PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.

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Versión: 02
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
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Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Fecha de Aprobación: Octubre 24 de 2016
Aprobó: Rector
Vicerrector Administrativo Resolución No. 1968

OBJETIVO ALCANCE

Realizar el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades,

operaciones y resultados de las diferentes unidades, con el fin de determinar si los Este procedimiento describe las actividades involucradas en el desarrollo de las
recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han auditorías internas del Sistema de Control Interno de la Universidad Industrial de
observado las normas internas y externas aplicables; si los mecanismos de Santander.
comunicación públicas son confiables y medir el grado de cumplimiento de los
objetivos, planes y programas trazados.

NORMATIVA
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO- MECI 2014

 Acuerdo del Consejo Superior 070 de 2005.

 Resolución de Rectoría 1343 de 2005.
 Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 269.
 Ley 87 de Noviembre 29 de 1993.
 Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno.
 Decreto 1083 de 2015, Capítulo 6 (Adopta nueva versión del MECI), por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública .
 Decreto 648 de 2017, por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública.
 Resolución 0312 de 2019, por la cual se modifican los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes.

AUDITORÍA FINANCIERA: Manual de Procedimientos Financieros vigente, Información generada por el sistema de Información Financiero, Manual Normativo y
procedimental para la administración y control de los bienes muebles de la UIS vigente , así como la demás normatividad interna y/o externa vigente a la fecha de la auditoría
que se relacione con el cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios de la Universidad.

AUDITORÍA PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO: Reglamento del Profesor vigente, Reglamento del Profesor de Cátedra vigente. Reglamento General de
Postgrado vigente, así como la demás normatividad interna y/o externa vigente a la fecha de la auditoría que se relacione con el cumplimiento de los requisitos legales y
estatutarios de la Universidad.

AUDITORÍA PLAN DE GESTIÓN: ACS 015/2000 Proyecto Institucional. ACS 032/2002 Inversión Institucional. Proceso de Planificación Institucional. Programa de Gestión
Año anterior y año en curso. Lineamientos de Gestión Rectoral, así como la demás normatividad interna y/o externa vigente a la fecha de la auditoría que se relacione con el
cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios de la Universidad .

AUDITORÍA DE SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA: Ley 23 de 1982, Ley 44 de 1993 (Derechos de Autor), Ley 603 del 2000, Ley 1032 de 2006, Decretos 2041 de
1991 y 1278 de 1996, Decisión Andina 351 de 1993 Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos; así como la demás normativa interna y/o externa vigente
a la fecha de la auditoría que se relacione con el cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios de la Universidad.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 ACS: Acuerdo del Consejo Superior

 Alcance de la auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y los procesos
por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
 Auditado: Unidad académico – administrativa y/o proceso que se somete a una auditoría.
 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditor ía y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado
en que se cumplen los criterios de auditoría.
 Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han
utilizado con la economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación pública
son confiables y medir el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas trazados.
 Conclusiones de Auditoría: Resultados de la auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de ésta y todos los hallazgos de auditoría.
 Criterios de la auditoría: comprenden las políticas, reglamentación interna y/o interna y los procedimientos utilizados como referencia durante toda la auditoría .
 DCIEG: Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión .
 Fuente de Oportunidad de Mejora: Fuente de información cuyo análisis puede llevar a la identificación de una oportunidad de mejora .
 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables.
 Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación y verificación recopilada en la evidencia de la auditoría frente a los criterios de la auditoría. Los hallazgos pueden
indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría , u oportunidades de mejora.
 Oportunidades de Mejora: Diferencia detectada en la organización, entre una situación real y una situación deseada. La oportunidad de mejora se puede afectar en un
proceso, producto, servicio, recurso, sistema, habilidad, competencia o área de la organización.

CONSIDERACIONES

La auditoría interna consta de 4 ejes los cuales tienen los siguientes componentes:
 Auditoría Financiera: Gestión Presupuestal y de Efectivo, Gestión de Cartera, Contratación.
 Auditoría de Procesos Misionales: Docencia, Investigación y Extensión.
 Auditoría de Programas de Gestión: Planeación, Cumplimiento y Contribución.
 Auditoría de Sistemas e Infraestructura: Software, Hardware, Mantenimiento ,Inventarios, Infraestructura Física y Tecnológica .
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CONSIDERACIONES

Según el Decreto 648 de 2017, artículo 2.2.21.4.8 se adoptan los siguientes Instrumentos para la actividad de la Auditoría Interna, los cuales se encuentran como anexos a este
procedimiento y han sido aprobados por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno .

1. Lineamientos Estatuto de Auditoría Interna (Anexo 1)

2. Lineamientos Código de Ética del Auditor Interno de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión de la UIS. (Anexo 2)
3. Carta de Representación. (Anexo 3)
Nota: Los documentos se encuentra publicado en la Intranet en el Proceso Seguimiento Institucional en el espacio dispuesto para ane xos.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Conector Conector de página
intranet Procedimiento predefinido

DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
INICIO
ETAPA DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROGRAMA
ANUAL DE AUDITORÍAS DE CONTROL INTERNO
1. Elabora el Programa
Anual de Auditorías de 1. Elabora la propuesta de Programa Anual de Auditorías de
Control Interno
Control Interno.
Programa Anual de
Propuesta Programa Anual Presenta al Comité Institucional de Coordinación de Control
de Auditorías Director de Control Interno Auditorías de Control
Interno el Programa Anual de Auditorías de Control Interno y Evaluación de Gestión Interno
que se propone desarrollar.
2. Revisa y aprueba el
Programa Anual de
Auditorías de Control Acta del Comité en donde
Interno
2. Revisa y aprueba el Programa Anual de Auditorías de Comité Institucional de
Control Interno. Coordinación de Control se aprueba el Programa
Interno Anual de Auditorías de
Acta del Comité
Control Interno
Programa Anual de PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
Auditorías aprobado

Director de Control Interno

3. Planifica las actividades de auditoría que se llevarán a cabo,
3. Planifica las actividades y Equipo de Auditores
se definen las áreas de cada dependencia que se van a auditar.
de auditorías

4. Elabora el plan de 4. Elabora el plan de auditoría internas según el eje y unidad

auditorías internas
Equipo de Auditores
que se vaya a auditar. Plan de Auditorías
Internas
Plan de auditorías internas

5. Prepara los documentos necesarios (papeles de trabajo),

estudiando las características de las unidades y/o procesos a Equipo de Auditores
5. Prepara los documentos
de trabajo auditar.

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
1

6. Informa a los Jefes de las Unidades y/o responsables de los

6. Informa a los Jefes de las Director Control
procesos seleccionados con mínimo 4 días de antelación a la
Unidades las fechas Interno y Evaluación de
estipuladas fecha de la reunión de apertura.
Gestión
7. Realiza la reunión de apertura, en donde se presenta el plan
7. Realiza reunión de de auditoría interna, cronograma, alcance, criterios y
apertura
metodología a desarrollar en cada unidad objeto de auditoría.
Equipo de Auditores
Se deja evidencia de dicha reunión en un registro de asistencia.
Control Asistencia
Control de
Nota: Se da a conocer al auditado la carta de representación
Carta de representación Asistencia FTH-33
para la firma

ETAPA DE EJECUCIÓN Carta de

Equipo de Auditores
8. Realiza auditoría representación
8. Realiza auditoría en sitio.

Equipo de Auditores
9. Revisa y evalúa las 9. Revisa y evalúa las evidencias obtenidas frente a los criterios
de la auditoría con el fin de generar los hallazgos de auditoría .
evidencias

DCIEG
¿ Requiere información - Equipo de Auditores
SI
adicional? - Director Control
10. Solicita a la Unidad auditada y/o a otras Unidades la
Interno y Evaluación de
información correspondiente por el equipo auditor, en caso
Gestión
10. Solicita información a la que sea requerida información adicional para el desarrollo de
Unidad auditada y/o otras la auditoría.
Unidades
NO - Equipo de Auditores
- Director Control
Interno y Evaluación de
Gestión

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

11. Elabora y envía el informe preliminar de Aauditoría al

11. Elabora el informe
preliminar de auditoría Director de CIEG para revisión y aprobación.
Equipo de Auditores
Nota: El informe Preliminar de auditoría interna debe ser
Informe preliminar de
elaborado y entregado al Director de CIEG a más tardar 5 días
Auditoría Interna hábiles después de la auditoría.

Director de Control Interno

12. Revisa el informe preliminar de auditoría. y Evaluación de Gestión
12. Revisa el informe de
auditoría
Nota: El informe preliminar de auditoría interna debe ser
revisado por el Director de CIEG en un termino de 3 días
hábiles. FSE.27 Informe de
Auditoría Interna de
¿Hay observaciones? Gestión

SI

Director de Control Interno

13. Regresa informe al 13. Regresa informe al auditor con observaciones para que sea y Evaluación de Gestión
auditor ajustado.

NO
14. Ajusta el informe y lo envía nuevamente al Director para su
aprobación. Equipo Auditor
14. Ajusta el informe
Nota: El informe preliminar de auditoría interna debe ser
entregado con ajustes al Director de CIEG a más tardar en 2
días hábiles.
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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

15. Envía informe Director de Control Interno

Preliminar de auditoría 15. Envía informe Preliminar a la UAA o proyecto auditado.
y Evaluación de Gestión

Informe preliminar de
Auditoría Interna

¿El auditado acepta los

hallazgos?

NO

16. Presenta observaciones
SI
17. Valida las observaciones
18. Envío de informe
definitivo
16. Presenta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la FSE.27 Informe de
entrega del informe preliminar, los soportes necesarios para Auditoría Interna de
objetar los hallazgos que considere. Jefe ó Director Unidad Gestión
17. Examina los soportes y valida la información presentada
para decidir si ratifica o ajusta los hallazgos objetados, dentro
de los siguientes cinco (5) días hábiles enviando una
Equipo Auditor
comunicación al Jefe de la Unidad, ratificando o modificando el
Director de Control Interno
informe preliminar.
y Evaluación de Gestión
Nota: Al no recibir observaciones por parte de la Unidad, la
DCIEG da por aceptado el informe preliminar.

Informe definitivo 18. Se envía el informe definitivo radicado al Jefe de la Unidad Equipo Auditor
auditada. Director de Control Interno
y Evaluación de Gestión

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
4
ETAPA DE MEJORAMIENTO

19. Elabora Plan de Mejoramiento para subsanar las falencias FSE.22 Plan Acción
19. Elabora el Plan de Jefe ó Director Unidad
encontradas. o Corrección de
Mejoramiento
Auditoría Interna

20. Presenta el Plan de Mejoramiento a la DCIEG, teniendo

20. Presenta como plazo 10 días hábiles después de la entrega del informe
Plan de Mejoramiento definitivo.
(10 días hábiles) Jefe ó Director Unidad FSE.22 Plan Acción
Nota 1: La DCIEG brinda a la Unidad auditada asesoría para la Auditada o Corrección de
elaboración del Plan de Mejoramiento. Auditoría Interna
Nota 2: La vigencia del Plan de Mejoramiento para dar
¿Hay observaciones al cumplimiento a las actividades será de máximo 1 año.
plan?

SI Equipo de Auditores
21. Realiza las respectivas observaciones al Plan de
21. Realiza las respectivas
observaciones Mejoramiento en un período no mayor a 10 días hábiles, en caso Director de Control
(10 días hábiles) que se requiera. Interno y Evaluación de
Gestión

22. Envía a la Unidad las observaciones realizadas para su Director de Control FSE.22 Plan Acción
22. Envía a la Unidad Interno y Evaluación de o Corrección de
respectiva corrección.
auditada las observaciones Gestión Auditoría Interna

NO

23. Realiza ajustes al Plan 23. Realiza ajustes al Plan de Mejoramiento.

de Mejoramiento La Unidad auditada tiene como plazo cinco (5) días hábiles Jefe ó Director Unidad
(5 días hábiles) después de la fecha de observaciones para entregar el Plan
ajustado a la DCIEG.

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Director de Control FSE.22 Plan Acción

24. Firma el Plan de 24. Firma el Plan de Acción o Corrección.
Mejoramiento Interno y Evaluación de o Corrección de
Gestión Auditoría Interna

Jefe ó Director Unidad

25. Ejecuta y realiza Jefe o Director FSE.22 Plan Acción

25. Ejecuta y realiza seguimiento al Plan de Mejoramiento .
seguimiento al Plan de
Unidad o Corrección de
Mejoramiento Auditoría Interna

26. Verifica que se de Equipo de Auditores FSE.22 Plan Acción

cumplimiento al Plan de 26. Verifica el cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Control Interno y o Corrección de
Mejoramiento Evaluación de Gestión Auditoría Interna

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADA

01 Octubre 24 de 2016 Creación del Documento

En la normativa se incorpora la Constitución Política de Colombia de 1991, Decreto 1083 de 2015 y el

Decreto 648 de 2017.
Se ajusta en todo el documento la palabra normatividad por normativa.
En los responsables se incorpora el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en el lugar del
Rector.
En documentos de referencia cambia Resolución de Rectoría por Acta de Comité.
02 Noviembre 14 de 2019
Se incorpora la actividad 4 sobre la elaboración del plan de auditoría.
Se incorpora la actividad 9 relacionada con la - revisión y evaluación de las evidencias - antes del condicional.
Se elimina la actividad relacionada con – Evaluar hallazgos (antes actividad 9) - , se incluye en la actividad 8.
Las actividades 13 y 14 se incluyen como parte importante del ciclo de auditoría.
En la actividad 11 se incorpora el tiempo de entrega del informe.
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ANEXO 1. LINEAMIENTOS ESTATUTO DE AUDITORÍA INTERNA

“En el cual se establecen y comunican las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades de la Unidad u Oficina de Control
Interno, según los lineamientos de las normas internacionales de auditoría”, Decreto 648 de 2017, artículo 2.2.21.4.8.

Este documento fue adoptado y aprobado en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se encuentra publicado en la Intranet en el Proceso Seguimiento
Institucional en el espacio dispuesto para anexos.

ANEXO 2. LINEAMIENTOS CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR INTERNO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN DE
LA UIS

Este documento “tiene como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencialidad, conflictos de interés y competencia”, Decreto 648 de 2017, artículo 2.2.21.4.8,
que deben tener los auditores.

Fue adoptado y aprobado en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se encuentra publicado en la Intranet en el Proceso Seguimiento Institucional en el
espacio dispuesto para anexos.

ANEXO 3. CARTA DE REPRESENTACIÓN

Es un documento que debe firmar el auditado en donde se “establece la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a las Oficinas de Control
Interno”, Decreto 648 de 2017, artículo 2.2.21.4.8.

Fue adoptado y aprobado en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se encuentra publicado en la Intranet en el Proceso Seguimiento Institucional en el
espacio dispuesto para anexos.