FACTURA Y FACTURA ELECTRONICA

Factura:

Una factura, factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa
para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al
proceso productivo, además de indicar el tipo de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se
debe aplicar.

Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según
el SII[cita requerida] son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben aparecer
los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los
precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de

un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor
(el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de
deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos
o tickets.

TIPOS DE FACTURAS APROBADAS POR LA DIAN

1. Facturación en papel o tradicional

Se trata del modelo de facturación más conocido por los colombianos. Se encuentra regido por los
artículos 617 y 618 del Estatuto tributario, y hace referencia a los talonarios membretados y
timbrados, cuyas facturas van numeradas según autorización de la DIAN y llevan impresos los
datos de la empresa: Número de Identificación Tributaria (NIT), dirección, razón social y teléfono.

El resto de la información necesaria para la tramitación de la factura (nombre del cliente, monto o
cantidad de productos vendidos) se puede llenar a mano, en máquina de escribir o mediante
impresora al momento de concretar la transacción comercial.

Aunque en su momento fue la única herramienta para el control fiscal y un medio de facturación
al alcance de la mayoría de obligados a facturar, hay que reconocer que presenta serias falencias:

*Riesgo de falsificación de facturas.

*Evasión de impuestos.

*Errores humanos en el proceso de emisión.

*Altos costos operativos por factura.

*Gestión de archivo compleja y alto riesgo de pérdida.

*Desperdicio de papel.
Dadas las innovaciones tecnológicas y las políticas de masificación de la factura electrónica en el
país, su uso tenderá a desaparecer en los próximos años. De hecho, se prevé que para el 1 de
enero de 2019 todas las empresas tengan la obligación de facturar electrónicamente.

2. Facturación mediante máquina registradora (sistemas POS y PLU)

Modelo ampliamente conocido por ser la modalidad utilizada en almacenes de cadena y gran
parte de los establecimientos comerciales pequeños y medianos. En ésta, se le da el status de
factura al tiquete generado por la máquina registradora en el momento en que el cliente cancela
su compra. Los sistemas modernos permiten almacenar copia digital de los documentos
generados.

Para el control fiscal, el Estatuto Tributario exige contar con una autorización de numeración e
imprimir al final de la jornada un comprobante de las ventas realizadas durante el día. Además, al
ser el tiquete de registradora un documento equivalente a la factura de venta, debe cumplir al
menos con los siguientes requisitos:

*Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.

*Número consecutivo de la transacción.

*Fecha de la operación.

*Descripción de los productos o servicios vendidos.

*Valor total de la transacción.

Antes del año 2003, era obligatorio incluir en el recibo los datos del comprador, pero el artículo 4
del Decreto 522 de 2003 eliminó tal obligación. No obstante, es de esperarse que en cualquier
momento se vuelva a exigir este dato, pues es una de las formas en las que la DIAN puede rastrear
los consumos de las personas naturales, factor importantísimo para determinar quiénes deben
presentar declaración de renta y quiénes no.

La ventaja de este modelo radica en la generación de la factura y el comprobante fiscal mientras

se registra la compra y se realiza una copia de seguridad que queda almacenada en el sistema, es
decir, se ahorra tiempo y se simplifican procesos. Sin embargo, en el corto plazo este modelo
tendrá que buscar la forma de adaptarse a la facturación electrónica que comenzará a regir dentro
de los meses venideros.

3. Facturación por computador

Este tipo de facturación se encuentra regulado por el artículo 617 Estatuto tributario. Consiste en
la tramitación y generación de recibos de venta en formato electrónico. Excel puede servir para
ello luego de añadirle la función de Visual Basic y realizarle ciertas modificaciones que permitan
cumplir con todos los requisitos técnicos que exige la DIAN. Sin embargo, es recomendable utilizar
un software especializado en el que se pueda asociar la identificación del artículo o servicio a la
tarifa del IVA. Además, para que la factura generada por este medio sea legal, debe incluir:
*Denominación del documento como Factura de venta.

*Razón social y NIT del vendedor o de la empresa prestadora del servicio.

*Número de identificación y nombre completo o razón social del cliente.

*Número consecutivo de la factura.

*Fecha de expedición.

*Descripción de los productos o servicios vendidos.

*Valor total de la venta y del IVA pagado.

En este modelo, al cliente se le entrega la factura impresa en papel, pero las empresas no están
obligadas a conservar una copia física en sus archivos, puesto que su formato permite verificar la
existencia de los recibos de venta e imprimirlos cuando sea necesario. Esto supone una
simplificación en la gestión de archivo físico, además de ciertos beneficios propios de la era digital:

*Reducción del tiempo en la transcripción de datos.

*Adaptabilidad del tamaño de factura a necesidades específicas.

*Ahorro de gastos al no ser necesario comprar talonarios de facturas.

*Reducción drástica del consumo de papel, lo cual contribuye al cuidado del medio ambiente.

Una de las desventajas que enfrenta este modelo es el riesgo de que el computador sea atacado
por un virus informático y se pierda la información de la facturación. Por eso es recomendable
guardar copias de seguridad en discos alternos o en sistemas como la nube.

4. Facturación mediante factura electrónica

La factura electrónica es un documento tributario electrónico que soporta transacciones de venta

de bienes y/o servicios. La diferencia principal de este modelo con el de facturación por
computador es que toda la gestión (expedición, firma, entrega, aceptación y almacenamiento) se
da en medios y formatos electrónicos, aprovechando el desarrollo de las tecnologías de la
información y la comunicación, especialmente de Internet.

La normativa que regula este modelo de facturación exige que el software para hacerlo esté
certificado por la ISO 9001:2000, garantizando así las condiciones de seguridad necesarias para la
gestión de este tipo de documentos y dándoles la validez legal para efectos fiscales.

¿Qué es la Factura Electrónica?

Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en
papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta
transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas
computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y
condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

Características de la Factura Electrónica

*Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

*Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

*Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.

*Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la

factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

*Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Modelo de Operación de la Factura Electrónica

El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en
el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso
de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes
facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con
los siguientes elementos:

Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el

estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.

Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito
a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos
también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.

La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la

factura electrónica.

Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá
una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.

La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares

de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información
de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que quienes deseen, pueden
voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la
DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de
facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador.

¿Cómo se Puede Generar una Factura Electrónica?

Esto puede suceder a través de dos caminos diferentes:

A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar.

O por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad

relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.

Actores de la Factura Electrónica

Facturador Electrónico

Adquirente

Proveedor Tecnológico

¿Quiénes facturan electrónicamente?

De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN -mediante resolución de
carácter general-; por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

Tenga en cuenta

El parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y
pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del
año 2019.

Plazos para Facturar Electrónicamente

Para quienes seleccione la DIAN:

Las resoluciones expedidas por la DIAN por medio de las cuales se seleccionan los obligados a
facturar electrónicamente establecen una fecha a partir de la cual se debe facturar, la cual no
podrá ser inferior a tres (3) meses, después de su publicación en el Diario oficial. Lo anterior, sin
perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario
para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica. En conclusión, un facturador
seleccionado por la DIAN para facturar electrónicamente, como mínimo cuenta con 6 meses para
iniciar.

Normatividad relacionada (Artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016).

Para quienes opten voluntariamente por habilitarse para facturar electrónicamente:

Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando al Sistema Muisca de la

DIAN, dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de
facturación en el servicio dispuesto por la DIAN. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar
su solución de facturación, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, y dentro de los tres meses siguientes, la DIAN
emitirá resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual está obligado a facturar
electrónicamente. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a
facturar por este medio; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control
hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad. Normatividad relacionada (Artículo 684-2
de Estatuto Tributario).