AUDITORIA DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS

Autor

Tutor
YURLEY CONSTANZA MEDINA CARDENAS
Ing. Sistemas; Especialista en proyectos; Mag. En gestión de proyectos y Mag. En sistemas
integrados de gestión (HSEQ – RSE)

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Y DEL AMBIENTE
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTION INTEGRAL HSEQ

Ocaña, Colombia Abril, 2021

 Tabla de contenido

Introducción 3

Unidad 2. Realización de auditorías y evaluación de auditores 5

1. Roles de la auditoría 5

2. Informe de auditoría 8

3. Autoevaluación del auditor 10

Conclusiones 13

Referencias 14
 Introducción

Para la construcción y el aprendizaje como profesionales en la integración de los sistemas

de gestión, es importante abordar el tema de las auditorías, ya que este es un proceso

fundamental para la mejora continua de los mismos. Debemos reconocer los roles y

responsabilidades de cada uno de los miembros que conforman la auditoría, el cómo es la

estructura de un informe de auditoría y la manera correcta de formulación de los hallazgos de la

auditoría. Teniendo claro estos conocimientos podremos lograr la evaluación correcta y mejora

continua de los sistemas de gestión que dirigimos en la organización.

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Unidad 2. Realización de auditorías y evaluación de auditores

1. Roles de la auditoría

Roles en una auditoría

Rol Funciones, responsabilidades y competencias

Auditor líder El líder del equipo auditor se encarga de asignar a cada
miembro del equipo las actividades y/o procesos
específicos a auditar así como asignar la autoridad que
pueden tener al tomar decisiones al momento de realizar
la auditoría.
El auditor líder se encarga de realizar reuniones con el
equipo para asignar roles y si es necesario, hacer
cambios en el equipo o el método de auditoría.
El auditor líder debe tener la competencia de tener una
buena comunicación con la alta dirección del auditado.
Debe poder gestionar el proceso de la auditoría haciendo
un buen uso de los recursos, sobrellevando la
incertidumbre que se genera al lograr los objetivos de la
auditoría y protegiendo la integridad de los miembros de
su equipo.
Este miembro, juega un papel fundamental en el
liderazgo y orientación de todo el equipo, en mantener la
armonía.
El líder del equipo prepara y completa el informe
resultante de la auditoría.

Auditor El auditor debe conocer los requisitos y principios del

sistema de gestión al cual se aplicará la auditoría,
reconocer las disciplinas y sectores relacionados con
dicho sistema de gestión. El auditor debe tener
conocimiento sobre los métodos, técnicas, procesos y
prácticas específicas del cliente para así realizar una
auditoría que permita generar hallazgos y conclusiones
veraces y lo más ajustadas a la realidad de la
organización.

El auditor recopila la información y evidencia pertinente

para determinar los hallazgos de la auditoría.
Auditado El papel que cumple el auditado es el de cooperar con el
equipo auditor para que esta actividad se lleva a cabo
bajo las mejores condiciones. El auditado debe
proporcionar la información documentada que solicita el
auditor. El auditado designa a los guías para que realicen
acompañamiento al equipo auditor al momento de
realizar la auditoría.
Cliente de la auditoría El cliente de la auditoría se asegura de que se establezcan
los objetivos del programa de auditoría para que se

Responsable de la gestión del programa de auditoría
Experto técnico
5
puedan planificar y realizar las auditorías y que dicho
programa se pueda ejecutar de una manera eficaz.
Para saber si se han alcanzado los objetivos del programa
de auditoría, el cliente y el responsable del programa
deben revisar el programa y evaluar su eficiencia.
Dentro de las funciones y responsabilidades de la
persona encargada del programa de auditoría tenemos:
 Debe establecer la extensión del programa de
auditoría.
 Debe determinar los factores externos e internos
que puedan afectar al programa y además,
identificar los riesgos y oportunidades e
implementar acciones para abordar dichos
riesgos y oportunidades.
 Asegurar la selección del equipo auditor y la
competencia del mismo de acuerdo a las
actividades de la auditoría. El responsable del
programa debe asignar los roles, las
responsabilidades y la autoridad que tendrán
cada integrante del equipo auditor.
 El responsable del programa de auditoría debe
determinar los siguientes procesos:
- El calendario de las auditorías que integran
el programa.
- Establecer los objetivos, el alcance y los
criterios de evaluación del programa de
auditoría.
- Determinar cómo se llevará a cabo la
comunicación externa e interna.
- Resolver el manejo de las PQR.
- El responsable debe llevar el seguimiento
de la auditoría y la presentación apropiada
del informe de la auditoría al cliente y a las
partes interesadas.
 Asegurar los recursos necesarios para realizar la
auditoría.
 Realizar la mejora continua del programa de
auditoría.
 Presentar el programa de auditoría ante el
cliente.
El responsable del programa de auditoría debe tener la
competencia de poder gestionar las oportunidades y
riesgos que puede tener el programa de auditoría, además
de tener conocimiento acerca de cómo es el proceso y el
método de la auditoría, las normas que rigen el sistema
de gestión al cual se le aplicará la auditoría y los
requisitos legales que sean aplicados a la actividad que
será auditada.
El experto técnico aporta conocimiento o experiencia
específica al equipo auditor. Éste aporte está relacionado
con la organización, un proceso o actividad específica
que se va a auditar. Los hallazgos encontrados por el
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experto técnico serán tomados en cuenta según lo que

decida el equipo auditor o el auditor líder.
Guía Los guías ayudan a gestionar y confirmar los horarios y
las ubicaciones en donde se hará la auditoría y
determinaran a las personas a quienes se entrevistarán.
Los guías se aseguran que el equipo auditor y los
observadores tienen claro las normas que hay que seguir
para acceder a las ubicaciones y todo lo concerniente a la
sst, ambiente y la confidencialidad; además, tienen la
responsabilidad de ser testigos de la auditoría y ayudarle
al equipo auditor a la recopilación de la información.
Observador El observador tiene el papel de acompañamiento al
equipo auditor y vigila que la gestión del acceso a las
ubicaciones, la sst y el ambiente se haga entre el cliente
de la auditoría y el auditado.
Fuente: [CITATION ISO18 \l 9226 ]
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2. Informe de auditoría

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

EMPRESA: Ladrillera PROM S.A.S

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ALCANCE

Establecer un diagnóstico de la empresa que Realizar la auditoría a todos los procesos

contribuya a la toma de decisiones. de la empresa y algunas áreas específicas.
ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015, ISO 45011:2018, documentos
CRITERIOS DE AUDITORÍA: de la empresa y normatividad aplicable.

AUDITOR LÍDER: Luis Figueroa

EQUIPO AUDITOR: Andrea Millán - Diego Rojas – Ramiro Piedrahita

15 de abril de 2021
FECHA DE FECHA DE ENTREGA
6 – 7- 8 de abril de 2021
AUDITORÍA: DEL INFORME:

NOMBRE DE LOS AUDITADOS CARGO

Pedro Ospina Gerente

Coordinadora en Seguridad y Salud en el

Silvia Suárez
Trabajo

Juan Sandoval Coordinador de gestión Ambiental

Laura Cáceres Coordinadora de mercadeo y ventas

Jorge Delgado Mantenimiento y operario

Teresa Mendoza Servicios generales

María Gutiérrez Servicios de aseo

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Carlos Durán Coordinador de recursos humanos

Leonardo Mena Ayudante de producción

Isabell Lozada Coordinadora de gestión de calidad

Joaquin Martinez Servicios generales y mantenimiento

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

REQUISITO
1. DESCRIPCIÓN DE LAS NC
INCUMPLIDO

 No se evidenció el presupuesto anual para la implementación, mantenimiento

7.1 Recursos (ISO
y mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
45001:2018)
Trabajo.

 Se encontró que la organización no cuenta con un plan de mantenimiento de 7.1.3 Infraestructura

la infraestructura. (ISO 9001:2015)

 No se evidenció personal capacitado para el manejo de los residuos sólidos 7.2 Competencia (ISO
generados en la empresa. 14001: 2015)

2. FORTALEZAS DEL ÁREA O PROCESO

 Se evidencia que se define las responsabilidades y autoridades para la gestión en el Sistema de Gestión
Ambiental, dando cumplimiento al requisito 5.3 Roles, responsabilidad y autoridades de la organización de la
NTC 14001: 2015.
 Se evidencia el cumplimiento de todos los requisitos legales del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el trabajo.
 Se evidenció la realización de mediciones a la satisfacción del cliente y además, se le realiza seguimiento a los
resultados de dichas mediciones, cumpliendo así con el requisito 9.1.2 de la NTC ISO 9001:2015.

3. OPORTUNIDADES DE MEJORA

 Se observó que la organización no cuenta con señalización ni rutas de evacuación para actuar ante una
emergencia y se evidenció que está diseñando un plan de emergencias para atender situaciones de origen
natural para dar cumplimiento al requisito 8.2 de la NTC ISO 45001:2018.
 Se encontró que la organización cuenta con un documento donde están aprobados los objetivos de calidad, los
responsables, tiempos y resultados de dichos objetivos; sin embargo, no se han identificado los recursos
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necesarios para lograr los objetivos de calidad, cumpliendo parcialmente el requisito 6.2.2 de la NTC ISO
9001:2015.
 Se evidenció que se realiza capacitaciones al personal sobre clasificación y disposición temporal de los residuos
sólidos y su aprovechamiento; sin embargo, se observó que no se realiza la adecuada clasificación,
aprovechamiento y disposición final de los residuos sólidos, incumpliendo el Plan de Gestión de Residuos
Sólidos establecido.

4. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

 La organización cumple con la normatividad legal en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 La organización cumple con personal competente que dirige los Sistemas de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, Calidad y Ambiente.
 Se evidencia que la organización tiene falencias en mantener la información documentada.

5. DOCUMENTOS REVISADOS

Previo a la auditoría:

 Procedimiento R01B.
 Informe trimestral del área de producción.

Durante la auditoría:

 Plan anual de compras del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

 Informes de auditoría.
 Programa de auditoría.
 Informe de mediciones de satisfacción del cliente.
 Presupuesto anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Matriz de partes interesadas.
 Objetivos de calidad.
 Acta e informe de la revisión por la alta dirección.
 Matriz DOFA del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Matriz de peligros y riesgos.
 Mediciones de factores de riesgos físicos y químicos.
 Acciones de mejora.
 Gestión del cambio.
 Programa de capacitación.
 Ficha técnica de la máquina CH3.
 Manual del usuario de la máquina CH3.
 Plan d capacitación y entrenamiento de seguridad y salud en el trabajo.

FIRMA DEL AUDITOR LÍDER FIRMA DEL CLIENTE O

REPRESENTANTE LEGAL
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3. Autoevaluación del auditor

DATOS GENERALES
NOMBRE DEL AUDITOR  Andrea Fernanda Millán Suárez
FECHA DE LA
 13 de abril de 2021
AUTOEVALUACIÓN
PROFESIÓN Ingeniera ambiental
¿LABORA ACTUALMENTE? No
CARGO QUE DESEMPEÑA N/A
AÑOS DE EXPERIENCIA
PROFESIONAL 9 meses
(ha trabajado desde que se graduó)
ESTUDIOS RELACIONADOS
CON SISTEMAS DE GESTIÓN Curso de 50 horas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SENA.
(cursos, diplomados, otros)
¿EXPERIENCIA COMO
No
AUDITOR?
COMPORTAMIENTO PERSONAL
Cualidades Casi nunca Algunas veces Siempre ¿Cómo puedo mejorar?
Ético, imparcial, sincero, honesto, Manteniendo siempre la objetividad al momento de realizar las
x
discreto actividades en la auditoría.
Es importante tener en cuenta que no hay verdades absolutas y
Mentalidad abierta a diferentes puntos
x que para lograr el éxito de una auditoría se debe saber escuchar
de vista
a cada uno los miembros del equipo auditor.
Para tener una buena comunicación, se debe tener tacto al
Diplomático, cuidadoso en el trato con momento de hablar con las partes involucradas en la auditoría,
x
los demás por ende, se debe hacer con respeto y amabilidad sin importar
el cargo que se desempeñe en la organización.
Observador del entorno x Agudizando los sentidos y aumentar la atención a los detalles.
Ejercitando diariamente los sentidos que permiten percibir el
Perceptivo, consciente x entorno y así poder tener una percepción lo más ajustada a la
realidad.
Versátil, fácilmente adaptable a x Exponiéndose progresivamente a todas las situaciones que se
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puedan presentar en una auditoría. Se debe tratar de

situaciones desempeñar en varias actividades para adquirir experiencia en
varios campos.
Estableciendo objetivos y metas diarias, y trabajando en ellas
Persistente, orientado al logro x
todos los días hasta alcanzarlos.
Teniendo claridad y confianza en sí mismo, manteniendo la
Decidido, de razonamiento lógico x lógica con base en los conocimientos adquiridos a través de la
academia y experiencia profesional.
Fortaleciendo mis habilidades de comunicación e interacción
Seguro de sí mismo, sin miedo a la con las personas.
x
interacción Reconociendo mis capacidades y habilidades como persona y
como profesional.
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Me falta Tengo algunos
Áreas Soy un experto ¿Cómo puedo mejorar?
mucho conocimientos
Aplicando herramientas que mejoren la planificación y
Planificar y organizar el trabajo
x organización, como planes de trabajo y cronogramas de
eficazmente
actividades.
Procedimientos y métodos de  Tomando cursos de auditoría interna y externa.
x
auditoría  Ser parte de una auditoría como observador.
Analizar con detenimiento para una mayor comprensión de los
SGC ISO 9001:2015 x procesos que se involucran para la creación de productos y/o
servicios.
SGA ISO 14001:2015 x Practicando en la identificación de aspectos ambientales.
Formulando planes de emergencia que sean aterrizados al
SST ISO 45001:2018 x
contexto de la organización.
Analizando a profundidad el contexto de la organización para
GTC ISO 19011:2018 x determinar el nivel de madurez de una organización, para así
elegir el método de auditoría pertinente.
Estudiando y practicando las distintas técnicas existentes para
Recopilar información relevante
x recopilar información, escuchando, observando y revisando la
mediante diferentes técnicas
información documentada.
Comparando la información obtenida con información
Verificar pertinencia y exactitud de la
x investigada anteriormente y revisar la información en fuentes
información revisada
impresas.
Diseñar y utilizar diferentes papeles Tener claro los requisitos de la norma referente a la
x
de trabajo en la auditoría información documentada.
Documentar hallazgos y redactarlos Aplicando las fórmulas que existen para la redacción correcta
correctamente x de hallazgos.
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Comunicarse eficazmente con todos

Entablando una comunicación clara, respetuosa y concisa con
los participantes de una auditoría en
sus diferentes roles
x las partes involucradas en la auditoría.
Relacionar situaciones con los Aplicando los requisitos de las normas en escenarios y
requisitos de la norma x organizaciones ficticias.
Establecer las diferencias entre los
Teniendo claro los conceptos de criterios, hallazgos y
criterios de la auditoría, los hallazgos
y las evidencias
x evidencias en una auditoría.
Asegurar el cumplimiento de los Recopilando la información pertinente que respalden los
objetivos de una auditoría x hallazgos y conclusiones de la auditoría.
Reconocer e identificar rápidamente la Realizando un estudio previo de las organizaciones a auditar de
naturaleza de una organización y su tal manera que, con la experiencia adquirida en las auditorías,
funcionamiento
x se convierta en un proceso mecanizado.
Requisitos legales, contractuales y
Mantenerse actualizado con la normatividad que se aplica a los
normativos complementarios a cada
sistema de gestión
x sistemas de gestión.
El conocimiento académico es una base importante para el desempeño de un auditor; sin embargo, la
CONCLUSIONES Y
OBSERVACIONES GENERALES
experiencia y el desarrollo de las habilidades se adquieren en la participación de los procesos de una
auditoría.
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Conclusiones

Los hallazgos de una auditoría son la base fundamental del informe de auditoría. Si los

hallazgos no son formulados correctamente, el informe de auditoría no tendría la veracidad

deseada y no se alcanzarían sus objetivos.

Mediante los hallazgos de una auditoría, la organización auditada establecerá

procedimientos y tomará decisiones para la mejora continua de sus procesos y sistemas de

gestión.

Para redactar correctamente un hallazgo de auditoría, se deben tener en cuenta ciertos

parámetros, los cuales son:

 La condición en donde el auditor describe cual es la situación encontrada.

 El criterio, es decir, la norma o el requisito estándar con el cual se compara la
situación observada.
 La causa de la condición, por qué se está presentando esa condición.
 El efecto, que sería la consecuencia que se presenta o se puede presentar por esa
condición encontrada.

Al redactar correctamente los hallazgos de la auditoría permitirá una comunicación

efectiva y clara entre el auditor y el auditado.

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Referencias

ISO 19001. (2018). Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.