Hernán Jiménez & Asociados

División de Consultoría
Serie de Manuales Técnicos

BRIEFINGS

(Versión 1.15 de Octubre de 2017)

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ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD INTELECTUAL DE HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS,

POR LO TANTO QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN O UTILIZACIÓN.

DERECHOS RESERVADOS LEY 23 DE 1982 Y LEY 44 DE 1993

“Nuestra charla diaria de 5 minutos es la única forma que tenemos de dar las consignas
de trabajo, asegurar la comunicación entre grupos, reforzar las consignas de seguridad y
permitir al personal conocer las actividades de control ambiental que debe llevar a cabo
en su trabajo diario. Duro casi una hora la noche anterior preparando el briefing del día
siguiente.”

BRIEFINGS

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Hernán Jiménez & Asociados.
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INTRODUCCIÓN

En este documento se presenta la manera de realizar el briefing en las

organizaciones que operan con sistemas de gestión de la calidad o con
sistemas de gestión integral en el sector de ingeniería.
El principal papel del jefe en las obras y proyectos consiste en lograr
impartir en muy breve tiempo, generalmente al inicio de la jornada de
trabajo, las consignas que permiten que el personal opere con
seguridad, minimice el impacto ambiental y logre cumplir con los
requisitos de calidad pactados.
En este documento se presentan varias metodologías seguidas por
organizaciones que operan en varios países del mundo y en distintos
idiomas, con personal que dura muy pocas semanas en el proyecto y
que es generalmente mano de obra local exigida por los gobiernos
como contraprestación al otorgamiento del contrato.
En el último capítulo se presentan los métodos empleados por los
cuerpos militares de USA en los briefings diarios y la manera cómo les
permite integrar rápidamente personal novato a sus contingentes de
operaciones, lo cual da muy flexibilidad a sus contingentes.

HERNÁN JIMÉNEZ BARRERO

GERENTE GENERAL Y CONSULTOR
HJ & ASOCIADOS
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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

ÍNDICE 4

BRIEFINGS 5

OBJETIVO: 5

INSTRUMENTO: 6

EJEMPLO 6

TALLER APLICATIVO DE BRIEFINGS 9

BRIEFINGS EN LAS FUERZAS MILITARES 10

OBJETIVO: 10

INSTRUMENTO: 10

EJEMPLO DE CHARLAS TÉCNICAS EN LA MARINA11

TALLER APLICATIVO DE BRIEFINGS 13

BIBLIOGRAFÍA14
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BRIEFINGS

OBJETIVO:
El personal que trabaja en proyectos o en actividades de campo está en condiciones
laborales que hace imposible que tenga a la mano manuales de funciones, procedimientos
de operación o instructivos de trabajo. Las condiciones laborales en pleno campo o a 20
pisos de altura no permiten la consulta de datos y documentos, solo es posible que el
personal sea calificado, competente y finalmente reciba un briefing diario que garantice las
consignas necesarias de seguridad, cumplimiento de los requisitos de calidad y la
realización de actividades de protección para el medio ambiente.
Calificado significa que la persona conozca la manera de atenuar los riesgos de su
actividad mediante el uso de implementos de seguridad industrial y buenas prácticas
durante el proceso de realización del trabajo que permitan cumplir con los requisitos
pactados con el cliente y finalmente con actividades que minimicen el impacto ambiental.
Competente significa que la persona aplica las consignas de seguridad industrial, calidad y
medio ambiente que conoce. Es una persona segura, capaz de operar con calidad y que
minimiza el impacto ambiental como parte de su labor.
El briefing es una breve charla de 20 minutos diarios que permite a los trabajadores
focalizar los esfuerzos de la jornada diaria de trabajo y ser más productivos. Generalmente
es conducido por el jefe inmediato, aunque puede llevar invitados y películas.
El uso de un briefing permanente y bien estructurado es la única manera que las
empresas administradoras de grandes proyectos han logrado que las personas aprendan a
desempeñar sus labores con seguridad, calidad y minimización del impacto ambiental.
Normalmente son trabajadores temporales reclutados en la región y con los cuales no
alcanza ni el tiempo ni el presupuesto para realizar un programa de formación, calificación
y competencia. Ello conduce a la necesidad de utilizar en forma intensiva el material
documental fotográfico, en video y sistema de audio que permita en pocas horas hacer de
esta persona se convierta en trabajador calificado. También se usan libretas de bolsillo con
muchas gráficas y en forma de “Condorito” que hagan más sencilla la comprensión de las
labores, uso de equipos y manera de recibir consignas de operación durante la obra.
De cada charla queda un acta con el tema tratado y la lista de personas que asisten. En
algunos casos los trabajadores no son contratados en forma directa por la empresa que
administra la obra, sino por el contratista. Eso no importa, de todos modos se hace la
charla al personal de contratista, para asegurar el nivel de calidad, seguridad y manejo
del medio ambiente de todo el proyecto. Los modelos de gestión esperan que el personal
propio y el personal de los contratistas tengan el mismo nivel de respuesta ante el medio
ambiente, la seguridad industrial y la calidad.
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INSTRUMENTO:

La empresa es responsable de asegurar la mínima información para asegurar:

 El cumplimiento de los parámetros de calidad pactados con el cliente en todas

las actividades que se llevan a cabo en le proyecto.
 La seguridad de todas las actividades realizadas por las personas en el
proyecto y dentro de las instalaciones de la empresa.
 Minimizar el impacto ambiental de las actividades realizadas por las personas
dentro del proyecto.

La mejor forma de lograr que el personal operativo tanto propio como el de contratistas
logre llevar a cabo el programa, es mediante charlas diarias técnicas de un solo tema y
revisión de las consignas de operación del día.

TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE
Lectura de la política de calidad. La única forma de lograr que el personal aprenda
Charla técnica crítica de 10 a 20 La manera de calificar al personal en los temas de calidad,
minutos seguridad industrial y medio ambiente. Generalmente se
emplea una película o la lectura de breves textos en Power
Point.
Revisión de las consignas de Permite asegurar que todo el personal conoce las tareas a
operación del día (5 minutos) desarrollar en el día, sus dudas están resueltas y conoce los
parámetros mínimos de calidad exigidos por el cliente.
Revisión de las consignas de El personal recuerda rápidamente los implementos que debe
seguridad industrial. ( 1 minuto) usar, revisa sus radios, pone la hora exacta igual y dice en
forma muy breve el plan alterno.
Revisión de equipos ( máximo 5 Con sus implementos y equipos se aplica la lista de chequeo
minutos) para asegurar que lleva todo lo necesario y que los equipos
están en buen estado, no importa que lleve 20 años
empleándolos, debe REVISAR Y SEGUIR LA LISTA.
Desplazamiento e inicio de Se lleva a cabo el desplazamiento a los frentes de trabajo y
actividades. se inicia la labor del día o del turno.
Notas:
 Cada empresa puede realizar las adaptaciones que requiera para sus charlas técnicas y
para revisar en forma muy breve las consignas de seguridad y medio ambiente.
 El jefe es el responsable del briefing y normalmente no es una actividad delegable,
pues requiere experiencia y la persona debe ver y sentir la AUTORIDAD.

EJEMPLO
El proyecto de extracción petrolera en el oriente de Colombia constituye una de las
actividades más importantes económicas del país, pues permite emplear a más de 2000
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personas en forma directa y casi 4500 en trabajos de contratistas e indirectos. El briefing

diario es obligatorio para todos los contratistas y jefes directos. Auditoria interna revisa la
planeación del mes de cada charla diaria, las aprueba y luego monitorea y exige las
evidencias objetivas de que fueron realizadas.

El siguiente es un ejemplo sobre la manera como deben presentarse las charlas técnicas
para un contratista de la empresa y la manera como son aprobadas por un comité técnico
de HSEQ. Pues las charlas deben cubrir la calidad de los servicios a prestar, la
minimización de riegos laborales y finalmente el manejo del medio ambiente. Cabe
recordar que los contratistas llevan a cabo actividades que normalmente no superan las 6
semanas y son realizadas por personal de la región, como parte de la política del gobierno
de beneficiar a las personas de las zonas en las cuales hay petróleo. Solamente cuando un
contratista logra demostrar a las autoridades que requiere mano de obra que no se
consigue en la región, se autoriza la contratación e importación de los trabajadores, al
mismo tiempo que se evidencia que van a regresar a su región de origen una vez
terminen las labores encomendadas, pues las regiones no desean recibir más migración y
menos población desempleada.

PROGRAMACIÓN DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

CONTRATISTA: CHARLA TÉCNICA PARA LA SEMANA:
FECHA ACTIVIDAD EXPLICACIÓN
LUNES CHARLA DE Charla de seguridad industrial orientada a prevenir accidentes.
PREVENCIÓN
DE
ACCIDENTES
MARTES CHARLA DE Charla de medio ambiente orientada a asegurar el reciclaje
MANEJO DE personal y en las actividades que realiza el trabajador.
RESIDUOS
SÓLIDOS
MIÉRCOLES CHARLA DE Charla de calidad orientada al buen manejo de los pegantes y
CALIDAD demás implementos suministrados para realizar los trabajos en
PEGANTES la obra.
JUEVES CHARLA DE Charla de calidad orientada al autocontrol de cada una de las
CALIDAD obras que se está realizando en la obra. La charla puede ser
SOBRE dictada por los proveedores de los elementos que componen el
ENTREGABLES trabajo.
VIERNES CHARLA DE
PEGADO DE Charla del productor de los tu tubos para la obra. Permite
TUBOS
asegurar la calidad del pegado de la tubería.
SÁBADO CHARLA DE Charla del grupo HSE de la empresa contratante para imprimir
AUTOESTIMA en los trabajadores mayor autoestima y evitar que consuman
licor en forma regular durante la semana.
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CONTRATISTA: CHARLA TÉCNICA PARA LA SEMANA:

FECHA ACTIVIDAD EXPLICACIÓN
ELABORO: APROBADO POR HSEQ EMPRESA CONTRATANTE:

Notas:
 Una vez aprobado el programa de la semana, se procede a aplicarlo y se entrega a
final de la semana un informe de realización resumido en el cuadro siguiente. Los
resultados de las charlas deben ser incluidos dentro del informe que permite entregar
la cuenta de cobro o la factura de las obras realizadas en la semana.
 Si el programa no es aprobado, en las siguientes dos horas el viernes anterior debe el
contratista volver a presentar un programa de charlas técnicas de 20 minutos. Si por
segunda vez se rechaza, tiene una multa de US$1500 y la empresa contratante asume
con el departamento de HSEQ el manejo de los briefings. Debe presentar el
representante legal de la empresa contratista un formato de acción correctiva con el
respectivo programa de trabajo.
 El cuadro anterior corresponde a un contratista que debe abrir zanjas, introducir tubos
plásticos y cable de fibra óptica para permitir a distintos edificios del campamento tener
comunicaciones de voz, datos e imagen.

El siguiente cuadro debe ser entregado a la semana siguiente a su aplicación, junto con
las facturas y las actas de aprobación o recibo parcial de obra. Esta información es
entregada a los interventores.

PROYECTO: FECHA:
CONTRATISTA: SEMANA:
RESPONSABLE: RESIDENTE:
FECHA TEMA RESULTADO

ELABORADO APROBADO AUTORIZADO

Notas:
 El resultado debe corresponder a cifras. Por ejemplo en pagado de tubos en la semana
anterior a la charla se habían dañado 4 tubos, con la charla del contratista de 20
minutos en la cual enseñó con un video a pegar los tubos, no se presentaron mas
fallas.
 Se presentó un accidente con un volquete que no tenía pito de reverso y destruyó una
carretilla y casi atropella a un obrero. Con la charla de seguridad y la implementación
en la siguiente semana de una revisión semanal del estado de la volquetas, no se
volvieron a presentar accidentes.
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El jefe de cada cuadrilla, el ingeniero residente o los responsables de cada obra debe de
presentar sus charlas y RESULTADOS alcanzados, con cifras. La auditoría y el interventor
solamente reciben hechos y cifras, comentarios no son válidos en el reporte anterior.

TALLER APLICATIVO DE BRIEFINGS

El lector debe llevar a cabo la aplicación del programa de charlas diarias a cargo del
personal directivo de los frentes de trabajo. Para implementarlo sugerimos:
 Defina la manera de planear las charlas.
 Defina el contenido de cada charla diaria y asegure que su duración no exceda
20 a 30 minutos.
 Defina la manera de evaluar los resultados de las charlas y deje los registros de
calidad correspondientes.
 Puede escribir un procedimiento que define como planear, hacer y evaluar las
charlas diarias técnicas con el personal operativo. Esto hace más fácil su
implementación y auditoria puede exigir que se lleven a cabo.
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BRIEFINGS EN LAS FUERZAS MILITARES

“La herramienta más importante en términos de mejora permanente y de competencia de personal

es el briefing.”

OBJETIVO:
El lector puede observar en esta lectura cómo se aplica la metodología de los briefings en
operaciones de alto riesgo, al mismo tiempo que puede adquirir más herramientas y
elementos para definir sus procedimientos de trabajo y la manera de realizar esas charlas
diarias con el personal operativo que aseguren calidad, seguridad y minimicen el impacto
ambiental.
Los pilotos de la aeronaval son personas que deben en segundos resolver situaciones
cambiantes para lograr usar las pistas de los portaviones extremadamente cortas, realizar
despegues a plena carga con apoyo de catapultas en espacios súper reducidos y en
general llevar a cabo misiones en países hostiles corriendo altos niveles de riesgo de ser
interceptados y derribados. Los jefes de escuadrilla tienen la obligación de realizar un
briefing al inicio de la misión y un segundo briefing de estudio de resultados, reporte de
tripulaciones y corrección de fallas y situaciones de riesgo detectadas durante las
actividades de la misión.

INSTRUMENTO:

El oficial naval a cargo de un escuadrón es el responsable de realizar los Briefings. Es una

persona competente: piloto con por lo menos 5000 horas de vuelo, experto en manejo del
conflicto y tácticas militares. Estos son cursos que debe tomar para lograr su ascenso de
personal de vuelo a personal coordinador de vuelos. En otras palabras es una persona
entrenada en manejar personal y a la vez técnico. Por su edad (35 a 45 años) todavía está
en capacidad de volar y cumplir misiones operativas junto con el personal de vuelo que
normalmente tiene (18 a 28 años).

NORMA DE BRIEFINGS
TEMAS A TRATAR EXPLICACIONES
Condiciones de seguridad NO se puede concebir una operación que conduzca a
fatalidades. Por ello primero se revisan las consignas de
seguridad de la misión. (2)
Condiciones meteorológicas El conocimiento del clima es básico para poder determinar la
mejor manera de realizar el vuelo y minimizar volar en
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TEMAS A TRATAR EXPLICACIONES

condiciones de riesgo.
Objetivo de la misión Se explica el objetivo de la misión y se entrega por escrito
un breve resumen. (3)
Plan alterno Existe siempre un aeropuerto de diversión y un plan alterno
de vuelo para garantizar seguridad a sus tripulaciones y
minimizar la perdida de equipos. (4)
Política de la organización. Se explica la política del gobierno y las directrices de la
misión. (5)
Sincronización de la hora Todo el personal tiene la misma hora y eso garantiza
sincronismo. (6)
Consignas de radio Aunque todo el personal conoce las consignas de radio se
debe revisar las consignas de radio que serán empleadas.
(7)
Revisión de las posiciones en el mapa Aunque el personal es experto en navegación, se revisan
rápidamente las coordenadas, rumbos y localización del
objetivo. (1)
Hora y lugar para el briefing Es obligatorio al regreso de la misión asistir a una reunión
de una hora en la cual se informa sobre la información
detectada durante la misión y que sea útil a la inteligencia
militar. En segundo lugar se analizan los errores y
situaciones de riesgo presentadas durante las actividades de
la operación y el personal se compromete a corregir esas
deficiencias.
Notas:
(1) Esto permite reducir errores y pérdida de combustible localizando el blando. Para los
civiles, esta práctica es buena pues evita pérdida de tiempo, realizar trabajos en el
frente equivocado o localizar personal en los lugares equivocados.
(2) La seguridad es aprendida por todo funcionario que llegue al barco antes de poder
alojarse y entrar a las instalaciones mediante un video. Por otra parte los pilotos
reciben un curso de 4 horas, obligatorio una vez aterrizan por primera vez en el barco
o si se embarcan en un puerto. Si aprueba al breve examen del curso con 70 puntos o
más se le entrega el sticker verde que va pegado en su casco y permite que pueda
desplazarse en el barco y operar los aviones en cubierta.
(3) Importante seguir esta buena práctica en proyectos y trabajos de campo, pues las
personas deben tener total claridad de lo que se va a hacer. Por ello es importante en
forma gráfica documentar esa información.
(4) Toda actividad humana en los proyectos y trabajos de campo debe tener un plan
alterno para no perder tiempo durante las jornadas de trabajo, pues si no se cumplen
las condiciones para el trabajo, debe saberse que hacer como programa alterno de
trabajo.
(5) La política de gobierno para realizar una misión es necesario que sea comunicada a
todo el personal para que EXISTA UN PORQUE, UNA RAZÓN PARA HACER LAS COSAS.
Sin esa directriz el trabajo no tiene sentido o no deja de ser una actividad mecánica
sin objetivo, sin direccionamiento estratégico.
(6) La misma hora garantiza que todo el personal pueda operar sincronizado.
(7) Las consignas de radio permiten a todo el personal tener una comunicación interna
eficiente y técnica.

EJEMPLO DE CHARLAS TÉCNICAS EN LA MARINA

A bordo del portaviones “Nimitz” se lleva cabo un entrenamiento de pilotos novatos a
cargo del oficial veterano que tiene el nivel de “coordinador de escuadrón” y es
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competente en el manejo del conflicto y gerencia táctica. Cada curso tiene una intensidad
de 80 horas, con exámenes y debe ser aprobado para poder ser ascendido al nivel de
coordinador.

Jodie Foster
Capitán de la Aeronaval.

“Tengo a mi cargo 25 personas de un escuadrón de ataque embarcado a bordo del portaviones.

Durante 12 semanas estaremos en alta mar, en servicio activo y yo debo convertir a estos novatos
en pilotos calificados y certificados. Créame que esa responsabilidad es bastante grande y de alto
riesgo, pues nuestras misiones en el mar generalmente nos obligan a cumplir con trabajos
peligrosos que permiten preservar la paz mundial mediante operaciones de disuasión con gobiernos
enemigos.”

BRIEFING DE INICIO DE MISIÓN

NAVÍO: HORA ZULÚ: HORA LOCAL:
MISIÓN: COMANDANTE
TEMAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES

Notas:

BRIEFING DE FINAL DE MISIÓN

NAVÍO: HORA ZULÚ: HORA LOCAL:
MISIÓN: COMANDANTE
TEMAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES
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NAVÍO: HORA ZULÚ: HORA LOCAL:

MISIÓN: COMANDANTE
TEMAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES

La reunían de regreso de misión dura alrededor de una hora y en ella se miran los errores,
riesgos innecesarios que se generaron en la misión y la manera como la tripulación va a
corregirlos en las siguientes misiones. Si sucede algo grave que amerita ser
documentado, se llena el libro de enseñanzas para que la futuras tripulaciones puedan
tener el conocimiento de lo sucedido y no repitan los errores. EL libro de enseñanzas o de
“lecciones aprendidas” es obligatorio que lo lea cada tripulación que ingresa a la
operación. Normalmente una tripulación esta 90 a 112 días en servicio y salen a descanso.
En ese momento ingresa la nueva tripulación y debe leer el libre de “lecciones aprendidas”
lo que permite que el conocimiento se acumule. A su vez ese libro y algunos apartes son
enviados a las tripulaciones en el mundo entero, a los 12 barcos en operación, cuando se
trata de una “lección aprendida de nivel 3” es decir de una situación a riego elevado.

TALLER APLICATIVO DE BRIEFINGS

El lector debe llevar a cabo la aplicación práctica de la sección de teoría de este capítulo
en su proyecto. Emplee los formatos presentados para realizar la programación de los
briefings y diseñe un formato para lograr medir los resultados obtenidos por los
subalternos con el objeto de asegurar que logren alcanzar la competencia deseada.
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BIBLIOGRAFÍA

Barkey, Bruce. Customer Driven Project Management. A new paradigm in Total Quality
Implementation. Editorial McGraw Hill International Editions. Civil Engineering Series. New York,
1994.

Jiménez, Hernán. Guía para la implementación de sistemas de gestión basado en la Norma

OHSAS18001. CD con 30 ejemplos y guías para implementar, mantener, mejorar y diseñar sistemas
de gestión. Publicación actualizada cada seis meses. Para copias puede contactarnos en el teléfono
313-3210580. HJ & Asociados, Bogotá, abril de 2021.

SGS, Curso de auditor Líder, certificado IRCA A17038, Gerente del curso P.J. Crack., Londres, 2002.