INCAPACIDAD GENERAL

Una incapacidad general es aquella que se produce por enfermedades o accidentes

no relacionados con aspectos laborales y que inhabilitan al trabajador para cumplir
con sus funciones.  

1. Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la

incapacidad.
2. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual
deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:

 Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.

 Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres
y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de
registro médico, firma y sello.
 Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos
del afiliado.
 Lugar y fecha de expedición.
 Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben
corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de
Enfermedades CIE-10)
 Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se
considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general,
accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de
maternidad y paternidad).
 Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
 Marcación de prórroga de incapacidad: sí o no, según corresponda.
 Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días;
Resolución 2266 de 1998, Artículo 10).
 Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

Recuerda que una vez transcrita tu incapacidad y/o licencia, podrás consultar,
descargar e imprimir tu certificado a través de nuestra página web, siguiendo esta
ruta:

 Transacciones NUEVA EPS en línea: Servicios en

línea/Empleador/Certificado Incapacidad.
 Transacciones NUEVA EPS en línea: Servicios en línea/Afiliado
POS/Certificado Incapacidad.

¿Qué debes tener en cuenta para transcribir tu incapacidad?

Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la
información descrita anteriormente además de ser emitida por:

 Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el

área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en
Salud (ReTHUS).
 Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de
Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través
del código habilitador asignado a cada entidad.

El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu

solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016,
Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que
así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de
información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

Incapacidades que NO podrán ser transcritas por NUEVA EPS

De acuerdo con lo establecido en la normatividad legal, NUEVA EPS NO podrá
realizar la transcripción de los siguientes tipos de incapacidades:

 Incapacidades expedidas por médicos de medicina legal, médicos particulares

durante atención ambulatoria, las que se originan durante tratamientos con
fines de aplicación cosmética, estética, suntuaria o de embellecimiento o las
originadas por atenciones de exclusiones del Plan de Beneficios en Salud.
(Ley 1295 de 1994, artículo 38, Corte Constitucional en sentencia T388-
2002 SU 480 de 1997, concepto jurídico 19541 del 26 de octubre
2016, Decreto 2353 de 2015, artículo 81, concepto del Ministerio de la
Protección Social 332671 de octubre 27 de 2011).
 Incapacidades expedidas por fuera del país, lo anterior teniendo en cuenta
que el Plan de Beneficios en Salud (PBS) no tiene cubrimiento fuera del
territorio nacional, (Ley Corte Constitucional en sentencia T388-2002 SU
480/97, Decreto 806/98 Art.1).
 Incapacidades expedidas por enfermedad o lesiones a parientes que
dependan del afiliado cotizante. En estos casos, el afiliado deberá hacer uso
de la “Licencia por calamidad doméstica” definida en el artículo 57 numeral 6
del Código Sustantivo del Trabajo la cual es otorgada directamente por el
empleador.
 Incapacidades expedidas a los afiliados que ya presentan una pérdida de
capacidad laboral igual o mayor al 50 %, teniendo en cuenta que el afiliado:
Adquiere el estatus de invalidez permanente y disfrute de pensión de
invalidez por riesgo común, la cual está a cargo de la administradora de fondo
de pensiones (Decreto 758 de 1990, artículos 5 y 10). Ten en cuenta que no
puedes acceder al pago de incapacidades y pensión de invalidez al mismo
tiempo.
  Incapacidades expedidas para afiliados que no cuenten con un vínculo laboral
vigente para el periodo de inicio de la incapacidad o que se encuentren
vinculados en calidad de beneficiarios o cotizantes pensionados.
 Incapacidades expedidas para cotizantes independientes cuyos ingresos no
provengan de una actividad laboral (Artículo 227 del Código Sustantivo de
Trabajo y Sentencia C-543 de 2007 de la Corte Constitucional). En las
situaciones que así lo requieran, NUEVA EPS podrá solicitar a los cotizantes
independientes la presentación del RUT, certificado por contador que
acredite actividad laboral y certificado actual de afiliación a fondo de pensión
para proceder con el proceso de transcripción correspondiente (Decreto 806
de 1998, Art 82-85).

NUEVA EPS se reserva el derecho de negar la transcripción solicitada en

caso de que:

 Se compruebe plenamente que hubo fraude en su expedición, falsedad en los

documentos aportados, cuando se efectúen cobros al Sistema General de
Seguridad Social en Salud con datos falsos.
 Cuando se detecte durante el tiempo de incapacidad que el cotizante se
encuentra emprendiendo una actividad alterna que le impide su recuperación
y de la cual deriva ingresos y en general cuando los afiliados hayan incurrido
en conductas constituidas como abuso del derecho en los términos definidos
por el capítulo IV del Decreto 1333 de julio de 2018.

INCAPACIDAD DE MATERNIDAD
La licencia de maternidad es un periodo de descanso remunerado que se otorga a la
mujer (cotizante), madre de recién nacido(s). 

Documentos para transcribir tu licencia de maternidad

1. Epicrisis o documento que soporte la atención del parto y que contenga:

 Semanas de gestación o edad gestacional.

 Número de recién nacidos.
 Día probable de parto.

2. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá

contar con la siguiente información de manera obligatoria:

 Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.

 Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres
y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de
registro médico, firma y sello.
  Número y tipo de documento de identificación, así como nombres y apellidos
del afiliado.
 Lugar y fecha de expedición.

 Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben

corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de
Enfermedades CIE-10).
 Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se
considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general,
accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de
maternidad y paternidad).
 Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
 Días de incapacidad en letras y/o números.
 Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

3. Registro civil de nacimiento o certificado de nacido vivo del DANE.

4. Si la licencia fue expedida fuera del país, para realizar tu solicitud es necesario
adjuntar los soportes mencionados apostillados o legalizados por el consulado del
país que la originó y traducidos al idioma oficial “español” (Resolución 3269 del 14
junio de 2016).
¿Qué debes tener en cuenta?
Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la
información descrita anteriormente además de ser emitida por:

 Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el

área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en
Salud (ReTHUS).
 Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de
Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través
del código habilitador asignado a cada entidad.

El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu

solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016,
Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que
así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de
información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

Documentos para transcribir tu licencia de paternidad

La licencia de paternidad es un periodo de descanso remunerado que se otorga al
padre (cotizante), tras el nacimiento de su hijo. 

 Fotocopia del documento de identificación.

  Registro civil de nacimiento. (Según lo definido en la Ley 1822, artículo 1,
parágrafo 2°, el registro civil de nacimiento es el único soporte válido para
otorgar la licencia de paternidad y el mismo deberá presentarse a la EPS
dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de nacimiento del menor).
 Epicrisis o documento que soporte la atención del parto de la madre y donde
se encuentren relacionadas las semanas de gestación.

¿Qué debes tener en cuenta?

 Para atender tu solicitud de transcripción, deberás aportar los documentos

mencionados, de lo contrario tu solicitud será devuelta en virtud de lo
establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de
1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran
NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o
documentación adicional además de la ya mencionada.

ACCIDENTE DE TRABAJO O ENFERMEDAD PROFESIONAL

Es aquella derivada de eventos ocurridos durante el cumplimiento de labores o
funciones en el trabajo y como consecuencia obligada de la clase de trabajo que
desempeña.

1. Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la

incapacidad.
2. Accidente de trabajo: copia del Formato Único para Reporte de Accidente de
Trabajo (FURAT) y/o dictamen de calificación de origen.
3. Enfermedad Laboral: certificación de origen expedida por la ARL o
constancia de ejecutoriado de dictamen de las Juntas Regionales o en
ausencia de este, el Dictamen de Origen de la Junta Nacional de calificación
de invalidez.
4. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual
deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:

 Nombre, tipo y número de documento de la IPS que expide la incapacidad.

 Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres
y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de
registro médico, firma y sello.
 Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos
del afiliado.
 Lugar y Fecha de expedición.
 Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben
corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de
Enfermedades CIE
  Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se
considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general,
accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de
maternidad y paternidad).
 Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
 Marcación de prórroga: sí o no, según corresponda.
 Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días,
según el artículo 10 de la Resolución 2266 de 1998).
 Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

¿Qué debes tener en cuenta?

 Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con

la información descrita anteriormente además de ser emitida por:
 * Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el
área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en
Salud (ReTHUS).
  * Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de
Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través
del código habilitador asignado a cada entidad.
 El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de
tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981; Decreto 780 de
2016; Resolución 1995 de 1999; Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en
los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar
ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya
mencionada.

INCAPACIDAD ACCIDENTE DE TRANSITO

Una incapacidad por accidente de tránsito es originada por lesiones ocasionadas en
un evento de tránsito que involucra a uno o más vehículos en una vía pública o
privada. 

1. Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la

incapacidad.
2. Copia del reporte de accidente de tránsito SOAT o epicrisis y/o soporte de
atención médica que describa el accidente.
3. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual
deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:

 Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.

 Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres
y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de
registro médico, firma y sello.
  Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos
del afiliado.
 Lugar y fecha de expedición.
 Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben
corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de
Enfermedades CIE-10).
 Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se
considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general,
accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de
maternidad y paternidad).

 Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.

 Marcación de prórroga de incapacidad: sí o no, según corresponda.
 Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30
días; Resolución 2266 de 1998, artículo 10).
 Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

¿Qué debes tener en cuenta?

 Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con

la información descrita anteriormente además de ser emitida por:
 * Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el
área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en
Salud (ReTHUS).
 * Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de
Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través
del código habilitador asignado a cada entidad.
 El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de
tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981; Decreto 780 de
2016; Resolución 1995 de 1999; Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en
los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar
ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya
mencionada.

INCAPACIDAD POR ADOPCION

La licencia de maternidad o paternidad por adopción es el periodo de descanso

remunerado que se otorga a la madre o padre (cotizantes) de un menor registrado
por adopción. 

 Fotocopia del documento de identificación del afiliado,

 Acta de entrega expedida por el ICBF con la que oficialmente el menor de
edad es entregado en adopción o sentencia de adopción decretada por un
juez de familia.
  Registro civil por cada hijo adoptivo.

¿Qué debes tener en cuenta?

 Para atender tu solicitud de transcripción deberás aportar los documentos

mencionados, de lo contrario tu solicitud será devuelta en virtud de lo
establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de
1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran
NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o
documentación adicional además de la ya mencionada.

Incapacidades de más de 120 días de remisión a la administradora de

fondo de pensiones
NUEVA EPS brinda el acompañamiento de remisión al fondo de pensiones para
todos los afiliados que presenten un evento de incapacidad temporal y por el cual
se hayan generado incapacidades de origen no laboral durante 120 días continuos o
más.
De esta forma y en concordancia con lo establecido en el Decreto 019/2012,
Artículo 142, elabora el concepto de rehabilitación correspondiente y lo remite ante
la administradora de fondo de pensiones donde se encuentre vinculado el afiliado
antes del día 150 para que esta entidad continúe efectuando el reconocimiento
económico de incapacidades que se puedan generar superiores a los 181 días y
realice la calificación de la pérdida de la capacidad laboral.
Recuerda que es fundamental realizar el proceso de transcripción de las
incapacidades en los siguientes 30 días calendario contados a partir de su fecha de
expedición para lograr que este acompañamiento de remisión se dé en los plazos
señalados y se realice el reconocimiento oportuno de las incapacidades en los
primeros 180 días y los posteriores ante el fondo de pensiones.

LCENCIAS REMUNERADAS
de supuestos y, desde luego, no todos serán tratados, pues cada uno ameritaría un
artículo especial, tales como la huelga, la incapacidad médica, los descansos
remunerados y algunas causales de suspensión del contrato.

Por tanto, nos enfocaremos esencialmente en los que por su propio nombre son
denominados licencias (por el CST) y guardan relación con la definición antes dada.
Las cuales podemos clasificar de la siguiente manera:
Como su nombre lo indica, cuando hablamos de permisos voluntariamente otorgados
por el empleador, hacemos referencia a aquellos que no se prevé que el empleador
deba reconocer, sino que quedará sujeto a lo qué, de acuerdo a sus necesidades y
organización de trabajo, esté en capacidad y disposición de hacer.

De la literalidad de la norma entendemos que esta licencia es reconocida de manera

voluntaria por el empleador, pero necesariamente supone la petición previa por parte
del trabajador, quien propone la suspensión del contrato por un periodo determinado o
determinable.

La importancia de que sea por un periodo determinado (sujeto a plazo) o determinable

(sujeto a condición) será en razón de que:

— El empleador mantiene una serie de cargas económicas en materia de seguridad

social.
— Para efectos de la programación y distribución del trabajo en la empresa, se debe
conocer la fecha de reintegro del trabajador.

— El artículo 52 y el 61 (ambos del CST) están conectados, si se tiene en cuenta que
el trabajador debe reanudar labores una vez desaparece la causa de la suspensión,
en caso de que esto no ocurra, se entenderá como una modalidad de terminación del
contrato de trabajo.

2.1.3. Efectos durante el reconocimiento de la licencia 

El contrato de trabajo se suspenderá, lo que implica que continuará vigente pero

habrá una serie de implicaciones en cuanto al reconocimiento de sus derechos,
veamos:

— No se pagan salarios:

2.1. Licencia no remunerada

2.1.1. La licencia no remunerada no es obligatoria 

La licencia no remunerada no es un derecho en las relaciones laborales regidas por el

Código Sustantivo del Trabajo (CST). Se tiende a confundir el derecho que sí tienen
los funcionarios y empleados públicos y los oficiales (ver p. ej. L. 270/96, art. 147) en
cuanto a la posibilidad de exigirle a su empleador unos días determinados por año a
modo de licencia no remunerada, diferente a lo que está previsto en el CST.

2.1.2. Ubicación normativa 

La ubicamos en el capítulo IV del título primero del CST, cuando en el artículo 51 se

enumeran las causales de suspensión de los contratos de trabajo.

De acuerdo con el numeral 4º, se suspende el contrato de trabajo con la licencia o

permiso temporal concedido al trabajador.

 El tiempo durante el cual se encuentre en licencia afectará los intereses a las
cesantías, pues si el valor final del pago por cesantías se afecta por el descuento de
los días, le cambiarán la base al pago de los intereses, lo que arrojará un menor valor.
(Es decir, se mantiene el cálculo del 1% mensual, pero al estar la base afectada, el
valor de los intereses se verá afectado por la licencia).

• El tiempo durante el cual se encuentre en licencia afectará la prima de servicios, no

solo porque conceptualmente no apoyaron en la construcción de las utilidades del
semestre (parcial o totalmente), sino porque:

— El artículo 306 del CST mantiene la previsión de que se pagará proporcional al
tiempo efectivamente trabajado. (Aclarando que aun así sea por menos de la mitad
del semestre, por ser declarada inexequible la última parte del artículo mediante la
Sentencia C-034 del 2003