante, algunas herramientas de las tecnologías de la

comunicación, como las redes sociales pueden ayudar a la organización,

convocatoria y promoción del evento.

GFPI-F-019 V03

5. ¿Cuáles son los actores que intervienen en la ejecución eficiente de un evento

comercial?

 Proveedor: se define como aquella entidad de orden natural o jurídica que

abastece al as empresas con los artículos necesarios para llevar acabo su objetivo

social
  Cliente potencial: generalmente, son los clientes que una empresa desea atender

de inmediato, pero que, por algún motivo no han concretado el intercambio

transaccional

 Distribuidor: dentro de la gestión comercial, este actor e identificar como un

componente básico de la cadena de distribución

 Ponente: este se encarga de presentar una propuesta sobre un tema especifico

6. Explique las etapas para la realización de un evento

 pre-evento: de acuerdo de lo anterior, el primer aspecto a considerar en la

planeación de un evento es el análisis de la viabilidad, de la posibilidad de llevar a

cabo la idea del evento por ello es conveniente realizar una sensibilidad con el fin

de analizar:

 el tiempo de preparación del evento

 el tipo de evento

 los recursos humanos a utilizar

 los recursos tecnológicos

 los recursos financieros

 el aspecto físico destinado para la realización del evento

 el programa propuesto para el evento

 la elección de los proveedores

 evento: en esta etapa, se ejecutan todas las acciones planificadas en la anterior

fase. Algunos teóricos del tema denominan este momento como implementación,

en tanto las tareas programadas empiezan a desarrollarse con ayuda de los

 responsables y organizadores, dentro del cronograma y propuesto acordado, es

importante que se sigan, paso a paso, las acciones planteadas para así evitar

problemas aunque los organizadores deben estar en la capacidad de reaccionar

rápidamente para resolver los inconvenientes y asumir los cambios requeridos en

el momento

 post-eventos: esta etapa debe considerar acciones que permitan reunir las

conclusiones del evento, el cierre de los compromisos con proveedores y la

evaluación de todo el proceso.

 Recopilación y archivo de la información pertinente al evento

 Conclusiones

 Elaboración de las memorias

 Información de tipo académica y administrativa

 Agradecimientos

 Auspiciantes

 Patrocinantes

 Ponentes

 Otros colaboradores

 Cumplimiento de compromisos

 Cancelación de obligaciones a proveedores

 Pago a recursos humanos contratado

 Devolución de cualquier material o equipo

 Evaluación
  Comparación cuantitativa y cualitativa entre los programado, lo

ejecutado y lo alcanzado

 Participantes

 Expositores o ponentes

 Comité organizador

7. ¿Cuáles son los elementos o aspectos generales que se deben tener en cuenta para la

realización del evento?

A continuación, se citan como ejemplo esos elementos que dicha empresa ofrece para

desarrollar un evento:

 Asistencia en el montaje del evento

 Planeación, organización, coordinación, logística, plataforma creativa, protocolo y

apoyo en la ceremonia del evento

 Manejo y selección de proveedores externos

 Contratación de salones, recintos feriales, espacios públicos salones de acuerdo

con la cantidad de asistentes, selección de arreglos florales para presídium y de

acuerdo a los diferentes tipos de eventos que se escojan o se seleccionen

 Casting y contratación de edecanes, contrataciones artísticas y espectáculos si se

ameritan
 Registro de eventos on line con y sin pago de vía electrónica, correos, vía

telefónica y confirmación de asistencia por parte de los asistentes, expositores y

personas que intervengan en la realización de dicho evento

 Registro en el sitio del evento

 Impresión de folletería, gafetes, porta nombres, invitación entre otros

 Impresión de papelerías folletos, libros, agendas, entre otros

 Impresión a gran formato de las memorias del evento

 Diseño gráfico de la publicidad promocionar del evento y su disfunción

 Señalización dentro del lugar del evento para brindar una mejor orientación a los

asistentes

 Coordinación del montaje de los stands para la expresiones y presentaciones

 Fabricación, montaje, ambientación elaboración de displays, construcción de los

stands, construcción de ambientes escenográficos para efectos especiales

 Realización de material de audio y video que servirá de apoyo para la presentación

de los productos o servicios propuesto por la compañía

 Producción y postproducción de videos donde se promueva la adquisición de los

productos o servicios

 Equipo audiovisual es decir, audio, iluminación y video proyección que permitirá

ambientar la presentación del evento

 Equipos o elementos de votación inmediata para votaciones, elementos para

capacitación, material para encuesta y recolección de datos demográfico entre

otros
  Creaciones de guiones literarios para video, discursos, publicidad, entre otros

 Elementos para el montaje de audio conferencias

 Organización, adecuación logística, división de áreas y montaje de estands para

explosiones y ferias

 Contratación y coordinación de elementos de seguridad, control de accesos y

servicios paramédicas que estén precedentes en el desarrollo del evento

 Selección de traductores

 Transporte de expositores, asistentes especiales, entre otros

 Elaboración de materiales para la promoción de eventos en medios de difusión

8. ¿Cuáles son las herramientas claves en la planificación de un evento?

Se consideran elementos fundamentales para el desarrollo de un evento

 Determinar la verdadera competencia

 Efectividad de la comunicación

9. ¿Cómo se estructura el presupuesto de un evento?

El presupuesto es un elemento fundamental en el desarrollo de cualquier evento

empresarial debido a que es la herramienta que ayuda a planificar y calcular

anticipadamente todos los ingresos y gastos

 Según la flexibilidad

 Rígidos, estáticos, fijos o asignados

 Flexibles o variables
  Según el periodo de tiempo

 A corto plazo

 A largo plazo

 Según el sector de la economía en el cual se utilizan

 Presupuesto del sector publico

 Presupuestos del sector privado

 Según el campo de aplicación de la empresa

 Presupuesto de ventas

 Presupuesto de producción

 Presupuesto de compras

 Presupuesto de costo-producción

 Presupuesto de flujo de activo

 Presupuesto maestro

10. ¿Qué es el protocolo del ventó y cómo se estructura?

El protocolo es la descripción de las normas de comportamiento a seguir, pero las normas

que describe pueden contener pautas netamente diferenciadas, aplicables a personas,

institucionales, o países según el caso

 Actos relacionados

 Actos externos de carácter general relacionado con la instituciones

 Actos internos de carácter social

 Actos relacionados con la empresa del grupo

  Actos externos de carácter general, cultural, publicitario y de imagen corporativo

 Actos de cualquier tipo en el extranjero

Por esa razón, es fundamental conocer cada uno de ellos:

 Protocolos antes del evento

 Durante el protocolo

 Después del evento

11. ¿Qué es el plan de relaciones públicas y cuál es su estructura?

Es el conjunto de estrategias y táctica planteada por la empresa para generar una imagen

positiva entre la competencia el cliente, el estado y la sociedad en general

 Antecedente de la empresa

 Misión y visión de la empresa

 Objetivos generales y específicos

 Target o público objetivo

 Estrategias y tácticas

 Cronogramas

 Personal encargo de la ejecución

 Presupuesto

 Indicadores y resultados de medición

12. ¿Cómo se puede realizar la difusión del evento y cómo se puede realizar el

seguimiento en la publicidad del evento?

El organizador debe de haber definido los objetivos, el nombre del evento, la imagen y el

eslogan, el lugar donde se realizara, la fecha de inicio y finalización, y el tipo de

concurrencia. La selección de los medios y la estrategia de difusión se enfocaran teniendo

en cuenta estos aspectos

Entre los medios más utilizados para la difusión encontramos

 Televisión nacionales, regionales y por suscripción

 Periódicos nacionales, regionales y digitales

 Revistas nacionales, regionales y digitales

 Publicidad exterior localizada(vallas, pancartas etc)

 Publicidad exterior de circulación (volantes, afiches, etc)

 Emisoras nacionales y regionales

 Posicionamiento en la web (páginas web, correos, blogs, buscadores)

13. ¿Qué es la evaluación del evento? ¿Qué criterios se debe tener en cuenta? Y ¿Cómo

con qué medio se puede

La evaluación constituye la última etapa en la realización del evento. Su aplicación es muy

importante, ya que nos permite saber si alcanzo el objetivo general si funcionaron la

estrategia y las técnicas implementadas y se lograron los resultados esperados.

Algunos criterios
  La participación del evento es como mínimo del 90% de las personas esperadas

 Los gastos no superan los presupuestos

 Los ingresos son por lo menos del 95% de los esperados

 El 90%de las personas que asistieron al evento califican el servicio como excelente

 El evento se desarrolló según el orden establecido

 El 90% de las personas que asistieron al evento se sintieron satisfechas

Estas evaluaciones se pueden realizar por medio de:

 Encuestas

 Entrevistas

 Sondeos de opinión

 Sensaciones de grupo

14. Explique los diferentes comités que se puede presentar en un evento (tener en cuenta

los siguientes links)

https://www.youtube.com/watch?v=vmfEneLUHDE

http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_

u2.pdf

Comité de programas:

 Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.

 Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.

 Estructura el programa técnico

  Establece los mecanismos para la preselección.

 Selecciona los ponentes y conferencistas.

 Selecciona coordinadores de actividades.

 Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo

 establecido para su reproducción y exposición.

 Estructura el programa social.

 Elabora el programa de visitantes.

 Fija fechas de reuniones

 Programa acciones pendientes.

 Mantiene informado al comité organizador.

Comité de apoyo o servicios generales:

 Reservación del centro de convenciones

 -Montaje de salones.

 Alquiler de equipos de sonido.

 Reproducción del material organizador del personal técnico.

Comité de promoción/ relaciones públicas:

 Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial,

Invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.

 Diseño y compra del impreso.

 Elaboración de pancartas

 Actos de inauguración y clausura.

  Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.

 Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte.

 Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales.

 Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

Comité de seguridad:

 Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de

 los delegados y participantes.

 Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de

servicios.

 Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.

 Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

Comité de recepción:

 Da la bienvenida a todos los participantes

 Recibe a los invitados especiales.

 Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole

Requerida por los delegados e invitados.

Comité de registro:

 Coordina todo lo referente a la inscripción.

 Diseña las planillas de inscripción.

 Entrega el material y suministra información.

Comité de alojamiento:

 Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.

 Contrata los servicios de alojamiento.

 Distribuye las habitaciones

 Asigna la habitación a los invitados especiales.

 Comité de alimentos y bebidas:

 Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre

 otros.)

 Organiza los horarios para la alimentación.

Comité de damas

 Coordina el programa de acompañantes.

 Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes.

 Solicita obsequios y donaciones.

 Ayuda en la planificación y organización del programa social

15. La empresa para la que usted labora le asigna la responsabilidad de crear un evento

para mes de

Diciembre. Los objetivos de esta celebración son las siguientes

 Resaltar a los mejores trabajadores

 Consolidar la importancia de la familia

 Dar los obsequios de la empresa a cada trabajador

El gerente le dice que presente una estructura de su propuesta del evento, consolidando

también el

Presupuesto.

(Debe tener en cuenta el material entregado y la explicación de la instructora)