ARTICULO 4P ACIERTA

Deisy Johana López Valencia Estudiante 6 semestre gestión Financiera Tecnológico de Antioquia

RESUMEN

Encontraremos como el proyecto 4p, se convierte en una herramienta fuerte en la

mejora de procesos, y con su fácil implementación potenciara el área de

operaciones de la compañía los olivos donde se piensa implementar, además

lograr potenciarlo como un modelo de mejora continua, donde la Participación del

personal en todos los niveles, es la esencia de una organización y su total

compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la

organización , con este proyecto se lograra generar una mayor proactividad del

empleado con sus tareas asignadas ,teniendo como finalidad que las decisiones

eficaces se basen en el análisis de los datos y la información para obtener un

resultado deseado en todos los procesos.

PALABRAS CLAVE

4p (pare, piense, pregunte, prosigue)

Acierta

Proceso

Mejora continua

Grupo Primario
INTRODUCCION

El proyecto Acierta 4p, puede redefinir en una empresa de servicios en este caso

la COOPERATIVA VIVIR LOS OLIVOS el mejoramiento de los procesos

administrativos , con tan solo 4 cuestionamientos que debe realizar el empleado

ante cualquier situación o proceso que tenga a su cargo ,ante cualquier duda por

parte de cada miembro de la compañía se debe realizar estos pasos, pare (ante la

duda) piense (si el proceso se está haciendo correctamente) pregunte (plantee

otra solución pregúntese se puede hacer mejor) prosigue (termina el proceso de la

manera más eficiente) , de esta manera siempre vamos a estar proactivos en las

actividades diarias a desarrollar.

En este artículo analizaremos como con el proyecto ACIERTA 4 observamos que

el mejoramiento, en la mayoría de los casos, depende de la adquisición de nuevas

tecnologías, pero por falta de una adecuada capacitación y entrenamiento del

personal con el correr del tiempo pierde su eficiencia y muchas veces se vuelve a

los niveles de productividad anteriores. Cuando el mejoramiento se logra por la

creatividad y empeño de las personas en este caso los empleados del área de

operaciones, éste no se mantiene por la carencia de mecanismos de

estandarización y seguimiento adecuados debido a que el concepto de

mejoramiento continuo tampoco está en la agenda del administrador. Lo que

queremos con la 4p es que el mejoramiento en operaciones se dé por el trabajo

bien encaminado de los funcionarios.

Cuando se inician estos programas en las empresas, se centra la atención en el

mejoramiento de los aspectos que redundan directamente en la satisfacción del

cliente interno en el caso de la COOPERATIVA VIVIR LOS OLIVOS el principal

beneficiado con la mejora en los tiempos de respuestas y calidad de los procesos

seria el área comercial, las habilidades del personal para trabajar en equipo y

resolver problemas, elevar la productividad y disminuir los errores, entre otros.

En lo que analizamos con el proyecto acierta 4p, se pudo observar que en las

empresas generalmente se descuida el aspecto más importante de su

desempeño: los procesos administrativos. Estos constituyen la columna vertebral

de la empresa ya que regulan las actividades que en ella se realizan y de ellos

depende su eficacia y eficiencia.

Hay que tener en cuenta que las estrategias pueden estar muy bien definidas, las

personas muy bien capacitadas y comprometidas para hacer su trabajo bien, pero

en el momento de ejecutar sus tareas se estrellan con los sistemas o con la

"manera de hacer las cosas" que tiene la empresa y las intenciones de

mejoramiento se ven frustradas. Con el tiempo ese compromiso va

desapareciendo y la desmotivación comienza a rondar por todas partes. En

muchas ocasiones los Programas de Calidad fracasan por esta situación. Por

esto, es necesario poner un especial énfasis, desde el inicio de la implementación

del proyecto acierta 4p, en el mejoramiento de los procesos administrativos.

En la implementación del proyecto acierta 4p se tuvieron en cuenta dos aspectos

que enmarcan el mejoramiento de los procesos administrativos son: primero,

reconocer que el trabajo en la empresa está realmente compuesto por una serie

de procesos, todas las actividades que se realizan están enmarcadas dentro de

alguno de ellos y cada persona está involucrada en varios a la vez. En segundo

lugar es necesario también entender como fluye dentro de la empresa el modelo

administrativo. Por ejemplo, la afiliación de los clientes va del área comercial, al

área de operaciones desde donde se crea el registro del cliente y se genera todo

el proceso de afiliación, para que finalmente se elabore una factura que alimenta

el sistema de contabilidad para terminar en recaudos y tesorería. Vemos que el

área de operaciones es un eje principal en la cadena administrativa de los olivos,

un simple ejemplo de un error seria si envían de manera incorrecta una factura o

se realiza mal un procedimiento se verá impactada negativamente el ingreso de

dinero a la compañía.
Las políticas son programas con los que funciona la organización: las reglas y

procedimientos que definen el orden en la cual se ejecutan los procesos en la

organización, que los pone en control de sus trabajos y que los hace evitar

cometer errores que producirían daños a la organización o entre sí. Puede ser una

tarea ardua diseñar un grupo de políticas, pero cuando surgen situaciones que

necesitan respuestas, será fácil darse cuenta de cuán útiles son.

En la investigación de este trabajo analizamos Tres factores relacionados entre sí

determinan la calidad del trabajo en cualquier área administrativa: Formación

Motivación Dirección

Formación. Podría parecer evidente que los empleados que no han recibido la

adecuada preparación son quienes deberían cometer la mayor cantidad de

errores. Sin embargo, por la frecuente ausencia de procedimientos actualizados y

los inadecuados métodos que se utilizan en la formación del personal

administrativo (por ejemplo, a menudo los empleados enseñan a sus compañeros

lo que deben hacer), esta última constituye un problema grave que da lugar a

deficiencias de calidad. Proporcionar una formación adecuada es, tanto desde el

punto de vista de la calidad como desde el de la productividad, una de las mejores

inversiones que puede realizar una empresa.

Motivación. Es un tema muy amplio y sobre el que se ha escrito mucho. No hay

duda de que la ausencia de motivación se refleja tanto en la productividad como

en la calidad. Un empleado motivado siempre realizara de la mejor manera y con

la mayor satisfacción sus procesos.

Dirección. La dirección es un elemento clave a la hora de conseguir que los

trabajadores obtengan resultados de buena calidad. Además de ser responsables

de la formación y la motivación del personal, la dirección fija normas por las que

han de regirse las distintas operaciones y controla estas últimas. El director del

departamento es quien decide, básicamente, cómo va a funcionar el mismo. Si los

empleados saben que se espera que realicen un trabajo de gran calidad,

establecerán sus prioridades de acuerdo con esta premisa. Pero si no es así, no

hay razón alguna para que el personal se esfuerce por lograr una calidad que

nadie les exige. Las expectativas deben aclararse con ejemplos, en lugar de

constituir simples exhortaciones a mejorar la calidad. Los empleados deben saber

que la dirección se preocupa.

El supervisor es la persona más directamente relacionada con la preparación y la

motivación de los empleados de un departamento. Es una figura clave en la

calidad del trabajo administrativo. Si el supervisor no asume un papel activo en el

procesamiento del trabajo, vigilando constantemente y controlando la operación,

los empleados carecerán de incentivos para preocuparse por la calidad de los

resultados. Debe hacerse hincapié en que la función del supervisor no es la de

estar encima del empleado, comprobando y verificando cada una de sus acciones,

sino la de inspirar, capacitar y orientar al empleado dentro de la nueva filosofía y

metodología del empowerment, y la administración participativa.

¿Qué incluyen las políticas de 4P?

Las políticas de 4p pueden diferir en forma significativa de organización a

organización, pero deben contener instrucciones y reglas para enfrentar

problemas y superar obstáculos que se pueden presentar tanto en días normales

de trabajo como en circunstancias extraordinarias. Tratan sobre relaciones

(personal/personal, personal/administración, etc.), expectativas (horas trabajadas,

agenda, qué es lo que define el trabajo de un puesto), y maneras de hacer cosas

(como utilizan los recursos que tienen, si se está bien capacitado para su puesto

de trabajo, el manual de funciones de cada miembro de la organización) que

afectan las vidas de los empleados y el funcionamiento de la organización.

¿Cómo son las políticas de 4P?

Las políticas de las 4 p se deben redactar de forma clara y entendible, para que

todos sepan exactamente qué es lo que quieren decir y para que se deje lo menos

posible sujeto a interpretación. En muchas organizaciones se les da a los

empleados una copia de las políticas o se les insta a leerlas

haciéndolas fácilmente disponibles (por ejemplo en línea, en el sitio de Internet de

la organización o impresas y guardadas en un lugar de fácil acceso). Es de

extrema importancia que todos en la organización estén familiarizados con estas

políticas y que éstas estén siempre disponibles para cada empleado.

Evidenciamos que la necesidad fundamental es bajar al 0 % los errores que se

presentan en el área y reducir el tiempo que actualmente nos demoramos

realizando las actividades, ya que estos errores generan reprocesos y problemas

operativos e incluso se puede ver afectada económicamente la empresa.

Podemos generar valor agregado con la mejora de todos los procesos en el área

de operaciones, por lo que se verá reflejada una mayor productividad.

Si se realiza la implementación del proyecto acierta 4p en la COOPERATIVA

VIVIR LOS OLIVOS, primero se define un cronograma, que será liderado en este

caso por el ponente del proyecto, consiste en reunir toda la información de las

actividades que se realizan en el área de operaciones, después de tener claras

todas las funciones el líder del proyecto debe realizar un estudio con cada

empleado donde preguntara por cada proceso que hace y la manera como lo

realiza se tomaran tiempos en la ejecución de cada proceso nivel de satisfacción y

motivación del empleado, también se cuestionará si está bien capacitado, se

pregunta cuál es el proceso que desarrolla en el que tiene más debilidad , Se

recomienda que después de realizar el estudio con todos los empleados se forme

un grupo primario compuesto por el líder del proyecto el jefe del área de

operaciones y otro empleado de la misma área , se analiza las respuestas del

estudio realizado , luego se socializa con todo el personal de operaciones donde

se les entregara el instructivo con el proyecto acierta 4p en esta misma reunión se

redefinen procesos y aplicamos el pare,piense,pregunte,prosigue.

El grupo primario del proyecto acierta debe asegurarse que desde la

implementación de el mismo, tener claro los puntos más débiles en los procesos y

redefinir o cambiar las actividades que tiene cada funcionario según sus

habilidades. Para implementación del proyecto además del cronograma nos

ayudaremos con carteleras en la empresa y un manual PDF el cual se hará

extensivo en los correos electrónicos, lo que se busca es sensibilizar que desde

que el empleado del área de operaciones prenda su computador siempre actuara

según las políticas 4p pare, piense, pregunte, prosigue, esto le ayudara a tener

más claro su plan de trabajo diario y a medida que se van generando

inconvenientes los va resolviendo con una mayor claridad.

Nos dimos cuenta de tres causas fundamentales de error. Una vez identificada la

causa será posible adoptar una medida correctiva, en este caso la principal

finalidad del proyecto acierta es minizar los errores.

Las causas principales

1. Fallos de interpretación

2. Fallos del sistema

3. Fallos del operador

Fallos de interpretación. Cuando un supervisor descubre un error y se lo

comunica al empleado que lo cometió, éste suele preguntar: “¿No es eso lo que

tenía que hacer?” Una pregunta de este tipo indica que al empleado no se le ha

enseñado cómo debe realizar su trabajo o que él no lo ha entendido. El supervisor

debe, por tanto, aprovechar esa oportunidad para explicar la forma correcta de

realizar la tarea de que se trate. La formación de este tipo es enormemente eficaz.

Fallo del sistema. Muchos de los errores que se descubren no son imputables a

los empleados, que carecen de control sobre ellos, sino que son errores del

sistema. A menudo se producen de forma intermitente y, a veces, parece que

carecen de importancia. Son fallos del equipo, los formularios o los procedimientos

utilizados en el tratamiento de las transacciones. Cuando el supervisor los

descubre, puede corregirlos inmediatamente o hacer lo necesario para que otra

persona los corrija.

Fallo del operador. La tercera posibilidad es un fallo del operador, una simple

equivocación. El tratamiento de este tipo de errores es mucho más complejo que

el de los errores producidos por fallos de interpretación o del sistema, que se

pueden corregir inmediatamente enseñando al operador o modificando el sistema.

Para establecer la existencia de un fallo del operador no basta con observarlo una

sola vez. No es lo mismo que el fallo observado sea el primero que comete ese

operador o que represente el enésimo incidente similar que se produce con la

misma persona. Estos fallos deben juzgarse únicamente en relación con la

capacidad del sistema. En lugar de corregirlo de forma inmediata y asegurarse de

que no hay problemas con la formación del operador ni con el sistema, el

supervisor debe limitarse a registrar esa muestra para compararla con otros datos

de la capacidad del proceso.

Estamos convencidos que implementando el proyecto acierta y analizando las tres

causas de los errores se lograra disminuirlos a una cifra aceptable para la

Cooperativa Vivir Los Olivos.

Otro aporte con el proyecto Acierta queremos generar un replanteo en el proceso

de un modo que aporte tres cualidades a la empresa: Simplicidad, Rapidez,

Equilibrio

Simplicidad. El flujo de trabajo, el diseño de las tareas, la corrección de los

errores, deben estar todos destinados a reducir al mínimo la complejidad. Un

modo de lograr aumentos significativos de la productividad consiste en detener las

actividades que no rinden.

Rapidez. Así como la búsqueda de trabajo eliminable es un método para

reexaminar qué es lo que la COOPERATIVA está haciendo, también se necesita

una técnica para considerar cómo se hacen las cosas. Esta técnica requiere la

revisión de los procesos. Un proceso es un conjunto. El proceso tiene un ciclo, una

secuencia de actividades necesarias para llevar a un objetivo desde el principio

hasta el final del trabajo. La expresión “duración del ciclo” designa la extensión
temporal de esa secuencia. Es muy importante pues reducir la duración del ciclo

para lograr un éxito competitivo. La “compresión de tiempo” permite lograr

significativas ventajas financieras. Al igual que la mejora de la calidad, la

competencia basada en el tiempo se ha popularizado en las empresas de todo el

mundo por eso la COOPERATIVA VIVIR LOS OLIVOS debe apuntar a esos

cambios.

Cabe aclarar que la orientación en torno al tiempo y a la velocidad del ciclo hace

hincapié en que no se trata tanto de trabajar más rápido, sino con más

inteligencia, y de recoger las mejores ideas sobre la mejora generada por todos

los miembros de la organización.

Equilibrio. Por otra parte es importante reforzar los puestos de trabajo mediante

la profundidad, la versatilidad y el autocontrol.

Un puesto de trabajo adquiere profundidad, cuando posee sustancia o contenido.

En la mayoría de los casos, esto significa estructurar la asignación de tareas de

modo que exijan cerebro además de músculo.

Si a un puesto de trabajo se le otorga mayor profundidad, y quien lo ocupa está en

condiciones de pasar de una tarea a otra cuando lo exigen el trabajo o las

necesidades del cliente, ¿qué tipo de supervisión se precisa? Muy poca

supervisión, o por lo menos muy poca supervisión de la tradicional realizada por el

supervisor. Estos cambios forman parte de una vasta tendencia a suprimir lo que
antes era el primer nivel gerencia de muchos organigramas. En su reemplazo, se

espera que todas las personas que contribuyen al proceso asuman más

responsabilidad en su propia dirección y control.

En la primera etapa de implementación del proyecto, el primer paso es identificar

los diferentes procesos que se realizan en la empresa. Estos son, por ejemplo:

ventas, producción, facturación, elaboración de informes etc. Luego de esto se

debe definir cuáles de ellos son los más críticos o los que presentan mayores

quejas tanto internas como externas. El tercer paso es integrar los grupos de

trabajo para cada uno de los procesos a mejorar. Para la composición de estos

grupos, se debe tener en cuenta que debe participar el grupo primario conformado

por el líder del proyecto supervisor del área y otro empleado de operaciones. La

principal ventaja que se realice de esta forma es que las modificaciones saldrán de

ellos mismos y ésta es la mejor manera de garantizar que las acciones sí se

ejecuten y por lo tanto el mejoramiento se logre.

 Conclusiones

Concluimos este artículo, interpretando que el proyecto acierta 4p generara una

estrategia en la cual el área de operaciones tendrá una

Mejora continua, también tiene un gran beneficio por cuanto mayor es la

participación en el aporte de ideas por parte de los empleados, la mejora continua

de una organización propicia llevarla a la vanguardia.

La mejora se puede hacer todos los días si se analiza lo que se hace se puede

conocer dónde se puede mejorar.

Si se piensa en mejorar y se actúa para mejorar, se obtiene una gran resultado,

observamos que cualquier proceso puede ser mejorado, se puede mejorar la

conducta de cada persona.Si se mejora la organización, mejora la satisfacción de

sus clientes y mejoran sus ventas.

El mejoramiento continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la

esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser

competitivas a lo largo del tiempo. En el caso de los olivos Innovación en el

proceso a desarrollar algo nuevo que no solo sorprenda sino que también funcione

de manera que los tiempos del proceso puedan ser reducidos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Documentación Interna Smurfit Kappa Colombia

MEJORA continua Eduardo Deming