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Gesti€n de existencias
•Se entiende por gesti€n de stocks el organizar, planificar y controlar
[1]
el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.‚
Uno de los objetivos fundamentales de la gesti€n de existencias es conseguir satisfacer las necesidades de los
clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados. Sin embargo, este no es el
†nico objetivo, pues es fundamental mantener un equilibrio entre lo anterior y los costes que derivan de la posesi€n
de las existencias.
Tipos de existencias
Las existencias pueden ser clasificadas desde varios puntos de vista, de acuerdo a su funci€n, a las actividades de la
empresa y a la naturaleza de los productos.
[2]
La autora Francisca Parra Guerrero en su obra Gesti€n de Stocks considera †tiles para la gesti€n de existencias las
siguientes clasificaciones:
Existencias medias
Es el volumen medio de existencias que tenemos en el almac„n durante un periodo de tiempo. Representa la
inversi€n media que tenemos en existencias.
El nivel de existencias en almac„n evoluciona entre un mˆximo, que coincide con la entrada de un pedido al
almac„n, y un m…nimo, que refleja el volumen de existencias en el momento antes de tener lugar la llegada al
almac„n de un nuevo pedido. Existencias medias es la medida aritm„tica de ambos extremos, para un solo plazo de
aprovisionamiento (tiempo que media entre dos entradas consecutivas de almac„n).
Gesti€n de existencias 3
Si queremos calcular las existencias medias para un periodo de tiempo superior a un plazo de aprovisionamiento,
tenemos que tener en cuenta que no solo se habrˆn producido salidas, sino que se habrˆ producido mˆs de una
entrada, con lo que habrˆ que aplicar la media ponderada seg†n el sistema de aprovisionamiento de que se trate.
‡ Pedidos en cantidades fijas y fechas fijas. Los tiempos que median entre dos llegadas consecutivas al almac„n son
uniformes y las existencias mˆximos y m…nimos en cada ciclo son iguales, por lo que el valor de existencias serˆ
constante e igual a la media aritm„tica simple de existencias mˆximas y m…nimas de un solo plazo de
aprovisionamiento. Destacamos que, no es necesario mantener existencias de seguridad, pues todos los elementos
que median en la gesti€n son totalmente cuantificables. Esto supone que las existencias m…nimas serˆn cero, por
lo que las existencias medias serˆn iguales al volumen del lote a pedir Q, dividido por dos:
‡ Pedidos en cantidades fijas y fechas variables. Si el plazo de entrega es nulo, es decir los aprovisionamientos son
instantˆneos, los niveles de existencias mˆximos son todos iguales y los m…nimos de existencias serˆn cero, por
tanto las existencias medias serˆn tambi„n Q/2.
‡ Pedidos en cantidades variables y fecha fija. Si los pedidos se hacen siempre con la misma frecuencia pero por
cantidades variables, o sea, que los plazos de aprovisionamiento son iguales, nos encontraremos con distintos
niveles mˆximos de existencias en almac„n, y, si la demanda es aleatoria, con distintos niveles m…nimos. Para
calcular en „ste caso las existencias medias calcularemos la media aritm„tica simple de todas las existencias
mˆximas y m…nimas habidas durante dicho per…odo de tiempo T:
Donde a son los niveles mˆximos de existencias, b los niveles m…nimos de existencias, y n es el n†mero de
i i
plazos de aprovisionamiento comprendidos en el tiempo al cual referimos las existencias medias ( T).
‡ Pedidos en cantidades variables y fechas variables. En este caso es evidente que, para cada plazo de
aprovisionamiento, tendremos unos niveles mˆximos y m…nimos de existencias distintos con las consiguientes
existencias medias tambi„n diferentes. Ademˆs, como los plazos de aprovisionamientos tambi„n tienen una
duraci€n variable, habrˆ que cuantificar las existencias medias globales mediante una media aritm„tica
ponderada:
Donde a y b corresponden a los niveles de existencias mˆximo y m…nimo respectivamente, t son la unidades
i i i
de tiempo que transcurren entre la llegada al almac„n de dos pedidos consecutivos, y T es el per…odo de tiempo
total al cual referimos las existencias medias, en la unidades de t iempo correspondientes.
Existencias de anticipaci€n
Se trata de existencias de producci€n estacional o peri€dica como es el caso de materias primas de las que hay que
aprovisionarse en el momento en el que estˆs estˆn disponibles. Pueden constituirse tambi„n para situaciones en las
que es conveniente aprovisionarse en el momento en el que el precio del art…culo es mˆs bajo con la intenci€n de
especular con ellos, o para utilizarlos en periodos en los que el aprovisionamiento es mˆs costoso, como por ejemplo
en situaciones de huelgas.
Gesti€n de existencias 4
Existencias sobrantes
Constituyen existencias sobrantes todos aquellos art…culos que estando en buen estado no son necesarios. Estas
existencias deben salir del almac„n, bien sea utilizˆndolo de otro modo al que en principio estaba destinado, o bien,
si es posible, devolvi„ndolo al proveedor, o si no hay otra soluci€n, tirˆndolo. Estos art…culos no deben ser
abandonados indefinidamente en el almac„n.
Existencias activas
Este tipo de existencias son conocidas tambi„n como existencias normales, existencias c…clicas o existencias de
trabajo.
Normalmente no se compran o producen art…culos a medida que se van demandando, sino que se lanza una orden de
pedido de un tamaƒo superior a las necesidades del momento, dando lugar a existencias que son consumidas a lo
largo del tiempo. Estas existencias siguen un comportamiento c…clico.
Estas son las existencias que abastecen la demanda de la empresa en una situaci€n normal de funcionamiento.
5. Repuestos. Todos aquellos art…culos y piezas de maquinaria necesarias para solucionar aver…as.
6. Recambio. Lo normal es que una empresa sea capaz de producir varios art…culos, en la mayor…a de los casos
una misma mˆquina es utilizada para la producci€n de mˆs de un tipo de art…culo, pero para esto es com†n que
halla que cambiar alguna pieza o componente de la mˆquina. Estas piezas y componentes constituyen las
existencias de recambio.
7. Suministros industriales. Todo material necesario para el mantenimiento y buena conservaci€n del equipo
industrial.
Coste de aprovisionamiento
Es el coste total que tiene lugar cada vez que se hace un pedido de un art…culo. Este coste se divide en dos:
‡ Coste del pedido: Es el resultado de multiplicar el valor unitario del art…culo por el n†mero de art…culos de que
consta el pedido. Este coste es variable, pues depende de la cantidad del art…culo pedido.
‡ Coste de emisi€n del pedido: Este coste es fijo y serˆ diferente dependiendo de si se trata de art…culos comprados a
un proveedor externo o si son pedidos de art…culos manufacturados en la misma empresa.
En el primero de los casos el coste de emisi€n del pedido incluye varios costes, tales como: tiempo de personal
administrativo, tarifas telef€nicas y postales, inspecciones y operaciones de carga y descarga.
En el caso de art…culos manufacturados por la propia empresa existen ademˆs de todos los costes anteriores, los
costes asociados a la preparaci€n de los equipos para el lanzamiento de la producci€n del pedido. Estos costes
pueden incluir o no los costes asociados a la interrupci€n de la producci€n, dependerˆ de si es necesario o no
interrumpir la producci€n para la preparaci€n de los equipos.
Coste de almacenaje
Son todos aquellos costes que tiene la empresa como consecuencia de conservar una determinada cantidad de
existencias. Los factores que influyen en el coste de almacenaje pueden ser:
‡ Obsolescencia: Puede ocurrir que haya art…culos en el almac„n a los que no se llegue a dar salida debido a que se
hayan producido cambios en los gustos de los consumidores, o bien, se haya producido una evoluci€n tecnol€gica
durante el tiempo en que el art…culo ha estado almacenado.
‡ Robos y desperfectos: Durante el tiempo de mantenimiento de existencias pueden darse condiciones tales que se
pueda producir la p„rdida de algunos art…culos, como por ejemplo roturas accidentales, condiciones ambientales
no adecuadas y robos.
‡ Seguros: Normalmente las existencias estˆn cubiertos por alg†n tipo de seguro.
‡ Almacƒn: Para mantener existencias es necesario disponer de almacenes, as… como del personal y equipos
adecuados para el manejo de materiales.
‡ Capital: El coste de oportunidad del capital es el coste en el que se incurre al tener inmovilizado en existencias el
capital correspondiente en vez de invertirlo.
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Es normal que el coste de almacenaje se exprese como un porcentaje anual de la inversi€n en existencias incluyendo
los conceptos anteriores.
En este modelo sencillo, por las hip€tesis aceptadas, los costes que van a ser tenidos en cuenta son los de emisi€n de
pedidos y el coste de almacenaje.
Variable y s…mbolos utilizados:
Cuando es lanzada una orden de pedido de un tamaƒo de Q unidades, como por hip€tesis el aprovisionamiento es
instantˆneo, el nivel de existencias alcanza inmediatamente dicho valor Q. Desde ese momento, al ser la demanda
continua y a una tasa constante, se produce una disminuci€n del nivel de existencias hasta que „ste llega a cero,
momento en el que se lanza una nueva orden de pedido, repiti„ndose el proceso de forma recurrente. La evoluci€n en
el tiempo del nivel de existencias tendrˆ la forma caracter…stica de diente de sierra .
El coste anual de emisi€n de pedidos serˆ:
Por lo tanto mientras mayor sea el lote, menor serˆ el numero de pedidos que habrˆ que hacer y en consecuencia los
costes anuales de emisi€n de pedidos serˆn menores.
Mantener una unidad del art…culo en existencias durante un aƒo supone un coste de r x c (unidades monetarias). El
pedido se realiza en cantidades y fechas fijas, por lo que las existencias medias son Q/2 unidades, y el coste anual de
almacenaje es:
A medida que aumente el tamaƒo del lote de pedido, aumenta el coste de almacenaje.
El coste total anual de las existencias serˆ la suma de estos dos conceptos anteriores:
F€rmula de Wilson:
Llamada as… en honor a R. H. Wilson. Esta formula nos da el valor del lote Q que hace m…nimo el coste total. Se
representa por Q* y se obtiene al derivar con respecto a Q la expresi€n de CT e igualar a cero.
El coste total m…nimo se obtendrˆ de sustituir el valor obtenido de Q* en la expresi€n correspondiente:
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Desde este punto, el nivel de existencias decrece, como consecuencia de una demanda uniforme y constante, cuando
las existencias se agotan el ciclo se inicia de nuevo.
Coste anual de emisi€n:
Podemos obtener de la misma forma que para el caso del modelo simple, el valor del lote €ptimo que minimiza los
costes:
Donde:
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Pasos
1‚ Calcular para cada precio usando la formula de EOQCantidad Econ€mica de Pedido ajustada:
Ejemplo
La compa„•a en que trabajas quiere conocer cual ser•a el procedimiento m‚s eficiente para la compra de tubos de
lubricante espec•fico indispensable para el funcionamiento de sus m‚quinas. El precio por tubo depende de la
cantidad que se vaya a comprar: hasta 99 tubos el precio es de 50 €
, entre 100 y 149 tubos el precio es de 44 € y por
un pedido superior a 150 tubos el precio desciende a 42 € . Los costes de env•o ascienden a 55 € independientemente
de la cantidad ordenada. Puesto que el lubricante pierde sus propiedades como tal con el tiempo, los costes de
almacenaje suponen el 40% del precio por unidad. Calcule la cantidad de pedido que minimiza los costes de
inventario para una demanda anual de 1500 tubos de lubricante.
Datos:
- = 55•
- = 40% = 0,4
- = 1500 unidades
- = 50•, 44• € 42•
‡ 1. Aplicamos la f€rmula para cada precio:
‡ 2. Ajustamos las cantidades(en caso de no llegar, a la m…nima requerida por cada precio):
, ,
‡ 3. Calculamos los costes para cada Q:
CT, = =
CT, =
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CT, =
‡ Descuentos incrementales, en este caso el precio por unidad de art…culo se establece por intervalos.
Para este caso el ejemplo ser…a el siguiente: el suministrador oferta al comprador comprar 1 000 unidades a 1
euro la unidad, si compra entre 1 001 y 2 000 unidades el precio serˆ de 1 euro la unidad para las primeras 1
000 unidades y de 0,98 euros la unidad para las unidades de 1 001 en adelante, si el pedido del comprador es
superior a 2 000 unidades el proveedor le ofrece el art…culo a 0,95 euros la unidad a partir de la unidad n†mero
2 000. Es decir, para un pedido de 2 350 unidades, el precio serˆ:
La clasificaci€n ABC
En la mayor…a de los casos, se caracterizan las situaciones de existencias por tener una gran cantidad de art…culos
mantenidos en existencias. La clasificaci€n ABC de los art…culos que estˆn en existencias es un instrumento eficaz
para abordar la resoluci€n de los problemas de existencias.
En los sistemas de existencias con un gran n†mero de art…culos se observa que una pequeƒa porci€n de ellos
representa un elevado porcentaje del valor monetario anual acumulado, y una gran fracci€n de art…culos representa
un pequeƒo porcentaje de dicho valor monetario anual total. Se establece una clasificaci€n de los art…culos en tres
categor…as:
‡ A (los mˆs importantes)
‡ B (importancia intermedia) y
‡ C (los menos importantes).
Seg†n se ha definido esta clasificaci€n, un art…culo caro con poco movimiento puede ser clasificado en la misma
clase que un art…culo de poco valor unitario y mucho movimiento. Como el objetivo es desarrollar reglas
homog„neas de gesti€n para cada grupo de art…culos, es l€gico distinguir entre estas dos situaciones, diferenciando
entre art…culos de alto o bajo movimiento en t„rminos de la demanda durante el tiempo de espera.
‡ La mayor atenci€n serˆ prestada a los art…culos de clase A. La mayor…a de las veces estos art…culos representan
entre un 3 y un 10 por ciento del total de los art…culos en existencias y suponen mˆs del 50 por ciento de la
demanda total anual expresada en t„rminos monetarios.
‡ Los art…culos de clase B componen una clase numerosa, ya que normalmente mˆs del 40 por ciento de los
art…culos representan la mayor parte del valor monetario de la demanda anual restante.
‡ Los art…culos de clase C representan el resto del valor monetario de la demanda. Para estos art…culos, las reglas de
decisi€n deben ser lo mˆs simples posibles. Normalmente se recomienda disponer de existencias de seguridad
altas para estos art…culos poco importantes, con la intenci€n de minimizar los inconvenientes causados por una
rotura de existencias.
Referencias
[1] Pau i Cos, Jordi; de Navascu„s y Gasca, Ricardo. Manual de log•stica integral. 1. ed. Madrid: Ediciones Diaz de Santos, S. A. 1998
[2] Parra Guerrero, Francisca. Gesti€n de Stocks. 3. ed. Madrid: ESIC Editorial 2005
[3] Ramos D…az, Rafael. Manuales IMPI. C€mo gestionar los stocks. 2. ed. Madrid: Instituto de la Pequeƒa y Mediana Empresa Industrial. 1988,
Vol.5
Fuentes y contribuyentes del art…culo 12
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