Estimado auditor el cuestionario que me hizo llegar como líder del proceso de auditoría de

su empresa, lo he tabulado y en nuestra próxima reunión de grupo discutiremos sus

observaciones con los demás profesionales del décimo semestre de auditoría y control
interno. No sin antes le comento que esa encuesta general nos ha servido para obtener para
efectuar en análisis global de la situación de la empresa o aérea que le correspondió.

Le adjunto en esta oportunidad una encuesta más particular con este tipo de cuestionario se
busca dar respuestas a varias interrogantes de la situación de una área o función (compras,
relaciones industriales, ventas, etc.-) de la empresa. Este cuestionario se elaboró de modo
que incluye sólo cuestiones específicas concernientes a una función y al tipo específico de
estudio que se esté realizando.

Señor auditor los cuestionarios se elaboraron con el objeto de que los ejecutivos y los
responsables de cada área de funciones respondan a ellos, pero si no se puede por efecto de
la confidencialidad le sugiero que usted la responda. Los cuestionarios son de utilidad si el
auditor los valora con imparcialidad a través de un análisis adecuado en vista de las
circunstancias. El análisis hecho por el auditor mediante cuestionarios proporciona la eficacia
de la empresa y por consiguiente se pueden dar medidas correctivas a los puntos que se
consideren débiles. En las preguntas donde se pregunte por algo específico por favor
responder si o no, en la reunión que sostengamos entre usted y yo le daremos una
puntuación de 1 a 5.

Por último, estimado Auditor recuerda que al realizar su trabajo de auditoria Ud., crea
conocimientos a cuatro niveles:

l. Verificar la exactitud de los datos e informes presentados.

2. Determinar el grado de cumplimiento de funciones administrativas: planeación,

organización, integración de recursos, dirección, control y coordinación.

3. Evaluar funciones operacionales, del área auditada.

4. Evaluar: los sistemas y procedimientos, opuestos, factores de análisis de oficina,

simplificación del trabajo, análisis de sistemas, costos entre otros.

Auditor, cualquier duda te puedes comunicar conmigo por medio del correo o a mi celular o
por vía Skype si lo ves necesario, mientras se termina el proceso de inducción de la
plataforma, de la universidad.
 l. PLANES Y OBJETIVOS

a) ¿Cuenta el departamento con planes y objetivos definidos?

R / Si.

b) ¿Están esos planes y objetivos coordinados con los otros departamentos?

R/ Unos si otros no, varios departamentos dependen de nuestro trabajo.

c) ¿Existe una clara comprensión de los objetivos en cuanto a factibilidad y sensatez?

R/ Conocemos un presupuesto.

d) ¿Está por entero de acuerdo la dirección general con los planes y objetivos del
departamento?

R/ Cada departamento tiene sus objetivos y recursos.

e) ¿Qué aspecto deben considerarse para mejorar los planes y objetivos del departamento?

R/ Hacer seguimiento y control permanente a los procesos.

II. ESTRUCTURA ORGÁNICA

a) ¿Se cuenta con un organigrama y está actualizado?

R/ General si, de esta área no.

b) ¿Es la estructura orgánica lógica y eficaz?

R/ Pues eso es lo que nos han manifestado.

c) ¿Se delegan adecuadamente y se definen claramente los varios deberes y

responsabilidades?

R/ En el área se sabe cuáles son los deberes del jefe del departamento, pero no de nosotras
las auxiliares.

d) Hay eficacia en las líneas de autoridad desde el punto de vista del control?

R/ No.

e) ¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar mejor las
actividades?

R/ No estamos autorizadas para efectuar este tipo de cambios, además deben ser avalados por
la gerencia General.
 III. DEPARTAMENTO DE PERSONAL

a) ¿Existe un estudio completo de las actividades de cada empleado?

R/ No

b) ¿Se utiliza al máximo el personal?

R/ Si, es lo que se percibe.

c) ¿Se proporciona suficiente orientación y adiestramiento a los empleados de nuevo ingreso?

R/ Si se proporciona, pero no la suficiente y los nuevos quedan desorientados y tienen que

recurrir a ayudas de terceras personas.

d) ¿Se emplean especialistas en relaciones industriales?

R/ No.

e) ¿Cuál es el índice de rotación del personal?

R/ Lo desconocemos.

IV. DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS

a) Existe un plan general de distribución de espacio de oficina, mobiliario y equipo.

R/ Si.

b) ¿Está distribuida la oficina de manera que se aproveche al máximo el espacio y que las áreas
de trabajo sean eficientes?

R/ Si.

c) ¿En qué estado se encuentra el mobiliario y equipo?

R/ En buen estado.

d) Descríbase el equipo especial e indique si se utiliza al máximo.

R/ Equipos de cómputo, se utilizan al máximo.

e) ¿Puede mejorarse el equipo?

R/ En estos momentos no lo necesitan.

V. OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL

a) ¿Se tiene presente la adecuación, claridad y prontitud de los informes a la dirección?

R/ Si

b) ¿Se cuenta con métodos apropiados para satisfacer las necesidades del trabajo procedente
de fuentes internas y externas?
R/ No muchos, lo normal, lo que podemos aplicar aquí en el área.

c) ¿Existen y se practican controles adecuados para registrar la información de carácter

confidencial?

R/ En este departamento no se maneja información confidencial.

d) ¿Existen embotellamientos en los procesos y procedimientos? ¿Qué se está haciendo para

eliminarlos?

R/ Si, han ocurrido algunos inconvenientes que retrasan los procesos.

e) ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del departamento?

R/ Priorizar los roles.

Análisis:

El análisis se realizó al departamento de facturación, créditos y cartera.

De una compañía multinacional con Actividad económica producción y venta de

medicamentos y cosméticos.

Se evidencia que no están identificados los roles de cada una de las personas que conforman
este departamento, no hay una división clara de las gestiones según las actividades a
desarrollar, no se dividen las tareas, no se coordinan y todos le apuntan a lo mismo o a nada
de todo lo que hay por realizar, se evidencia que estas dificultades ocasionan retrocesos e
inconformidades entre los directos implicados y dependientes de este departamento
(vendedores y clientes).

las relaciones formales de autoridad, canales de comunicación, departamentos y líneas

formales de responsabilidad. Son débiles y por esto se vienen presentando estos atrasos en la
gestión y las confusiones entre ellos mismos.
El correo corporativo del departamento no está personalizado por persona, sino que por el
contario todos utilizan el mismo y escriben varias veces a la misma persona varias veces con el
mismo fin y el que recibe la información o en su defecto alguna solicitud no sabe a quién le
respondió cuando realizo su respuesta.
En varias ocasiones se bloquea a los clientes porque los pagos los recibe una persona y no
retroalimenta a los demás y luego viene otro del mismo departamento y revisa y si no ve los
pagos de algún cliente los bloquea por no registrar pagos.
Y así se evidencia en la conversación que la falta de definición de roles en el departamento
está ocasionando muchos inconvenientes y retrocesos en la compañía.

Respuesta:
Resaltado en amarillo, las disculpas por los inconvenientes y las equivocaciones.