Proceso de Autoevaluación del Sistema de

Control Interno Institucional

2010

VºBº Sandra Piszk

Ministro de Trabajo y Seguridad Social

Elaborado Por:
Dirección General de Planificación
Departamento Control Interno
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Contenido
I PARTE........................................................................................................................................................3
1.1.- INTRODUCCIÓN................................................................................................................................3
1.2.- NORMATIVA LEGAL..........................................................................................................................3
1.3.- OBJETIVOS.......................................................................................................................................3
1.4.- PERIODO..........................................................................................................................................3
1.5.- JUSTIFICACIÓN COMPONENTE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN......................................................4
1.6.- ALCANCE..........................................................................................................................................5

II PARTE.......................................................................................................................................................7
2.1.- PROPUESTA DE GUÍA PARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO...............7
2.2.- METODOLOGÍA................................................................................................................................7
2.3.- PLAN DE MEJORAS AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO...................................................................8
2.4.- INFORMACIÓN DE INTERÉS..............................................................................................................9
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I Parte

1.1.- Introducción

Proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno

Se ha determinado que el proceso de seguimiento y autoevaluación del sistema de control interno,

que en adelante nos ocupa, son ingredientes necesarios para la llamada rendición de cuentas y
demás exigencias legales en materia de control interno mismas que están contempladas en la Ley
8292 y Normas de Control Interno.

Cabe destacar, que la Contraloría General de la República, mediante resolución R-CO-9-2009 de fecha
26 de enero 2009, Aprobó y promulgo las Normas de Control Interno para el Sector Público,
incorporando a la estructura de las normas la contribución y vinculación del sistema de control
interno al gobierno corporativo, la calidad y redición de cuentas. Además, orienta en las normas de
seguimiento la obligatoriedad de llevar a cabo el proceso de autoevaluación periódica y cotidiana del
sistema de control interno.

Por consiguiente, y en apego las competencias y atribuciones del Departamento de Control Interno,
proponemos la siguiente metodología para que las unidades y dependencias del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social, tengan una orientación para llevar a cabo el Proceso de Autoevaluación
2010.

1.2.- Normativa Legal

a) Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno.

b) Normas de Control Interno para el Sector Público.N-2-2009-CO-DFOE
c) Normas técnicas para el control y gestión de la tecnología de Información, R-CO-26-2007.
d) Ley General de Archivo Nacional.
e) Directriz Nº8-2003 Proceso de Autoevaluación Institucional.

1.3.- Objetivos

a) Valorar el funcionamiento del Sistema de Control Interno, en su componente Sistemas de

Información que dispone de los elementos y condiciones necesarias para generar y comunicar
información de manera eficaz y eficiente del quehacer institucional.

b) Proponer acciones para fortalecer el Sistema de Control Interno, de conformidad con los
objetivos y recursos institucionales.

1.4.- Periodo
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El presente plan constituye una propuesta, para llevar a cabo el Proceso de autoevaluación del
Sistema de Control Interno Institucional del año 2010, en el componente Sistemas de Información,
en todas las dependencias que integran el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

1.5.- Justificación componente de sistemas de información

La Ley General de Control Interno en su artículo 16, define Sistemas de Información, como el
conjunto de elementos y condiciones vigentes en una Institución para ejecutar de manera
organizada, uniforme y consistente las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar en
forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión
institucional y otras de interés para la consecución de los objetivos institucional.

Mediante la resolución N -2-2009-CO-DFOE la Contraloría General de la República, emitió las normas

de control interno para el sector público, incorporando en el componente Sistemas de Información una
descripción detallada sobre la calidad de información, calidad de la comunicación, tecnologías de
información y otros controles, referidos a sistemas de información, como base fundamental para que
dichos sistemas estén integrados a nivel Institucional de manera coherente.

Por otra parte, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social ha realizado esfuerzos importantes para
definir las prioridades institucionales, mediante la construcción de un Plan Estratégico Institucional
para el periodo 2010-2015 (PEI-2010-2015, en dicha formulación se destaca como visión ser líder en la
política socio laboral con personal comprometido cobertura nacional, tecnología de avanzada y
servicios de calidad; para tal efecto desde el proceso de apoyo se propone mejorar la gestión
institucional, a través de la modernización de la infraestructura informática, física y organizacional de
este Ministerio, así como investigar y divulgar permanentemente las tendencias del mercado, con
adecuados sistemas de información.

Es así, como el sistema de control interno en materia de sistemas de información, confluye en el

conjunto de elementos y procesos que intervienen en el uso y funciones de la información, apoyando la
gestión oportuna, y en este caso se integra y contribuye al logro de los compromisos adquiridos en el
PEI-2010-2015.

Para contextualizar mejor el aporte de los controles de sistemas de información y su vinculación con la
tecnología, en la gestión institucional citamos el siguiente artículo:

“Los SI de información constituyen un elemento más de la

infraestructura de gestión y debe ser consistente con los demás
sistemas que la integran (planificación, control, auditoria, etc.),
para constituirse en incentivos a la propia estructura
organizativa. La tecnología de la información desempeña un
papel importante no solamente como herramienta de
implementación de partes del SI, sino por las oportunidades
que por sí misma abre a la organización.” ©
ECIMED.acimed@infomed.sld.cu.
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Por consiguiente, se ha determinado importante realizar para el año 2010, la autoevaluación del
sistema de control interno, al componente Sistemas de Información que nos permita establecer
medias que mejoren y contribuyan al cumplimiento de las prioridades institucionales formuladas en
el Plan Estratégico Institucional, y que requieren apoyarse en el desarrollo adecuado de tecnologías
de información, gestión documental y comunicación oportuna de la gestión institucional, tal como se
ha venido mencionando.

Para tal efecto, se diseño una guía de preguntas para medir la autoevaluación del año 2010, al
componente Sistemas de Información, integrando las siguientes exigencias de la Ley y Manual de
Normas Generales de Control Interno, que jerarca y titulares subordinados deben observar:

Gestión Documental: Asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una
debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se
recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con
las necesidades institucionales.
Calidad de la Información: Asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen
los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las
necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de
efectividad y de mejoramiento continuo.

Calidad de la Comunicación: Asegurar razonablemente que la comunicación de la información se de

a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios,
según los asuntos que se encuentran y son necesarios en su esfera de acción. Dichos procesos deben
estar basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo.
Tecnologías de Información: Propiciar el aprovechamiento de tecnologías de información que
apoyen la gestión institucional mediante el manejo apropiado de la información y la implementación
de soluciones ágiles y de amplio alcance.

1.6.- Alcance

A continuación se detallan las dependencias que integran este Ministerio y que por obligatoriedad
legal consignada en la Ley General de Control Interno, deben aplicar al menos una vez año el proceso
de autoevaluación del Sistema de Control Interno institucional.
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LISTA DE DIRECTORES Y JEFES DE DEPTOS
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
NOMBRE Y APELLIDOS
LICDA. SANDRA PISZK FEINZILBER
LIC. ALVARO SOJO MENDIETA
LIC. JUAN MANUEL CORDERO GONZALEZ
LICDA. MA. GABRIELA ROMERO VALVERDE
LICDA. HAZEL CALDERON JIMENEZ
MBA. DORA E. OROZCO SANCHEZ
MBA. JAVIER GONZALEZ CASTRO
LIC. JIMMY BOLAÑOS GONZALEZ
LICDA. IVANNIA BARRANTES VENEGAS
LICDA. PATRICIA STEINER BATRES
LICDA. GRACE GAMBOA ACUÑA
MBA. MARIO E. BOLAÑOS RAMIREZ
LICDA. SOFIA RAMIREZ GONZALEZ
LICDA. EUGENIA SEGURA FALLAS
LICDA. ANA MARIA ROJAS SOLANO
LIC. ORLANDO GARCIA PIEDRA
LICDA. ISELA HERNANDEZ RODRIGUEZ
LIC. ARTURO ROJAS RODRIGUEZ
SRA. HILDA BARQUERO VARGAS
LICDA. ANA ISABEL GARDELA RAMIREZ
LIC. EUGENIO SOLANO CALDERON
LIC. ALFONSO SOLORZANO ROJAS
LIC. ALVARO COTO MUÑOZ
LIC. RODRIGO ACUÑA MONTERO
LIC. WALTER VILLALOBOS FERNANDEZ
LICDA. BETSY GARCIA CHARPANTIER
LIC. JESUS RAMIREZ CAMPOS
LIC. VICTOR ML. AGUILAR ARIAS
LIC. CECILIA HUDSON HILL
LIC. HIRLANDER ROJAS ROJAS
LICDA. OLGA UMAÑA DURAN
LIC. JOSE PABLO CARVAJAL CAMBRONERO
LIC. JOSE JOAQUIN OROZCO SANCHEZ
LIC. ALVARO GONZALEZ ALFARO
LIC. DANILO SALAS HERRERA
LICDA. CARMEN CAPUANO FONSECA
BACH. JOHNNY RUIZ ARCE
LICDA. JENNY MURILLO RODRIGUEZ
LICDA. ESMIRNA SÁNCHEZ VARGAS
LICDA. ANA LORENA CHAVES RODRIGUEZ
LIC. EDUARDO GAMBOA VALVERDE
LICDA. MARITZA JIMENEZ MADRIGAL
LIC. RODOLFO ARIAS VARELA
LICDA. MABEL CALVO MADRIGAL
LIC. ALEJANDRO SANDI ROJAS
LICDA. KATTIA SOLANO SOLIS
LIC. HECTOR ACOSTA JIRON
LICDA. CAROLINA NAVARRETE CARRILLO
LICDA. AMPARO PACHECO OREAMUNO
LIC. Ma.ELENA MURILLO BEJARANO
LICDA. SANDRA MONGALO CHANG
LIC. JORGE RODRÍGUEZ BARRANTES
LIC. JUAN CANCIO QUESADA PICADO
LIC. FRANKLIN BENAVIDES FLORES
LIC. ERICK BRIONES BRIONES
ING. CARLOS ZAMORA CARMONA
LICDA. YAMILETH JIMENEZ CUBILLO
LICDA. SANDRA CHACON FERNANDEZ
LICDA. NURIA ABARCA SOLANO
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CARGO QUE DESEMPEÑA
MINISTRA
VICEMINISTRO AREA LABORAL
VICEMINISTRO AREA SOCIAL
DIRECTORA GENERAL ADMINISTRATIVA
PROVEEDOR INSTITUCIONAL, a.i.
DIRECTORA AREA FINANCIERA
AUDITOR GENERAL
DIRECTOR ASUNTOS JURIDICOS
JEFE, ASESORIA EXTERNA
JEFE, ASESORIA INTERNA
JEFE, RELACIONES INTERNACIONALES
DIRECTOR, RECURSOS HUMANOS
DIRECTORA GRAL PLANIF.DEL TRABAJO
JEFE DEPTO. DESARROLLO ORGANIZACIONAL
JEFE DEPTO. ESTUDIOS SOCIOECONÓMICOS
JEFE DEPTO. DEL MERCADO LABORAL
JEFE DEPTO. CONTROL INTERNO
JEFE DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES
CONTRALORA DE SERVICIOS
PRENSA
DIRECTOR ASUNTOS LABORALES.
JEFE DEPTO. RELACIONES LABORALES
JEFE,CENTRO DE RESOLUCION ALTERNATIVA DE CONFLICTOS
DIRECTOR NAC.DE INSPECCION DE TRABAJO
DIRECTOR REGION CENTRAL
JEFE REGION BRUNCA
JEFE REGION HUETAR NORTE
JEFE REGION PACIFICO CENTRAL
JEFE REGION HUETAR ATLANTICA
JEFE REGION CHOROTEGA
DIRECTORA CONSEJO SALUD OCUPACIONAL
JEFE DEPTO. DE SALARIOS
JEFE DEPTO. ORGANIZACIONES SOCIALES
DIRECTOR NACIONAL DE EMPLEO
JEFE GENERACIÓN DE EMPLEO
JEFE INTERMEDIACIÓN Y PROSPECCIÓN
JEFE MIGRACIONES LABORALES
DIRECTORA DE SEGURIDAD SOCIAL
JEFE PROTEC. ESPEC. AL TRABAJADOR
JEFE UNIDAD DE DISCAPACIDAD
JEFE RECREACIÓN LABORAL
DIRECTORA NACIONAL DE PENSIONES
JEFE, AREA CONTABLE
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO
JEFE, AREA LEGAL
JEFA DEPTO. GESTION DE LA INFORMACION
JEFE UNIDAD ASESORIA ECONOMICA ACTUARIAL
JEFE OTORGAMIENTO DE DERECHOS
DIRECTORA NACIONAL DE DESAF a.i.
JEFE AREA TESORERIA DESAF
JEFE AREA DE EVALUACION, DESAF
JEFE AREA DE PRESUPUESTO, DESAF
JEFE UNIDAD DE ASESORIA JURIDICA, DESAF.
ASESORIA DE GESTION, DIRECCION DE INSPECCION
ASESORIA LEGAL, DIRECCION DE INSPECCION
JEFE DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
JEFE UNIDAD DE GENERO
PRONAMYPE
JEFE DEPTO. DE ADM. DE REC. DE INFORMACION
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II Parte
2.1.- Propuesta de Guía para la Autoevaluación del Sistema de Control Interno
Componente Sistemas de Información - 2010

Se propone utilizar como base la guía de autoevaluación al componente sistemas de información , a

una serie de medidas mínimas para dar cumplimiento a las disposiciones legales y técnicas
contenidas en la Ley y Manual de Normas Generales de Control Interno. Anexo 1

La autoevaluación del sistema de control interno, aplicada por el jerarca y los titulares subordinados
le permitirá a la administración identificar mediante un diagnóstico de hechos o situaciones ciertas,
cuales controles deben establecerse, mejorarse, y mantenerse con el propósito de fortalecer el
sistema de control interno especialmente en el componente sistema de información, y así promover
el cumplimiento de los objetivos institucionales.

2.2.- Metodología

El componente de sistemas de información del Ministerio y las dependencias será calificado de

acuerdo con las respuestas dadas a las preguntas contenidas en la guía propuesta, las medidas o
criterios de control de cada pregunta se diseñaron en un orden general para evaluar el componente
funcional Sistemas de Información..

La guía ha sido confeccionada en Excel vinculando su respuesta automáticamente con el resultado

final, facilitando su aplicación a cada dependencia incluida la Administración Superior para que este
proceso conduzca a un fortalecimiento institucional sobre la cultura de Control Interno. Anexo 1

Las preguntas establecen la posibilidad de respuesta utilizando solamente valores de 1 a 5 en la

casilla de respuesta y según los siguientes parámetros de cumplimiento.

Parámetros de cumplimiento

Parámetro Valor
No se cumple 1
Se cumple insatisfactoriamente 2
Se cumple aceptablemente 3
Se cumple en alto grado 4
Se cumple plenamente 5

Por lo tanto, los resultados de la autoevaluación definirán los rangos de interpretación del
diagnóstico del sistema de control interno, y para tal efecto el Departamento de Control Interno
utilizar los siguientes rangos:
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Rangos de calificación

Rango Calificación
Menos de 2.0 Insuficiencia crítica
De 2.0 a menos de 3.0 Insuficiencia
De 3.0 a menos de 4.0 Adecuado
De 4.0. a 5.0 Satisfactorio

De conformidad, con los resultados obtenidos es necesario realizar un plan de mejoras que responda
al fortalecimiento de una cultura propicia de sistema de información del sistema de control interno.

2.3.- Plan de Mejoras al Sistema de Control Interno

Al finalizar la autoevaluación se espera que cada dependencia o unidad que la aplica, elabore un plan
de mejoras, así como un documento que contemple los asuntos relevantes para los niveles
superiores; considerando para tales efectos, los aspectos que podrían ser resueltos por el titular
subordinado y aquellos que, por su relevancia se incluyen en el Plan Anual Operativo.

Para tal efecto, en la hoja del libro Excel encontramos la matriz denominada plan de mejoras al
sistema de control interno, se les recuerda que es responsabilidad de cada jefatura o titular
subordinado, incluir en el Plan Anual Operativo al menos una acción relacionada con mejoras o
revisión del sistema de control interno de acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de
autoevaluación de dicho sistema, de manera que permita dar un seguimiento oportuno a su
cumplimiento.
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2.4.- Información de Interés

¿QUIENES DEBEN PARTICIPAR EN EL PROCESO DE ANÁLISIS Y AUTOEVALUACIÓN

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO?

El Director de la dependencia y todos los demás titulares subordinados que integran la dirección,
deberán dar participación a los funcionarios técnicos que considere que por su experiencia puedan
hacer aportes importantes al proceso.

¿EN CUANTO TIEMPO SE DEBE RESOLVER LAS GUIAS DE AUTOEVALUACIÓN DE

Sistemas de Información?

El proceso autoevaluación se puede efectuar en 1/2 jornada durante un día con la

asesoría y colaboración de los funcionarios de control interno. La duración del análisis
y evaluación de cada pregunta depende de las discusiones que surjan al interior del grupo respecto a
cada una de ellas.

¿SE REMITEN LAS GUIAS POR DIRECCIÓN?

Se debe diligenciar un solo grupo de Guías por Dirección. En las Regionales y cantonales de
la Inspección deben participar y ser contemplados los funcionarios en el proceso de autoevaluación
la Dirección Nacional de la Inspección de Trabajo.

¿A DONDE DEBEMOS ENVIAR LAS GUIAS DE AUTOEVALUACIÓN DEL COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL?
Al Departamento de Control Interno de la Dirección General de Planificación, 2do.
Piso Edificio Númar.

O CT U BR E- 2004
¿CUANDO DEBEMOS REMITIR GUIAS DE AUTOEVALUACIÓN?

Debe ser remitido antes del 15 de noviembre, 2010.

¿POR CUAL MEDIO PODEMOS ENVIAR GUIAS DE AUTOEVALUACION?

Las guías de autoevaluación, totalmente diligenciadas pueden ser enviadas a la

Oficina de Control Interno, en forma impresa y totalmente completas, en donde
consten los nombres, cargos y firmas de los funcionarios que participaron en la evaluación del
sistema de control interno. Además, por correo electrónico a la dirección ihernandez@mtss.go.cr o
lbastos@mtss.go.cr, o por correo electrónico.

En cualquiera de los casos, las guías deben venir acompañado de un oficio de remisión firmado por
el jefe de la respectiva dependencia.
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DOCUMENTACIÓN Y REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACION?

Cada unidad deberá documentar adecuadamente las actividades de

autoevaluación. Se debe instaurar un sistema de registro y de información que facilite
acumular resultados de las autoevaluaciones y dar seguimiento a las medidas que se inicien de
acuerdo con los planes anuales para mejorar los controles.

¿SI TENEMOS ALGUNA DUDA DE LA METODOLOGIA EN EL PROCESO DE ANÁLISIS Y

AUTOEVALUACIÓN, A DONDE PODEMOS RECURRIR?

En el Departamento de Control Interno, podrán aclarar sus inquietudes al respecto. Esta

asesoría puede brindarse en forma presencial o telefónica.
Los teléfonos de Control Interno son 2258-2267 o 2221-1604. Correo electrónico:
ihernandez@mtss.go.cr., lbastos@mtss.go.cr; lbastososes@gmail.com.
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2.5.- Cronograma de Actividades

FASES DEL PROCESO DE AUTOEVALUACION

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)
PERIODO 2010

DESCRIPCIÓN DE LA FASE PERIODO RESPONSABLE

FASE 1 Indagación y preparación de una 08 de octubre Dirección General de
propuesta y guías para el proceso Planificación del
de autoevaluación del SCI. Trabajo Departamento
de Control Interno
FASE 2 Aval y formalización de Superior Jerárquico/
metodología y propuesta guías 15 de octubre Despacho Ministra de
para el proceso de autoevaluación Trabajo
del SCI.
FASE 3 Divulgar y promover la obligación 16 de octubre Superior Jerárquico
de llevar a cabo el proceso de Dirección General de
autoevaluación del SCI. Planificación del
Trabajo Departamento
de Control Interno
FASE 4 Asesoría y acompañamiento a Del 16 de octubre Dirección General de
todas las dependencias para la al 12 de Planificación del
aplicación de las guías. noviembre Trabajo/Departamento
de Control Interno
FASE 5 Documentar actividades, registrar Dirección General de
resultados y elaborar informe de Al 15 de diciembre Planificación del
mejoras al SCI. Trabajo/Departamento
de Control Interno