Diagnóstico Empresarial

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras.

Administración de empresas

Bogotá

Índice de Contenido

Introducción…………………………………………………………………………………….5

1. .Identificar cada uno de los diferentes contenidos de cultura organizacional Clima

organizacional, comunicación interna …………………………………………………………….6

 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 2

2. Análisis sobre la propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional, a partir

del diagnóstico realizado …………………………………………….……………………………9

3. Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional……………….……….11

4. Ventajas y Desventajas de los ERP……………………………………………………………13

5. Cronogr…………………………………………………………………………15

6. Conclusiones……………………………………………………………………………….......19

7. Referencias Bibliográficas……………………………………………………………………..21

Índice de Figuras

Figura 1 Cronograma Implementación proyecto ERP……………………………………......8

 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 3

Introducción

El ambiente donde una persona desempeña su trabajo diariamente, el trato que un jefe puede

tener con sus subordinados, la relación entre el personal de la empresa e incluso la relación con

proveedores y clientes, todos estos elementos van conformando lo que denominamos Clima
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 4

Organizacional, este puede ser un vínculo o un obstáculo para el buen desempeño de la

organización en su conjunto o de determinadas personas que se encuentran dentro o fuera de ella,

puede ser un factor de distinción e influencia en el comportamiento de quienes la integran. En

suma, es la expresión personal de la «percepción» que los trabajadores y directivos se forman de

la organización a la que pertenecen y que incide directamente en el desempeño de la

organización.

Es en estos escenarios para mantener la cuota de mercado equivale a incrementar

permanentemente la eficacia, para que de esa manera se pueda dar respuesta a los requerimientos

de los clientes y a la fuerte acción de la competencia.

El siguiente trabajo se desarrolla con el fin de presentar estrategias de comunicación y de

mejoramiento para Colanta utilizando como herramienta un diagnostico donde se identifiquen

posibles falencias con el fin de mitigar las afectaciones del clima y la cultura organizacional.

1. Identificar cada uno de los diferentes contenidos de cultura organizacional Clima

organizacional, comunicación interna 

Clima organizacional 
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 5

El tipo de organización que plantea Colanta es funcional esto es debido a que Colanta es una

organización compleja con varios niveles de jerarquía en la que las toma de decisiones se

presentan en la asamblea de asociados, pero en cada departamento de la organización se pueden

tomar ciertas decisiones pero con el Aval de la gerencia general para así lograr un

funcionamiento común.

Los propósitos de Colanta, son: el mejoramiento continúo de los procesos de producción con

alta tecnología. Velar por la imagen del producto mediante la innovación y servicio al cliente.

Todos los empleados desde el alto nivel hasta el operario deben tener en cuenta en todas sus

acciones, el direccionamiento estratégico de la organización para poder focalizar su desempeño.

Colanta es una cooperativa altamente comprometida con la internacionalización de la

producción del sector agroindustrial y de las actividades complementarias para el desarrollo

social y económico de los asociados y las regiones donde realizan gestión con procesos

innovadores, cumpliendo los más estrictos estándares de calidad, productividad y competitividad

para la satisfacción de  las necesidades de los clientes en los mercados nacionales e

internacionales.

Clima interno
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 6

 Inversiones: Este módulo consolida la información de cada uno de los puntos de venta,

planta de cárnicos, pulverizadoras, almacenes agrícolas y demás negocios que posee la empresa.

 Inventarios: Por medio de este módulo a través del sistema POS se controlan los

inventarios, las compras, ventas, distribuciones y ubicaciones físicas de cada producto que

produce o distribuye la cooperativa, integrando cada una de sus bodegas para así llevar una

adecuada cadena de abastecimiento.

 Ahorro y Crédito: En este módulo se encuentra toda la información financiera de los

socios de la cooperativa, muestra cuáles son sus aportes, sus ahorros y permite realizar una

simulación para el estudio de créditos de vivienda, estudio, agroindustria y libre inversión.

 Gestión Documental: Toda la información como facturas, pagos, cartas y demás

información de relevancia para la empresa es escaneada y almacenada en este módulo, el cual

permite dirigir o enviar por medio electrónico la información a quien la debe gestionar o utilizar.

  Producción: En este módulo están los datos para producir desde un queso hasta un

abono químico, se pueden consultar las fichas técnicas de los productos, permitiendo que la

información sobre la elaboración de algún producto o distribución de cárnicos esté en las manos

de Técnicos oportunamente.

 BI: Este es un módulo muy utilizado por la gerencia y se conoce como la “Inteligencia de

Negocio” pues en él está toda la información financiera de relevancia y permite visualizarla por

medio de gráficas y tablas amigables.

 CEN: El centro electrónico de negocios por el cual se realizan los pedidos desde los

puntos de venta a facturación, logrando una comunicación rápida y eficiente y permitiendo

verificar las existencias en cava de los productos que son solicitados por el canal de puntos de

venta propios y terceros.

 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 7

  POS: Es el sistema por el cual se puede observar toda la información que se maneja en

los puntos de venta como: Inventarios, kardes, actualizaciones de precios, asociados trabajadores

que tienen descuentos, exportación de información con los movimientos semanales en cada punto

de venta, y la realización de cuadres de caja y consignaciones.

 SIMAF: Este sistema permite medir de manera remota la temperatura de las cavas,

vitrinas, neveras, para llevar un control eficaz del manejo de la cadena de enfriamiento.

 HYDRA: Este sistema maneja toda la información de la carne fresca, ventas por

vendedor, por corte,  la pérdida que se debe tener por corte y el movimiento de este en un periodo

de tiempo, agiliza la realización de inventarios ya que la información se relaciona con la del POS.

(Biblioteca Colanta, Gestión Integral de Colanta, Marzo 1025,

http://gestionintegralcolanta.blogspot.com/ )

Como podemos analizar para cada área hay un sistema sin contar que para tesorería

hay un software, para el área de facturación y despachos otro y para cartera otro, quiere

decir para cada área hay un software o sistema que controla la operación solo allí. 

2. Análisis sobre la propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional,

a partir del diagnóstico realizado.

La comunicación corporativa busca una coordinación de la comunicación. Dice Van Riel,

teórico Holandés que “la comunicación en la empresa debe ser integral y no fragmentada”. 

En Colanta construir la identidad de la empresa es un clima de confianza y motivación en el cual

se puede analizar y observar que existen flujos de comunicación, los cuales se identifican como
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 8

comunicación descendente y ascendente que es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en

la jerarquía empresarial se refiere a la comunicación que incluye a opiniones, sugerencias, ideas,

quejas, etc. que informando a los superiores puede representar una retroalimentación o feed back

de la comunicación descendente que es una información que recurre de arriba hacia abajo en sus

distintos niveles a los subordinados que es la más común y la que más importancia puede dar,

bajo esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se

intercambian entre los integrantes de la  organización y entre ésta y los diferentes públicos que

tiene en su entorno, como su proveedores, clientes; además la comunicación organizacional se

puede dar desde el conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de

mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o

bien, influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la

organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente sus

objetivos. 

Además de tener en cuenta que en Colanta se pueden ver problemas internos con trabajadores

en plantas, como daños a bienes materiales o  producción del día, una metodología para mejorar

problemas es de realizar el mantenimiento preventivo quincenalmente o mensualmente para

poder detectar fallas y tener el control cuando estas se presenten. 

En Colanta pueden existir problemas externos como el polvo y las plagas, que afectan las

instalaciones de la empresa y si no se tiene control sobre esto puede la empresa incurrir en costos

por devoluciones y bajas, ya que el producto se afecta, si tiene contacto con estos factores una

implementación que existe es la visita de inspección al procedimiento de control integrado de

plagas el cual no se cumple a cabalidad, ya que no se realizan las fumigaciones en los lugares

adecuados ni con la frecuencia que lo requiere, es por esto que una propuesta es realizar  un
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 9

mayor seguimiento a este procedimiento por parte del supervisor de despacho, este debe velar

porque se hagan las fumigaciones mensuales y si lo requiere quincenal por parte del personal

capacitado para la fumigación, ya que muchas veces se requiere presencia de plagas en el medio,

las nebulizaciones también son indispensables para eliminar cualquier bacteria que haya en el

medio y que afecte al producto, para esto el supervisor debe verificar que estas se hagan

semanales por parte de los auxiliares de distribución.

3. Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional

Indudablemente el mayor compromiso de las organizaciones empresariales es como lograr la

competitividad, Este compromiso, se deriva de la gran necesidad que tienen las empresas en

nuestro entorno, de adaptarse e integrarse a la variedad de cambios y de necesidades dentro de la

diversidad cultural, que surgen de las maneras o formas de llevar a cabo acciones que sustenten la

competitividad de las empresas en la era de la información y tecnología, utilizando sistemas,

métodos, herramientas, procesos de trabajo que desarrolladas de manera efectiva y con base a las
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 10

necesidades de cada empresa y su fundamentación estratégica, generaran la competitividad

empresarial.

Las empresas en nuestro entorno, para ser competitivas, necesitan urgentemente

reconfigurarse considerando la información y tecnología, para innovar procesos de cambio y

mejora además de optimizar la comunicación entre las áreas y el clima organizacional.

Es por ello que nuestra propuesta es: Mejorar los sistemas de información, quiere decir eso

en administrar y asegurar la información para mejorar la toma de decisiones y reducir los riesgos

implementando un sistema ERP, un software de planeación recursos empresariales.

Cuando una empresa adopta un ERP, toda la información de sus áreas y procesos queda

integrada en el sistema: la logística, distribución, inventarios, compras, ventas, recursos humanos

y producción. Esto permite el seguimiento completo a un proceso, adoptar este sistema de

planificación permitirá tener la información integrada de todas las áreas, en el momento Colanta

no cuenta con éste sistema y cuando lo implemente va a permitir que toda la organización hable

un solo idioma por decirlo así , porque hay situaciones que entorpecen el clima organizacional en

la empresa algunas de éstas son una comunicación inadecuada, falta de recursos para elaborar las

diferentes actividades y poca participación de los colaboradores en la planeación y ejecución de

las estrategias de la organización. Cabe destacar en ésta última que en Colanta las áreas están

separadas en cuanto a información y como participarán los empleados en la planeación y

ejecución de las estrategias de la organización si las áreas están dispersas unas a otras.
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 11

4. Ventajas y Desventajas de los ERP

Ventajas

Podemos observar que Colanta se ha tardado bastante en la implementación de un ERP la

ventaja que podemos extraer es que al adoptar tarde la tecnología puede adquirir lo más reciente

de ella, ésta empresas colombiana que no tienen ERP no podrá quedarse al lado del camino

indefinidamente, viendo pasar a quienes sí lo han hecho por eso debe decidir hacerlo antes de

perder una oportunidad más.

 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 12

Proporciona la integración entre la cadena de suministro, el proceso de producción y

administrativo, comunicación en las áreas internas.

Proporciona ventaja estratégica sobre los competidores puesto que va a poder planificar

ventajas competitivas entre ellas o sobre competidores más bajos en el nivel jerárquico.

Desventajas

Tiene problemas, puesto que muchos de sus competidores externos ya han implantado

soluciones y han ganado terreno en productividad.

compra es muy costosa y la personalización para la empresa aún más por externos lo que supone

grandes inversiones de capital.

“A pesar de las ventajas obvias que un sistema integrado como este puede ofrecer, su

implementación exitosa puede convertirse en un mayor reto que la de un sistema menos

integrado. Esta integración provoca la necesidad de contar con flujos de información efectivos y

eficientes, lo que implica que los procesos de negocio que generan y soportan tales flujos de

información deben ser, también, efectivos y eficientes. Las personas involucradas en estos

procesos deben conocer el sistema y ser efectivos en su utilización; además, tendrán que vigilarlo

constantemente para garantizar que la información generada se mantenga y siga siendo precisa y

oportuna. Un sistema integrado es como una pieza compleja de maquinaria: cada una de sus

partes debe trabajar correctamente y en conjunto con las demás; de lo contrario, la maquinaria no

cumplirá las expectativas para las que fue diseñada.”(Tomado de

https://planeacionre.blogspot.com/2010/05/ventajas-y-desventajas-de-los-sistemas.html)
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 13

5. Cronograma

Cronograma Implementación proyecto ERP

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

ME
ME ME ME ME ME ME ME ME ME MES MES
ACTIVIDADES ENCARGADOS S
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 11 12
10
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 14

1. PLANEACIÓN La empresa
DEL PROYECTO elegida SIESA,
ERP Con la alta                        
Presentar al dirección de la
equipo de empresa
trabajo de tu encabezada por
empresa al el gerente
consultor que conformaran un
llevará a cabo grupo de
la implementación.
implementació
n.                        
Establecer un
cronograma de
actividades y
empatar el
mismo con la
agenda de
todos los
involucrados                        
Armar una
bitácora de
compromisos
mandatorios
para poder
arrancar el
Proyecto sin
posibles
contratiempos
o sorpresas                        
Preparar los
formatos de
cada uno de los
procesos así
como los datos
maestros
iniciales que se
ingresarán al
sistema.                        
2. ANÁLISIS DEL SIESA y el equipo
PROYECTO ERP de                        
Definir los implementación
alcances Colanta
específicos del
proyecto.                        
Elaborar
diagramas de                        
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 15

flujo de tus
procesos y
procedimientos
para cada área
operativa.
3. DISEÑO DEL SIESA y el equipo
PROYECTO ERP de                        
Configurar la implementación
solución de Colanta
acuerdo a los
procesos,
procedimientos
y
requerimientos
que en la etapa
anterior se
definieron.                        
Mantener el
contacto con el
proveedor para
validar
cualquier duda
que pudiera
surgir ya que
en esta etapa la
solución va
tomando forma
para quedar
adecuada a las
necesidades
reales del
negocio.                        
4. PRUEBAS SIESA y el equipo
DEL PROYECTO de
ERP implementación                        
Realizar Colanta, junto al
escenarios de equipo de
las operaciones facturación,
reales de la despacho de la
empresa en sede principal en
situaciones que Medellín
recreen las
circunstancias
del día a día.                        
Revisión y
validación de
cada proceso
                       
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 16

así como de
cada
funcionalidad
de la
herramienta y
de la
información
que se obtiene
5. Se realizarán
CAPACITACIÓN varios equipos
PARA UTILIZAR de capacitación,
EL SISTEMA cada equipo
ERP conformado por                        
Capacitar a 2 personas para
todos los que capaciten el
usuarios personal en las
finales, aquí la comercializadora
motivación y s, puntos de
participación venta y las
de todos los plantas de
involucrados Colanta en total                        
Encargar a cada 17 plantas de
usuario que producción. El
realice propósito es
operaciones capacitar todas
diarias de las áreas: ventas,
práctica en el facturación,
sistema, a Distribución ,
manera de Logística,
tarea, desde Contabilidad,
ese día hasta la Tesorería,
liberación, para Cartera, etc.
reforzar la
capacitación
recibida                        
6. LIBERACIÓN SIESA y el equipo
DEL PROYECTO de                        
Salir en vivo implementación                        
para que el Colanta junto al
personal pueda equipo de
hacer uso de la supervisores,
herramienta en despachadores,
su totalidad facturadores,
con el apoyo contabilidad,
del proveedor tesorería,
en la etapa logística,
inicial transporte ,
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 17

Iniciar un
proceso de
mejora
continúa con el
fin de optimizar
el trabajo y
obtener los
resultados
esperados en la
etapa de
preparación.                        

Figura 1. Elaboración propia, basado en Blog Corponet, Etapas de implementación de un ERP o

Sistema Administrativo Integral; recuperado de; https://blog.corponet.com.mx/etapas-de-

implementacion-de-un-erp-o-sistema-administrativo-integral.

6. Conclusiones
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 18

Este trabajo se desarrolló con el fin de saber la importancia que tiene el diagnostico

empresarial dentro del clima y la cultura organizacional dado que esto permite identificar como la

compañía la ve sus funcionarios y si están funcionando la planeación estratégica dentro de la

organización es decir que se esté cumpliendo a cabalidad la misión, visión de la compañía y

valores con el fin de que haya una comunicación efectiva interna dentro de la organización.

Entonces podemos concluir que sin importar tamaño, giro, naturaleza. etc. es cierto que para

desarrollar potencial tecnológico en éste caso para facilitar la comunicación y mejoramiento del

clima organizacional es necesario considerar la naturaleza e insuficiencias de cada una de las

empresas u organizaciones, así como de sus clientes y mercado, para innovar generando el

conocimiento a través del talento humano, la estructura, relaciones y procesos, que generan

mayor competitividad.

Optimizando recursos y satisfaciendo necesidades, orientadas a los requerimientos de los

clientes y especificaciones de cada uno de los mercados en los cuales la empresa desea competir,

por medio de ventajas competitivas, fundamentadas en sus capacidades esenciales que la

distinguen en el marco de la competitividad global, en la era de la información y tecnología.

Colanta es una empresa integrada por un grupo de socios mayoristas y minoristas, es una

empresa que está en constante innovación de tecnologías y productos lo que la hace una de las

empresas más competitivas y líder en el sector alimenticio del país, pero que no había

implementado un ERP.
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 19

Colanta es una empresa a nuestra perspectiva muy organizada y completa por ellos la

escogimos como base en nuestro trabajo, con su estructura organizacional logra sacar ventaja a la

competencia dado que se basa en una mezcla de muchas teorías siendo muy poli funcional y

dinámica, si pone en práctica ésta estrategia va a poder mejorar la comunicación entre las áreas y

crecer ya que los colaboradores son el principal activo y es esencial que haya una clara

comunicación que le permita plantear mejoras en el puesto de trabajo y empoderamiento del

mismo.

Maneja un excelente trato con sus empleados y visitantes, contando con una infraestructura

muy avanzada en procesos de producción entre otros.

Colanta no se conforma con lo que tiene, se preocupa por tener a todo su personal muy bien

preparado, invierte en capacitación, en hacer constante investigación de mercado, en conocer las

necesidades de los clientes, en conocer muy bien los productos de la competencia e innovar.
 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional 20

7. Referencias Bibliográficas

Ahumada, M. Diagnóstico Empresarial, Colombia. Eje 4 Propongamos, Fundación Universitaria

del Área Andina.

Biblioteca Colanta; Gestión Integral de Colanta; Marzo 2018;

http://gestionintegralcolanta.blogspot.com/

Blog Corponet, Etapas de implementación de un ERP o Sistema Administrativo Integral;

recuperado de; https://blog.corponet.com.mx/etapas-de-implementacion-de-un-erp-o-sistema-

administrativo-integral

Informe de gestión Colanta 2018; recuperado de;

http://biblioteca.colanta.com.co/pmb/opac_css/doc_num.php?explnum_id=964

Revista Dinero, la revolución de los ERP; recuperado de; https://www.dinero.com/e-

conomia/edicion-impresa/articulo/la-revolucion-erp/13140