Las políticas de inventarios son estrategias empresariales diseñadas para administrar de manera

eficiente los recursos materiales de una organización con el objetivo de minimizar los costos de
mantenimiento y, al mismo tiempo, garantizar la calidad en el servicio al cliente.

Paralelamente, el inventario es el conjunto de bienes muebles e inmuebles que tiene una

empresa para comercializar, ya sea comprándolos o vendiéndolos como productos terminados,
o procesándolos primero antes de venderlos en un periodo económico determinado; así como
las materias primas disponibles para crear nuevos productos y los fabricados que aún están en
proceso de producción.

El lugar de la política de inventario en una empresa

Dado que el inventario representa uno de los activos más significativos en tamaño e inversión
dentro de una empresa, la manera en la que se administra y gestiona con una política de
inventario tiene efectos importantes sobre las principales áreas de la empresa. Sin embargo, la
manera en la que este se relaciona con cada una de las operaciones es diferente y demanda
volúmenes particulares:

 Producción: requiere inventarios elevados de materias primas para garantizar su

disponibilidad en los procesos de fabricación. Además, se necesita tener un respaldo
moderadamente grande de inventarios de productos terminados para mantener niveles
de producción estables. También conocido como inventario de seguridad.
 Ventas: necesita inventarios elevados de productos terminados para reaccionar con
rapidez a las exigencias del mercado.
 Compras: requiere inventarios basados en compras de grandes dimensiones para
minimizar los costos por unidad y los gastos del rubro de las compras en general.
 Financiación: necesita inventarios reducidos para minimizar las necesidades de
inversión y disminuir los costos de mantenimiento de los mismos.
Lo que debes considerar para diseñar tu política de inventario
Se deben evaluar las necesidades de cada uno de los puntos anteriores y encontrar el equilibrio
entre los mismos para diseñar la política de inventario, no obstante, las variables que realmente
definen la estrategia bajo la cual se debe regir son: los costos, el nivel de servicio, el lead time o
tiempo de reabastecimiento, la naturaleza del producto, las restricciones del proveedor y los
patrones de la demanda.

 Costos: esta variable se divide en tres aspectos. El primero referente al costo de

mantener los productos almacenados, en el que se debe considerar el valor a pagar por
el servicio de bodega y el personal que cuida y manipula el inventario. En segundo
lugar, los costos de pedido, relacionados con toda la estructura administrativa
encargada de hacer las compras y, en tercer lugar, los costos de obsolescencia, que
aplican en el caso de los productos comestibles perecederos o periódicos que tienen un
margen de vida corto y luego de determinado tiempo no pueden ser comercializados.

 Nivel de servicio: en esta variable se debe observar principalmente cuáles son las
expectativas de los clientes frente a nuestro servicio, cuáles son los tiempos de entrega
prometidos y cumplidos por la empresa, el porcentaje de pedidos completos entregados
al consumidor y si hay prácticas de servicio diferenciales para clientes especiales que
requieren de alguna operación distinta o prioritaria.
 El lead time o tiempo de reabastecimiento: se refiere al periodo de tiempo
comprendido entre el momento en el que se detecta que un producto debe ser pedido y
el momento en el que dicho producto se encuentra disponible para ser usado en la
organización. Este proceso está mediado por cinco etapas, la revisión de inventario, la
gestión de compra, la gestión del pedido por parte del proveedor, el transporte y el
ingreso al sistema de la empresa.

 La naturaleza del producto: en este punto se evalúan las limitaciones que tienen los
productos de acuerdo a si son de tipo perecedero, consumible o reparable.

 Restricciones del proveedor: allí se tienen en cuenta las condiciones que se deben

cumplir para adquirir el producto, como por ejemplo si el proveedor maneja una orden
de compra mínima, si hace descuentos de acuerdo al volumen del pedido, si es una
empresa confiable y flexible, si cuenta con la cantidad de productos disponibles que mi
empresa requiere y si el proveedor despacha los productos de acuerdo con su
inventario, o comienza el proceso de fabricación luego de hacerse el pedido.

 Patrones de la demanda: este aspecto se relaciona con el flujo de clientes que

adquieren nuestros productos con regularidad, de modo que se puede evaluar si el
producto se vende con cierta periodicidad y acorde con un promedio se hacen los
pedidos, siempre teniendo en cuenta que los patrones no son definitivos y pueden
cambiar en cualquier momento, para lo cual se debe contar con inventario de seguridad.

Es importante considerar con cuidado cada variable y de acuerdo con eso diseñar una política
de inventarios eficiente que determine el nivel de existencias y la magnitud de la inversión que
pueda favorecer más a la empresa y se pueda controlar. Así mismo, siempre se debe tener
presente el valor del inventario, ya que estamos hablando de una cantidad de dinero que está
detenida y depende de ciertas acciones para ser usada y generar utilidades. Por lo cual, no basta
con garantizar la disponibilidad de un producto, sino que se debe hacer uso apropiado de los
recursos de la organización.

Políticas de inventarios: tipos, cómo se establecen y ejemplo

Por Helmut Sy Corvo

Las políticas de inventarios son las instrucciones escritas de la alta dirección sobre el nivel y la
ubicación del inventario que debe tener una empresa. Inventario es el término utilizado en
manufactura y logística para describir los materiales que son insumos para la producción, los
productos terminados o los productos que están en proceso de fabricación.

El propósito principal de las políticas de inventarios es aumentar las ganancias de la empresa,

buscando asegurar niveles adecuados de existencias en todo momento. Los procedimientos
utilizados para lograr esto variarán según el tipo de empresa.

El activo más valioso de una empresa suele ser el valor del inventario que posee. Las políticas y
procedimientos se usan para proteger esos activos contra el vencimiento, el robo, u otros tipos de
pérdidas.

Además de proteger el inventario, las empresas quieren asegurarse tener las existencias
suficientes para satisfacer la demanda, de lo contrario se podrían perder ventas. Por otro lado,
mantener demasiado inventario es costoso, no solo por el riesgo de daños o pérdidas, sino por el
espacio requerido para almacenarlo.

Índice del artículo

Tipos

Flujo de costos

El flujo de costos FIFO (Primero en Entrar Primero en Salir) asume que el inventario más antiguo es
el primero que se vende.

Dado que los costos tienden a aumentar con el tiempo, FIFO utiliza los costos más bajos para
calcular el costo de mercancía vendida. Esto maximiza las ganancias y, por tanto, crea una
obligación tributaria más alta.
El flujo de costos LIFO (Último en Entrar Primero en Salir) tiene el efecto contrario: minimiza las
ganancias sujetas a impuestos cuando suben los precios.

Valoración del inventario

Esta política busca garantizar que el inventario sea controlado y calculado adecuadamente,
evitando así pérdidas o faltantes, tanto de los trabajos en proceso como de los productos
terminados.

Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos como parte de la mercancía
a vender.

Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo que
debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para determinar así el valor de cada artículo.

Reserva de inventario

Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los ingresos
generados y con el período contable.

Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra-cuenta de
reserva de inventario.

Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al comienzo

del período. Esto se hace debitando los costos de mercancía vendida y acreditando la reserva de
inventario.

Al darse cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el inventario.

Perpetuo vs periódico

Si se utiliza un sistema de inventario perpetuo, los registros se actualizan continuamente ante

cambios en el inventario, mediante un sistema informático. El costo de mercancía vendida siempre
está actualizado.
Un sistema periódico se basa en los conteos físicos. Es más fácil y económico, pero no proporciona
información en tiempo real. Actualiza los costos de mercancía vendida como una suma global al
final del período.

¿Cómo se establecen las políticas de inventario?

Se deben evaluar los requerimientos de cada área de la empresa, buscando un balance entre las
mismas. Las variables a tomar en cuenta son:

Costos

El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe examinar el
monto a pagar por el almacén, y el personal que maneja y vigila el inventario.

El segundo punto son los costos por obsolescencia, que corresponden al caso de productos
alimenticios perecederos o medicinas. Estos poseen un corto margen de vida, ya que expiran luego
de un tiempo determinado y no se pueden comerciar.

En tercer lugar, están los costos del pedido, concernientes a la organización administrativa que se
encarga de realizar las compras.

Nivel de servicio

Esta variable toma en cuenta qué expectativas tienen los clientes frente al servicio, qué porcentaje
de pedidos completos se entregan al cliente, y cuál es el tiempo de entrega prometido que la
empresa ha cumplido.

Restricciones del proveedor

Toma en cuenta las condiciones a cumplir para obtener el producto. Por ejemplo, si el proveedor
exige una cantidad mínima a comprar, si es una compañía flexible y confiable, si ofrece descuentos
según el volumen del pedido.

Igualmente, si el proveedor tiene disponible la cantidad requerida, y si los productos los despacha
desde su inventario o inicia su proceso de producción luego de hacerle el pedido.
Tiempo de reabastecimiento

Corresponde al período de tiempo desde que se revela que se debe pedir un producto y el
momento cuando este producto está disponible para que la empresa pueda usarlo.

En este proceso intervienen cinco lapsos: chequeo del inventario, gestión de compra,
administración del pedido por el proveedor, transporte, y entrada al sistema de la empresa.

Patrones de la demanda

Se relaciona con la cantidad de clientes que compran con regularidad los productos, para así
evaluar su frecuencia de venta y hacer los pedidos de acuerdo con el promedio de venta.

Estos esquemas no son concluyentes y en cualquier momento pueden cambiar. Por tanto, debe
mantenerse un inventario de seguridad.

Ejemplo

A continuación, como ejemplo se presenta el modelo de políticas de inventarios para una

universidad.

Declaración de políticas

Se definen los inventarios como los artículos de papelería, repuestos, materiales de laboratorio,
productos químicos, stock en consignación y equipos menores, vendidos a estudiantes o público
en general.

Gestión de inventario

Se requiere que cada área que tenga inventario tenga un sistema de mantenimiento de registros
para registrar:

– Adiciones.

– Ventas o transferencias.
– Devoluciones.

Los registros de inventario deben ser mantenidos por personas que no sean responsables del
manejo físico del stock en el almacén.

Se debe realizar anualmente una inspección física y un conteo de inventario para verificar y
confirmar los registros de inventario. Deben identificarse faltantes, excedentes, existencias
obsoletas y dañadas.

Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario oficialmente
autorizado por el procedimiento de delegaciones financieras.

Cuando un conteo del inventario revele una discrepancia entre los niveles de stock físico y teórico,
deben modificarse los registros de inventario tan pronto como se verifique el recuento físico.

Todas las entradas de ajuste deben ser aprobadas por el representante oficialmente autorizado
bajo el procedimiento de delegaciones financieras.

Las unidades organizativas deben garantizar el almacenamiento seguro de las existencias, incluida
la seguridad contra robo, incendio y otros daños. El acceso a las áreas de almacenamiento está
restringido.

Valoración

Todos los inventarios que se valoran con el fin de incluirlos en los estados financieros deben
valorarse al menor costo y al valor neto realizable. Cuando sea práctico, el costo de los inventarios
para artículos particulares se asignará sobre una base FIFO.
¿Cuanto y Cuando Reponer Inventario?
Dos de los grandes retos de los administradores de compras y de inventarios radica en determinar
cuándo y cuánto comprar. 
Para entender de que se tratan estas dos decisiones veamos un ejemplo sencillo: Cuando usted va en su
carro y el indicador de combustible registra lleno, usted le presta poca atención al nivel de stock
(gasolina) y no le preocupa quedarse varado. A medida que el nivel de gasolina baja, el indicador de
combustible desciende gradualmente hasta un determinado nivel en que la luz se enciende. Este es el
momento (PUNTO) de hacer el nuevo pedido, en este punto usted estará tomando la decisión
de CUANDO PEDIR y, prácticamente, es una advertencia de que, si no hace un nuevo pedido, se
quedará sin gasolina en mitad de carretera. Al llegar a la gasolinera según su presupuesto o
disponibilidad de dinero o la capacidad del tanque de combustible usted estará tomando la segunda
decisión CUÁNTO PEDIR.
Depende de la empresa y su actividad se usaran diferentes estrategias para realizar el pedido. Algunas
empresas por ejemplo trabajan como un taxi haciendo carreras, estas ya tendrán una cantidad fija cada
vez, ya sea fijando la cantidad de dinero a gastar o el volumen. Cuando es una cantidad fija cada vez
tenemos un sistema de pedido. Otras empresas recorren distancias más largas porque viajan a otras
ciudades unos días y otros no, esta es una cantidad variable y está relacionada con un sistema de pedido
variable.
Con base al ejemplo podemos concluir que la decisión de CUANDO hacer un pedido depende
básicamente del tipo de revisión que se aplique a los artículos. Si la revisión es PERIÓDICA, el pedido
se hace cada cierto tiempo. En cambio, si la revisión es CONTINUA, la decisión de cuándo hacer un
pedido, se deduce de la comparación entre el nivel de stock disponible y la cantidad calculada por el
método del punto de pedido.

SISTEMA DE REVISIÓN CONTINUA

Cuando definimos que un artículo se revisa en forma continua significa que los niveles de inventario son
revisados continuamente después de que tienen lugar las transacciones o movimientos en el sistema
(software). El sistema de revisión continuo tiene las siguientes características:

 Cuando el nivel de existencias cae por debajo de cierto punto predeterminado (llamado punto de
reorden) se debe colocar un pedido por una nueva cantidad de producto que es fija (constante
cada vez).
 El nivel de inventario al cual debe colocarse un nuevo pedido suele ser especificado como punto
para un nuevo pedido.
 El inventario que se defina como punto de reorden o punto de pedido debe garantizar
disponibilidad de inventario mientras el proveedor abastece la orden (lead time)
 También se conoce como sistema de cantidad fija de reorden
Donde:

Q = √(2 x d x Cp)/Ca
Pp = Ai + (Lt x d)
Qmax = Ai + Q
Q = Cantidad Optima de pedido

d  = Demanda
Cp = Costo de hacer pedido
Ca = Costo de almacenar
Pp = Punto de pedido o de Reorden
Ai  = Amortiguador de inventario
Lt  = Lead Time / Tiempo de reaprovisionamiento
Qmax = Inventario Máximo

SISTEMA DE REVISIÓN PERIÓDICO

Cuando definimos que un artículo se revisa en forma periódica significa que los inventarios se revisan en
intervalos de tiempo iguales, por ejemplo, cada semana, cada mes, cada semestre, etc.; el tiempo para
adquirir un nuevo pedido, suele coincidir con el inicio de cada intervalo de tiempo.
Por ejemplo, en el caso del comerciante que recibe la visita de un vendedor (levanta pedidos) 1 vez por
semana y no tiene posibilidades de solicitar entregas fuera de ruta. El producto llegará un
tiempo L después que el vendedor levantó el pedido.
En este sistema de reposición de inventarios se revisa cada intervalo fijo de tiempo T y el objetivo es
llegar a un nivel de inventario Qmax que cubra la demanda hasta el siguiente periodo de revisión, el
tamaño del pedido Q varia con el comportamiento de la demanda.
onde:

Q = d(T + L) + Ai – I
Q = Cantidad Optima de pedido

d  = Demanda
T = Nivel de inventario optimo
L = Lead Time
Ai = Amortiguador de inventario
I = Nivel actual de inventario
Nota: para consultar Amortiguadores de inventarios (Ai) puede ir a: