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ESTRUCTURA Y USO DE DOCUMENTOS

Nathalia L. Blum Ballesteros

Centro de Servicios Empresariales y Turísticos

FICHA:2207126

Instructora Hayde Liliana Castro Salazar

11 de marzo 2021
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TABLA DE CONTENIDO

REPORTE ESCRITO.......................................................................................................4

Las partes de un reporte..................................................................................................4

CARTA............................................................................................................................ 5

Partes de la carta............................................................................................................. 5

EL MEMORANDO........................................................................................................... 6

2.2  Márgenes:................................................................................................................. 7

2.3  Estilos:...................................................................................................................... 7

2.4  Partes básicas........................................................................................................... 7

Líneas especiales............................................................................................................ 7

ACTA............................................................................................................................... 8

LA CIRCULAR................................................................................................................ 9

¿Qué es?......................................................................................................................... 9

¿Para qué sirve?.............................................................................................................. 9

¿Cómo se elaboran?......................................................................................................10

Márgenes....................................................................................................................... 10

PARTES DE LA CIRCULAR..........................................................................................10

Márgenes y espacios de la circular:...............................................................................16

BIBLIOGRAFIAS........................................................................................................... 18
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TABLA DE FIGURAS

Figura 1 partes de la carta........................................................................................................... 7

Figura 2 ejemplo memorando.................................................................................................8

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REPORTE ESCRITO

Los reportes son documentos en los que se plasman datos o noticias. Estos informes se

emplean en las áreas más diversas como en la ciencia, la investigación, el periodismo o el

ámbito empresarial. El formato de los reportes puede ser impreso, digital e incluso audiovisual.

Además, en ciertas ocasiones, no se limitan a informar sobre una determinada cuestión, sino

que también establecen objetivos, elementos persuasivos (como sugerencias o consejos) o

incluso la conclusión de una determinada investigación.

Las partes de un reporte

Portada. Se detallan los datos del autor, además de plasmar el título del reporte.

Índice. Se enumera el contenido del reporte, indicando la página en la que se

encuentra.

Introducción. Se detallan las partes del reporte y su extensión total.

Desarrollo. Se plasma y desarrolla el tema abordado (es el cuerpo del reporte).

Conclusión. Se repasan los resultados más importantes.

Bibliografía. Se ordena alfabéticamente el material consultado para la elaboración del

reporte.

[ CITATION EJE19 \l 9226 ]

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CARTA

La carta es un medio a través del cual una persona o institución se comunica con otra

remitiéndole un mensaje que bien puede estar escrito en un papel o en un medio digital. La

palabra, como tal, proviene del latín carta, que a su vez proviene del griego χάρτης (chártēs).

La carta de papel suele ir doblada en un sobre cerrado, en cuyo frente aparecen el nombre

y dirección del destinatario, mientras que en el reverso se encuentran el nombre y la dirección

del remitente.

La carta digital, por su parte, propia de las nuevas tecnologías de la información y la

comunicación, hace referencia a todas aquellas comunicaciones electrónicas semejantes a la

carta, que se producen sobre todo en los correos electrónicos y otros medios digitales.

La carta está compuesta por un texto dirigido a otra persona a la cual se expone o describe

un asunto o situación.

Partes de la carta

Las cartas convencionalmente contienen cierta información de relevancia tanto para el

emisor como para el receptor. Fundamentalmente:

Fecha y lugar en que fue escrita,

Saludo,

Cuerpo contentivo de la introducción y la exposición del asunto,

Despedida y

Firma o nombre de la persona que la escribe.

Además, una carta también puede contener:

Membrete institucional,

Domicilio,

Posdata para asuntos no referidos en el cuerpo de la carta y

Referencias finales, etc.

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Debe estar escrita con coherencia, organización y claridad, y debería estar escrita en un

lenguaje apropiado y conciso, con una actitud cortés o amable, y corrección ortográfica, puesto

que

[ CITATION sig18 \l 9226 ]

Figura 1 partes de la carta

EL MEMORANDO

CONCEPTO: Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se

utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales.

regionales, nacionales, o internacionales.

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Figura 2 ejemplo memorando

2.2  Márgenes:
Superior e Izquierdo                4 ó 3
Derecho o inferior                    3 ó 2
2.3  Estilos:
Bloque extremo
Bloque
Formato Impreso
2.4  Partes básicas:
Membrete
Denominación del documento
Número
Fecha
Encabezamiento
Texto
Despedida
Remitente

Líneas especiales
Anexos
Copias
Identificación del transcriptor

[ CITATION TEC \l 9226 ]

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ACTA

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona

presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados,

como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha

reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión,

y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones

en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una

asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

En general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas, que recoge

las actas labradas a lo largo de un período de tiempo determinado, de manera cronológica, y el

orden está dado por una enumeración de sus páginas.

Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas

ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido los

participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados, cuáles

han sido los debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes

como los convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han sido

planteadas durante su celebración.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna persona

que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

En este sentido, la mayoría de las veces se designa a una persona que posea

conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos, que en general

suele ser el secretario o secretaria de la comisión, sea cual sea el tipo de organismo u

organización de la cual estemos hablando.

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Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunión deben dar el visto bueno

acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se especifican cuáles han

sido las conclusiones o los acuerdos a los cuales se ha arribado. Por eso, al finalizar la

reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando así constancia de

su participación y de su conformidad respecto a lo que el acta expresa.

Por otra parte, cuando se realizan reuniones académicas, se hacían congresos,

conferencias o simposio, los trabajos expuestos en dicha reunión suelen compilarse en

documentos, denominados actas, que reúnen las ponencias que han realizado los expositores

durante la celebración que la reunión.

[ CITATION Edi131 \l 9226 ]

LA CIRCULAR

¿Qué es?

Es una comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el

mismo texto o contenido.

¿Para qué sirve?

Se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas

generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.

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¿Cómo se elaboran?

Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y

logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director y las externas se

deben elaborar en papel con membrete y logotipo.

Márgenes

Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. 

PARTES DE LA CIRCULAR 

Encabezado: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, sólo para

circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que

se imprimirá en papel membretado. 

Título y número: Título ¨ CIRCULAR ¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el

número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría 

General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001

cada año). 

Código: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se

escribe el código de la serie y/o sub-serie al cual corresponde la circular interna o externa

según sea el caso, separando estos dos números con un punto. 

Ciudad y fecha: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la

fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el 

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Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. 

Destinatario: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, 

etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). 

Asunto: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con

mayúscula inicial y sin subrayar. 

Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en

forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por 

Circular. 

Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve y finaliza con coma (,)

(Atentamente,) o si la frase de cortesía es extensa terminada en punto (.) 

(Agradecemos su gentil colaboración.). 

Datos del remitente: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni

subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. 

ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. 

Datos del transcriptor: Consignar el responsable de copiar el documento, se escribe uno

de los nombres y la primera letra del apellido en tipo de letra más pequeña. 

Si la persona que firma el documento es la misma que lo digita, no tiene necesidad de

identificarse como transcriptora.

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EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON

CIRCULAR INTERNA No. 001

300 

Medellín, 24 de agosto de 2010 

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA CORPORACION 

UNIVERSITARIA REMINGTON. 

Asunto: Utilización del Carné. 

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Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas de la Corporación Universitaria 

Remington, que es obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en

sus instalaciones. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además,

éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institución a prestar el servicio

contratado. 

Sin otro particular, 

ORLANDO SOTO BEDOYA 

Secretario General. 

Jenny A. 
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EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No. 001

Código: 2000 

Medellín,03 de julio de 2013

PARA: ENTES DESCENTRALIZADOS DEL ORDEN MUNICIPAL 

Asunto: Presentación de Tabla de Retención Documental 

En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para

que las entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nación las Tablas de

Retención 

Documental, invitamos a una serie de reuniones periódicas a los Jefes de Archivo de los

Entes descentralizados del Orden municipal. 

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Dichas reuniones se realizarán en las instalaciones de la Corporación Universitaria

Remington, allí se plantearán los lineamientos generales para la realización y presentación de

Tablas de 

Retención. 

Cordial Saludo, 

MARIBEL PEDRAZA MARIN 

Jefe de Archivo y Correspondencia 

Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995). 

Olga R. 
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Márgenes y espacios de la circular:

Espacio para 

Logotipo 

(Sólo para 

Circular 

Externa) 

NOMBRE DE LA EMPRESA

(encabezado sólo para circular interna)

------------------ 

------------------ (3 interlíneas) 

------------------ 

CIRCULAR Nª_____ 

------------------ 

------------------ (3 interlíneas) 

------------------ 

CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie 

Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el Grupo 

Correspondencia Archivo, Mediante radicado) 

------------------ (2 interlíneas) 

------------------ 

DESTINATARIOS 

------------------ (2 interlíneas) 
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------------------ 

Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) 

------------------ 

------------------ (3 interlíneas) 

------------------ 

Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ................... ...

. .............. ...................... ... .............. .......... 

------------------ 

------------------ (2 interlíneas) 

Despedida 

------------------ 

------------------ 

------------------ (3 interlíneas) 

NOMBRE DEL REMITENTE 

Cargo 

------------------ 

------------------ (2 interlíneas) 

Anexos: (opcional) 

------------------ (1 interlinea) 

Datos del transcriptor

[ CITATION TEC2 \l 9226 ]

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BIBLIOGRAFIAS

EJEMPLOS. (2019). EJEMPLOS. Obtenido de EJEMPLOS.CO:

https://www.ejemplos.co/reporte/

MX, E. D. (10 de 10 de 2013). Definición MX. Obtenido de Definición MX:

https://definicion.mx/acta/

OFICINA, T. D. (s.f.). TECNICAS DE OFICINA. Obtenido de TECNICAS DE OFICINA:

https://tecnicasdeoficina.wordpress.com/el-memorando/

OFICINA, T. D. (s.f.). TECNICAS DE OFICINA. Obtenido de TECNICAS DE OFICINA:

https://tecnicasdeoficina.wordpress.com/la-circular-2/

significados.com. (15 de 06 de 2018). https://www.significados.com/carta/. Obtenido de

https://www.significados.com/carta/: https://www.significados.com/carta/