Nombre: Matrícula:

Alejandra Molina Avalos

2615124

Nombre del curso: Nombre del profesor:

Sistemas y tecnologías de
administración del conocimiento.
Módulo: Actividad:
2 Evidencia 2
Fecha: 6 de febrero de 2020
Bibliografía:
https://gepp.com.mx/
http://geppsac.com/inicio/index.php
Laudon, K., y Laudon J. (2016). Sistemas de información gerencial (14ª
ed.).México: Pearson. 9786073236966.
O'Brien, J. (2011). Management information systems (10ª ed.). EE. UU: McGraw
Hill/Irwin.
La Carrera, Eliyahu Goldratt, México 1995, Ed. Castillo
https://cursos.tecmilenio.mx/courses/18948/pages/mi-curso?module_item_id=64529
https://www.ceupe.com/blog/kpis-el-control-de-incidencias.html
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/conocimiento/100/102-doble-ciclo.html
INTRODUCCIÓN

Como es sabido hay que adaptarse a los nuevos cambios, pues es de gran
importación en la actualidad y en el día a día, ya que constantemente los nuevos
SI, crean grandes cambios y nuevas aplicaciones que nos ayudan a minimizar los
procesos, dichos cambios afectan el aprendizaje de lo ya acostumbrado o
aprendido y el cambio del nuevo aprendizaje trae consigo dificultades pero muy
buenos beneficios para el desarrollo de procesos y actividades en una
organización.

Los aspectos que debe tener un Sistema de Gestión del Conocimiento son:
Personalización del conocimiento, tanto como el que se tiene como el que no hay;
cómo y dónde se genera el conocimiento; cómo se representa; su clasificación,
estructuración y almacenamiento; cómo se transmite; y cómo se asimila y aplica.

Según Stewart (1997) estamos viviendo una revolución que, lejos de ser una
moda pasajera, es fruto de fuerzas incontrolables e irreversibles: la globalización,
la informatización, la desintermediación económica y la intangibilidad.

Es por eso que se busca siempre innovar y minimizar el trabajo haciéndolo con
las herramientas tecnológicas pues esto ayudara a la organización a ser más
eficientes y eficasez en todos sus procesos y actividades.
RETOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO CULTURAL

En la evidencia 1, se propuso realizar un cambio del sistema de Oracle a SAP,

grupo GEPP, lo requiere ya que usan dos sistemas (SIO y Oracle) y con SAP se
unificaría todo para el beneficio de la empresa. A continuación menciono los retos
de la implementación que crearía el cambio cultural para la implementación de un
nuevo sistema.
Los gerentes tanto administrativos como de ventas, se verían beneficiados ya
que los reportes son sacados manualmente, por medio de Formatos que crean
en Excel exportados de Oracle, el reto sería que los gerentes se adapten a que
ellos mismos generen y verifiquen los reportes.
El Almacén sería el departamento más beneficiado pero a la vez el más
perjudicado al cambio pues ellos manipulan al 100% Oracle, ya que la
información se genera directamente aquí, cargas y recargas de productos,
cargas y recargas de envases y garrafones, con el nuevo sistema el reto seria
que almacén y liquidaciones verían en tiempo real los saldos del almacén.
Así mismo el departamento de liquidación también seria afectado y beneficiado
pues ellos cierran el ciclo de las operaciones para hacer la interfaz entre
Oracle y SIO. Si los de liquidación no cierran el ciclo se crea un conflicto entre
los dos sistemas por la falta de información, el reto seria facilitarles la creación
de tantos proceso para unificarlos en uno solo y que la información se daría
con veracidad a todos los deptos. correspondientes.
Los Deptos. de administración, Ventas y SAC tendrían en tiempo y forma la
información y sería más factible para ellos tener e imprimir los reportes
directamente en el nuevo sistema.
La capacitación para los vendedores sería la más difícil puesto que están
acostumbrados a realizar sus actividades en Oracle y el nuevo sistema les
causaría por ende un poco de inseguridad y aparte ahí se determinarían y se
mostrarían los problemas o dificultades que causarían el nuevo sistema a sus
actividades.
Grupo G, siempre se ha adaptado a los cambios, para avanzar tecnológicamente
con las mejores herramientas que proporcionen mejoras a las tareas diarias para
la venta y comercialización de sus productos. Como sabemos parte del
aprendizaje con el tiempo se convierte en parte de nuestras actividades diarias y
subconscientemente se vuelve tácito, además que se cuenta con personal
calificado para realizar las capacitaciones a cada departamento y también se
optaría por contratar una empresa externa que desarrolle y unifique el sistema a
las necesidades de la empresa.

Es importante mencionar que los gerentes y la dirección están de acuerdo en

implementar este tipo de sistema ya que algunos procesos pues para ellos es
tardado obtener la información deseada. El modelo de gestión del
conocimiento o bien MGC, a considerar es el de espiral o bien conocido como
modelo C, puesto que hace una conexión entre si pasando de una a otra, de sus 4
etapas, es un modelo tangible, claro y preciso.

SOCIABILIZACIÓN
Compartir
experiencias,
observar, imitar

INTERIORIZACIÓN
EXTERIORIZACIÓN
Aprender haciendo,
manuales, esquemas,
conocimiento ESPIRAL Crear metaforas,
escribirlo, conceptos e
hipotesis
operacional

COMBINACIÓN
 electronico de datos,
conocimiento del
sistema

Es de suma importancia implementar un modelo de la gestión del conocimiento

dentro de la organización pues así se podrán tener grandes beneficios, siempre y
cuando los métodos utilizados sean seguido tal y como se indica y sean explícitos
considerando los objetivos, las metas, las políticas, valores y cultura de la
empresa, ya que podrá dar ciertas ventajas competitivas mediante el conocimiento
los aspectos que eran desconocidos para la empresa, de la misma manera se
podrían manipular otros métodos para complementar la gestión del conocimiento
como podrían ser las minerías.

ACCION INSTALACIONES HARDWARE SOFTWARE DATOS RED EQUIPO SOPORTE PERSONAL

AUX. DE INF.
Pérdida y falta de
información. N/A N/A SI SI N/A N/A SI SI

Indisponibilidad del
personal. N/A N/A SI SI SI N/A SI SI

Errores de captura de los

empleados/administrador. N/A N/A SI SI N/A N/A SI SI

Divulgación y escape de
información. N/A N/A N/A SI SI N/A SI SI

Falta de energía eléctrica.

SI SI SI SI SI SI SI SI
Caídas del sistema por falta
de algún recurso. N/A N/A SI SI SI N/A SI SI

Contingencias ambientales. SI SI SI SI SI SI SI SI
Avería de algún equipo de
cómputo o hand held. N/A SI SI SI SI N/A SI SI

Condiciones inadecuadas de
temperatura y humedad de
N/A SI SI SI SI N/A SI SI
algún equipo tecnológico.

Documentación incompleta.
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A SI

LISTADO DE INCIDENTES

A criterio propio considero estas las incidencias más importantes que se pueden
presentar y perjudicar la implementación del proyecto, están clasificadas según el
grado de importancia.

PROPUESTA DE RECOMENDACIONES PARA LA ESTRATEGIA

Como propuesta para que la estrategia logre ser efectiva, considero que se debe
de crear un ciclo donde se asigne por departamentos quien o quienes serán los
responsables de dar continuidad y fin al incidente.
 NOTIFICACIÓN
DEL INCIDENTE

DIAGNOSTICO Y
SUS
REQUERIMIENTOS

ASIGNAR EL
PERSONAL
ESPECIALIZADO

VERIFICAR Y
CERRAR EL
INCIDENTE

Un incidente es la interrupción no planificada de un servicio de TI como la

reducción en la calidad de este.

INDICADORES KPI

KPI, key performance indicators, “indicadores clave de rendimiento”, muestran

el valor insumable del progreso de los objetivos comerciales de una empresa,
también indican si una empresa ha alcanzado sus objetivos en un tiempo
proyectado.

Esta organización requiere de muchos KPI puesto que existen 3 departamentos

bases: Administrativo, Ventas y SAC (Servicio de Atención a clientes).

Para el área administrativa serian:

Ingresos y egresos que presenta la compañía; control de créditos y cobranzas,

Recursos Humanos, facturación, nominas, altas y bajas de empleados, compras,
etc.
Ventas:

Total de ventas por ruta, inventarios de rutas, saldos de productos por rutas, altas
y bajas de clientes, pedidos, venta y preventa diaria por ruta, liquidaciones diarias,
etc.

SAC:

Entradas y salida de productos al almacén, saldos de lleno y vacío, cargas y

recargas de productos por ruta, distribución de productos por ruta, mantenimiento
a edificios, etc.

Estos serían los más importantes para llevar acabo el rendimiento diario de la
empresa ya que existen demás indicadores que miden otros beneficios.

ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL DE GESTION DEL

CONOCIMIENTO

Grupo G, utiliza un sistema de administración del conocimiento a nivel

empresarial, este sistema es Office 365, así mismo el modelo de gestión que se
usara es el de espiral, es un sistema ERP un 40% de las empresas que adquieren
un ERP notan un aumento la productividad.
El sistema de admón. a nivel empresarial, tienen herramientas para capturar,
almacenar, recuperar, distribuir y preservar el conocimiento, de modo que las
empresas puedan mejorar sus procesos de negocios y sus decisiones.

La gestión del conocimiento lleva a la construcción, maduración y dinamización del

conocimiento en la entidad, a través de un flujo establecido en dos ciclos; en el
primer ciclo (1 – 2 – 3 - 4) el conocimiento es gestionado por la entidad y en el
segundo ciclo (5 - 6 - 7 - 8) se finaliza su estructuración a través de la interacción
con los grupos de valor, completando así el ciclo de aprendizaje, dicho proceso se
repite continua y cíclicamente, con el objetivo de potenciar la calidad y fluidez del
conocimiento.

4
APLICAR

8
APRENDER

En base a este ciclo se implementaría la estrategia de gestión de conocimiento:

ETAPA 1

GENERAR Y PRODUCIR.
Es la fase inicial del proyecto pues se genera una necesidad y se debe buscar una
solución. Buscar objetivos y estrategias que queremos implementar, escuchar
opiniones, comentarios, sugerencias y conductas.

ETAPA 2

CAPTURAR/ INSTRUMENTALIZAR

Aquí se presenta a detalle el problema y la propuesta para encontrar la solución.

Se enlistan las actividades para la creación del proyecto, se detecta que
necesidades se requieren sobre todo las de factor humano, tecnológico,
financiero, apoyos para capacitación asesorías entre otros.

ETAPA 3

COMPARTIR

Se da a conocer a la organización y se delegan acciones u actividades para la

creación del proyecto. Y ante todo trabajar en la parte de sensibilización puesto
que va a existir un cambio.

ETAPA 4

APLICAR

Esta fase es donde se aplican todas las herramientas que se establecieron en las
fases anteriores. Se pide la disponibilidad de todos los departamentos para dar
inicio a las pruebas.

ETAPA 5

EVALUAR
Aquí se detectan y se revisa donde hubo errores o problemas en la aplicación del
proyecto. Se determina por plazos el tiempo que se llevara dar solución a cada
detalle surgido, esto con el fin de que sea tratado a la brevedad posible.

ETAPA 6

MEJORAR

En esta etapa se da solución a cada uno de los errores y problemas que se

presentaron, se toman en cuenta nuevas propuestas y se asignan las mejoras
para que el proyecto siga. Seguir sensibilizando al personal que las mejoras son
para facilitar el trabajo de todos.

ETAPA 7

DIFUNDIR

Se trabaja ya de manera continua con el sistema implementado para la realización

de los procesos u actividades que requiere la organización para facilitar sus
tareas.

ETAPA 8

APRENDER

Por ultimo esta etapa, es la que nos ayuda a aprender o memorizar cada nueva
acción del sistema y con el paso del tiempo aprendemos en su totalidad el manejo
del sistema, pasando de conocimiento tácito a explícito.

RECURSOS

En este proyecto se requiere de Recursos Humanos, Financieros,

Tecnológicos y conocimientos/experiencias.

RECURSOS RECURSOS RECURSOS CONOCIMIENTOS/

 HUMANOS FINANCIEROS TECNOLOGICOS EXPERIENCIAS
-El elemento -el factor más -Equipos de cómputo. -El conocimiento y
más importante (dinero) que la experiencia son
-Servidores.
importante. se necesita para: dos activos
imperceptibles.
-el -Software.
-identificar su
formación mantenimiento de tu -Documentar si es
-Hand held.
infraestructura (equipos,
académica. necesario los
hadware y software)
Conocimientos -Internet. errores y aciertos de
entre otros.
, experiencia, la implementación
- -Telefonos, radios u
habilidad y del sistema.
formación/capacitación algún otro medio para
destrezas.
que necesitas para tus estar en
- Si la persona empleados. comunicación
que ejecuta constante.
cada puesto
de trabajo es
la idónea
habrás ganado
mucho en la
implantación
de tu sistema
de gestión.

La gestión se produce de la interrelación que existe entre:

 los recursos que tengas favorables en tu organización,
 los procesos de trabajo.
 las políticas de trabajo que se hayan determinado.
 y los objetivos que se hayan definido.
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN AL CAMBIO

Sabemos que siempre existirá resistencias a los cambios es por eso que debemos
de fortalecer el grupo de capacitación, gerentes, jefes de departamento y líderes
de cada grupo. Por lo que se enlistan las siguientes acciones a tomar.

 Congregar grupos con poder suficiente para liderar el cambio.

 Lograr que los miembros del grupo colaboren como un equipo.
 Crear un enfoque que ayude a situar los esfuerzos del cambio
 Desarrollar estrategias para la realización de esa visión y dar a conocer.
  Utilizar y dar a conocer todos los medios para transferir continuamente la
nueva misión y las nuevas estrategias.
 Cambiar los sistemas o estructuras incompatibles con la visión
 Animar al personal a asumir riesgos y estimular las ideas, actividades y
acciones no tradicionales.
 Recompensar y reconocer públicamente al personal que hizo posible las
mejoras.
 Fortalecer los progresos y producir aún más cambios.
 Cambiar todos los sistemas, estructuras y políticas que no se ajusten y que
no coincidan con la visión.
 Promocionar y desenvolver a las personas que pueden poner en práctica la
visión.
 Fortalecer el proceso con nuevos proyectos, argumentos y agentes de
cambio.
 Emitir las relaciones entre las nuevas conductas y los éxitos de la empresa.

Estas son algunas consideraciones que desde cualquier nivel de dirección que
se ejecuten serán un fundamento en el proceso del cambio

ACCIONES

 Dar continuamente pláticas de motivación, sobre todo que toque los temas
de hábitos, temor a lo desconocido, incertidumbre y salir de la zona de
confort.
 Dar a conocer al personal que no habrá recortes de personal, pues esto
genera miedo en ellos al creer que serán sustituidos por un nuevo sistema.
 Analizar cuál es el problema o la situación que no permite que la persona
pueda hacer el cambio, primero lo trataría con su jefe inmediato para que
asigne la medida que crea conveniente (capacitaciones y/o evaluaciones)
 para reforzar y detectar cual es el problema y en un caso extremo con el
área de recursos humanos.
 Levantar actas administrativas y en el tercer reporte se sancionara.
 Argumentar al empleado que si continúa resistiendo al cambio, será
reemplazado por alguien más del equipo.

A consideración propia serían las acciones a tomar, puesto que Grupo Gepp,
da continuamente talleres de motivación al personal, estos son impartidos por
Recursos Humanos.

COMPARATIVA DEL REGLAMENTO INTERNO Y LA NORMATIVA

CONSTITUCIONAL.

NO APLICA DEBIDO AL NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA

ORGANIZACIÓN

BENEFICIOS

Muchos procesos tenían que ser de forma manual, sobre todo indicadores, los
gerentes dan datos atrasados puestos que esperan a que la información esté lista
para procesar en hojas de cálculos los datos, con el nuevo sistema ya será posible
imprimir los reportes y dar con exactitud datos reales en tiempo y forma.

El almacén espera cierta información para actualizar sus saldos, con SAP en
automático se actualizará.
SAC el departamento que da atención a clientes, espera a que las rutas estén
actualizadas para hacer la planeación del siguiente día, con el sistema se creara
un proceso que determine cuál será la mejor manera y el mismo día el repartidor
sabrá cuál es su ruta a seguir del siguiente día.

Administración un área también beneficiada mayormente por los reportes que ya

podrán ser imprimibles y no exportados, en el área contable ya se podrá
consolidar los saldos de contabilidad contra los de liquidaciones.

Ventas tendrá también el orden de las visitas para que los preventistas puedan
realizar sus visitas del día siguiente, estos planifican sus visitas conjuntamente con
el SAC.

Son muchos los beneficios que se generan al implementar un sistema, pero para
lograr que todo salga bien y sea un éxito, no debemos resistirnos al cambio y
sobre todo considerar el factor humano como uno de los factores más importantes
ya que con la modernización la gente se siente desplazada o sustituida.

NOTA: Algunos datos no me son proporcionados, pues no soy empleado del

grupo, sin más agradezco su atención.