Capítulo

1
MAESTROS
En este menú se encuentran las opciones básicas que se deben llenar para realizar los
procesos de liquidación y pago de nomina.

Al hacer Clic, el programa despliega un submenú con las siguientes opciones

Fig. 1 Menú Maestros

1.1 Tipos de Identificación

Los tipos de identificación son utilizados al momento de crear o modificar los

empleados del sistema de nomina. Para todos los empleados se solicita un
código como identificación y este código debe corresponder cualquiera de los
tipos siguientes:

Cedula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, Cedula de Extranjería, Tarjeta de

Extranjería, Pasaporte, etc.

Cada uno de los tipos anteriores deben ser creados en esta opción y la
información que se debe suministrar es:

Código, Nombre, Código Externo, Deshabilitar.

Código Externo: Es el código que se va a usar al generar el archivo plano para

el pago de Aportes (SOI, ASOCAJAS), Ej. Para las cedulas de ciudadanía se
debe enviar CC, las Tarjetas de Identidad TI, Cedula de Extranjería CE, etc.

Deshabilitar: Al deshabilitar un tipo de identificación no se muestra en la

ventana de empleados.

El sistema ya tiene creado una serie de tipos de identificación pero el usuario

los puede modificar o crear unos nuevos.
1.2 Cargos

Por medio de esta opción se crean, modifican y eliminan los diferentes cargos que
ocupan los empleados de la empresa.

Creación de Cargos

1.3 Memorandos

El sistema permite reportar a los empleados las llamadas de atención o

reconocimientos que le hagan en el transcurso del tiempo de trabajo en la
compañía.

Estos Reconocimientos o Llamadas de atención deben ser codificados, para

posteriormente realizar consultas e imprimir reportes por cada tipo de
reconocimiento o llamados de atención.

Entidades Promotoras de Salud (E.P.S)

1.4 Entidades Promotoras de Salud (E.P.S)

Esta opción permite crear, modificar o eliminar las E.P.S usadas por los
empleados de la compañía.

Cada EPS. Debe tener la siguiente información.

Código: Código con el cual se va a conocer la EPS en el sistema de nomina

(Consultas, Reportes, etc)

Nombre: Nombre de la EPS

Código Externo: Opcional. Es el código de la EPS a nivel nacional y el que se

debe reportar en el archivo plano del pago de Aporte (SOI, ASOCAJAS, etc)

Tercero: N.I.T de la E.P.S

El sistema ya tiene creada la mayoría de las EPS de Colombia, el usuario

puede eliminar o deshabilitar las que no necesite y crear las que hagan falta.

Parámetros Contable: Ver capitulo. Contabilización de Nomina

1.5 Fondos de Pensión (AFP)

Esta opción permite crear, modificar o eliminar los Fondos de Pensión usadas
por los empleados de la compañía.

Cada Fondo de Pensión debe tener la siguiente información.

Código: Código con el cual se va a conocer el Fondo de Pensión en el sistema

de nomina (Consultas, Reportes)

Nombre: Nombre del Fondo

Código Externo: Opcional. Es el código del Fondo a nivel nacional y el que se

debe reportar en el archivo plano del pago de Aporte (SOI, ASOCAJAS, etc)

Tercero: N.I.T del Fondo de Pensión.

El sistema ya tiene creada la mayoría de los Fondos de Pensión de Colombia,

el usuario puede eliminar o deshabilitar los que no necesite y crear los que
hagan falta.

Parámetros Contable: Ver capitulo. Contabilización de Nomina

1.6 Fondos de Cesantías

Esta opción permite crear, modificar o eliminar los Fondos de Cesantías

donde las compañía de hacer sus aportes anualmente por cada empleado.

Cada Fondo de Cesantías debe tener la siguiente información.

Código: Código con el cual se va a conocer el Fondo de Cesantías en el

sistema de nomina (Consultas, Reportes)

Nombre: Nombre del Fondo de Cesantías

Código Externo: Opcional. Es el código del Fondo a nivel nacional y el que se

debe reportar en el archivo plano del pago de Aporte (SOI, ASOCAJAS, etc)

Tercero: N.I.T del Fondo de Cesantías.

Al crear los contratos se le debe asociar el fondo de cesantías.

1.7 Cajas de Compensación

Esta opción permite crear, modificar o eliminar las Cajas de Compensación

donde la compañía de hacer los aportes de por cada empleado.

Cada Caja de Compensación debe tener la siguiente información.

 Código: Código con el cual se va a conocer la Caja de Compensación en el
sistema de nomina (Consultas, Reportes)

Nombre: Nombre de la Caja de Compensación

Código Externo: Opcional. Es el código de la Caja de Compensación a nivel

nacional y el que se debe reportar en el archivo plano del pago de Aporte
(SOI, ASOCAJAS, etc)

Tercero: N.I.T de la Caja de Compensación

Al crear los contratos se le debe asociar la Caja de Compensación a la que

pertenece.

ContraPartida: Ver capitulo. Contabilización de Nomina

1.8 Administradoras de Riesgos Profesionales

Esta opción permite crear las Administradoras de Riesgos Profesionales

donde la compañía de hacer los aportes por cada empleado.

Cada ARP debe tener la siguiente información.

Código: Código con el cual se va a conocer la ARP en el sistema de nomina

(Consultas, Reportes)

Nombre: Nombre de la ARP

Código Externo: Opcional. Es el código de la ARP a nivel nacional y el que se

debe reportar en el archivo plano del pago de Aporte (SOI, ASOCAJAS, etc)

Tercero: N.I.T de la ARP

La empresa debe tener a todos los empleados vinculados a una sola

Administradora de Riesgo Profesionales. Y en un parámetro del sistema se
indica el código de la ARP con la que se esta trabajando actualmente.
 La imagen muestra el parámetro para definir el código de la ARP actual.

1.9 Centros de Trabajo

Esta opción permite crear, modificar o eliminar los diferentes porcentajes de

Riesgos que paga la empresa por cada uno de los empleados.

Código Externo: Opcional. En el archivo plano de pago de Aportes (SOI,

ASOCAJAS, etc) cada porcentaje de Riesgo tiene un código a nivel nacional.

Porcentaje: Porcentaje que se va aplicar al Ingreso Base de Cotización de cada

empleado para calcular el valor que el empleador va a pagar por Riesgos
Profesionales.

Al crear cada contrato de trabajo se le debe especificar que centro de trabajo

va a usar.
1.10 Tipos de Cotizantes
Este maestro tiene cada uno de los códigos a utilizar en el archivo
plano de pago de aportes por cada empleado dependiendo de sus
características.
Ej. Estudiante de Sena, Profesor del Extranjero, Estudiante en práctica

Código Externo: Es el código que se va a utilizar al generar el archivo

plano.

Los tipos de cotizantes ya están creados al momento de instalar la

nomina.
Los tipos de cotizantes son usados en el maestro de contrato y solo se
le deben asociar a los contratos que el sistema no sea capaz de
determinar el tipo al cual pertenece.
Los tipos de cotizantes que el sistema logra usar si necesidad de
usarlos en el contrato son: Dependiente, Estudiantes de Sena,
Estudiantes en práctica.
 Para poder utilizar un tipo de cotizante en la ventana de contrato debe
habilitar el parámetro.

Al cambiar el parámetro la ventana de contratos en la ficha de Adicionales

solicita los campos de Tipo de Cotizante y SubTipo de Cotizantes
1.11 Subtipos de Cotizantes
Los subtipos de cotizantes es otra clasificación que se debe enviar en el
archivo plano de pago de aportes.

Los subtipos de cotizantes se utilizan en la creación de contratos.

1.12 Empleados

La opción de empleados permite registrar la hoja de vida de cada uno de los

empleados de la empresa.

La información obligatoria que se debe suministrar por cada empleado es:

Identificación: Cedula o Tarjeta de identidad del empleado

Tipo de Identificación: Cedula de ciudadanía, Tarjeta de Identidad, Tarjeta

Extranjería, etc.

Nombre y Apellidos: Al digitar los nombres y los apellidos el sistema

automáticamente crea el nombre completo que se usara en todos los reportes
y consultas. Para el nombre completo existe un parámetro que le indica al
sistema si se crea con Apellidos y Nombres o con Nombres y Apellidos.

Los demás campos no son obligatorios pero son importantes al momento de

realizar filtros, consultar y reportes.

Ej.

Dirección, teléfono: Son usados en la impresión del recibo de pago.

Localización: Usado para determinar el código del departamento y ciudad
que se mostraran en el archivo plano de pago de aportes a final de cada mes.

E-mail: El sistema tiene una opción especializada para envió de recibos de

pagos por email, y solo se tendrán en cuenta los empleados que tenga en este
campo alguna información. Si el empleado quiere que le llegue el recibo de
pago a mas de un email solo deben relacionarlos separados por punto y coma
(;) (cesar@hotmail.com; cesar@gmail.com).

Foto: El sistema permite guardar en la base de datos una imagen o fotografía

del empleado. Presionando clic sobre el borde de Datos Personales
automáticamente se despliega para buscar el archivo físico de la imagen que
puede ser extensión bmp o jpj.

Empleado de Nacionalidad Extranjera: Este campo además de agrupar los

empleados de nacionalidad extranjera se utiliza para clasificar el archivo de
pago de aportes, donde este tipo de empleados tiene un código diferente a los
empleados nacionales.

Datos Complementarios

Permite registrar información referente a Pasaporte, Certificado Judicial,

países a los cuales tiene Visa el empleado y resumen de los estudios
realizados.
Registro de Visas.

Para ingresar los países a los cuales tiene visa el empleado debe hacer clic
derecho sobre la sección de visas y se despliega un submenú con las opciones
Insertar, Modificar, Eliminar.

Al usar las opciones de insertar o modificar se muestra la siguiente ventana,

donde deberán seleccionar el País, No Visa, Fecha de Expedición y Fecha de
Vencimiento

Notas Especiales

Permite registrar los reconocimientos o llamados de atención que se le hagan

al empleado.
Para registrar uno nuevo debe hacer clic derecho para desplegar submenú
con las opciones de insertar, modificar y eliminar.

Barra de Operaciones.

Este botón crear al empleado como un Tercero en el sistema de

Contabilidad SQL.

Al utilizarlo el sistema verifica si ya existe en contabilidad, en caso de no

existir lo crea y si ya existe actualiza la información de nombres, apellidos,
dirección, teléfono, ciudad, etc.
1.13 Contratos
Esta opción permite ingresar al sistema toda la información referente a la
contratación del empleado.

La opción anterior de empleados solo se utiliza para registrar su hoja de vida

mientras que el contrato tiene la información de sueldo, horas a trabajar en el
mes, fecha de vencimiento de contrato, fecha de inicio del contrato, etc.

Cuando un empleado se retire de la compañía y posteriormente se contrate

nuevamente, no hay que crearlo nuevamente en la opción de empleados sino
que tendrá un nuevo contrato, con nueva información de sueldo, fecha de
inicio, fecha de vencimiento etc.

Para crear un nuevo contrato debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar al empleado que fue creado previamente. Si el empleado tiene un

contrato activo automáticamente le muestra toda la información de ese
contrato.

Código: Cada contrato tiene un código único y debe ser suministrado por el
usuario. Cada compañía puede tomar su propia decisión con el respecto al
código.
Pueden usar la misma identificación de empleado o manejar un consecutivo
interno de contratos o usar la identificaron de empleado más un consecutivo
que hace referencia al número de veces de ser contratado el empleado Ej.
(14320621-2), etc.

Clasificación: Permite agrupar los empleados de la empresa. Ej Empleados de

Administración, Empleados de Obra, Empleados de Producción, etc. Las
clasificaciones son creadas en la opción de Clasificaciones que se explica mas
adelante.

Sueldo Básico: Sueldo de Empleado en la contratación actual. Solo se permite

modificar este campo cuando el contrato no tiene movimientos en caso
contrario sale deshabilitado. Para cambiar el sueldo un empleado se hace
reportado una novedad especial de Aumento de sueldo.

Fecha de inicio de Contrato: Igual que campo de sueldo básico solo se

permite modificar cuando el contrato no ha tenido movimiento.

El sistema de nomina tiene la ventana de permitir crear un contrato con fechas

posteriores al periodo actual y no le aplica ningún pago o descuentos llegue al
periodo donde corresponde su fecha de inicio.

Ej. Estando en la nomina de Octubre 16 a Octubre 30 se pueden crear los

empleados y contratos que inician a trabajar el 1 de Noviembre. El sistema en
la nomina de octubre no les hace ningún pago sino hasta que abran el periodo
de noviembre.

Tipo de Contrato.
Termino Definido: Solicita la fecha la fecha de vencimiento.
Termino Indefinido.
Finalización de Obra: La contratación termina cuando finaliza el trabajo que
esta realizando.

Modalidad de Remuneración
Unidad de Tiempo y Unidad de Obra: Pagan por el número de horas
trabajadas en el mes.

Salario Integral: Es un tipo de contrato especial donde en el sueldo del

empleado existen un porcentaje correspondientes a las prestaciones legales de
Cesantías y Primas de Servicio.
Tipo de Salario
Fijo: La remuneración del empleado siempre es con respecto a su sueldo
básico mas las horas extras y recargos nocturnos.

Variable: Corresponde al sueldo básico mas los pagos especiales que puede
recibir en el periodo de nomina ej. Comisiones.

Nomina: Este campo representa como le pagan al empleado: Quincenal,

Mensual, Semana, Decadal o Bisemanal.

En la misma base de nomina pueden existir unos empleados que les pagan
Mensual y otros Quincenal.

Forma de Pago: Puede ser Efectivo, Transferencia, Cheque

Modalidad Cálculo de Retención en la fuente.

Legalmente existen 2 formas de calcular la retención en la fuente y el

empleado puede escoger con que modalidad quiere que le realicen su calculo.
Procedimiento #1 y Procedimiento #2.

Estudiante: Usado para los estudiantes del SENA o los estudiantes

universitarios en practica.

Al seleccionar que es estudiante se debe marcar si el estudiantes esta en la

Etapa lectiva o Etapa Productiva

Empleado con Alto Riesgo: Los contratos que tenga este atributo el empleado
paga un porcentaje adicional (10%) para la cotización en Pensión.

Pensionando por Vejez Activo.

Son empleados que ya están pensionados pero que aun están laborando. Para
estos empleados solo se le aplica el descuento de seguridad social de Salud.

Fecha Ingreso a Ley 50.

Todos los empleados que iniciaron después de 1990/12/31 quedaron

cobijados por la ley 50.

El sistema para los contratos donde su fecha de inicio sea menor a 1990/12/31
habilita este campo para que marque si empleado se cambio a ley 50 y desde
que fecha. La fecha de ley 50 solo afecta el cálculo de las cesantías e intereses
sobre las cesantías.
Cargo: Cargo de Empleado

Centro de Trabajo: Usado para saber el porcentaje que la empresa debe pagar
por riesgos profesionales.

Unidad de Negocio. Si le empresa maneja la versión de Zeus Contabilidad de

Múltiples Compañías o Sucursales se debe especificar en que sucursal esta el
empleado.

Localización: Usada para determinar el departamento y ciudad a usar en el

archivo plano de pago de pagos de aportes.

Adicionales

En esta ventana permite especificar la información de E.P.S, Fondo de

Pensión, Fondo de Cesantías, Caja de Compensación, Fondo de Pensión
Voluntaria del empleado en la contratación actual.

Riesgos Profesionales: esta deshabilitado porque para todos los contratos se

debe usar el mismo Fondo de Riesgo Profesiones. En la opción de Parámetros
general del menú sistemas esta el fondo con el cual trabaja la empresa.
Pensión Voluntaria Empleador: Se debe usar para los casos donde el
Empleador decida hacer un aporte adicional en pensión para el empleado.

Fecha Vacaciones Cubiertas: cuando el empleado es nuevo este campo es

calculado por el mismo sistema, pero para las empresas que va a iniciar con el
sistema de ZEUS NOMINA SQL y registren todos sus empleados antiguos le
deben indicar al sistema cual fue la ultima fecha que le pagaron las vacaciones
al empleado para que al momento de Liquidarlo el sistema calcule los días
pendientes de vacaciones a partir de la fecha de vacaciones cubiertas hasta la
fecha de retiro.

Conceptos Fijos.
En el sistema de ZEUS NOMINA SQL todos los pagos o descuentos que se le
apliquen a un contrato se hacen a través de conceptos. Existen unos pagos y
descuentos que por ley hay que aplicar como son:

Pago de Sueldo por los días trabajados en la quincena o mes.

Pago de Subsidio de Transporte para los empleados que ganen meses de 2

salarios mínimos

Pago de Primas de Servicio en Junio y Diciembre

Descuentos de Salud, Pensión.

Descuento de Solidaridad para empleados que ganan más de 4 salarios

mínimos.

Descuentos por Retención en la Fuente.

A estos conceptos son a los que se les llaman conceptos fijos y cada uno de los
contratos lo deben tener asignado para que el sistema los evalúe y determine
si los aplica o no en el periodo actual.

Existen otros tipos de conceptos fijos especiales que los pueden tener algunos
empleados como por ejemplo.

Asistencia Médica, Seguro de Vida, Seguro exequias, etc.

Estos tipos de conceptos se convierten en concepto fijos porque

periódicamente (quincenal o mensualmente) se le descuentan a algunos
empleados.
Al asignar estos conceptos como fijo el usuario final se evita tener que
digitarlos manualmente sino que el sistema los agrega automáticamente como
novedades del periodo actual.

Para agregar, modificar o eliminar un concepto fijo debe hacer clic derecho
para desplegar el submenú con las opciones correspondientes.

Ej de cómo agregar conceptos fijos legales.

Insertar Conceptos Legales: Automáticamente se inserta un concepto por cada

uno de los conceptos legales mencionados.

Si el contrato actual además tiene un descuento especial de 50.000 mensuales

por un pago a Liberty Seguros debe agregar un concepto fijo de la siguiente
forma.

Clic derecho sobre los conceptos fijos para desplegar el submenú y tomar la
opción de Insertar.
Esta opción despliega una nueva ventana para registrar el concepto deseado.

La ventana permite buscar el concepto y digitar el valor correspondiente.

Los conceptos fijos se aplicaran periódicamente dependiendo de la

configuración realizada al concepto al momento de crearlo.

La opción de Deshabilitar concepto en el Periodo actual se debe utilizar

cuando se necesita que el concepto fijo no se aplique en el periodo por
cualquier situación especial sucedida (El empleado ya realizo el pago, el mes
pasado realizado un pago anticipado por contabilidad, etc).

Parámetros Contables

Centro de Costo: Centro de costo al que pertenece el contrato. Los centros de

costos deben estar creados previamente en el sistema de Zeus Contabilidad
SQL.

El centro de costo es muy importante porque la mayoría de los informes de

devengos y descuentos se puede agrupar y resumir por centros de costos.

Distribución contable por Centros de Costos.

El sistema permite que al contabilizar el gasto de la nomina por pagar de
algunos o todos los contrato se pueda distribuir a uno o varios centros de
costos porcentualmente.
En la imagen el total a pagar del contrato lo están cargando en 50% a centro
de costo de Gerencia y otro 50% Ventas Bogota.

Esta distribución puede tener el número de registro que se desee hasta

completar el 100%.

Cta Bancaria: Numero de la cuenta bancaria del empleado que se usara para
realizar el pago por transferencia

Entidad: Entidad donde pertenece el No de la cuenta bancaria del empleado.

Oficina – Ciudad. Solo de debe usar para algunas entidad financieras que
solicitan esta información al generar el archivo plano para la gerencia
electrónica.

Auxiliar contable: Si alguna de las cuentas contables del periodo maneja

auxiliar abierto y el auxiliar no es la identificación del empleado sino un
auxiliar diferente, se debe especificar en este campo.

Ítem Contable: El sistema de nomina permite enviar un ítem contable para

las cuentas contables que lo requieran. Este campo se debe usar para los casos
donde cada contrato pueda afectar un ítem contable diferente.

Notas

Esta opción permite llevar un registro de los reconocimientos y llamados de

atención que le han realizado al contrato.

Para agregar, modificar o eliminar una nota debe hacer clic derecho y
desplegar el menú de operaciones.
Copia automática de Contratos Liquidados.

En algunos casos al liquidar un empleado y contratarlo nuevamente se

necesita digitar la misma información del ultimo contrato y solo cambiar por
ejemplo la nueva fecha de ingreso y el nuevo sueldo.

La ventana de contrato permite traer la información de uno de los últimos

contratos del empleado para crear uno nuevo. Esto solo es permitido para los
contratos que este liquidados

Pasos:

Ingresar la identificación del empleado

Seleccionar en el buscador de contratos el último contrato liquidado del

empleado.

Digitar el nuevo código de contrato. El sistema mostrar un mensaje indicado

si quiere usar la información del contrato liquidado.

Esta opción es muy útil porque al presionar SI el sistema deja toda la

información del contrato liquidado referente a: conceptos fijos, información de
EPS, Caja de compensación, centro de costos, cuentas contables, etc.
1.14 Clasificación de Contratos
Esta opción permite agrupar los empleados dependiendo las necesidades de
la compañía, ejemplo: Empleados de Administración, Empleados de
Producción, Empleados de Obra, o cualquier otro tipo de uso que se requiera.
Al agrupar los empleados mas adelante de podrán imprimir reportes filtrados
o agrupados por su clasificación.

Impresión de Recibos de Pagos por Clasificación de Contratos.

Planilla de pagos de Nomina agrupada por Clasificación de Contratos

Consulta de Contratos por Clasificación de Contratos.

Determinar cuantos empleados pertenecen a cada Clasificación de Contratos.

Otro uso importante de la clasificación de contratos es permitir identificar si

un grupo de empleados trabajan o no lo sábados y al reportar una novedad
de vacaciones el sistema automáticamente cuenta el día sábado como hábil o
como día no hábil.

Parámetros Contable: Ver capitulo. Contabilización de Nomina

1.15 Afiliados

Esta opción permite hacer el cálculo del descuento que se le debe aplicar a un
empleado cuando hace un pago voluntario en salud para un familiar que esta
fuera de su grupo de beneficiarios.

Cada Entidad Promotora de Salud maneja unos rangos con el valor a

descontar que dependen de las variables Edad y Sexo del afiliado.

La opción solicita la información básica del nuevo beneficiario o afiliado como

es Identificación, Tipo de identificación, Nombres, Fecha de nacimiento,
Sexo.

Contrato: corresponde al código del contrato al cual se le va a realizar el

descuento.

Al ingresar un Afiliado el sistema automáticamente hace el descuento

mensual del aporte basándose en los rangos de la E.P.S a la que pertenece el
Contrato.

Los rangos utilizados por cada Entidad Promotora de Salud se deben registrar
en la opción: Menú Sistemas – Rangos Afiliados Entidad Promotora de
Salud. Ver Capitulo. Sistemas
1.16 Tipos de Incapacidades

Cuando se registran las ausencias de empleados por incapacidades se debe

seleccionar a que tipo de incapacidad pertenece, por lo tanto la esta opción
permite codificar los posibles tipos de incapacidades.

Adicionalmente las Entidades Promotoras de Salud dependiendo del Tipo de

Incapacidad pagan determinado porcentaje.

Ej. Las incapacidades por Enfermedad General pagan solo 2/3 (66.67%) del
sueldo del empleado. Pero las incapacidades por Maternidad pagan un 100%
del sueldo del empleado.

El sistema trae creado algunos tipos de incapacidades pero el usuario podrá

crear o modificar las existentes dependiendo sus necesidades.
1.17 Diagnósticos de Incapacidades

Al igual que la opción anterior de tipos de incapacidades los diagnósticos de

incapacidades son se utilizan al ingresar una ausencia por incapacidad. Estos
diagnósticos deben venir relacionados en el documento expedido por el
Medico o Especialista que atendió al empleado.

Importante (Prorroga de Incapacidades): Siempre que se registre una

incapacidad con determinado Tipo de Incapacidad y Diagnostico, el sistema
busca si en los últimos 30 días atrás (los 30 días se pueden cambiar en un
parámetro del sistema) el empleado tiene alguna novedad registrada por
incapacidad con el mismo Tipo de Incapacidad y Diagnostico y en caso de
existir, toma la nueva incapacidad como PRORROGA.

1.18 Categoría de Embargos

Esta opción permite ingresar, modificar, o eliminar las categorías de lo
embargos civiles. Al reportar un embargo de tipo civil el sistema solicita la
categoría a cual pertenece el embargo, y posteriormente se pueden realizar
filtros, consultas y reportes con estas categorías.
1.19 Conceptos
Los conceptos en el sistema de nomina se utilizan para agrupar los diferentes
pagos o descuentos que le puedan aplicar a un empleado.

Los conceptos pueden ser de 2 tipos. Devengos o Descuentos y se pueden

configurar para cada una de las necesidades de la siguiente forma.

Tipo Concepto: Devengos o Descuento

Código: Código utilizado para reportar a los empleados y para filtrar y

mostrar en informes y consultas.

Nombre: Nombre del Concepto

Descripción: Detalle general del uso del concepto.

Cantidades & Valores.
Dependiendo las necesidades los conceptos manejan un valor y puedo o no
manejar cantidad.

Tipos de Reportes de la Cantidad

No maneja: El concepto no maneja cantidad sino solo valor.

Reportada: Al registrar una novedad al empleado se habilita un campo donde

el usuario digita el valor de la cantidad del concepto que puede ser días,
horas, turnos, años, o cualquier valor de cantidad a la que haga referencia el
concepto.

La ventana utilizada para registrar novedades se muestra a continuación.

Al digitar el código del concepto, el sistema busca su configuración y si

maneja cantidad reportada automáticamente habilita la cantidad.

Reportada Horas:Minutos: A diferencia de la opción anterior el sistema

habilita dos casillas, un para ingresar las horas y otro para los minutos y se
controla que los minutos no superen los 60 minutos.
Cantidad Fija: Se debe usar cuando solo cuando se requiera que al reportar el
concepto siempre se muestre como cantidad determinado valor.

Cuando el usuario reporta este tipo de concepto el sistema automáticamente

le muestra el valor fijo y deshabilita el concepto para su modificación.
Formulada: Esta es una de las opciones con mayor funcionalidad y potencial
del sistema debido a que el resultado de la cantidad es calculada por el
sistema después de evaluar determinada formula.

Ej. Cada periodo el sistema debe calcular los días trabajados de los empleado
y no es mas que es el resultado de buscar los días del periodo (15 días para
nominas quincenales o 30 para nominas mensuales y restarle los días de
ausencias que tenga en ese mismo mes o quincena).

Como cada empleado puede tener una cantidad de días trabajos diferente,
este concepto debe ser formulado. (Fnz.DiasTrab("P") -
Fnz.DiasAusencias("P"))

La formulación de concepto se abordara en el Capitulo de Formulación de

Conceptos.

Ausencia.: Se debe marcar para aquellos conceptos que se usaran para

reportar las Ausencias por Incapacidades, Licencias no Remuneradas,
Licencias Remuneradas, Vacaciones, Ausencias sin Permisos, Ausencias por
Sanción o Suspensión

Cada uno estos conceptos solicitan la fecha inicial y fecha final de la ausencia
y la cantidad que corresponde a los días de ausencias es calculada por el
sistema después de restar las dos fechas suministradas por el usuario.

Tipo de Redondeo: Permite especificar hasta cuantos decimales puede

ingresar el usuario.
Tipos de Reportes del valor del Concepto

El valor del concepto se puede parametrizar de las siguientes formas.

Redondeo: Después de calcular el valor del concepto el sistema aplica un

proceso de redondeo de decimales. Algunas empresas prefieren no manejar
decimales en sus pagos y descuentos sino solo valores enteros.

Reportado: El usuario siempre debe ingresar el valor del concepto

La imagen muestra la ventana utilizada para reportar manualmente un pago

o descuento. Al ingresar el código de un concepto de valor reportado se
habilita el campo Valor para el usuario ingrese el respectivo valor.

Valor fijo: Siempre que se reporta se mostrara el mismo valor y saldrá

deshabilitado para el usuario.
En el ejemplo al reportar el concepto siempre muestra $500.000 pesos y salen
deshabilitado. Si el usuario necesita modificarlo puede usar la opción de
VALOR REPORTADO.

Programación: Configurar en que periodo del mes se debe aplicar el

concepto.

Ej. La salud, Pensión, Solidaridad, Subsidio de Transporte se puede

configurar para que se descuente en ambas quincenas o solo en la última
quincena.

Las primas solo se pagan en Junio y Diciembre. Además se debe especificar si

se paga en la 1ra o 2da quincena.

Si en la programación esta en blanco quiere decir que el concepto se debe

evaluar en todas las quincenas.

Programación: Seleccionar el tipo de nomina (Quincenal, Mensual, Semanal

Meses: Seleccionar en que meses se debe aplicar el concepto. Puede usar el

botón Seleccionar Todo para marcar o desmarcar todos los conceptos.

Seleccionar Periodo de Evaluación: El concepto se puede evaluar en el 1er,

2do, 3er (Nominas Semanales o Decídales), Ultimo Periodo o Todos los
Periodos.
Duración: Permite especificar desde que fecha y hasta que fecha se va a estar
evaluando el concepto.

Configuración General

Deshabilitar: Bloquea al concepto para que no sea usando. Los conceptos con
movimientos el sistema no permite eliminarlos pero puede usar la opción de
Deshabilitar para que los usuarios no utilicen nuevamente el concepto.

Retención Independiente: se le deben marcar ciertos devengos que no hacen

parte de la base normal de retención en la fuente, sino que se le debe aplicar el
proceso de retención al valor total del solo concepto.

Unidad de Medida: El texto asignado en este campo se mostrara en el recibo

de pago en el campo Unidad de Medida. Es usado como una referencia de
cómo se paga el concepto. Ej. Jornales, Metros, Und, Cajas, etc. Para cada
ejemplo pueden crear un concepto como Numero de jornales, Numero de
cajas producidas, etc.

Concepto Especial: Existen ciertas opciones que solicitan el código de un

concepto como son la opción de prestamos, embargos, libranzas.
Esta opción permite clasificar los conceptos para cuando sean usados en las
ventanas anteriores no salgan todos los conceptos sino los conceptos
marcados con el atributo indicado.

Embargable: Se debe marcar a los conceptos que hace base para el cálculo del
descuento de los embargos civil o por alimento y además se debe especificar
el porcentaje que se le debe aplicar.

Impresión en Recibo de Pago

Valor Acumulado: Al imprimir el valor en el recibo de pago se muestra una
columna con el valor acumulado pago o descontado. Es útil para los
conceptos de ahorro o de préstamos de empleados.

Impresión Detallada: Al imprimir el recibo de pago de un empleado los

conceptos el valor a pagar o descontar sale agrupado, es decir, si al empleado
le pagaron 15 horas extras, normalmente en el recibo de pago le sale un solo
registro mostrando las 15 horas extras, pero si esas 15 horas fueron reportadas
con varios registro y se necesita que se impriman como fueron digitadas debe
marcar la opción de Impresión Detallada.

Imprimir Descripción de Novedades: El usuario puede digitar una

observación por cada novedad ingresada al usuario. Esta opción permite que
salga esa observación en el recibo de pago.

Usar en Liquidación de Contratos: Siempre que se liquida un empleado el

sistema generar automáticamente los conceptos que hace parte de una
liquidación como son Primas, Vacaciones, Cesantías e Intereses de Cesantías.
Pero cada empresa puede tener una serie de conceptos adicionales que
también debe ser calculados a liquidar el empleados. Ej una Prima Extralegal.
Con la opción de Usar en Liquidación de Contratos le decimos al sistema que
además de los conceptos legales debe incluir el concepto seleccionado.

Usar en cálculo de Retroactivo: Siempre que se hace un aumento de sueldo

con fecha inferior a la fecha del periodo el sistema calcula automáticamente
un valor por Retroactivo de sueldo.

Para calcular el valor de retroactivo se usa la diferencia entre el sueldo básico

anterior y el nuevo sueldo y multiplicarlo por el numero de días entre la fecha
del aumento y la fecha actual de la nomina. Algunas empresas además de
tomar el sueldo toman todos los conceptos marcados con esta opción. Por
ejemplo el sistema puede calcular el retroactivo teniendo en cuenta las horas
extras y recargos nocturnos.

El retroactivo calculado se le paga a el empleado utilizando un concepto de

Retroactivo de sueldo que esta asociado en la opción de Conceptos Legales.

Si el valor del retroactivo generado por el concepto es necesario guardarlo en

un concepto diferente al asociado en la opción de conceptos fijos debe
especificarlo en el concepto que se habilita al marcar Usar en cálculo de
retroactivo

Solicitar fecha de registro de Novedad: Este campo se debe utilizar para que
al momento de reportar el concepto en la opción de Devengos y Descuentos
de periodo el usuario además de ingresar el valor y/o la cantidad especifique
a la fecha a la que hace referencia el registro.

Ej. Cuando digitan las horas extras de un empleado quieren reportar esas
horas extras a que día pertenecen. Esta fecha se puede imprimir en el recibo
de pago.
Configuración especial
Esta opción se debe utilizar para cuando el concepto es utilizado como
concepto base de otro concepto y el porcentaje puede variar dependiendo
alguna condición.

Ej. Para reportar las vacaciones se utiliza siempre el mismo concepto, pero
para los empleados con salario integral se debe tomar el 70% de pago de las
vacaciones mientras que para los demás empleados se debe tomar el 100%.

La configuración especial permite asignar el porcentaje (Porcentaje Base Real)

y los filtros que deben cumplir para aplicar ese porcentaje.

Conceptos Base
Esta opción permite definir cuales son los conceptos que se deben sumar para
el calculo del concepto que se esta creando.

Ej. Para calcular la salud, pensión, solidaridad se debe usar los valores
pagados por los conceptos de Sueldo, Horas Extras, Recargos Nocturnos,
Festivos, Comisiones, etc. Por los tanto al crear el concepto de Salud se deben
seleccionar los conceptos anteriores como conceptos base.

Lista de Conceptos Base Default: Para algunos conceptos (Salud, Pensión,

Solidaridad) se debe utilizar los mismos conceptos base. Para no tener que
estar asignado a cada uno de estos conceptos los mismo conceptos base,
pueden crear una lista base y asociarla a cada concepto. Cuando se necesite
agregar o eliminar un concepto base solo es necesario modificar la lista base y
el sistema automáticamente cambia todos los conceptos que tenga esta lista.

Al asignar cada concepto base se puede especificar que porcentaje del valor
pago se va a tomar como base. Y se debe usar la opcion de Conf. Especial
cuando el concepto base puede manejar 2 porcentajes, que seria el que
aparece en la columna % y el que esta en la creación de concepto en Conf
Especial.

Provisiones.
Se utiliza para especificar si el concepto actual se hace parte de la base para
calcular las provisiones, parafiscales, riesgos profesionales, y que en
porcentaje.
Provisión de Descuentos por Vacaciones: Se habilita solo para los conceptos
de descuentos.

Al registrar las vacaciones de un empleado, se pueden presentar varios

descuentos en los periodos que va a estar de vacaciones, el valor de estos
descuentos se pueden restar del total a pagar por vacaciones con un concepto
llamado Provisión de Descuentos por Vacaciones.

Esta opción permite que se tome el 100% de descuento o que se tome los
provisional a los días de vacaciones para calcular el total del concepto de
Provisión de Descuentos por Vacaciones.

Parámetros Contables Ver Capitulo. Contabilización de Nomina.

1.20 Lista de Conceptos
Esta opción permite crear, modificar o eliminar grupos de conceptos que
posteriormente se podrán asignar como conceptos base de otro concepto.

Ej. Los conceptos de Salud, Pensión, Solidaridad para calcular el valor a

descontar a los empleados se debe calcular el IBC y aplicar un porcentaje.

Este IBC no es más que la sumatoria de todos los conceptos que se consideran
como ingreso para el empleado (Sueldo Básico, Horas Extras, Recargos
Nocturnos, Comisiones, etc).

Con la opción de lista base se puede crear una lista que contenga los
conceptos (Sueldo Básico, Horas Extras, Recargos Nocturnos, Comisiones, etc)
y luego esta lista se asigna a los conceptos de Salud, Pensión y Solidaridad.

Si posteriormente crean otro concepto que hace parte del IBC no es necesario
entrar a cada concepto y marca el concepto base sino entrar a la lista y marcar
el nuevo concepto. Al guardar la lista el sistema automáticamente busca todos
los conceptos que están usando la lista y le actualiza el nuevo concepto base.
Cada lista maneja la siguiente información:

Código: Código de la lista

Nombre: Nombre de la lista. Este nombre aparece en la ventana de conceptos

en la sección de conceptos base.

La imagen muestra las listas creadas en la ventana de conceptos.

Selección de Conceptos.
El sistema permite marcar los conceptos que va hacer parte de la lista. Se
puede seleccionar tantos conceptos de devengos o descuentos con solo
cambiar las opciones de la siguiente imagen.

Permite mostrar solo conceptos que hace parte de la lista.

Porcentaje: El sistema permite asignar que porcentaje del valor de concepto se

va a usar para el cálculo del otro concepto.
Por ejemplo, cuando se esta calculado la salud y el empleado tiene un salario
integral solo debe tomar el 70 de lo que le pagaron por el concepto de salario
integral.

Config Especial: Se utiliza para los casos donde el concepto debe tomar el
100% para algunos casos pero para otros casos debe tomar otro porcentaje y
este nuevo porcentaje lo tiene el concepto en la sección de Configuración
Especial.

Ej. Para los empleados de salario integral debe tomar el 70% del concepto de
vacaciones, pero para los demás empleados se debe tomar 100% de las
vacaciones.

Para este caso el concepto de vacaciones debe tener una configuración

especial.

La imagen anterior muestra la configuración del concepto de vacaciones para

que tome el 100% en condiciones normales, pero cuando el un empleado de
salario integral usara el 70%.
1.21 Conceptos de Provisiones y Parafiscales
Además del proceso normal de pago y liquidación de nomina, existen otros
procesos adicionales que el sistema debe realizar para causar en contabilidad
los gastos adicionales que debe incurrir el empleador.

Esta opción permite causar las Provisiones Legales de Cesantías, Primas,

Vacaciones e Intereses de Cesantías y cualquier otra provisión adicional que
necesite se maneje en la empresa.

Además de las provisiones el empleador debe pagar mensualmente los

parafiscales de SENA, ICBF, Caja de Compensación y Riesgos Profesionales.

Tipo: Permite seleccionar si es una Provisión, Parafiscal o Otros (Riesgos

Profesionales)

Código: Código de la Provisión, Parafiscal

Nombre: Nombre de la Provisión, Parafiscal

Porcentaje: Corresponde al porcentaje que se aplicara a los conceptos bases

para calcular el valor de la Provisión o Parafiscal.

Genera Provisión Real: Al usar esta modalidad de calculo no se utiliza el

porcentaje para aplicar a los conceptos base, sino que el sistema evalúa la
formula de un concepto para calcular el valor a provisionar.
Redondeo: Tipo de redondeo que se aplicara al valor total de la provisión,
parafiscal o Riesgos Profesionales.

Base mínima de Cotización: Este campo se activa solo para los parafiscales y
se usa para que al calcular la base a la cual se le va aplicar el porcentaje del
parafiscal, si es inferior al salario mínimo lo iguale a este. Esto se utiliza al
momento de generar el archivo de pago de aportes.

Conceptos Base.
En esta opción se debe marcar los conceptos que hacer base para calcular la
provisión o parafiscal.

Debe seleccionar el concepto, indicar el porcentaje que se usara de ese

concepto y por ultimo presionar el botón para agregarlo a la lista.

Parámetros Contable. Ver Capitulo de Contabilización de Nomina.

1.22 Acumulados y Promedios
Esta opción permite crear, modificar o eliminar acumulados que se
configuren para mostrar en algunas reportes espaciales de la nomina.

Código: Código de acumulador o promedio

Nombre: Nombre del acumulados

Deshabilitar: Bloquear un acumulador o promedio para no ser usado

temporalmente.

Promedio: El sistema calcula el promedio de la lista de conceptos que sea

seleccionada usando la configuración adicional de periodo, meses, año y el
número de periodos

Acumulado: Es semejante a la opción de promedio pero el sistema retornada

solo el acumulado en el numero de periodos seleccionados.

Sueldo Básico: Siempre mostrara el sueldo básico del empleado.

Subsidio de Transporte: Siempre mostrara el valor del subsidio de

transporte.

Valor Fijo: Se habilita el campo para reportar el valor que siempre se debe
mostrar.

Lista de Concepto: Se debe seleccionar una de las listas bases creada en la

opción anterior para que el sistema pueda saber cuales son los conceptos que
va a sumar, para luego aplicar el promedio o retornar solo el acumulado.
Periodo: Le indica el sistema que va a promediar o mostrar el acumulado de
periodos (Quincenal o Mensual)

Mensual: Para calcular el promedio o acumulado el sistema toma el numero

de meses que se indique en el campo Numero Periodo.

Al seleccionar Mensual se habilitan dos opciones.

Solo meses del Año: Con esta opción el acumulado o promedio solo tomara
los meses del año actual. Ej si esta en marzo y le indicamos 12 meses, al
consultar la información solo tomara desde enero hasta marzo.

Meses 30 Días: Al incluir el mes actual se puede necesitar que si esta en la

1era quincena el sistema para calcular el promedio utilice los 30 días
completos del mes.

Años: Para calcular el promedio o acumulado el sistema toma el numero de

años que se indique en el campo Numero Periodo.

Numero de periodos: Numero de mes, periodos o años usados para aplicar el

promedio o acumulado

Incluir periodo actual: Al aplicar el promedio o acumulado se tiene en cuenta

el periodo actual de la nomina.
 La ficha de impresión de conceptos tiene que reportes va a usar el promedio o
acumulador creado.

Actualmente se utiliza en el reporte de liquidación de vacaciones para

mostrar el promedio de horas extras, promedio de recargos nocturnos, sueldo
básico y subsidio de transporte en caso que el sueldo del empleado sea
inferior a 2 salarios mínimos.

1.23 Retención en la Fuente.

Este submenú permite realizar la configuración necesaria para que el sistema
calcule la retención en la fuente a aplicar a cada empleados.

1.23.1 Deducibles
Legalmente cada uno de los empleados se puede deducir de la base de
retención en la fuente los pagos que este realizando por alguno de estos
conceptos:

Pagos por Educación de el o de los hijos.

Pagos por Intereses de Vivienda.

Pagos por Medicina Prepagada.

Cada uno de estos tipos de deducibles se deben crear con un código y nombre
para posteriormente relacionados en cada contrato.

Cada tipo de deducible tiene un Código, Nombre y puede o no manejar un

Valor Máximo.

Valor Máximo Deducible: Para alguno de los Tipos de Deducibles

mencionados (Intereses de Vivienda, Medicina Prepagada, Educación,
Corrección Monetaria) legalmente le establecieron unos topes máximos, es
decir si el tope máximo es de 2.000.000 millones de pesos y un empleado paga
por Intereses de vivienda 3.000.000, este solo se podrá deducir del cálculo de
la retención los 2.000.000 millones.

Para registrar los valores de deducible de cada empleado se hace en la opción

de contratos utilizando el botón

1.23.2 Rangos de UVT
El cálculo de la Retención en la fuente se basa en una conversión de la base de
ingreso a UVT.

La tabla de UVT es manejada por año y en caso de cambiar el usuario puede

entrar y modificar la información que necesite.

Año: Año donde corresponde los rangos de UVT a reportar.

UVT Máxima: Para ingresar un nuevo rango de UVT solo hay que asignar el
valor máximo del rango y el sistema toma desde al rango anterior hasta el
rango ingresado

%: Corresponde al porcentaje que se va aplicar la base de ingreso de un

empleado cuando pertenece al rango ingresado.

Adicional: Valor de UVT Adicionales.

Valor x UVT: Corresponde al valor de cada UVT que suministra el gobierno

cada año.

Después de ingresar la información del rango debe presionar este botón

para agregarlo en la lista.

Permite guardar la configuración de rangos de UVT

1.23.3 Rangos de Porcentajes
En años anteriores el cálculo de la retención en la fuente no utilizaba los
rangos de UVT sino que comparaban la base de ingreso de cada empleado
con una tabla por rangos de sueldo.

Esta opción permite ingresar, modificar o eliminar la tabla de rangos de

sueldo por si posteriormente se cambia el cálculo de la retención utilizando
este método.

Año: Año donde corresponde los rangos de base de ingreso.

%: Corresponde al porcentaje que se va aplicar la base de ingreso de un

empleado cuando pertenece al rango ingresado.

Después de ingresar la información del rango debe presionar este botón

para agregarlo en la lista.

Permite guardar la configuración de rangos de base de ingreso.

El sistema tiene un parámetro donde se le indica cual de los 2 métodos se va a

usar para el cálculo de la retención en la fuente.

Menú sistema – Configuración - Parámetros Anuales – Retención en la

Fuente.
 En la legislación de Colombia siempre debe estar Rangos de UVT.

1.1 Gerencias electrónicas.

Esta opción permite aplicar la configuración necesaria para la generación
del archivo plano correspondiente al pago de nomina utilizando la
estructura de cada banco.

Cuentas Bancarias de la Empresa.

Permite registrar las cuentas bancarias de la empresa utilizadas para el
pago de nomina.

Pasos:
Seleccionar la entidad a la cual pertenece la empresa. Las gerencias que
aparecen en las lista son las que están habilitadas.

Ingresar la cuenta bancaria

Seleccionar si la cuenta es de ahorro o corriente
Utilizar el botón para agregar la cuenta en la lista
Guardar

Entidades Financieras
Opción que permite crear, modificar o eliminar las entidades financieras
donde los empleados tienen registrada su cuenta bancaria.

Para cada entidad financiera además de ingresar el código y el nombre es

importante asociar otros campos que se necesitan al momento de generar
el archivo plano.

Código de compensación: Código con el cual se conoce al banco a nivel

nacional.

Gerencias Electrónicas: Esta ficha tiene un campo por cada gerencia

electrónica habilitada en el sistema.
Solo se debe llenar los campos de las gerencias electrónicas que use la
empresa.