Manual de Selección Por Competencias

MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS
MANUAL DE SELECCIÓN POR

COMPETENCIAS
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR

COMPETENCIAS
DAVID DIAZ
MABEL MERIÑO OVIEDO
AMAURY LAMBIS CASTRO
JULIANA VASQUEZ
JONATHAN ASTAIZA
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1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................3
2. OBJETIVOS..............................................................................................4
3. ALCANCE.................................................................................................5
4. APLICABILIDAD DEL MANUAL...............................................................5
5. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A
LA HORA DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, PROMOCIÓN Y VINCULACIÓN...............6
6. RESPONSABLE...........................................................................................7
7. CÓMO SE ESTRUCTURA............................................................................7
8. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO..................8
8. POLÍTICAS ESPECÍFICAS..........................................................................9
9. ETAPAS DEL PROCESO...........................................................................10
10. NOTIFICACIÓN/CREACIÓN DE LA VACANTE.......................................13
11. REVISIÓN/ CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO................................13
12. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES...................13
13. REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN
O ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACIÓN).............................................14
14. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES...............................14
15. MODELO HOJA DE VIDA PROPIA.........................................................14
16. DISEÑO DE AVISO Y PUBLICACIÓN.....................................................15
17. REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA Y POSTULACIONES INTERNAS........20
18. MECANISMOS DE ANÁLISIS..................................................................21
19. CREACIÓN DE BASES DE DATOS........................................................22
20. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN....................................22
21. REFERENCIACIÓN..................................................................................27
22. FORMATO DE REFERENCIACIÓN.........................................................30
23. DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO....................32
24. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE
VINCULACIÓN...............................................................................................35
25. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE
AGRADECIMIENTO POR PARTICIPAR EN EL PROCESO..........................36
26. GLOSARIO...............................................................................................37
27. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..........................................................38
28. ANEXOS...................................................................................................40
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1. INTRODUCCIÓN
El reclutamiento y selección de personal es el proceso mediante el cual las

empresas u organizaciones buscan elegir al candidato más adecuado para ocupar
una plaza vacante. Su valor radica en la necesidad de las organizaciones de contar
con el mejor Talento Humano, con el fin de lograr la perfección de sus procesos e
incrementar la productividad para conquistar, de esta manera, su fin último:
competitividad y reconocimiento.
El Proceso de Selección de Personal por Competencias articula un conjunto de

componentes como políticas y normas, perfiles de cargo, entrevistas, revisión de
hojas de vida, pruebas psicotécnicas, centros de evaluación, etc., que permiten una
adecuada identidad del mejor candidato para el cargo y la identificación de las
competencias necesarias para que se dé un desempeño superior mediante un
proceso transparente, objetivo e incluyente.
De ahí, que el Senado de la República haya establecido el reclutamiento y selección

de personal por competencias como una de las políticas dentro del direccionamiento
estratégico, con el propósito de garantizar el cumplimiento de la misión, visión y los
objetivos estratégicos en busca de un mejor reconocimiento y aceptación por parte
de los ciudadanos y, así mismo, poder responder a los nuevos retos que la
democracia y el constituyente primario le exijan.
Es así, que este Manual incluye todos los principios y disposiciones de cómo debe
llevarse a cabo el procedimiento de reclutamiento, selección y contratación de
personal por competencias del Senado de la República, a partir del análisis del plan
estratégico y de su desarrollo en los propósitos institucionales.
Cabe anotar, que el Manual deberá ser revisado de acuerdo con el tiempo en él
establecido o, en su defecto, cada vez que exista una modificación a la estructura
organizacional autorizada por la Ley 5º de 1992 o modificaciones establecidas por el
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Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, la Comisión Nacional del Servicio o el

Departamento Administrativo de la Función Pública.
2. OBJETIVOS
- Objetivo General.
Determinar un proceso objetivo, transparente y eficaz para reclutar y seleccionar

personal competente y preparado para los cargos requeridos de acuerdo con las
necesidades del Senado de la República.
- Objetivo Específicos:
1. Definir las políticas, los procesos y responsables del reclutamiento y selección

del personal que ingresará como funcionario de la Institución.
2. Precisar las etapas del Proceso de Reclutamiento y Selección de Personal por
Competencias e instituir las fuentes de reclutamiento.
3. Establecer los requisitos y las oportunidades para que los funcionarios internos
puedan aspirar a la promoción laboral, de acuerdo con sus competencias
laborales y las necesidades del servicio.
4. Emprender y desarrollar buenas prácticas laborales mediante la transparencia, la
igualdad de oportunidades y la inclusión.
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3. ALCANCE
Los procesos establecidos en este manual aplican para los requerimientos de

personal generados en todas las áreas del Senado de la República, tanto Legislativa
como Administrativa, y termina con la elección y vinculación de la persona idónea
para el cargo.
4. APLICABILIDAD DEL MANUAL
El Manual de Selección de Personal por Competencia se constituirá en la

herramienta, ineludible, para elegir al trabajador más competente e idóneo, teniendo
en cuenta tanto la preparación académica y las experiencias adquiridas en su
ejercicio laboral como las competencias determinantes para ejercer el cargo, así
como sus aptitudes y valores: el saber, el saber hacer y el saber ser.
Este Manual se aplicará en el Proceso de Reclutamiento y Selección de todos los

aspirantes a cargos de carrera administrativa, nombramiento en provisionalidad, de
elección dentro de la Corporación, de libre nombramiento y remoción y, promoción
interna, exceptuado a los Senadores de la República.
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5. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA

HORA DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, PROMOCIÓN Y VINCULACIÓN.
La División de Recursos Humanos, mediante facultades otorgadas por la Dirección

General Administrativa, quien velará por el cumplimiento de los criterios
establecidos en el Manual, le corresponderá adelantar los estudios para la
elaboración, modificación, actualización y aplicación del Manual de Selección de
Personal por Competencias, garantizando, de igual forma, su cumplimiento en todo
el proceso de reclutamiento y selección.
Los Senadores de la República, El Secretario General, los Secretarios de Comisión,

los Jefes de División, los Jefes de Sección y los Jefes de Oficina y Unidades al
momento de presentarse la necesidad de personal o una vacante, deberán
diligenciar y remitir el formato de Requisición de Personal al jefe de la Sección de
Selección y Capacitación. Quien, una vez, revisado el MFPC y las Políticas de
Preselección, con el visto bueno del jefe de la División Financiera, lo remitirá al jefe
de la División de Recursos Humanos.
El jefe de la División de Recursos Humanos determinará los lineamientos a seguir

de acuerdo con el Manual y autorizará a la Sección de Selección y Capacitación el
inicio del Proceso. Teniendo en cuenta, que la decisión final, una vez culminado y
evaluado el proceso, corresponderá a la dependencia solicitante.
Es esencial el compromiso de todos los responsables involucrados y el papel que

cumplirán las personas a cargo de sus procesos, para que el objetivo del Manual se
logre exitosamente.
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6. RESPONSABLE.
En el Senado de la República, los responsables del proceso de Selección de

Personal son las divisiones de Recursos Humanos y el área Administrativa, puesto
que son la máxima autoridad en dichas aprobaciones, con el apoyo incondicional de
la Selección y Capacitación.
7. CÓMO SE ESTRUCTURA.
El Senado de la República, realizará el proceso de selección de acuerdo a la

cuantía de aspirantes que se postulen al cargo que se requiera y que sean
preseleccionados, de esta forma se tomará el tiempo idóneo que requiera el
proceso hasta que sea seleccionado, en caso contrario seguirá el proceso de
selección y busca de vacante, con el objetivo de que los funcionarios puedan
participar en la oferta laboral requerida, de acuerdo con sus competencias laborales
y las necesidades del servicio.
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8. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO
La división de Recursos Humanos del Senado de la República, tiene como principal

intención el progreso continuo en el proceso de reclutamiento, selección, inducción
e implementación de capacitación a todo el personal del Senado de la República,
procurando que día a día estemos netamente preparados para responder a los
cambios, con el fin de optimizar la calidad de trabajo, por tal motivo la división de
Recursos Humanos encargados de realizar el proceso de selección, demostrarán
que todo será en pro de una mejora continua.
- Política general: La política de selección se basará en la elección de las

personas que mejor cumplan con el perfil del puesto para desempeñarse en
cada función dentro de la organización, teniendo en cuenta su capacidad de
integración al grupo y los requerimientos específicos para la función, y la
concordancia de sus valores con el Senado de la República.
Los objetivos que se considerarán en el campo de la selección de personal

responderán a las siguientes políticas establecidas por el Senado de la República:
- Cuando surge una vacante las jefaturas evaluarán primero la posibilidad de

efectuar una promoción de un empleado existente, en caso de no existir una
persona que cumpla con el perfil de contratación, entonces se procederá a
efectuar una búsqueda externa de candidatos.
- Cuando se genere alguna vacante se dará preferencia al personal actual del
Senado de la República, siempre y cuando el empleado cumpla con los
requisitos del puesto y represente una mejora para éste y convenga en el
Senado de la República.
- Se buscará Incorporar al candidato que mejor se adecue a la necesidad de la
función, en donde pueda superar las necesidades que pudiera tener en el
futuro, a partir de un espectro amplio de potenciales candidatos.
- Efectuar las coberturas en el menor tiempo posible, de acuerdo a las
posibilidades que ofrezca el mercado.
- Desarrollar el proceso de selección libre de todo tipo de discriminación y
aplicando la equidad de género.
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- Todo el procedimiento empleado para la selección de un empleado deberá

estar apegado a las mejores prácticas de la gestión de Recursos Humanos.
8. POLÍTICAS ESPECÍFICAS
1. Los lineamientos comprendidos en este manual son aplicables dentro del

Senado de la República a los niveles legislativos, administrativos,
gerenciales, técnicos, especializados y de apoyo administrativo y cualquier
otro grupo ocupacional que se creare en el futuro.
2. El proceso de reclutamiento y selección iniciará por las siguientes
condiciones; por creación de plaza nueva, por vacante existente, por traslado
de personal, por promoción de personal, por renuncia de empleado, por
despido o destitución, por abandono de labores y fallecimiento.
3. La admisión de nuevos empleados y las promociones de personal serán
gestionadas por la división de Recursos Humanos.
4. Las descripciones de puesto y los perfiles de contratación deberán estar
debidamente actualizados, para así poder agilizar la búsqueda de un
elemento cuando surja una vacante.
5. Las solicitudes de requerimiento de personal, así como las propuestas para
contrataciones, ascensos y traslados, deben ser gestionadas ante la división
de Recursos Humanos.
Este manual se basará en la normatividad vigente para los procesos de selección,

teniendo en cuenta las siguientes leyes
● Ley 80 de 1993 (manual de contratación comisión nacional de servicio civil)

● Ley 909 de 2004 (septiembre 23) por lo cual se expide que regulan el empleo
público, la carrera administrativa la gerencia pública y se dictan otras
disposiciones
● Capítulo 1 procesos de selección o concursos. Art.27,28,29,30 y31
● Ley 1150 de 2007 (art.2 de las modalidades de la selección) congreso de la
república
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● Ley 1508 10 de enero 2012 “Por lo cual se establece el régimen jurídico de

las Asociaciones Público Privadas dictan normas orgánicas de presupuesto y
se dictan otras disposiciones”
9. ETAPAS DEL PROCESO.
La División de Recursos Humanos junto con la Dirección General Administrativa,

serán los encargados de vigilar la realización del proceso de selección de personal,
basado en una serie de etapas que estarán estandarizadas, en donde cada vacante
deberá cumplir con los requisitos exigidos para continuar el proceso de selección, el
Jefe de la División de Recursos Humanos verificará los lineamientos
correspondientes y de esta manera se tomará la decisión definitiva acorde al mismo,
con el fin de tener al mejor candidato en el puesto de trabajo y de esta manera
obtener resultados objetivos “anexo 1“.
PROCESO DE SELECCIÓN
Creación propia, ver “anexo 2”
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10. NOTIFICACIÓN/CREACIÓN DE LA VACANTE
Las divisiones del Senado de la República solicitará mediante facultades otorgadas

por la Dirección General Administrativa un documento de requisición de personal
“anexo 3”, en donde se genera la vacante cuando se encuentre disponible, lo que
permitirá que se inicie el proceso de selección dentro de la organización. El Senado
de la República únicamente contratará cargos netamente definidos, teniendo en
cuenta las diferentes variables (ascensos, terminación de contrato, renuncias,
muerte, licencias etc.).
El objetivo a cumplir es satisfacer de manera adecuada la vacante, con los

lineamientos exigidos por la División de Recursos Humanos, obteniendo de manera
exitosa y objetiva el personal idóneo requerido por el Senado de la República.
11. REVISIÓN/ CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO
De acuerdo a la solicitud del área, se debe validar las funciones detalladas del cargo
o vacante a suplir, y el perfil del mismo, para continuar con el proceso, de lo
contrario la solicitud debe retornar al solicitante.
12. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES.
● Capacidad de comunicar
● Sentido de dirección y ética
● Capacidad de planificar
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13. REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O

ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACIÓN)
Se estudian las fuentes de reclutamiento de manera mixta (interno y externo) en

este caso se válida la efectividad las fuentes las cuales son:
 portales de empleo por medio de concurso, ya que se publica el número

de vacantes y cuál es el medio por el cual los aspirantes pueden aplicar o
participar.
 Se evalúa la validez de la fuente interna; teniendo encuentra que la
divulgación de la misma se hace a través de la intranet del senado; esto
se define de esta manera, teniendo en cuenta que para la aplicación del
cargo, se da prelación al personal interno y se evalúan en primera
instancia que los trabajadores de carrera administrativa del senado que
aplican a dicha vacante cumplan con los requisitos mínimos, para la
promoción o ascenso.
14. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES.
● Redes sociales
● Intranet
● Portales de empleo
15. MODELO HOJA DE VIDA PROPIA.
La organización cuenta con su modelo propio de hoja de vida. “anexo 4”
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16. DISEÑO DE AVISO Y PUBLICACIÓN
La ejecución de todo nuevo proceso de selección en el Senado de la República,

dependiendo el tipo de provisión del empleo; de Carrera Administrativa, Libre
Nombramiento o Remoción, Vacíos de un cargo, por Traslado o Reubicación, debe
iniciarse por medio de su divulgación a toda la entidad.
Gestionar a través de la página web del Departamento Administrativo de la Función

Pública, a partir de la fecha que se estime para el cubrimiento e inicio de funciones
para el área requerida, y permanecerán publicados durante el desarrollo de este
proceso de selección.
La autorización de la Dirección Administrativa con el visto bueno de la División

Financiera, permiten que tanto la División de Recursos Humanos como su sección
de apoyo Selección y Capacitación, trabajen en preparación y solicitud de
publicación oportuna en la página web y autorización de uso de diferentes canales y
medios tecnológicos, una vez se haya realizado el respectivo proceso de
preparación de documentación, lugar de trabajo, entre otros.
La estrategia de divulgación, que va acompañada específicamente de una

publicación nacional; podrá consistir en medios de comunicación escrito, verbal y
virtual. Se podrán también manejar anuncios de radio, televisión, foros,
videoconferencias, etc.
La publicación por medio del banco de hojas de vida de la página web de la entidad;
estará diseñada con la clasificación de niveles de los cargos, según su naturaleza
de Nivel Directivo, Nivel de Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel
Asistencial, donde se incluyen los datos:
 Nivel
 Denominación del cargo o puesto
 Código del empleo
 Asignación Salarial
 Referencia geográfica de trabajo
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 Fecha de cierre de inscripciones

 Total de las vacantes
Por otro lado, desde la ayuda de la División de Planeación y Sistemas, en la página

web del Senado de la República, se activará el ciclo de la candidatura de cada
aspirante a los cargos, donde; una vez creado el usuario del funcionario interno o el
público externo, se deberá reflejar al público, la información siguiente:
1. Publicación de guía de orientación al aspirante.

2. Se incluyen las especificaciones de la publicación en la página del Senado de la
República incluyendo en cada vacante: el propósito, las funciones, los requisitos
y la información complementaria de las vacantes.
3. Activación en la aplicación en el proceso de inscripción a la vacante.
4. Confirmación e inscripción a través de la plataforma a través de colores que
informes el resultado de cada proceso.
5. Redacción y divulgación del anuncio:
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FUENTE: Realización propia
Pasos para la publicación:
 Paso 1: El diseño de la publicación de los procesos de selección será

informado a la Oficina de Comunicación y Prensa del área Legislativa, así
como a la División de Planeación y Sistemas para la publicación en los
medios tecnológicos, la convocatoria por medio de banner o video interactivo.
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 Paso 2: El anuncio será directo y claro, constituyendo el reflejo de la entidad

y la imagen que en los valores representativos de la entidad se desea
comunicar.
 Paso 3: Serán publicados a través de las bolsas de empleo públicos donde
direccionarán a los interesados a la página principal de procesos de selección
del Senado de la República y páginas de bolsa de empleo privadas según el
volumen de requisición de personal entendiendo estos medios como medio
virtual. Todo anuncio deberá contener:
1. El nombre y tipo de la entidad
2. Contenido, el lugar de trabajo y las responsabilidades y oportunidades.
3. Requisitos excluyentes y no excluyentes.
 Paso 4: El estilo del anuncio, variará según el medio teniendo en cuenta los
colores corporativos para anuncios y campañas visuales tanto internas como
externas, desde las páginas web oficiales del Senado de la República con
parámetros especificados a él o la Jefe de Comunicaciones y Prensa, y un
manejo cordial de la voz si es manejo de prensa o radio, dadas las
competencias del seleccionado para anunciar el proceso de selección en los
medios internos y externos.
 Paso 5: los anuncios serán verificados con el vocabulario y los pasos
específicos que tanto el público externo como los funcionarios al interior de la
entidad, tengan la posibilidad de reconocer las vacantes nuevas que se abren
y se requieren, dando tiempo así de escoger dentro de las vacantes
ofertadas.
Paso 6: Modelo aviso de convocatoria pública oficinas internas , “anexo 5”
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17. REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA Y POSTULACIONES INTERNAS
Esta etapa es una condición obligatoria que de no cumplirse, puede terminar con el
retiro del aspirante en cualquier etapa del proceso de selección. La revisión de hojas
de vida consiste en la verificación de los requisitos mínimos que se realizará
exclusivamente con base en la documentación aportada en la plataforma de banco
de hojas de vida de la entidad, subidos por el aspirante.
Para el ordenamiento, se contará con las plantillas estandarizadas de valoración

para las postulaciones. Estas postulaciones tanto internas como externas, serán
única y exclusivamente a través del aplicativo CLICK de manejo interno para los
funcionarios, donde por medio del estudio de otros factores, se podrá revisar y
evaluar las postulaciones, los criterios son:
 Antecedentes
 Validación de experiencias
 Estudios técnicos y/o universitarios
 Estudios de postgrado
 Cursos de capacitación
 Dominio de idiomas
 Manejos de tecnologías de la información
El estudio de los requisitos permitirá definir la continuidad del aspirante en el

proceso. El personal de la Sección de Selección y Capacitación estarán encargados
de éste proceso, el cual será supervisado por el Jefe de División de Recursos
Humanos quien trabajará en conjunto para seleccionar el personar idóneo del área
solicitante; este paso permitirá organizar, actualizar y anunciar los debidos procesos
de cada etapa posterior a la recepción de hojas de vida con el personal que más se
haya adaptado a los requisitos mínimos.
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18. MECANISMOS DE ANÁLISIS
Los aspirantes que acrediten y cumplan los requisitos mínimos establecidos para el
empleo al cual se inscribieron, serán admitidos para continuar en el proceso de
selección y aquéllos que no los cumplan no podrán continuar. La verificación de los
cumplimientos de los requisitos mínimos exigidos en la normatividad y Manual de
Funciones del cargo, esta normatividad corresponde a las disposiciones de:
● Ley 80 de 1993 (manual de contratación comisión nacional de servicio civil)

● Ley 909 de 2004 (septiembre 23) por lo cual se expide que regulan el empleo
público, la carrera administrativa la gerencia pública y se dictan otras disposiciones
● Capítulo 1 procesos de selección o concursos. Art.27,28,29,30 y31
● Ley 1150 de 2007 (art.2 de las modalidades de la selección) congreso de la
república
Los aspirantes que acrediten y cumplan los requisitos mínimos establecidos para el
empleo al cual se inscribieron serán admitidos para continuar en el proceso de
selección y aquéllos que no los cumplan no podrán continuar en el concurso,
actualizando la página Web del Senado de la República, en el banco de hojas de
vida y ciclo del proceso, un cambio de estado a “No continúa en el proceso”.
Los documentos enviados o radicados en forma física o por medios distintos a los
cargados en la página web del Senado de la República en su apartado de Trabaja
con Nosotros, en el Banco de Hojas de Vida, o los que sean adjuntados con
posterioridad a la inscripción no serán objeto de análisis.
La lectura de las hojas de vida deben estar en relación con el perfil que se pretende
cubrir; aspectos como edad, sexo, raza etc, pueden ser discriminatorios, por lo que
los profesionales de Selección y Capacitación, al momento de evaluar éstos datos y
errores comunes, deberán manejar la información con prolijidad, esto con el fin de
hacer un correcto manejo de las normas legales, a fin de no ser objeto de demanda.
Finalmente para este paso, una vez estudiadas las hojas de vida con requisitos
mínimos, se tendrá la lista de postulantes a entrevistar y por consiguiente, la
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preparación para el siguiente proceso selección el cual corresponde a presentar las

pruebas de selección a los participantes admitidos.
19. CREACIÓN DE BASES DE DATOS
Junto con la verificación de Requisitos Mínimos, en adelante VRM, de los

participantes inscritos, los aspirantes deben tener en cuenta las respectivas
especificaciones técnicas establecidas en los correspondientes apartes del Manual
de Funciones y los requerimientos de la normatividad vigente. La información sobre
la publicación de resultados de la etapa de verificación de requisitos mínimos, antes
de las pruebas de selección, deberá ser consultada en los respectivos apartes del
Anexo del Acuerdo a la convocatoria y proceso de selección.
La base de datos nos permitirá tener un compendio de hojas de vida las cuales
serán almacenadas en el banco de hojas de vida para posteriores solicitudes de
cubrimiento en una vacante, así como también de análisis de los procesos de cada
aspirante como prueba de las falencias obtenidas en su proceso de selección para
no ser contratado.
20. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
En la etapa de utilización de instrumentos para medir las competencias de los

candidatos, se quiere medir su nivel de competencia en asumir riesgos, liderazgo,
momentos cuello de botella, entre otros. Esta evaluación será para toda la
organización quien esté en la facultad de las mismas ventajas y facilidades para
aplicar El número de evaluados variará según los tiempos donde la convocatoria
esté abierta; sin embargo, serán evaluados por el Proceso de Selección por
Competencias.
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1. Primera Entrevista:
- La entrevista será uno de los factores que más influencia tienen en la decisión final
en cuanto a la vinculación o no del candidato a la entidad. Éste diálogo deberá ser
adaptado a una serie de preguntas que, permitirán conocer mejor al candidato; sus
intereses, aspiraciones, motivaciones y talentos que pueden ser útiles en la entidad.
- El entrevistador y el entrevistado, tienen un rol, y éste será interpretado a partir de

las preguntas realizadas en la entrevista inicial. El líder del proceso debe preparar
con
El debido formato anticipado; las preguntas necesarias correspondientes a la

adaptación de la persona a determinado cargo, las preguntas pueden ser en forma
de sondeo, cerradas, provocadoras o abiertas.
- La primera entrevista será formada bajo la herramienta de entrevista por

competencias; para analizar y comprender el nivel y experiencia del candidato en
concordancia con el cargo, requiere agilidad para que el entrevistador comprenda e
identifique los comportamientos que se desprenden de la narración de los hechos.
El entrevistador/a habrá realizado un análisis previo del puesto, y de éste habrá

definido los parámetros más importantes, incluyendo los eliminatorios, basándose
en:
 Competencias técnicas
 Experiencia funcional
 Competencias profesionales
 Capacidades sociales
La interpretación de las respuestas se presentará en una tabla ponderada de

valoración consignando posibles respuestas que permiten su valoración. El modelo
de valoración tomado por Alles Martha, es adaptado como escala de competencias,
de la siguiente manera: ver “anexo 6”
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2. Aplicación de pruebas:
Las pruebas a aplicar para los procesos de selección en el Senado de la República,

tienen como finalidad apreciar las competencias, aptitudes, habilidades y
potencialidades de los aspirantes tanto internos como externos. De acuerdo con lo
requerido por los niveles jerárquicos de cada área y división de la entidad. La
valoración de estos factores en cuanto a competencias, por medio de pruebas
psicotécnicas, tendrán como objetivo medir las habilidades y actitudes de los
candidatos evaluados; es por lo tanto, que harán parte importante del proceso de
Selección por Competencias en la entidad, y serán excluyentes dentro del mismo.
Los criterios de objetividad e imparcialidad y con observancia del principio

constitucional de transparencia en el ejercicio de la función administrativa, tendrá
parámetros previamente establecidos, que se publicarán en el acuerdo y en la
resolución de apertura de la convocatoria.
Las pruebas aplicadas en el Senado de la República que tienden a utilizarse en los

correspondientes procesos de selección, tienen carácter reservado. Sin embargo,
pueden ser de distintos tipos dependiendo el cargo, como:
- Psicológicas: en estas pruebas psicológicas, se deben presentar los formatos

ya establecidos y oficializados por el sistema de Archivo y Control de la entidad.
Distintos formatos pueden ser presentados según la evaluación que los
psicólogos, miembros de gestión humana y capacitación consideren conveniente
evaluar para cada cargo, uno de ellos puede ser el Formato de Prueba de
Competencias de Liderazgo adaptado de la agencia de estudios de talento
- humano, y que dará los resultados efectuados a través del formato ya

programado; cabe resaltar que Gestión Humana, quienes son reconocidos por
brindar estudios correspondientes al área de recursos humanos; ésta prueba de
liderazgo está anexado al final de este documento “Anexo 7”.
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- Assessment center: mediante situaciones cotidianas que se puedan

presentar alrededor del área de trabajo, las cuales serán preparadas
por el(los) evaluadores.
- Exámenes escritos mediante conocimientos técnicos o habilidades
específicas cuando se trate de un call center, ya que en determinadas
ocasiones se exige un chequeo médico inicial, en este caso, en el
anexo del Formato de Evaluación de Habilidades de Comunicación
agregados al final de este documento, es un ejemplo de los formatos
preparados por la división y sección para evaluar a sus candidatos
dependiendo al área a la que se postulan.
- Pruebas de conocimiento específico, las cuales irán acompañadas por
evaluaciones de la entidad, y políticas generales sobre el Senado de la
República, las cuáles irán en el anexo de inducción y reinducción
proporcionado por los auxiliares de la sección de selección y
capacitación.
3. Segunda Entrevista:
Se realiza con el jefe directo quien solicita el personal, una vez el entrevistador ya
haya garantizado la factibilidad de los pasos en los procesos de selección,
corresponde a dar por realizado el proceso de último paso a confirmar las
competencias que el personal elegido para procesos de semifinales, el cual ofrece;
esta última etapa, es la espera contractual, que será definida por el jefe directo de la
convocatoria. Por lo tanto, es el jefe de línea del candidato quien estudiará
finalmente las competencias.
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21. REFERENCIACIÓN
Para esta etapa del proceso de selección, el o los candidatos han diligenciado la
documentación del empleo, ha participado en las pruebas psicotécnicas, ha
presentado las pruebas de selección requeridas y ha tenido un resultado favorable
en la entrevista, donde los demás miembros de la entidad confirman las
disposiciones finales del postulante.
Determinar si un candidato es idóneo para cubrir la vacante se acompaña del

cumplimiento para cada requisito de la convocatoria realizada, y permitirá reconocer
en última instancia, las vertientes del comportamiento psicológico y social del
participante en la entidad. Para determinar esto, no son suficientes los datos en las
pruebas, sino también, el cumplimiento de cada una de las requisiciones realizadas
para así determinar la integridad de la persona.
Este es el momento para determinar con exactitud si la información presentada por

él/la postulado(a) es veraz o si omitió alguna información vital en la inscripción de la
información pública, ya sea por medio del SECOP I y SECOP II o por la Comisión
Nacional del Servicio Civil. La verificación de referencias es la validación
proveniente de aquellos individuos que conocen al candidato en los campos:
personal, familiar, social y laboral. Esto proporciona datos adicionales en relación
con la información suministrada por él.
En el Senado de la República son una valiosa fuente de información para

complementar los datos obtenidos hasta en el momento en donde finaliza el
proceso, ya que la posesión y registro en la base de datos de la entidad, permitirán
el desarrollo de la información legal que se requiere del futuro miembro de la
entidad.
Por lo anterior, la Sección de Selección y Capacitación, en cuanto a posesión de

candidatos, solicitan a los candidatos seleccionados, datos referentes a su situación
personal, ámbito laboral referente a sus anteriores empleos, y recomendaciones.
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Los controles de referencia deberán ser comprobados, permitiendo verificar que el

personal que posiblemente logró pasar las pruebas, sea idóneo integralmente y que
sus posibilidades de crecer personal y profesionalmente, ha ido siempre
concentradas en las actitudes humanas.
Con lo anterior, se solicitan verificar la información que el candidato ha

proporcionado:
 A través de los respectivos números de contacto de cada experiencia laboral,

lugar de trabajo, referencias personales-familiares y centros educativos. Así
como también tomar en cuenta las referencias de supervisores que estén
familiarizados con el desempeño laboral del candidato. Para aquellos
candidatos que aún no tengan experiencia laboral, las referencias de
antiguos profesores, maestros o supervisores de trabajo voluntario son
aceptables.
 A través de entrevistas cortas al personal de contacto, para ofrecer
información adicional sobre las habilidades, el rendimiento, el conocimiento y
el historial laboral de un candidato. Cada candidato debe proporcionar un
mínimo de tres referencias profesionales, incluyendo nombre, número de
teléfono, dirección de correo electrónico y una descripción de la relación de
trabajo con el candidato.
 A través de la clasificación de candidatos según las divisiones, comisiones
y/o oficinas del área legislativa.
 A través de la legalidad en el manejo de la información a partir del personal
profesional de Recursos Humanos y la Sección de Selección y Capacitación
para las reclamaciones de contratación negligente.
Con lo anterior es importante resaltar, que en el proceso de Selección por

Competencias en el Senado de la República, se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:
1. En ausencia de trabajo o referencias educativas, se debe obtener alguna

forma de referencia. En algunos casos, esto puede incluir a miembros de la
familia o amigos personales del candidato teniendo en cuenta los requisitos
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legales. Cuando se utilizan referencias que no son de trabajo, el verificador

de referencia debe documentar por qué otras referencias no están
disponibles.
2. Al verificar las referencias, es importante tratar a todos los candidatos de

manera similar, ya sean solicitantes internos o externos. Las consultas de
referencia deberían centrarse en el conocimiento y las habilidades requeridas
para la vacante según los requisitos materializados en la ley 5ta del Senado
adjudicado por la Mesa Directiva
3. Es fundamental actualizar la información en el SIGEP, SECOP I Y II y en la

base de datos de Recursos Humanos de la plataforma CLICK, esta
información con referencias laborales telefónicas, esto ayudará a que la
entidad facilite sus procesos de tener que hacer siempre las mismas
preguntas de cada referencia y también a evitar hacer preguntas que puedan
violar las leyes de los trabajadores y servidores públicos en cuanto a la de
protección de datos.
4. Documentar cada verificación de referencia con notas legibles y completas de

los comentarios de la referencia, lo cual el personal de Recursos Humanos y
la Sección de Selección y Capacitación, deberán tener en cuenta que: las
notas de los controles de referencia son parte del registro y proceso de
reclutamiento.
22. FORMATO DE REFERENCIACIÓN
La referenciación será tan importante como cada uno de los procesos y su evidencia para la
selección de personal, por lo tanto, se dispone desde la Sección de Selección y
Capacitación, “anexo 8” de datos de referencia para hacer entrega al candidato. En los
anexos de este documento encontraremos el formato completo que a continuación se
muestra:
25
23. DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO
En lo referente a las opciones de contratar cuando de promover un cargo se

determina, esto estará dispuesto conforme al Manual de Funciones, de la siguiente
manera:
1. En el Senado de la República, la gestión por competencias será la

determinante para la selección de personal.
2. Para presentarse a un empleo del nivel profesional debe acreditarse los

requisitos de estudio y experiencia, que una vez la Sección de Selección y
Capacitación ha corroborado. Si un servidor se desempeña en un empleo del
nivel técnico, la experiencia adquirida corresponderá a dicho nivel, sin que se
convierta en profesional por el sólo hecho que quien lo ocupe, haya obtenido
tiempo atrás un título de Profesional, puesto que las actividades que le
corresponde realizar, de forma alguna demandan “la ejecución y aplicación de
los conocimientos propios de cualquier carrera profesional”, según esto
correspondiente a los empleos públicos; como sí ocurre en el nivel profesional,
sino que implican el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas
misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia
y la tecnología; por lo tanto, para promover un cargo en la entidad, hace falta que
haya requerimiento en determinada área y que el cargo actual, que si bien no
tiene el estudio correspondiente, podría elegirse según las equivalencias del
cargo.
3. Cuando el empleo del nivel profesional solo contemple como requisito el título
profesional sin experiencia, es viable que un funcionario que desempeña un
empleo del nivel técnico pueda postularse a un empleo del nivel profesional,
siempre y cuando cuente con el título profesional correspondiente y los requisitos
mínimos del cargo, los cuales serán evaluados en Recursos Humanos.
Luego de haberse terminado el proceso de reclutamiento y aplicación de pruebas

de habilidades y conocimientos; se puede evaluar a los distintos candidatos para
elegir cuál es el más adecuado.
26
La verificación de requisitos mínimos es una condición obligatoria que de no

cumplirse termina con el retiro del aspirante en cualquier etapa del proceso de
selección la cual será evaluada por la Sección de Selección y Capacitación y
verificada por el Jefe de Recursos Humanos. Se realiza a todos los aspirantes
inscritos, de acuerdo con los estudios y experiencia exigidos para el empleo que
hayan seleccionado y que estén señalados en la OPEC correspondiente, y se
realizará exclusivamente con base en la documentación aportada en la función
pública, en el SECOP y las entidades gubernamentales correspondientes a la
verificación del empleo público.
Todos los candidatos tienen ventajas y desventajas en su persona, pero el útil filtro
de Entrevista con el Jefe de Línea determinará los resultados finales de la
escogencia al mejor candidato para el puesto. Es importante que tanto funcionarios
como contratistas encargados de cada proceso, manejen la información con estricta
transparencia, igualdad y neutralidad. No es menos importante, tratar de escoger
analizar la persona que pueda desempeñarse mejor en el puesto de trabajo para
Alinear los objetivos del puesto con el candidato y así no cometer errores o
contratiempos para la contratación.
Con los puntajes definitivos obtenidos por los aspirantes en cada una de las pruebas
aplicadas en los procesos de selección, la sección de Selección y Capacitación
publicará en su página web y en el portal de Trabaja con Nosotros, los respectivos
resultados consolidados; añadiendo a esto la actualización de su hoja de ruta de
selección, ya sea actualización de fin de proceso, o continuidad de la contratación,
“anexo 9”.
24. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN.
Al momento de dar por autorizado el contrato de vinculación del candidato, se

dispone a abrir su historia laboral en la entidad con las siguientes especificaciones,
las cuales serán llevadas a cabo por la Sección de Selección y Capacitación en
apoyo del área Financiera para actualización de cuentas bancarias y datos
27
solicitantes para el funcionamiento correcto de sus derechos como trabajador. Por lo

anterior, la lista de chequeo se encuentra anexa al final del documento “anexo 10”
a) Lista de chequeo para contratación directa de persona natural

b) Documentos para la elaboración del contrato persona natural
Lista de Chequeo proceso de Contratación. FUENTE: Senado de la República
25. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE

AGRADECIMIENTO POR PARTICIPAR EN EL PROCESO
Ver “anexo 11”
28
26. GLOSARIO.
COMPETENCIA: Grupos de comportamientos similares que pueden ser definidos,

observables y verificables que en la medida que se desarrollan el comportamiento
se convierte en superior, inimitable y exitoso.
CONTRATACIÓN: es el proceso mediante el cual se formaliza la relación laboral en

cumplimiento de las leyes laborales que rigen a la institución.
CV: abreviación de curriculum vitae, documento que presenta las habilidades,

formación y experiencia laboral de una persona.
INDUCCIÓN: Incluye tanto las actividades en las cuales, al nuevo empleado se le

brinda información general acerca del Senado de la República, su marco filosófico,
sus mandatos legales, aspectos disciplinarios, administrativos y culturales, entre
otros.
RECLUTAMIENTO: Es el proceso sistemático de buscar y atraer personas de

diversas ocupaciones y profesiones, tomando en cuenta que deben poseer ciertas
cualidades y características requeridas para satisfacer las exigencias de la
institución.
29
REFERENCIA: Valoraciones escritas u orales que una persona como jefe,

compañero de trabajo, conocidos, maestros, etc; hace sobre otra en materia laboral,
educativa, familiar, social, entre otros.
REQUISITO: Cualidad, circunstancia o cosa que se requiere para algo. Necesidad

física o material de validación.
SABER: Datos, hechos, informaciones, conceptos, conocimientos.
SABER HACER: Habilidades, destrezas, técnicas para aplicar y transferir el saber a

los actos.
SABER SER: Normas, actitudes, intereses, valores que llevan a tener unas
convicciones y asumir unas responsabilidades.
SELECCIÓN: Es un proceso sistemático, metódico y especializado, en el que se

toma la decisión de quienes son los candidatos que reúnen las cualidades
necesarias para ejercer un puesto.
SIGEP: Sistema de Información y Gestión del Empleo Público al servicio de la

administración pública y de los ciudadanos. Contiene información de carácter
institucional tanto nacional como territorial, relacionada con: tipo de entidad, sector
al que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de
funciones, salarios, prestaciones, etc.; información con la cual se identifican las
instituciones del Estado Colombiano.
OPEC: Es el código de la oferta pública del empleo de carrera seleccionado por el

ciudadano.
VRM: Verificación de Requisitos Mínimos
27. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
(Lopez Gumucio, J. Ricardo, 2010) y ellos basando su apunte en Alles Martha
Alles, M. (2007). Desarrollo del talento humano basado en competencias (3a ed.).
Buenos Aires, Argentina: Ediciones Granica.
30
Mendez, J. El capital humano en las organizaciones. en:

www.gestiopolis.Com/canales.6/rrhh./capital-humano-en-las-organizaciones.htm.
Tobón, S., (2005) Formación basada en competencias. (2a ed). México.
www.monografias.com/trabajos13/modelos/modelos.zip.
www.https://sena.territorio.la/index.
https://www.senado.gov.co/index.php/el-senado/area-administrativa/division-de-
recursos-humanos
https://www.senado.gov.co/images/Archivospdf/elsenado/
%C3%A1rea_Administrativa/Recursos_Humanos/lista_de_admitidos_y_no_admitido
s.pdf
https://www.senado.gov.co/index.php/el-senado/area-administrativa/division-de-
recursos-humanos
Comisión Nacional del Servicio Civil. (12 de Febrero de 2021). Comisión Nacional
del Servicio Civil.
Lopez Gumucio, J. Ricardo. (26 de Julio de 2010). LA SELECCIÓN DE PERSONAL

BASADA EN COMPETENCIAS Y SU RELACIÓN CON. Perspectivas, 147.
31
32
28. ANEXOS
Anexo.1
33
Anexo 2
34
Anexo 3
35
Anexo 4
36
Anexo 5
Dirección General Administrativa Del Senado De La República
Carrera 5 # 10 – 69 Bogotá D.C
Aviso De Convocatoria Pública
Artículo 2.2.1.1.2.1.2 Decreto 1082 De 2015
Invita A Todos Los Interesados Y A Las Veedurías Ciudadanas Para, Que De
Conformidad Con El Artículo 66 De La Ley 80 De 1993, Participen Ejerciendo Control
Social En El Presente Proceso
Proceso Xxxx No. Xxxx-Xxxx
OBJETO DEL PROCESO
MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
PLAZO ESTIMADO DEL CONTRATO
FECHA MÁXIMA ESTIMADA PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
PRESUPUESTO OFICIAL
CIERRE DE CONVOCATORIA
37
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS JURÍDICOS, FINANCIEROS Y TÉCNICOS.
APLICA O NO PRECLASIFICACIÓN
CRONOGRAMA
DATOS DEL CARGO
Nombre: Senado de la República
Correo electrónico: www.contratos.gov.co y en la página web del senado www.senado.gov.co
Dirección: Carrera 5 núm. 10 – 69 piso 1 Bogotá
Teléfono: 3825551
CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO
Cualquier información sobre el proceso puede ser consultado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –
SECOP a través del Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co, y en la División de Recursos Humanos del Senado
de la República ubicada en la Carrera 5 No. 10-69 piso 1 en Bogotá.
Anexo 6
Número de Valoración de la respuesta Nivel

respuestas
38
1 Grado A Número 1 de la organización, como

gerente general o director de un área
Nivel de excelencia relevante dentro de la organización
2 Grado B Director o Gerente de área
Muy bueno
3 Grado C Subgerencias
Nivel bueno
4 Grado D Supervisión
Nivel adecuado/mínimo
5 Grado NO Desarrollado Indica Indica ausencia de la competencia,

ausencia de la competencia por lo que se relaciona con un nivel
que no implique tener personas a su
cargo.
Anexo 7
39
ANEXO 8
40
FUENTE: Adaptado de Gestión Humana
41
42
ANEXO 9
43
ANEXO 10
44
ANEXO 11
45
ANEXO 12
46
ANEXO 13
47
48

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Los Senadores de la República, El Secretario General, los Secretarios de Comisión,

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En el Senado de la República, los responsables del proceso de Selección de

El Senado de la República, realizará el proceso de selección de acuerdo a la

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- Todo el procedimiento empleado para la selección de un empleado deberá

1. Los lineamientos comprendidos en este manual son aplicables dentro del

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● Ley 80 de 1993 (manual de contratación comisión nacional de servicio civil)

● Ley 1508 10 de enero 2012 “Por lo cual se establece el régimen jurídico de

9. ETAPAS DEL PROCESO.

La División de Recursos Humanos junto con la Dirección General Administrativa,

Creación propia, ver “anexo 2”

10. NOTIFICACIÓN/CREACIÓN DE LA VACANTE

Las divisiones del Senado de la República solicitará mediante facultades otorgadas

El objetivo a cumplir es satisfacer de manera adecuada la vacante, con los

11. REVISIÓN/ CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO

12. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES.

13. REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O

Se estudian las fuentes de reclutamiento de manera mixta (interno y externo) en

 portales de empleo por medio de concurso, ya que se publica el número

14. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES.

15. MODELO HOJA DE VIDA PROPIA.

La organización cuenta con su modelo propio de hoja de vida. “anexo 4”

16. DISEÑO DE AVISO Y PUBLICACIÓN

La ejecución de todo nuevo proceso de selección en el Senado de la República,

Gestionar a través de la página web del Departamento Administrativo de la Función

La autorización de la Dirección Administrativa con el visto bueno de la División

La estrategia de divulgación, que va acompañada específicamente de una

 Fecha de cierre de inscripciones

Por otro lado, desde la ayuda de la División de Planeación y Sistemas, en la página

1. Publicación de guía de orientación al aspirante.

FUENTE: Realización propia

Pasos para la publicación:

 Paso 1: El diseño de la publicación de los procesos de selección será

 Paso 2: El anuncio será directo y claro, constituyendo el reflejo de la entidad

Paso 6: Modelo aviso de convocatoria pública oficinas internas , “anexo 5”

17. REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA Y POSTULACIONES INTERNAS

Para el ordenamiento, se contará con las plantillas estandarizadas de valoración

El estudio de los requisitos permitirá definir la continuidad del aspirante en el

18. MECANISMOS DE ANÁLISIS

● Ley 80 de 1993 (manual de contratación comisión nacional de servicio civil)

preparación para el siguiente proceso selección el cual corresponde a presentar las

19. CREACIÓN DE BASES DE DATOS